Российские чиновники стремятся освоить новые технологии, которые позволят им оптимизировать расходы на организацию системы электронного документооборота (СЭД), однако на этом пути есть и подводные камни.

Спасибо, КЭП

Наиболее активным ведомством по части внедрения СЭД является Федеральная налоговая служба России, которая уже давно внедрила практику сдачи отчетности в электронной форме. Есть даже требование, что все компании с числом сотрудников не менее 50 человек обязаны сдавать отчетность только в электронном виде. В результате уже 75% компаний и 55% частных предпринимателей используют электронную форму взаимодествия с государством. Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», отмечает: «В данный момент большинство компаний уже никак не могут избежать юридически значимого электронного взаимодействия с государством – как минимум в части представления различных видов отчетности, участия в государственных закупках и т. п. Наши суды, особенно арбитражные, уже в течение ряда лет принимают в качестве доказательств широкий спектр электронных документов, да и сами охотно взаимодействуют со сторонами судебных разбирательств в электронном виде». Таким образом, электронное общение с государством уже прочно вошло в бизнес-практику.

А около года назад ФНС разрешила использовать электронную форму счета-фактуры, что позволяет компаниям передавать друг другу финансовые документы, которые в дальнейшем будут признаваться налоговой инспекцией. В результате, за год в качестве операторов СЭД было зарегистрировано 38 компаний, однако, по данным ФНС, около 97% трафика электронных документов генерируют шесть из них. Это СКБ «Контур», «Такском», «Тензор», «Корус Консалтинг», «Такснет» и «Электронный Экспресс». Всего же в системе обмена электронными счетами-фактурами зарегистрировано уже 105,5 тыс. компаний из 4 млн, имеющихся в стране. Их относительно небольшая численность объясняется тем, что, по оценкам экспертов, на переход с бумажного на электронный документооборот требуется от трех до восьми месяцев.

Для того чтобы компания могла войти в эту систему электронного делопроизводства, нужно соблюсти определенные правила. Как пояснил Владимир Чугунов, руководитель направления по работе с государственными заказчиками компании «Аладдин Р.Д.», понятие юридической силы документа закреплено в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Означает оно свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Документ, обладающий юридической силой, может быть использован как подлинное доказательство тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем». Это свойство проверяется в суде и используется в качестве доказательства при рассмотрении различных дел.

Базовым инструментом для придания юридической силы электронному документу является электронная подпись, которая фиксирует содержание документа и его авторов. Принятый весной 2011 года ФЗ-63 «Об электронной подписи» легализовал применение ряда схем формирования электронных документов, имеющих юридическую силу. Для этого можно использовать и уже имеющийся инструмент «электронно-цифровой подписи», существующий с 2002 года, а в новом законе он заменен на «квалифицированную электронную подпись» — КЭП. Однако допустимыми являются также «неквалифицированная электронная подпись» (НЭП) и «простая электронная подпись» (ПЭП). Старый закон ФЗ-1 «О электронно-цифровой подписи» с 1 июля этого года будет признан утратившим силу, и до этого времени нужно как минимум привести документацию на СЭД в соответствие с новой терминологией.

На практике КЭП в основном используется для придания юридической силы электронным документам, которыми обмениваются с государственными органами; НЭП можно использовать для межкорпоративного общения, для чего контрагентам достаточно соглсовать некоторые общие правила электронного обмена и реализовать поддержку соответствующих форматов сообщений; ПЭП, как наиболее простую в эксплуатации электронную форму аутентификации, можно использовать во внутрикорпоративном документообороте для фиксации авторства правок документов. Это может потребоваться как для внутренних расследований, так и для представления информации в суде.

Поскольку мы рассматриваем взаимодействие с государством и контрагентами, то не будем подробно описывать применение ПЭП. «Законодательно-нормативная база для многих случаев (как правило, когда дело касается взаимодействия с государственными органами или при межведомственном взаимодействии) требует использования квалифицированной или, реже, неквалифицированной электронной подписи, — поясняет Храмцовская. — Но хватает и ситуаций, когда усиленные электронные подписи не используются – особенно во взаимоотношениях, регулируемых Гражданским кодексом, где стороны сами могут договориться о формах документооборота".

