«ЕАЕ-Консалт» – компания-интегратор, оказывает услуги в области консалтинга, разработки программного обеспечения и сервисных информационно-технологических услуг. Компания входит в Группу Компаний «Энергетика, системная интеграция (ГК «ЭнСи») – объединение профильных сервисных организаций, специализирующихся в различных областях ИТ-обеспечения.
В июне 2018 года завершилось внедрение новой версии учётной системы компании на базе SAP S/4HANA с размещением серверной части в облачном ресурсе Microsoft Azure.
SAP S/4HANA заменила локальную корпоративную ERP-систему на базе SAP R/3, в которой, в том числе, был организован полный цикл работы с договорами и первичными документами. Дополнительно в рамках проекта были проведены обследование и реинжиниринг бизнес-процессов предприятия.
На основании собственного опыта и проводимого аудита договорных процессов был сделан вывод, что согласование и подписание договорных документов эффективней и прозрачней вести в корпоративной СЭД. В результате руководство «ЕАЕ-Консалт» запланировало внедрение новых модулей DirectumRX – «Договоры» и «Финансовый архив».
На базе DirectumRX в компании уже автоматизировано делопроизводство и управление сделками. В рамках нового этапа проекта требовалось решить не менее масштабные задачи:
- реализовать функциональную часть(отражение бизнес-процессов в новой системе) и реализовать платформенную часть(техническое обеспечение для новой платформы);
- интегрировать DirectumRX и учетную систему на базе SAP S/4HANA;
- создать структурированное хранилище договорных, первичных учетных и финансовых документов;
- автоматизировать процессы согласования договорных документов;
- обеспечить эффективный поиск связанных документов по заданным критериям;
- организовать контроль исполнения сроков договорных документов.
Параллельно с внедрением новых модулей завершаются работы по интеграции SAP S/4HANA с корпоративной СЭД DirectumRX с использованием Microsoft Azure LogicApps. Это позволит эффективно использовать преимущества обеих систем и существенно сократить затраты на содержание и эксплуатацию собственной технической инфраструктуры.
Илья Аксельрод, начальник Управления по обеспечению деятельности компании «ЕАЕ-Консалт»:
«Построенная нами информационная система позволила увидеть процесс жизненного цикла «становления» договора, от активности (сделки), проекта до его подписания и передачи на исполнение. Система даёт возможность руководству компании и владельцу процесса контролировать ответственность каждого звена договорного процесса за функционал, который он обеспечивает. Сейчас подготовка договорных документов начинается с «низов». Первым, кто заводит договорной документ в систему на согласование и подписание, является тот специалист, который отвечает за то, что прописано в предмете договора, он видит сроки, обязанности и ответственность и тем самым первым «подписывается» за то, что составил и внес. В результате руководитель организации распределяет ответственность за данные компанией обязательства перед контрагентами на всех экспертов, специалистов и их руководителей, участвующих в бизнесе и процессах, которые его обеспечивают.
«Умная» база Архива финансовых документов, реализована именно в DirectumRX, а не в SAP, поскольку она прозрачна и в разы сокращает стоимость хранения, позволяя делать выборки по любым параметрам, формировать качественные отчёты, в том числе с выгрузкой тел документов по запросу третьих лиц и госорганов, минимизируя риски для компании, её владельца и руководителя».
Сегодня в компании с разными модулями информационной системы DirectumRX уже работают более 50% специалистов. В планах – перенести модули DirectumRX в облако Microsoft Azure, по аналогии с SAP S/4HANA, развернуть работу в мобильных приложениях DIRECTUM Jazz и DIRECTUM Solo. Также планируется внедрить межкорпоративный электронный обмен юридически значимыми документами с контрагентами, перенести договорные документы из «исторической» базы SAP R/3 в «Финансовый архив» DirectumRX.