Если у вас очень много работы, то самое худшее, что вы можете сделать в этой ситуации, — продлить свой рабочий день. Именно к такому выводу приходит Тони Шварц, автор статьи, опубликованной в последнем выпуске Harvard Business Review. Он считает, что работать эффективнее можно, если научиться управлять своей энергией, а не временем.
Шварц — руководитель Energy Project, а также один из авторов книги The Power of Full Engagement (Free Press, 2003). Шварц ответил на вопросы корреспондента еженедельника Computerworld Кэтлин Меламьюки.
Вы пишете о том, что работать дольше — не лучший выход в тех случаях, когда не успеваешь сделать все, что нужно. Почему?
Главная ошибка, которую руководитель может совершить по отношению к своим сотрудникам, — относиться к ним как к компьютерам. Руководитель считает, что люди могут работать в течение долгого периода с высокой интенсивностью, причем одновременно над множеством различных задач. Фактически же у человека периоды траты энергии сменяются периодами, необходимыми для того, чтобы эту энергию восполнить. Если ритм выбран правильно, мы работаем более эффективно и более надежно. На самом деле мы начинаем ошибочно принимать активность за продуктивность. И считаем количество рабочих часов мерилом успеха. Чем больше вещей мы делаем одновременно, чем больше задач мы решаем, чем больше времени мы работаем, тем больше мы получаем. Но истинным мерилом должно быть качество нашей работы, или, другими словами, что полезного мы сделали к концу дня.
Ну и что же делать в тех ситуациях, когда не успеваешь к сроку, который невозможно перенести?
Управлять энергией, а не временем. Это намного эффективнее. Вот вам пример. Когда я писал свою последнюю книгу, у меня были очень жесткие сроки — три месяца. До этого я уже написал три книги, и работа над каждой из них заняла не меньше года. Но в последний раз, вместо того чтобы проводить за письменным столом больше времени в течение дня, я, напротив, работал меньше. Я делал по четыре полуторачасовых «забега» в день и не позволял себе прерваться в течение этих периодов. Между каждым из них я полностью отвлекался от работы на 20—30 минут. И это не означает, что я «бродил» по Web или отвечал на электронную почту. В это время я либо обедал со своей семьей, либо бегал, либо читал газеты. Я тратил время более эффективно, когда работал, поскольку не прерывался. А когда я не работал, то действительно восстанавливал свои силы. Я написал книгу за 90 дней, каждый день работая примерно вполовину меньше, чем это было при подготовке предыдущих книг.
Первый уровень энергии — физический. Эта энергия необходима человеку, чтобы встать утром и сделать то, что ему нужно. Предприятия, как правило, не учитывают, что это имеет отношение к бизнесу. Но если человек не имеет достаточно физической энергии, он не сможет максимально эффективно мыслить, управлять своими эмоциями и с энтузиазмом относиться к тому, что он делает. Зарядиться физической энергией просто: нужно нормально питаться, причем качественной пищей и небольшими порциями, придерживаться регулярного режима работы, спать достаточно и устраивать хотя бы короткие перерывы каждые полтора-два часа в течение рабочего дня. Проблема в том, что практически никто из нас так не поступает.
И что же типичные ИТ-специалисты делают неправильно?
Я думаю, что ИТ-специалисты относятся к той категории людей, которым сложнее всего заботиться о своем физическом здоровье, поскольку у них развивается зависимость от компьютера. Они не в состоянии «переключиться». Чем больше времени вы тратите, сидя непрерывно перед экраном, тем больше вы себя истощаете. Очень важно в течение дня получать физическую нагрузку, отдыхать, есть, говорить о чем-то помимо работы, выходить на свежий воздух.
Какую роль при этом играют эмоции? Или это и есть второй уровень энергии?
Если у вас нет позитивных эмоций, вы не можете показать все, на что способны. Негативные эмоции задействуют симпатическую нервную систему: бороться или сдаться. Мыслительные способности и сосредоточенность снижаются, и, поскольку все эмоции заразительны, негатив передается окружающим вас людям.
Вы пишете, что на наши эмоции серьезно влияет то, как мы сами себя настраиваем. Что вы имеете в виду?
Мы предполагаем, что негативные эмоции — это реакция на внешние обстоятельства. Мой начальник накричал на меня, поэтому я расстроен. Между тем на наши эмоции влияют не сами факты, а наши интерпретации этих фактов. Образно говоря, мы сами выбираем, что себе рассказать о том или ином событии. Чтобы помочь людям найти верную интерпретацию, мы призываем их позитивно для себя оценивать ситуацию. Или мы можем спросить: «Что бы по этому поводу сказал человек, мнение которого для меня важно»? В случае с начальником не стоит говорить себе, что «он гад» или «я сам не прав». Возможно, имеет смысл сказать себе: «Скорее всего, у него плохое настроение, и в любом случае в какой-то мере то, о чем он говорил, правда». Интерпретации очень важны, поскольку, как заметил Аристотель, «наша суть в повторяющихся действиях». И в какой-то момент, после достаточного числа повторений, люди привыкнут интерпретировать напряженные ситуации более достоверно. Они начинают делать это автоматически, и в результате чувствуют себя лучше и работают эффективнее.
Вы также пишете о том, насколько важно уметь сосредоточиваться на чем-то одном во время работы, не отвлекаясь на внешние раздражители. Но разве многозадачность не нужна?
Если ваша деятельность связана с ИТ, ваша способность сосредоточиваться имеет определяющие значение. В мире постоянных информационных перегрузок люди думают, что единственный выход в этой ситуации — заниматься одновременно несколькими делами. Мы забываем, насколько важно уметь сосредоточиться на решении одной задачи в каждый конкретный момент. Вот убедительное тому доказательство. Если мы переключаем внимание с основной задачи на вторичную, скажем, с программы, которую пишем, на сообщение, пришедшее по электронной почте, то время, которое требуется на завершение программы, увеличивается в среднем на 25%. А ведь многие из нас проверяют электронную почту по 50, 75, по 100 раз в день. Что же тогда удивительного в том, что задачи, которые требуют максимальной концентрации, никогда не будут сделаны, или будут сделаны в спешке, в последнюю минуту? Вы можете браться за сто задач в день, но, если вы не сделаете хотя бы одну из них действительно хорошо, какая от этого будет польза? Решение по одной задаче в каждый момент требует усилий, но приносит больший результат.
Что вы имеете в виду, говоря, что высший уровень энергии — это энергия вдохновения?
Это энергия, которую мы получаем, когда делаем что-то действительно для нас важное. Чем больше мы ощущаем важность и значимость выполняемой нами работы, тем больше энергии мы в нее вкладываем. Если работа, которую мы делаем каждый день, мы не считаем чем-то действительно ценным, мы вряд ли сможем полностью погрузиться в нее.