Сейчас в России уже работают компании, которые предлагают услуги по организации электронного взаимодействия как с государственными органами (их называют операторы отчетности, поскольку они в основном занимаются передачей электронных документов в государственные органы), так и с контрагентами (операторы СЭД) с помощью единой платформы. Такие операторы поставляют своим клиентам решения под ключ, которые содержат набор необходимой документации и технических средств, позволяющих достаточно быстро организовать электронный обмен между своими клиентами и государством (см. «Как подключиться к оператору СЭД»). Операторы электронного документооборота обеспечивают юридическую силу передаваемым в их системах документам, отстаивают интересы клиентов в суде.

НЭП в документообороте

«Часто организация мотивирует свое нежелание переходить на СЭД тем, что у ее контрагентов нет возможности работать с электронными документами, — с сожалением отмечает Николай Друкман, менеджер проекта «Диадок» компании СКБ «Контур». — Для того чтобы этот миф развеять, мы действуем в различных направлениях: например, работая в «Диадоке», клиент может загрузить файл с ИНН/КПП ваших контрагентов и мгновенно увидеть, кто уже работает в системе, а у кого есть только техническая возможность. Можно направить контрагентам приглашение о переходе на электронное взаимодействие, а можно попросить об этом оператора. Опыт показывает, что, используя ресурсы оператора, вполне возможно за три месяца перевести на СЭД целую дилерскую сеть крупного автопроизводителя».

Пока двигателем в развитии электронного документооборота являются крупные компании, которые тратят очень много бумаги и средств для взаимодействия со своими партнерами и поставщиками. Именно они на текущий момент заинтересованы в переходе на электронное взаимодействие и готовы отказаться от бумажного документооборота. В частности, Александр Грибановский, главный бухгалтер сети супермаркетов «Билла», рассказал, что его компании приходилось держать специального человека, который должен был целый месяц заниматься тем, что печатать, подписывать и рассылать документы поставщикам — всего за месяц он успевал разослать до 15 тыс. комплектов документов. Когда компания перешла на СЭД, то рассылка по 480 компаниям стала выполняться за несколько минут. Причем у самой сети исходящие документы составляют только 15% документооборота — куда больше «бумаг» присылают им поставщики, и пока только один из них, компания Nestle, согласился перейти на электронную форму взаимодействия.

Другим примером является японский производитель тяжелой техники компания Komatsu, которая давно планировала перейти на электронный документооборот в том числе и из соображений экологии. Было подсчитано, что перевод в электронную форму сэкономит компании до 5 млн руб. Основными статьями экономии были зарплата сотрудникам и расходы на рассылку бумажных документов. Реализация электронного взаимодействия была сделана на основе модуля к системе «1С:Предприятие 8.2», который выпустил сам производитель программного обеспечения для интеграции с СЭД. Компания Komatsu очень быстро внедрила у своих партнеров электронные накладные, счета и счета-фактуры и теперь планирует перевести в электронный вид и другие формы документов.

Среди препятствий на пути внедрения СЭД назваются непривычность использования электронной формы документов, отсутствие убедительной судебной практики и требование вычислять НДС в момент отгрузки, а не в момент доставки. «Основная проблема состоит в том, что мало кто готов принимать документы с электронной подписью, не сопровождаемые бумажным оригиналом, — пояснил Сергей Плаунов, руководитель практики BPM и ECM компании «Крок». — Культура электронного документооборота в России еще не развита настолько, чтобы люди могли доверять электронной подписи так же, как подписи на бумаге. Ситуация может измениться с более широким распространением технологии собственноручной биометрической электронной подписи». В частности, компания готовит решение, позволяющее с помощью планшетного компьютера генерировать подпись под электронным документом, которая соответствовала бы российским законодательным нормам.

Квалифицированная подпись, в соответствии с ФЗ-63, может быть изготовлена только с помощью сертифицированных государством средств и использования сертификатов, выданных аккредитованным удостоверяющим центром. Это удорожает как само решение, так и его дальнейшее обслуживание. В то время как НЭП можно готовить с помощью любых инструментов, об использовании которых для формирования электронной подписи стороны электронного обмена договорились, в том числе и посредством международных решений. В этом случае нужно предусмотреть процедуру экспертной оценки правильности подписи, которую может потребовать провести суд. «Для юридически значимого электронного взаимодействия с другими компаниями даже не нужно обзаводиться электронной подписью, достаточно указать в договорах возможность ведения деловой переписки с использованием, например, электронной почты», — поясняет Храмцовская.

Поэтому в некоторых случаях, возможно, стоит вести общение с государственными органами с помощью выделенного, более дорогого и менее функционального продукта, а для взаимодействия с контрагентами применять более универсальное, масштабируемое и стандартизованное решение. «С одной стороны, применение неквалифицированной усиленной электронной подписи несколько упрощает и удешевляет организационную часть ее внедрения в документооборот, поскольку исключает необходимость привлечения аккредитованного удостоверяющего центра, — пояснил Чугунов. — В то же время такое решение требует создания сервисов, выполняющих функцию удостоверяющего центра, собственными силами».

Проблемы остаются

Несмотря на достаточно широкое использование электронного документооборота между российскими компаниями и государством, до сих пор еще не все этапы жизненного цикла документов можно реализовать в электронной форме. В частности, транспортные накладные на грузы еще очень не скоро можно будет создавать только в электронном виде, поскольку их могут потребовать сотрудники ГИБДД. Их сейчас начинают снабжать мобильной техникой, но вряд ли удастся быстро оснастить всех устройствами, позволяющими проверить корректность электронных документов в полевых условиях.

Кроме того, в связи с ограничением по времени на выданные сертификаты сложно организовать долгосрочное хранение документов. «Из тех проблем, которые вряд ли будут решены в ближайшее время, я бы отметила отсутствие законодательно-нормативного регулирования долговременного хранения электронных документов, — пояснила Храмцовская, — и в первую очередь документов, подписанных ЭЦП/УЭП. Как следствие, изготовление только в электронном виде документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, пока что довольно рискованное дело». Поэтому документы, которые по закону требуют долговременного хранения, приходится переводить в бумажный вид. Тем не менее оперативное ведение деловых коммуникаций уже практически не нуждается в использовании бумажных документов, что сокращает для предприятий и государственных органов расходы на их печать, обработку и хранение.

Как подключиться к оператору СЭД

В России уже создается целая индустрия операторов отчетности и электронного взаимодействия. Чтобы подключиться к любому оператору, Николай Друкман, менеджер проекта «Диадок» компании СКБ «Контур», рекомендует выполнить следующие действия.

  1. Внести изменения в учетную политику: указать, что документы по определенным хозяйственным операциям и с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде — для этого придется подписать соответствующее соглашение с контрагентами.
  2. Выбрать оператора отчетности или СЭД, определиться с условиями работы и заключить с ним лицензионный договор.
  3. Купить уполномоченным лицам сертификаты электронных подписей. В случае если в организации уполномоченное лицо действует по доверенности, необходимо подготовить доверенность для подписания электронных документов электронной подписью. Доверенность на передачу права подписи составляется так же, как и для бумажных документов, но желательно будет указать помимо имени доверенного лица еще и номер сертификата его электронной подписи.
  4. Подготовить рабочие места с выходом в Интернет, купить лицензию на криптобиблиотеку, такую как «Крипто-Про», или другую по требованиям оператора, продумать, как и где будут храниться электронные документы.
  5. Если организация намерена осуществлять интеграцию внешней системы с системой межкорпоративного документооборота, необходимо подготовить техническую документацию, продумать решения.

Почему не СЭД?

Компания «Такском» провела исследование причин отказа от электронного документооборота в России. Самая частая причина — нежелание партнеров и отсутствие наработанной судебной практики. Ну и «привычка свыше нам дана».

Причины отказа от внедрения систем электронного документооборота

Причина отказа от СЭД Доля, %
Нежелание контрагентов 27
Отсутствие арбитражной практики 20
Привычка 18
Увеличение рисков 15
Не хватает программных решений 12
Отсутствие конкуренции на рынке 4
Другое 4

Источник: «Такском», 2013

 

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями