Редкий пользователь Сети не применяет какой-либо мессенджер или не присутствует хотя бы в одной из социальных сетей — наоборот, он эксплуатирует сразу несколько каналов коммуникации и зарегистрирован в ряде сообществ. Вместе с тем консервативная корпоративная среда пока еще сопротивляется проникновению новых веяний и коммуникативных технологий. Если дома у сотрудника компании социальные сети и программы мгновенного обмена сообщениями давно уже превратились в необходимость, то в большинстве крупных компаний подобные средства коммуникации все еще считаются вредными. Работодатель руководствуется логикой, что болтовня по «аське» или переписка в социальных сетях — это прямая потеря рабочего времени, а следовательно, убыток компании. Однако нельзя забывать, что средства коммуникации — это лишь инструменты, которые можно использовать как во благо, так и во вред. Например, любую работу в Сети можно назвать потерей продуктивного времени сотрудников, ведущую к повышению рисков информационной безопасности. Кстати, ряд компаний соблюдает сегодня достаточно жесткую политику ограничения доступа к информационным ресурсам Интернета, вплоть до полного отключения от него компьютеров сотрудников. Поэтому неудивительно, что основными средствами связи в таких компаниях до сих пор остаются телефон и электронная почта. Вместе с тем нельзя не отметить и позитивных сдвигов, например падения популярности факсимильной связи — сканированные копии бумажных документов сегодня проще отправить по электронной почте.

Производительная необходимость

Быстродействие современных корпоративных порталов – характеристика не менее важная, чем информативность или наглядность интерфейса, однако на этапе разработки сайтов их быстродействию уделяется очень мало внимания.

Социальные сети — это не только средство коммуникации. Сотрудникам динамичных и инновационных компаний необходима возможность самовыражения, а социальные сети и блоги оказываются для этого прекрасным средством. Кроме того, залогом продуктивного труда является доброжелательный микроклимат в коллективе, высокая корпоративная культура, а для этого сотрудники должны ощущать себя частью коллектива, а не его винтиком. Достигнуть этих целей позволяет инструментарий социальных сетей, но применительно к компаниям корректнее говорить о корпоративных порталах (см. таблицу), реализующих популярную сегодня концепцию Enterprise 2.0 — использование характерных для персонального общения веб-технологий и социальных сетей в корпоративной среде. Порталы объединяют в себе внутренний сайт компании, хранилище информации, средства коллективной работы, создавая среду для формирования корпоративной культуры и предлагая работникам привычные им средства коммуникации.

Росту популярности Enterprise 2.0 в значительной степени способствовало развитие мобильных технологий и их внедрение в корпоративной среде. Укрупнение бизнеса, изменение характера его ведения, информатизация общества — все это предъявляет повышенные требования к мобильности сотрудников при исполнении ими своих должностных обязанностей. Другой причиной повышения мобильности является стремление компаний сократить издержки путем урезания расходов на офисные нужды и штат постоянных сотрудников. Зачем держать работников в офисе, платить за аренду и коммунальные услуги, когда люди могут выполнять большую часть своих обязанностей вне его? Нет необходимости ежедневно несколько часов тратить на дорогу, отсутствует постоянный контроль со стороны руководства, возможно создание комфортных условий труда.

Системы управления контентом

Словосочетание «система управления контентом» сегодня у всех на слуху. Рынок подобных продуктов растет, но до сих пор в данной области нет единых стандартов, в том числе и на терминологию. Что же представляют собой подобные системы и какую функциональность они обеспечивают?

В результате в современной корпоративной среде уже трудно четко выделить границы офиса, но, внедрив в корпоративную среду мобильные средства, компании столкнулись с проблемой их интеграции в рабочий процесс. И если отдельные программы для обеспечения совместной работы уже давно имеются на рынке, то средства формирования единой оболочки, позволяющей не только совместно выполнять проекты, общаться, но и объединять разрозненных мобильных сотрудников в единую команду, до недавнего времени отсутствовали.

Корпоративный портал обеспечивает удобные средства коммуникаций, объединяет территориально распределенных мобильных сотрудников и т. п., но все это не является главными задачами компании — основная работа офисных сотрудников заключается в работе с информацией, ее поиске, в частности и в Сети; а если оказывается, что с помощью соответствующих механизмов найти ответ на вопрос не удается, то считается, что ответа просто нет. Сегодня уже вряд ли кто-то пойдет в библиотеку, чтобы перерыть несколько томов энциклопедий и справочников в поисках ответа, — ценится уже не только информация, но и время, затраченное на ее получение.

А где работник может найти внутреннюю информацию по компании: отчет о законченном проекте, контакты клиента, реквизиты своей компании? Сегодня в большинстве организаций хранилище данных, обобщающих корпоративный опыт, располагается обычно в сетевых папках или на локальных дисках, и разобраться, что где лежит, какой документ к какому проекту относится и почему некоторые документы просто отсутствуют, весьма трудно. Даже опытные сотрудники не всегда могут припомнить свои проекты прошлых лет, а, учитывая текучку кадров, многие ценные сведения вообще навсегда теряются в «дебрях» сетевых папок.

 

Платформа для социальной корпорации

Концепция Enterprise 2.0 возникла на волне бума социальных сетей, инструментарий которых позволял пользователю самостоятельно управлять своей информацией, выбирая способы коммуникации. Виртуальное предприятие, построенное на принципах социальной сети, призвано обеспечить поиск нужной для работы информации и оперативно организовать взаимодействие между ключевыми сотрудниками.

У внутрикорпоративной социальной сети две задачи: установление связи с сотрудником в любое время и по любому каналу (унифицированные коммуникации) и оперативный поиск людей, способных ответить на конкретный вопрос. Для эффективного решения обеих задач нужно, чтобы сотрудник фиксировал все свои действия в базе социальной сети, и тогда сведения о его местоположении можно будет использовать для унифицированных коммуникаций, а предысторию его действий — для определения областей компетенции.

Технологические источники для Enterprise 2.0: корпоративные порталы, унифицированные коммуникации и системы управления контентом (Content Management System, CMS). Общедоступные социальные сети показали эффективность образования виртуальных сообществ людей по интересам, куда привлекались эксперты со всего мира для решения каких-либо проблем. Ограничивая вначале доступ своих сотрудников к социальным сетям, компании быстро обнаружили, что этот инструмент можно использовать для общения с клиентами, для образования сообществ по собственным продуктам и даже для решения внутренних вопросов компаний. В результате появились продукты для построения социальных сетей внутри корпораций, которые базировались на продуктах для организации корпоративных порталов.

Параллельно шел процесс развития унифицированных коммуникаций, ориентированный вначале на ICQ и другие системы, которые постепенно начали интегрироваться с VoIP-технологиями и стали инструментом автоматизированного выбора канала связи с человеком. Статус доступности абонента начали использовать телекоммуникационные компании для управления маршрутизацией звонков и электронной переписки. В определенный момент унифицированные коммуникации были перенесены на веб-платформу, на которой изначально базировались социальные сети. Этому способствовало появление протокола SIP и стандартизация Jabber, которые и стали основой телекоммуникационных сервисов. В результате произошла интеграция телефонии с социальными сетями на платформе Web, а в качестве общего знаменателя выступили производители CMS, которые реализовали на одной платформе и социальные сети, и унифицированные коммуникации.

Концепция Enterprise 2.0 не касается автоматизации существующего предприятия — речь идет о создании виртуальных предприятий, связанных между собой только по протоколам Интернета. В виртуальном пространстве групповой работы можно оперативно набирать команду из наиболее компетентных сотрудников, не занятых на текущий момент. Такая команда способна оперативно выполнить определенную работу, а один специалист может участвовать в нескольких проектах сразу, что позволяет эффективнее использовать его рабочее время. Подобная схема создания виртуальных рабочих групп, существуя в конкурентной среде, позволяет выбирать наиболее близкие связи между сотрудниками. К сожалению, такие механизмы работы над проектами иногда входят в противоречие с традиционными правилами ведения бизнеса на основе офиса, где группа сотрудников строго ограничена и в компании может просто не найтись нужных специалистов. На текущей стадии развития технологий Enterprise 2.0 может возникнуть только на крупных предприятиях с большим штатом или в тесно связанных кластерах предприятий типа холдинговых структур. В последнем случае виртуальные предприятия могут стимулировать образование горизонтальных связей между сотрудниками разных компаний холдинга.

Рынок инструментов для организации Enterprise 2.0 насыщен различными предложениями (см. таблицу) — практически все крупные производители программного обеспечения, такие как IBM, Novell, Microsoft и др., уже давно разработали инструменты для организации корпоративных порталов, создали для них модули социальных сетей и различные средства групповой работы с документами. Эти производители предлагают интегрированные наборы корпоративных продуктов, реализующие все возможности Enterprise 2.0. Правда, такие решения (Microsoft SharePoint, Oracle WebCenter Suite 11g) недешевы и внедряются не быстро, так как требуют точной настройки компонентов.

 

Производитель  Продукт  Тип
Таблица. Платформы для компании 2.0
Avaya  Aura  Унифицированные коммуникации
Cisco  UCM  Унифицированные коммуникации
IBM  Lotus Sametime  Унифицированные коммуникации
Microsoft  Lync  Унифицированные коммуникации
Mitel  UCA  Унифицированные коммуникации
IBM  WebSphere  Корпоративный портал
Microsoft  SharePoint  Корпоративный портал
Novell  GroupWise  Корпоративный портал
«1C-Битрикс» «Корпоративный портал» CMS
InstantSoft  InstantCMS  CMS
NetCat  NetCat  CMS

 

 Некоторые производители предлагают облачные инструменты для организации взаимодействия в стиле Enterprise 2.0, которые достаточно арендовать, что позволяет создавать виртуальные предприятия непосредственно в общедоступных сетях без построения отдельных корпоративных социальных сетей, однако для этого нужно создать рынок сотрудников.

Участниками этого рынка являются также и телекоммуникационные компании, предлагающие решения для унифицированных коммуникаций, например Avaya и др., акцент в их продуктах сделан на телекоммуникационные сервисы и готовые программно-аппаратные комплексы, но возможности по настройке социальной части сильно ограничены. Эти решения тоже достаточно дороги, поскольку сопряжены с покупкой специализированных устройств, и они лучше подходят для преобразования традиционного предприятия в виртуальное.

Третьими участниками рынка инструментов для организации Enterprise 2.0 являются производители систем управления контентом (среди них — российские компании 1C-Bitrix и NetCat), которые, как и участники из первой группы, специализировались на разработке порталов, а теперь добавили в свои решения поддержку социальных сервисов, SIP-телефонии и видео. Такие системы, как правило, базируются на открытых компонентах, например СУБД MySQL, сервере приложений на основе PHP или Ruby и других. Эти производители предлагают только отдельные компоненты, поэтому главной проблемой при построении целостной системы Enterprise 2.0 является интеграция различных модулей. Такой вариант позволяет построить систему с нуля как для офисного использования, так и для полностью виртуального предприятия.

Следует отметить, что формулировка концепции виртуальных предприятий связана с появлением новой инфрастурктуры Интернета, которая позволяет децентрализованно и асинхронно взаимодействовать людям по всему миру. При этом материальные ресурсы, доступ к которым стал одинаков для всех, уже не являются ключевыми в получении конкурентных преимуществ. Сегодня выигрывает тот, кто использует технологические достижения, обладает знанием локальных особенностей ведения бизнеса и потребностей пользователей. Однако, пока знания частично находятся в информационных системах современных предприятий и в головах сотрудников, получить доступ к ним непросто. Технологии Enterprise 2.0 стимулируют сотрудников так структурировать информацию, чтобы можно было быстро найти компетентного человека, который либо сам решит проблему либо подскажет источник нужных сведений.

Валерий Коржов (oskar@osp.ru) — обозреватель еженедельника Computerworld Россия.

 

Портал избавляет от нагромождения папок с непрозрачной структурой и предоставляет работнику удобный поиск с привычным веб-интерфейсом. Именно на портале в современной компании аккумулируются корпоративные знания. Кроме того, портал позволяет отказаться от «департаментной» структуры сетевых папок в пользу проектной. В рамках каждой задачи-проекта хранятся все необходимые сведения, контактные данные, переписка, отчеты, доступ к которым имеют все подключенные к задаче сотрудники. Такой подход позволяет при необходимости быстро ввести в курс дела и нового работника, а руководитель может четко отслеживать ход выполнения работ.

Один из факторов, определяющий архитектуру решений, соответствующих концепции Enterprise 2.0, — это унификация и стандартизация. Еще совсем недавно считалось хорошей практикой держать на предприятии хотя бы небольшую команду собственных разработчиков специфического программного обеспечения для ведения бизнеса. Теперь стало ясно, что такой подход себя изжил. Выяснилось, что результаты работы своих программистов, сколь бы квалифицированными они ни были, часто расходятся с ожиданиями заказчика. Программы приходится вновь и вновь переделывать, а это дополнительные ресурсы и нарушение выполнения соответствующих бизнес-процессов. К тому же стоимость уникальной разработки обычно выше приобретения лицензии на готовое коммерческое решение, не говоря уже о затратах на ее поддержку.

Идея корпоративных порталов оказалась созвучной модели распространения ПО в виде сервиса (Software as a Service, SaaS), позволяющей компаниям экономить на лицензиях, однако на пути широкого распространения в России этой модели лежит проблема доверия к провайдеру услуги. Когда речь идет о корпоративных информационных системах и обслуживаемых ими приложениях, подписчику во многих случаях предлагается размещать данные (в том числе и конфиденциальные) на платформе провайдера. Кроме того, подписываясь на сервис, клиент должен быть уверен в его качестве, квалификации персонала провайдера, надежности технической базы.

 

Таблица. Преимущества корпоративного портала
Функция Без портала С использованием портала
Упорядочение хранения данных Запутанная структура сетевых папок, высокий процент повторяющихся документов, сложность поиска нужной информации Проектно-ориентированный подход, для каждой задачи ведется база знаний и документов
Внутренние коммуникации Телефон, электронная почта Телефон, электронная почта, программы мгновенного обмена сообщениями, социальные сети
Ведение документооборота Большое количество бумажных заявок, записок и отчетов вкупе с интенсивной электронной перепиской распыляет информацию по почтовым ящикам и столам сотрудников Простота доступа и редактирования документов, хранимых на портале, возможность совместной работы, версионность, резервное копирование
Работа с заявками к отделам Сложность выполнения рутинных операций (заказ канцтоваров, вызов курьера и т. д.) Автоматизация рутинных процессов, использование сервиса электронных заявок
Уменьшение роли человеческого фактора Недоступность ключевого сотрудника грозит нарушением бизнес-процессов Использование корпоративной базы знаний
Повышение слаженности действий рабочих групп «Мобильные» сотрудники, работающие над одним проектом, разобщены Через портал производится обмен информацией и идеями между сотрудниками из различных подразделений и офисов
Поиск типовой информации Информация «разбросана» по подразделениям, например заявления на отпуск хранятся в отделе кадров, а реквизиты — в бухгалтерии и т.д. Вся внутренняя информация, телефонный справочник, бланки заявления, сведения для новых сотрудников находятся на портале и могут быть получены по запросу

 

***

Изменения не приходят моментально — сначала они накапливаются в виде пожеланий и требований, а затем материализуются. Не может мгновенно измениться ни отдельная компания, ни весь рынок, однако сегодня вынуждены меняться даже консервативные предприятия. Новые кадры привносят в корпоративную среду новый менталитет, молодые специалисты считают социальные сети не злом, но средством коммуникации, а корпоративный портал — необходимой рабочей средой.

Сергей Рыжиков (rsv@1c-bitrix.ru) — генеральный директор компании «1С-Битрикс» (Москва).

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF