Реклама

Печать, сканирование и другие «бумажные» операции по-прежнему живут и здравствуют в корпоративных офисах. В некоторых компаниях отказываются от громоздких МФУ – в основном просто потому, что сотрудники не особенно любят далеко ходить к принтеру, но по большей части повседневная офисная работа по-прежнему полагается на бумагу, судя по результатам двух исследований, параллельно проведенных компаниями Wakefield Research и InfoTrends. В первом преимущественно собирались сведения о компаниях малого и среднего бизнеса, второе было в большей степени ориентировано на изучение организации трудового процесса.

Как показывает исследование Wakefield, 73% руководящих работников в компаниях со штатом меньше 500 человек печатают документы как минимум четыре раза в день. А в InfoTrends выяснили, что практика печати инструкций для новых сотрудников, а также счетов и извещений все еще достаточно распространена, особенно в «бумажно-ориентированных» отделах – кадровом, юридическом и бухгалтерии.

Согласно результатам, полученным InfoTrends, компания может тратить до 27 тыс. долл. в год на системы управления документами и оплату эксплуатационных расходов, распечатывая в среднем по 5 тыс. страниц в месяц.

Офисные тенденции

По словам представителя Brother Джеффа Сэндлера, одна из примечательных тенденций, связанных с печатью, состоит в том, что в компаниях перемещают принтеры из специально отведенного места в дальней части зала и с рабочих столов служащих в места, где устройства печати более доступны для ограниченных по численности групп сотрудников.

«Во многих организациях отказываются от централизованных МФУ и локальных устройств на столах, так как до них слишком далеко идти, – говорит Сэндлер. – Речь не идет об избавлении вообще от всех копиров и МФУ – просто теперь малые группы сотрудников пользуются устройствами меньших размеров, размещенными неподалеку от них».

В InfoTrends отмечают, что бумага продолжает играть важную роль в организации офисного труда: «Бумага в компаниях используется в рамках трудового процесса и в транзакциях, касающихся юридической деятельности и выполнения внутренних и внешних стандартов. Бумага – это, конечно, примитивный, но общепринятый носитель для сохранения подобной информации».

Трудовые процессы в современном офисе делятся на две категории. Первая – это когда служащие выполняют распечатку и сканирование в ходе неструктурированной деятельности и ситуативных бизнес-процессов. К примеру, кому-то может понадобиться распечатать квитанцию по произведенным расходам, преобразовать распечатанный документ в текст для совещания или отсканировать распечатку письма электронной почты – для подобных заданий может использоваться центральное МФУ.

Вторая категория – это «транзакционные», более структурированные процессы, например в бухгалтерии, кадровом и юридическом отделах. В них печать и сканирование – часть повседневного потока операций (скажем, сканирование закупочных ведомостей или распечатка счетов).

 

Собираетесь перейти на безбумажный офис? Не торопитесь

Еще одна интересная тенденция: когда доступность онлайн-контента стала повсеместной, поначалу объемы печати, сканирования и копирования в офисах выросли. Как отмечают в Gartner, особенно увеличились объемы печати – из-за стремления получать бумажные копии информации, найденной в Интернете.

Сегодня, по данным Gartner, служащие распечатывают в среднем по 400 страниц в месяц. Во многих компаниях нашли оптимальные способы отказаться от бумаги путем оцифровки и хранения документов в онлайн-средах, однако полностью избавиться от печати и сканирования не удается.

Бумага весьма удобна для обмена документами и их аннотирования, говорят аналитики, на бумаге проще читать длинные документы, чем на экране. На бумаге повсеместно печатают контракты и другие юридические документы, а подписи, поставленные вручную, в силу привычки распространены гораздо шире, чем цифровые.

Кит Кметц, вице-президент IDC по исследованиям в области решений для обработки изображений, печати и управления документами, отмечает, что во многих компаниях взяли на вооружение «облегченный» вариант безбумажного офиса: практически все внутренние процессы совершаются без использования бумаги, а вот во внешних применяются распечатка и сканирование. Тем самым обеспечивается интеграция с внутренней цифровой системой хранения документов.

В Brother указали на еще одну тенденцию: с распространением смартфонов и планшетов в крупных компаниях к печати стали прибегать больше, а не меньше, как, казалось бы, должно быть – работникам не хватает простых способов переноса документов на мобильные устройства.

В компаниях по-прежнему сканируют бланки страховых полисов, превращают распечатанные презентации в PDF-файлы для просмотра на iPad и импортируют в цифровые системы подписанные контракты. В связи с популярностью мобильных устройств появилась потребность оцифровывать документы, чтобы предоставить удобный доступ к ним.

Российские офисные тенденции

Как отметил Станислав Парфенов, директор по сервисной поддержке и аутсорсинговым решениям Konica Minolta Business Solutions Russia, на российском рынке все еще предпочитают персональные устройства формата А4, что особенно ощутимо в государственных учреждениях. Однако заметен постепенный сдвиг к так называемым печатным хабам, когда на определенное количество пользователей устанавливается одно устройство, способное по производительности и функционалу полноценно решить все их задачи и удовлетворить требования.

Ощутима и тенденция перехода к электронному документообороту для автоматизации бизнес-процессов. Хотя, несмотря на распространенность повсеместных цифровых устройств, не хватает простых способов переноса документов на мобильные.

По данным Парфенова, ежегодно стабильный рост показывает рынок полноцветных устройств формата А3. Одним из стимулов этого стало то, что стоимость монохромного отпечатка на подобных МФУ уже почти сравнялась со стоимостью отпечатка на монохромном устройстве. К тому же всегда можно внедрить инструменты контроля за объемом цветной печати. Так, у пользователя остается возможность печатать в цвете, но по умолчанию установлены настройки монохромной печати из ряда источников – письма электронной почты, предварительные отпечатки и т. д.

Растет в нашей стране применение отложенной печати, принт-серверов и механизмов аутентификации. В крупных структурах, чья деятельность связана с большим объемом первичного документооборота, причем финансово и юридически значимого (например, в банках), системы аутентификации пользователя при печати давно стали привычным делом.

Не стоит обходить вниманием и другую важную тенденцию – переход на полный аутсорсинг печати, когда компании отдают инфраструктуру печати вендору, не приобретая оборудование, а оплачивая печать каждой копии. Как поясняет Парфенов, тем самым можно существенно сократить издержки на покупку и обслуживание техники и оптимизировать бизнес-процессы, связанные с печатью.

Факс жив

Наряду с печатью и сканированием весьма активным «участником» корпоративного трудового процесса остается факс, хотя его использование все-таки быстро сходит на нет. Факс по-прежнему применяется, например, для связи между компаниями.

Как поясняют в Gartner, чтобы можно было отказаться от факсимильного аппарата, нужно договориться о каком-то другом универсальном способе связи, а у крупных компаний недостаточно влияния, чтобы вынудить заказчиков избавиться от факса. В организациях не всегда считают, что отказ от факса будет стоить затраченных усилий; то же касается избавления от бумаги вообще.

В 2015 году в IDC провели опрос, чтобы выяснить, почему в компаниях все еще пользуются факсами. Как оказалось, в каких-то компаниях факс применяется чуть больше, в каких-то – меньше, но в целом уровень использования не меняется. В большинстве случаев факс остается частью рабочих процессов по соображениям низких затрат, защищенности, простоты использования и контроля. По словам аналитиков, факс точно не отмирает.

Возможно, поэтому нужно менять стратегии в отношении централизованного управления документами. Скажем, персонал бухгалтерского и юридического отделов, вероятно, до сих пор полагается на факсы в повседневных процессах, а в «ситуативных» отделах факс, быть может, уже не нужен.

Важно проводить ежегодные ревизии внутренних процессов компании – выяснять, пользуются ли факсами и сканерами в тех или иных отделах, что происходит с объемом печати, растет он или уменьшается (можно узнать, к примеру, что стоящий в углу МФУ большую часть времени бездействует).

Еще тенденции

В Gartner перечисляют еще несколько тенденций мира печати, сканирования и копирования. В последнее время появилась мода переходить на электронную подпись, но в некоторых отраслях, например в юридической и в сфере недвижимости, этому сопротивляются.

Растет объем цветной печати. По данным IDC, в последние годы в цвете распечатывают на 20% больше, чем в черно-белом исполнении, – в основном благодаря снижению цен на расходные материалы для цветной печати.

Распечатка юридических документов стала строже контролироваться. Туан Тран, генеральный директор HP по оборудованию LaserJet и корпоративным решениям, отмечает, что появилась такая тенденция: пользователь, отправляющий документ на печать, должен аутентифицироваться на принтере, прежде чем тот разрешит сгенерировать задание.

В организациях внедряют программное обеспечение, позволяющее выдать задание на печать, а потом забрать готовую распечатку на любом принтере или МФУ в офисе, а не на конкретном, назначенном вам по умолчанию. Принтер сам принимает задание от сервера, когда это понадобится, а не как обычно, когда сервер отправляет задачу на принтер, как только он освободится.

Аналитики подчеркивают: смысл отложенной печати и аутентификации в том, чтобы готовые документы не мог забрать другой человек. В последние годы отмечается колоссальный рост применения отложенной печати, принт-серверов и механизмов аутентификации.

Итак, в целом офисные тенденции меняются: в каких-то случаях происходит переход на безбумажную работу, в других – печать локализуется на уровне рабочих групп. Эксперты сходятся во мнении, что отраслевые тенденции важно рассматривать в сравнении с реальными требованиями сотрудников и процессами конкретной компании.

– John Brandon. Why paper still rules the enterprise. CIO. January 25, 2016

Купить номер с этой статьей в PDF