Вне столь далеком прошлом, когда компания принимала решение о переезде в новое или модернизированное здание, технологические проблемы часто отходили на второй план по сравнению со стоимостью площадей, их месторасположением и дизайном помещений. Предполагалось, что технологии можно приспособить к любому помещению.
Сегодня, по мере того как технические требования становятся сложнее и их важность растет, ИТ-руководители считают, что должны принимать с самого начала активное участие в корпоративных строительных делах. Таким образом, у них появляется возможность еще на бумаге, до начала строительства, инициировать изменения в проекте нового помещения с учетом текущих и будущих потребностей своей компании.
Наглядным примером, подтверждающим эту тенденцию, является международная юридическая фирма Kirkland & Ellis, самый большой офис которой находится в Чикаго. Два года назад Kirkland, располагавшаяся в деловом центре Чикаго более 30 лет, подписала договор, по которому она будет основным арендатором новой башни-офиса площадью в 1,3 млн. кв. футов, строящейся компанией Hines на улице Ла-Саль к северу от Чикаго-ривер.
С того момента Стив Новак, ИТ-директор Kirkland, взял на себя ключевую роль в обеспечении соответствия здания потребностям компании в ИТ.
«С самого начала мы поняли, что отвечающие за технологии люди должны участвовать в принятии решений, касающихся нового здания, — рассказывает он. — Для нас это крайне важно, хотя, я думаю, что и для менее технологически зависимых компаний — тоже».
Новак участвовал в обсуждениях на самом раннем этапе, когда фирма оценивала свои возможности и, разумеется, технологические потребности, ставшие ключевым фактором в принятии окончательного решения именно о переезде в новое здание, а не о модернизации старого. «Технологии были чрезвычайно значимой составляющей нашего решения о переезде», — говорит Грегг Киршхефер, партнер Kirkland и председатель технического комитета компании, ответственного за переезд. «Наше старое здание, построенное еще в 1970-е годы, для того времени было выше всяких похвал, но оно, разумеется, не было спроектировано для современных систем и технологий, а затраты на его доведение до требуемого уровня были непомерными».
«Нам буквально не хватало места, чтобы проложить кабель, — вспоминает Новак. — Поскольку технические стояки были заполнены, нам приходилось вести кабель через почтовые желоба и прочее свободное пространство, которое удавалось найти».
Проект для ИТ
Как только решение о переезде было принято, первым шагом стало уяснение будущих и настоящих технологических потребностей компании. Была составлена многолетняя программа, в которой был скрупулезно проанализирован каждый технологический аспект функционирования фирмы и установлены оптимальные исходные данные для нового здания.
«Цель была определить, в каком направлении мы хотим продвигаться в отношении технологий и что нужно, чтобы этого достичь. В 1970-е и 1980-е годы необходимые для выполнения важных задач системы, доступные в любой точке мира 24 часа в сутки семь дней в неделю, не были стандартными для юридической практики. Но сегодня они стали такими», — уверен Новак.
Первая фаза анализа, занявшая примерно полтора года, касалась устройства основных компонентов здания, например, энергоснабжения, охлаждения и т.п.
Вторая фаза включала создание компьютерного макета 24 этажей, которые Kirkland займет в 57-этажном здании, и проверку нескольких вариантов установки технологических конфигураций. Эта фаза была закончена прошлой осенью, когда только рыли котлован для здания.
Завершающая фаза, продолжающаяся по сей день, включает планирование этажей вплоть до мест, где будут сидеть секретари, и того, какие телефонные гарнитуры они будут использовать. Фирма планирует переехать в здание во втором квартале 2009 года.
Обязательным на всех трех фазах было поправка на человеческий фактор. «Необходимо уяснить особенности вашей компании, прежде чем выбрать наиболее подходящую технологию», — говорит Киршхефер.
Например, ключевой вопрос для большинства высокотехнологичных зданий: где установить фальшполы для размещения кабельной сети каждого автоматизированного рабочего места. (Плюс таких полов в том, что они значительно облегчают перекладывание коммуникаций. Минус в том, что повышается общая высота здания, а, следовательно, и стоимость.
«По завершении анализ нашей работы стало понятно, что мы не работаем в общем рабочем пространстве, разделенном на отдельные кабинеты, где структурные подразделения постоянно перемещаются и столы постоянно переставляются», — рассказывает Новак. Поэтому дополнительные затраты на съемные полы не нужны».
Новак тесно сотрудничал со Skidmore, Owings & Merrill, проектировавшими этажи Kirkland, а также с Baker Robbins & Co., консультантами по технологиям в Чикаго. (Само здание спроектировано Pickard Clinton). Baker, по словам Новака, осуществил «базовое проектирования» имеющего отношение к ИТ технического, электрического и сантехнического оборудования, а также дал консультации по дальнейшему технологическому проектированию.
«Сегодня ожидания от технологий возросли, это касается скорости, доступности и простоты, — говорит Ричард Томлинсон, управляющий партнер в Skidmore. — В век ноутбуков люди не хотят быть привязанными к определенному месту. Нужно тесно сотрудничать с ИТ-персоналом для проектирования такой гибкости в общей инфраструктуре здания».
В здании обеспечен беспроводной локальный сервис для пользователей Internet в общественных помещениях и конференц-залах, а Kirkland устанавливает свой собственный беспроводной Internet для своих сотрудников. Чтобы облегчить передачу беспроводных сигналов, фирма заказала гипсовую плитку для потолка во всех помещениях. Гипс, в отличие от металла, не препятствует прохождению электронных сигналов.
«Сегодня крупные арендаторы полагают, что будут самодостаточны в отношении технологий, и у них будут собственные сети и системы. Они не собираются полностью зависеть от технологического функционала основного здания», — говорит Стив Фалкин, глава Baker Robbins (под основным зданием подразумеваются четыре наружных стены, любое пространство, не занятое арендаторами, например, вестибюль, плюс требующиеся по строительным нормам и правилам данного города коммунальные услуги). Но также они подразумевают, что в основном здании не будет ограничений для их намерения что-то сделать и даже наоборот, благодаря современному проектированию здания можно будет воплотить все технические задумки: предоставить пространство многим провайдерам Internet-соединения, обеспечить необходимые телефонные услуг, кабельное TV и спутниковые коммуникации. Kirkland, вмешавшись вовремя, могла сделать так, чтобы это произошло наверняка.
План на будущее
Разумеется, здание — даже этажи, которые Kirkland не занимает, — строятся в соответствии с техническими требованиями Kirkland.
«Этот проект переполнен требованиями», — говорит Аарон Боуман, руководитель строительства основного здания из Hines, о технологических требованиях Kirkland. Но Боуман не жалуется. «Мы строим здание именно по заказу Kirkland и хотим, чтобы наш заказчик был доволен результатами».
Новак признается, что Hines в некоторых вопросах нужно было убеждать, потому что у фирмы не было опыта работы с арендаторами, предъявляющими столь детальные технологические требования. «Поначалу мы наблюдали лишь озадаченные взгляды, — вспоминает Новак. — Но со временем застройщик вникнул в суть требований Kirkland и согласился с ними. В Hines в конце концов увидели, что все, что спроектировано, имело смысл, а другие арендаторы будут это только приветствовать», — говорит Новак.
Общей целью является повышенная гибкость и надежность. Например, большинство энергетических и электронных коммуникаций подводятся к новому зданию через единый вход в подвале. Kirkland, тем не менее, затребовала два раздельных входа. «Если вдруг экскаватор на улице повредит один из кабелей, мы не будем отключены», — рассказывает Новак.
(Тем не менее пришлось пойти на компромисс в отношении источника энергии: «Мы хотели, чтобы электроэнергия поставлялась от двух разных энергосистем. Но оказалось, что этот вопрос относится к компетенции коммунальных служб, и его нельзя оговорить при аренде», — сетует Новак).
Были и другие дополнения во всем: от охлаждающей воды до технических стояков, создающих просто здание внутри здания. В основном здании, к примеру, по два технических стояка на этаже. На этажах Kirkland было заказано еще два стояка дополнительно для размещения оборудования внутренних сетей и систем.
«Они полностью отделены. Мы намерены прокладывать наши коммуникации через нашу площадь, а коммуникации других арендаторов будут осуществляться через технические стояки основного здания», — говорит Новак.
Еще одна цель — эффективность. Чтобы сократить до минимума количество проводов в здании, а также облегчить доступ для обслуживания специалистами, Kirkland потребовала, чтобы специальные технические стояки располагались строго друг над другом на всех принадлежащих фирме этажах.
Сам провод состоит из оптоволокна и меди. «Магистраль сети — это гибкое оптоволокно, но вне ее мы планируем прокладывать медные провода», — рассказывает Новак.
Фирма также предвидит, что наступит день, когда беспроводные и прочие новые технологии (некоторых еще пока даже не видно на горизонте) — станут играть очень значительную роль и обеспечивать дополнительную мощность и гибкость.
«Технологические прогнозы более-менее точны на срок от полутора до трех лет», — говорит Новак. — После этого срока будущее становится туманным. Но «настроиться» на технологии будущего позволяет гибкость, заложенная в проекте. Один из путей — это, например, удостовериться, что со временем вы сможете увеличить силу тока. Хотя отдельные устройства и становятся более эффективными с точки зрения энергосбережения, общее их количество возрастает. Долгосрочный прогноз — увеличение энергопотребления. А это означает, что надо установить 12-калиберный провод, а не 10-калиберный, даже если вам на сегодня необходим лишь 10-калиберный». Также это означает увеличение размера водопроводных труб в здании, чтобы иметь возможность дополнительного охлаждения, а еще — уверенность в легкости доступа к оборудованию, что частично является резоном для существования уже упомянутых специальных технических стояков.
Также нельзя подстраивать проект под требования к оборудованию конкретного поставщика. «Не нужно подгонять проект под поставщика А, ведь поставщика А может и не быть рядом через три-пять лет, — рассказывает Фалкин из Baker Robbins. — Нужно проектировать так, чтобы обеспечить достаточную гибкость для приспособления к разным поставщикам и технологиям. Поскольку информационные центры все более насыщены оборудованием, проблемы не обязательно заключаются в нехватке пространства, но в энергии, охлаждении и кабелях. Все эти ключевые системы должны проектироваться так, чтобы у вас была возможность их увеличения или уменьшения по мере изменения потребностей».
Сердцем крупной технологической программы любой компании, конечно, является информационный центр. Kirkland использует пространство пятого этажа, где находятся работающие механизмы основного здания. Это нестандартное решение, но оно выгодное с точки зрения затрат, поскольку такие помещения, так же как и информационный центр, обычно имеют более мощные перекрытия. «Мы смогли извлечь выгоду из стандартного проектирования технических этажей», — говорит Новак.
Информационный центр Kirkland, занимающий 8 тыс. кв. футов, будет снабжен четырьмя системами источников бесперебойного питания (UPS) в 625 киловольт-ампер, 240-тонными охлаждающими емкостями и генератором в 2 тыс. кВт.
Согласно подходу «сверху вниз» также требуется центральное место на крыше для оборудования спутниковой связи. Крыша, говорит Новак, это то, на что надо обратить внимание в первую очередь процесса, потому что вид крыши влияет на эстетику и внешний вид фасада. Он добавил, что в Kirkland еще окончательно не определились, для чего будет служить это пространство, но антенна, усиливающая беспроводные сигналы в здании, там будет наверняка.
Партнерство арендодателя и ИТ-руководства
Компания Kirkland, имеющая обширную практику в сфере недвижимости, разработала уникальный, в сто с лишним страниц, договор аренды, в котором двадцать страниц посвящены технологическим требованиям.
«Мы никогда не видели подобного договора», — говорит Боуман из Hines. — «Поначалу мы пошли по традиционному пути, когда требования к технологиям рассеяны по всему договору, но тогда очень трудно работать с информацией, — комментирует Новак. — У вас предложение тут, параграф там, и в результате тяжело уследить за всем, особенно с учетом того, что у нас более детальные требования, чем обычно. Кроме того, вяснилось, что добавленные нами к договору детали по ходу дела могут изменяться. Было решено сделать часть, посвященную технологиям, отдельным документом. Так его сложнее изменить».
Новак добавляет: «Я думаю, это доброе предзнаменование на будущее относительно переговоров о технологической аренде».
Договор чрезвычайно подробный. Один из пунктов требует, чтобы Hines изолировал системы Kirkland от потоков электромагнитных помех — а именно от помех прочих электронных систем в некоторых зонах основного здания.
«Если какие-то из технических помещений примыкают к комнатам управления лифтом, — говорит Боуман, — мы должны изолировать разделяющую их стену стальными листами».
Финансовые преимущества такого подхода очевидны, поскольку повышается ответственность застройщика. «Все, что есть в договоре — наша ответственность, поэтому 90% отделки помещения — на наши средства», — добавляет Боуман.
В конце концов, Hines соглашается с требованиями, потому что даже самые сложные технологические программы не требуют чрезмерных дополнительных затрат — в особенности, если эти требования рассматривались на ранней стадии проектирования. «Это почти что работа «с чистого листа», — говорит Новак. — Очень легко вносить изменения на бумаге. Я действительно считаю, что четко знать, чего вы хотите и своевременно доводить свои требования до исполнителя — это уже половина успеха».
INCLUDEPICTURE «http://www.idgns.com/news.nsf/blank.gif» * MERGEFORMATINET
Если переезд невозможен
Не у всех, разумеется, есть возможность переехать в новый, спроектированный на заказ небоскреб. Модернизация — по-прежнему норма для многих компаний по причинам затрат, месторасположения и удобства.
Кроме надзора за технологическими аспектами нового здания компании Kirkland & Ellis в Чикаго, ИТ-руководитель Стив Новак наблюдал за многочисленными модернизациями и реконструкциями полудюжины других офисов этой компании в таких городах, как Нью-Йорк, Лондон и Мюнхен.
«Труднее руководить модернизациями, потому что они обычно своего рода компромисс», — говорит он. — Вам приходится мириться с тем, что существуют определенные ограничения, и уметь работать в условиях этих ограничений».
Основное, по его словам, это удостовериться, что менеджеры понимают, какие есть возможности на данном пространстве, и принимают соответствующие решения. Например, ограничения весовой нагрузки (вес, который пол способен выдержать) и охлаждения сокращают разнообразие и объем технологий на данной территории. И пока арендодатель не готов существенно усовершенствовать инфраструктуру, не многое можно изменить в имеющемся помещении.
Общая проблема большинства старых зданий — бездействующие кабели. Это целые мили неиспользующегося кабеля, проложенного в здании за многие годы давно ушедшими арендаторами, но продолжающего заполонять технические стояки и проходы. Эта проблема, как и многие проблемы модернизации, вполне исправима, но стоит денег.
«Я считаю, что дороже что-то перестраивать, ведь на это время приходится приостанавливать бизнес, — считает Новак. — Необходимо тщательно взвешивать экономическую оправданность по мере продвижения вперед».
Срокит также становятся принципиальным моментом. «Трудно спрогнозировать продолжительность работ, поскольку никогда не знаешь, что обнаружишь, вскрыв потолок или стену, — сетует Новак. — И эту «череду открытий» приходится учитывать при планировании».