Для многих понятие документооборота связано с целым класс систем, которые обеспечивают обработку документов внутри компании. Это могут быть системы делопроизводства, управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM), управления контентом (Content Management System, CMS) или же групповой работы. Они предназначены для максимально тесного взаимодействия сотрудников в организации и выработки совместного решения. Однако если делопроизводство и BPM формализованы и выполняют определенный набор действий в соответствии с заранее заданной схемой операций, то CMS и инструменты групповой работы не ограничивают пользователей.

ОГИЦ - государственный портал информационных услуг, предлагаемых населению

На Западе для внутренних систем документооборота сформировалась концепция Enterprise 2.0, в соответствии с которой инструменты социальных сетей, блогов, мгновенных сообщений и открытых энциклопедий адаптируют для корпоративных нужд. Считается, что если объединить эти системы в единое корпоративное информационное пространство, то можно создать среду, удобную для накопления уже имеющихся знаний и получения новых. Системы типа Enterprise 2.0 также можно отнести к внутреннему документообороту, однако управляются они самими пользователями. Они позволяют создавать распределенные команды сотрудников, работающих над одним проектом в удаленном режиме. Информация накапливается в корпоративной системе и может быть использована при работе над другими проектами.

Отдельно развивается промышленный или технический документооборот, который предназначен для поддержки проектирования, производства, сборки и обслуживания сложных агрегатов и систем. Такой документооборот обычно поддерживают посредством систем управления жизненным циклом изделия (Product Lifecycle Management, PLM); системы подобного класса тесно интегрируются с системами управления производством, ERP, CRM и др. Для инструментов подобного класса ключевым направлением развития является стандартизация, которая позволяет сопровождать сложные изделия и инженерные сооружения нескольким предприятиям с прозрачной процедурой передачи данных между ними.

Есть также системы документооборота, которые занимаются сохранением и архивированием материалов, порождаемых предприятием в процессе работы. Эти решения имеют дело с документами, чей жизненный цикл завершился, но их нужно хранить определенное время для выполнения требований законодательства и оперативно искать в архиве нужную информацию, как только в ней появится необходимость. Эти системы в ближайшее время могут претерпеть значительные изменения, обусловленные вступлением в силу законов "О персональных данных" и "Об открытости органов власти".

Еще одна грань документооборота, которую также затронули участники Docflow Day - межведомственный электронный обмен документами, попытки организовать который предпринимают в последнее время российские власти. В рамках этого процесса готовится разработка электронных форм различных документов: первичной бухгалтерской документации, бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций и других форм. Это приведет и к технологическому изменению архивных систем.

Переход на электронный обмен документами со временем может сократить количество бумажных документов, однако они еще долго будут использоваться на практике. А поэтому компании нужно иметь систему, которая позволяла бы оцифровывать бумажные документы и вносить их во внутреннюю систему в максимально удобной для обработки форме. Для решения этих задач существуют продукты распознавания документов и стандартных форм. Эти системы занимают пограничное положение между внутренним документооборотом и внешним, а также архивными системами.

Системы межведомственного электронного обмена образуют следующий класс систем, которые позволяют компаниям и государственным органам обмениваться электронными формами документов. Сейчас системы подобного класса только создаются, и инициатива здесь, как правило, принадлежит государству. Кроме того, создаются отраслевые системы документооборота, которые построены по принципам Web-сервисов и архитектуры SOA. Подключиться к таким системам можно после подписания договора, и форматы обмена определяются разработчиком системы. Во всех системах межведомственного и межкорпоративного электронного документооборота существенной является юридическая значимость, которая базируется на законе "Об ЭЦП". Сейчас государственные услуги концентрируются вокруг Общероссийского государственного информационного центра (ОГИЦ).

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями