Сергей Афанасьев: Афанасьев давно работает в области систем управления электронными документами: в 1986 году он устанавливал одну из первых в нашей стране таких систем — в аппарате ЦК КПСС. Computerworld публикует сокращенную версию беседы с экспертом о проблемах стандартизации и сертификации систем документооборота, о пользе общих правил и практических шагах в этом направлении (видеоверсию беседы см. http://tv.osp.ru/videos/interv_afanasiev.html]).

Как отсутствие стандартов для систем управления электронными документами сказывается на эффективности управления?

Для того чтобы эффективно управлять, необходимо создать условия для прямых контактов управляющего органа и исполнителей. Нужно межведомственное взаимодействие органов управления. Без стандартизации не может быть и речи о взаимодействии различных систем электронного документооборота. Вернее, оно возможно, но если есть стандарты, то его добиться значительно проще и средств понадобится меньше. Если не создавать стандартов, путь может быть очень длинным, дорогостоящим, и, скорее всего, тупиковым.

Стандарты должны регламентировать жизнь СЭД. Но сегодня правовое регулирование в этой области, к сожалению, отстает от жизни. Уже более 25 лет существуют СЭД, но правил их построения, взаимодействия, существования практически нет.

В нашей стране?

Именно так. В отличие от других стран, где сначала появлялись правила игры, а потом возникали правоотношения между субъектами в государстве. У нас же наоборот: сначала появились правоотношения, вовсю внедряются СЭД, но правил игры никто не устанавливал.

Это имеет негативные последствия, и примеров можно привести много. Из многочисленных производителей программных продуктов можно по большому счету выделить лишь единицы тех, кто производит их качественно. Но в отсутствие четкой регламентации второстепенные игроки, которые производят, может быть, не совсем качественную продукцию, но очень громко ее рекламируют, выступают, в сущности, в той же «весовой категории», что и ведущие. В этой ситуации страдает в первую очередь потребитель, ведь он не может выбрать нормальный программный продукт, потому что сбит с толку теми, кто громче всех кричит. Такая ситуация совершенно непозволительна. Я думаю, создание правовых основ, стандартизация в области электронного документооборота не должны осложнить жизнь участников рынка. Это в первую очередь свидетельство стремления жить по правилам цивилизованного мира.

К чему на практике приводит отсутствие правил?

В 2002 году Гильдия управляющих документацией поставила перед собой задачу создать стандарт взаимодействия СЭД для органов исполнительной и законодательной власти. Стандарт был создан в 2004 году, и хотя с тех пор прошло много времени, к сожалению, он не был востребован, поскольку государством не была поставлена задача обеспечить межведомственное взаимодействие органов власти. Органы власти использовали электронную почту, обычную почту и фельдсвязь, и это всех устраивало. Представьте себе, во времена всеобщей компьютеризации аппарат правительства по старинке, как при царе Горохе, получает информацию на бумажках из министерств. Он не может четко контролировать действительное положение дел. Страдает статистика: как и прежде, мы можем нолик приписать, а можем и зачеркнуть...

Сейчас президент и его администрация ставят вопрос межведомственного взаимодействия очень остро. Если бы тот стандарт не был создан ранее, то сейчас путь к взаимодействию СЭД был бы очень долгим. Заканчивается процедура утверждения национального стандарта на его основе, который будет регламентировать взаимодействие систем. Кроме того, будет сконструирована действующая модель взаимодействия различных систем. Задача поставлена президентом, и к концу года мы надеемся получить результат, который станет ключом к взаимодействию органов исполнительной власти в рамках единого информационного пространства.

В какой мере производители систем управления электронными документами заинтересованы в создании стандартов и правовой основы? Предпринимают ли они что-нибудь в этом направлении?

Совершенно парадоксальная ситуация: в стандартизации и сертификации, в общем-то, никто не заинтересован. И этому можно дать совершенно реальное объяснение. Первое: нужна ли сертификация и стандартизация производителям? Наверное, нет. Выступая недавно, я услышал совершенно четкое мнение аудитории, что стандартизация и сертификация ограничивают право производителей в продвижении своих программных продуктов. Здесь можно провести такую аналогию, возможно, несколько грубоватую: криминальный авторитет жалуется на то, что милиция стала работать лучше, а ей надо бы работать хуже, тогда ему проще будет решать свои темные дела. На мой взгляд, стандартизация в первую очередь положительно скажется на качестве программных продуктов: пользователи смогут его оценивать по тем характеристикам, которые будут приняты и известны всем.

Нужно ли сейчас это пользователю? Наверное, тоже не очень, раз никто не спрашивает. Существующие системы делопроизводства устраивают корпоративных пользователей, поскольку они как-то вписываются в корпоративные рамки. И вместе с тем многие вещи отсутствуют или поставлены в технологиях делопроизводства неправильно. Общих требований, которые должны быть, не существует, поэтому каждая корпоративная система по-своему уникальна и достаточно вольно построена. Нужны ли предприятию какие-то новые рамки? На мой взгляд, если рамки появятся, от этого, безусловно, будет большая польза. В первую очередь пользователи четко определят структуру делопроизводства на предприятии. Они смогут дополнить его, сократить лишнее, усовершенствовать с учетом требований стандартов.

Стандарты позволят четко сформулировать функции корпоративных СЭД. Зачастую многие не могут предвидеть потребностей систем, их оттенков, нюансов, которые проявляются только во время эксплуатации. К примеру, сегодня "Газпромбанк" говорит о необходимости взаимодействия всех филиалов, а нынешняя СЭД не позволяет этого делать. Если бы этот вопрос возник на стадии формирования системы, думаю, он был бы учтен, но из-за того, что не было стандартов, общих требований, придется вместо функционирующего дорогостоящего программного продукта устанавливать новый.

Нужна ли стандартизация программных продуктов государству? Полагаю, по нынешней ситуации, скорее всего, не нужна. В этом году мы предложили Ростехрегулированию подготовить и принять три стандарта: стандарт взаимодействия СЭД, стандарт терминов и стандарт требований к СЭД. С большим трудом мы получили разрешение на один из них — стандарт взаимодействия, и то только потому, что он уже, по сути дела, готов и требуется только его утверждение. Два других стандарта, которые нужны, приняты не будут, поскольку у государства не нашлось денег на их разработку.

Нынешняя ситуация в сфере нормативно-правового обеспечения электронного документооборота показывает общую картину в стране, где царят неорганизованность и некомпетентность. Но правовая сторона нашей жизни все-таки берет верх, и я абсолютно уверен, что в ближайшее время государство будет заинтересовано в переменах, пересмотрит свое отношение к качеству потребляемых товаров и услуг. Скорее всего, и производители программных продуктов будут заинтересованы в стандартах, выпуске товаров, соответствующих ГОСТам — лучшие должны быть лучшими, а посредственность посредственностью, и это должны видеть все. Участники рынка займут именно то место, которого они заслуживают, а пользователи будут получать качественные программные продукты. Изменение правового сознания, осознанное отношение к качеству производимых товаров и услуг, безусловно, должно прийти.

Возможности автоматического копирования и быстрой передачи информации позволяют реализовать в системах управления электронными документами механизмы противодействия коррупции. Могли бы вы привести примеры таких механизмов?

 

Что, собственно, может сделать коррупционер с бумажным документом? Он может его изъять, исправить, перепечатать. Автоматизированная же система делопроизводства контролирует каждый шаг работы. Бесконтрольно изменить, поправить, уничтожить электронный документ нельзя. Многие страны принимали законы об электронном документообороте — ИТ напрямую могут изменить положение дел в лучшую сторону. Конечно, они не смогут привести к полной ликвидации коррупции — это практически невозможно, но по крайней мере способствовать резкому ее сокращению.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями