Для решения задачи сокращения расходов ИТ-подразделения могут использовать пять стратегий: снижение затрат за счет применения технологий управления ИТ-активами; экономия потребляемой электроэнергии; повышение эффективности и производительности за счет автоматизированного управления исправлениями; повышение эффективности путем виртуализации; сокращение расходов за счет интегрированного управления. Цель управления активами – получение прибыли их собственниками, а снижение непродуктивных затрат и соответственно повышение эффективности владения ИТ-активами обусловливает рост интереса к управлению активами в целом. Однако, в отличие от обычных материальных активов, ИТ-активы обладают рядом специфических черт. Во-первых, необходимость в приобретении и использовании тех или иных ИТ-активов не всегда прозрачна для бизнеса, который, не обладая знаниями в области ИТ, принимает решения, основываясь на мнениях доверенных специалистов, поэтому бизнесу требуется четкое обоснование экономической эффективности любого приобретения и прозрачный контроль над ИТ-закупками. Во-вторых, ИТ-активы – это относительно новая сфера активов, регулирование которой еще не устоялось, и здесь имеется ряд нерешенных вопросов, например каков срок полезного использования лицензий на программное обеспечение или насколько правильно включать ежегодную поддержку со стороны производителя в состав неисключительных прав. В-третьих, стоимость ИТ-активов сегодня значительно увеличилась практически во всех отраслях экономики и особенно в телекоме и банковской области. Эту тенденцию усилил также процесс легализации программного обеспечения.

Многие из ИТ-процессов, например процессы ITIL, сегодня уже на предприятиях реализованы, что стало одной из причин роста интереса к управлению ИТ-активами. Кроме того, пристальное внимание аудиторов (например, Business Software Alliance) к лицензионной чистоте применяемого на предприятии ПО повышает риски, возникающие при некачественном управлении ИТ-активами. По мнению аналитика Internetnews.com Ричарда Адхикари, рядовые предприятия «имеют почти 70-процентную вероятность несоответствия нормам лицензирования программного обеспечения и также 60-процентную вероятность использования установленного ПО без лицензий».

На многих предприятиях понимают управление ИТ-активами как сбор информации о том, какое оборудование и программное обеспечение находится в их сети, однако на практике встречаются проекты, когда представители заказчика, например, считали, что у них на предприятии имеется не более 2,5 тыс. ПК, хотя автоматическая инвентаризация распределенных структур показала более 4 тыс. единиц. Понятно, что без достоверной информации о том, чем владеет предприятие, нельзя обеспечить ни информационную безопасность, ни экономическую эффективность использования активов. Решение задач на уровне разовой либо периодически проводимой автоматизированной инвентаризации можно считать начальным уровнем зрелости управления ИТ-активами.

На следующем уровне зрелости предприятие уже не только знает, какими активами оно располагает, но и эффективно управляет ими. В России реализовано уже много проектов, использующих программные модули LANDesk Management и LANDesk Security Suite для построения систем автоматизированного управления ИТ-инфраструктурой, но на этом уровне важно быть уверенными в том, что задачи управления решаются в соответствии с принятыми на предприятии регламентами, — иметь отчеты по выполненным операциям, сохранности переданной информации и регламентных процессов. Этот уровень управления ИТ-активами означает эффективное использование таких активов при невысоких рисках: специалисты предприятия способны оперативно реагировать на запросы бизнеса и внешних аудиторов.

CMDB в системе управления ИТ-услугами

Несмотря на интерес к ITSM и понимание преимуществ централизованного хранилища данных о конфигурации ИТ-инфраструктуры, практические реализации отстают и многие компании задаются вопросом — надо ли сейчас заниматься внедрением систем управления конфигурациями?

Используя функции LANDesk Management Suite по инвентаризации и мониторингу лицензий на ПО, можно обнаружить имеющиеся аппаратные и программные активы, определить их конфигурации и местоположение в сети. Выполняя мониторинг использования программного обеспечения, можно возвращать и перераспределять незадействованные лицензии, обеспечивать исполнение требований лицензионных соглашений и сокращать издержки за счет приобретения только необходимых лицензий. LANDesk Asset Lifecycle Manager позволяет автоматически отслеживать взаимосвязи между контрактами и лицензиями, определять реально используемое программное обеспечение, а также контролировать весь цикл его жизни, управляя программными активами в соответствии с рекомендациями Международной ассоциации менеджеров по управлению ИТ-активами (International Association of Information Technology Asset Managers, IAITAM).

Самый высокий уровень управления ИТ-активами определяется реализацией на предприятии методологии от IAITAM, дополняющей ITIL в части управления ИТ-активами. На рис. 1 приведены основные виды деятельности по управлению ИТ- активами в соответствии с IATAM: от определения потребностей компании до принятия решения о закупках, работы с поставщиками, ввода приобретенных активов в эксплуатацию и т. д. вплоть до их списания. Методология предполагает наличие централизованного репозитория активов, позволяющего всем заинтересованным специалистам и руководителям всегда иметь под рукой актуальную информацию для принятия взвешенных решений. Встроенные средства интеграции LANDesk Asset Lifecycle Manager с системой LANDesk Service Desk позволяют реализовать комплексную систему, обеспечивающую прозрачный обмен данными между специалистами, отвечающими за движение ИТ-активов (планирование, закупки, перемещения между материально ответственными лицами), и специалистами, которые осуществляют внедрение и техническую поддержку информационных систем (планирование изменений, устранение инцидентов и проблем и т. д.). При этом обмен данными заключается не только в консолидации конфигурационной базы и репозитория ИТ-активов, но и в обмене событиями между различными процессами. Это позволяет осуществлять комплексный контроль и управление всеми процессами в сфере ИТ и обеспечивает руководство ИТ-подразделения и руководство компании актуальной и объективной информацией.

 

Рис. 1. Основные виды деятельности при управлении ИТ-активами в соответствии с IATAM

 

LANDesk Asset Lifecycle Manager позволяет без программирования определить и визуализировать этапы и состояния жизненного цикла ИТ-активов (рис. 2); выполнить предписанные правила и процессы для каждого этапа; автоматизировать принятие и обработку запросов на переход по этапам; отследить согласование и ключевые данные по каждому этапу; автоматически запросить данные, необходимые для смены этапа и состояния; отследить все этапы и предоставлять отчеты; контролировать бюджеты закупок в разрезе компаний холдинга, подразделений, разделов бюджета; отследить взаимоотношения с поставщиками и контрагентами; автоматически рассчитать затраты на владение.

Рис. 2. Электронная модель жизненного цикла ИТ-актива в системе LANDesk Asset Lifecycle Manager

На рис. 2 приведен пример электронной модели жизненного цикла ИТ-актива, позволяющей не только контролировать его статусы («Заказан», «Получен» на склад и т. д.), но и автоматизировать отдельные цепочки операций, которые требуется выполнить для изменения статуса актива. Например, если управляемым активом является ПК, система позволяет инсталлировать на него операционную систему и комплект ПО, включить его в Active Directory средствами автоматизированного процесса, который на схеме жизненного цикла (рис. 1) показан переходом из статуса «ИТ-инициализация» в статус «Доступно».

 

«Тройка Диалог»: управление ИТ-активами

«Тройка Диалог» – инвестиционная компания, работающая на рынках стран СНГ. Основана в 1991 году. Ключевые направления деятельности компании: торговые операции с ценными бумагами, инвестиционно-банковские услуги, доверительное управление активами, прямые и венчурные инвестиции, персональные инвестиции и финансы. Помимо Москвы компания представлена в 20 городах России, а также в Нью-Йорке, Лондоне, Киеве и ряде других. Компания активно использует ИТ, но со временем ее ИТ-инфраструктура усложнилась и разрослась в разветвленную территориально распределенную структуру с тысячами приложений.

Необходимо было обеспечить мониторинг ИТ-активов с помощью системы эффективного управления данными — в любой момент времени менеджеры должны были иметь возможность получить исчерпывающую информацию об ИТ-активах компании, их истории и связанных с ними обязательствах: контракты на сервис, гарантийное обслуживание и т. д. Система управления ИТ-активами должна быть связана с бухгалтерскими, финансовыми и кадровыми системами, а также с системами технической поддержки. Владислав Рысин, CIO компании «Тройка Диалог», поясняет: “Новая платформа должна помочь осуществить то, что раньше было недоступно, — интегральное управление ИТ-ресурсами. Неэффективное использование лицензий влекло за собой дополнительные риски, ведь лицензионные соглашения в холдинговых структурах очень сложны, а требования к управлению активами высоки. Удовлетворить их без специального инструмента невозможно. А как оценить риски, вызванные нехваткой лицензий? Новая технология должна снизить риски и помочь в принятии правильных решений”.

Из 20 систем по управлению ИТ-активами, включая бесплатные инструменты и корпоративные системы, были выбраны три продукта, и среди них LANDesk Asset Lifecycle Manager, соответствующий критериям, выдвинутым компанией «Тройка Диалог»: легкость в развертывании и использовании; возможности интеграции с другими системами; безопасность; оптимальное соотношение цена/функционал; возможность наращивания функционала с целью получения в будущем единой «экосистемы ИТ». Основой для оценки функционала системы стали передовые практики по управлению ИТ-активами, разработанные IAITAM.

LANDesk Asset Lifecycle Manager – интегрированная система управления ИТ-активами, позволяющая отслеживать ИТ-активы предприятия на протяжении всего их жизненного цикла. Система синхронизации позволяет обмениваться данными с любыми внешними учетными системами. Поставляемый в составе LANDesk Asset Lifecycle Manager инструмент Process Manager обеспечивает автоматическое выполнение предопределенных процессов, таких как согласование, проведение типовых работ в LANDesk Management и Security Suite, а также операций в MS Active Directory. Поддержка сканеров штрихкодов упрощает проведение периодических инвентаризаций активов. Сведения, собираемые программными агентами, поступают в систему, а затем представляются в нужном для использования виде — Asset Lifecycle Manager располагает большим набором предустановленных отчетов и средствами создания собственных отчетов, имеется функция настройки диаграмм, позволяющая через браузер посмотреть количество используемых лицензий, число закупленных, степень утилизации и т. д.

На первом этапе проекта, в августе 2009 года, был опробован полный функционал LANDesk на локальной группе компьютеров, а результаты проверки ответили на главные вопросы: соответствует ли продукт обещаниям производителя, насколько легко с ним работать, решает ли он задачи, поставленные заказчиком.

Второй этап начался в мае 2010 года с внедрения LANDesk ALM. В «Тройке Диалог» высокий стандарт безопасности, поэтому большое внимание уделялось работе программных агентов на рабочих станциях и сертификации на соответствие корпоративной системе безопасности. В ходе работ была осуществлена интеграция с HR-системой, позволившей персонализировать ИТ-активы, организовать контроль над освобождающимися лицензиями и другими ИТ-активами. Система LANDesk ALM была интегрирована с решением Help Desk для обеспечения автоматической отправки заявок на перемещение ИТ-активов, например при приеме нового сотрудника на работу. Была проведена интеграция с внутренней системой согласования закупок — каждый сотрудник компании может оставить заявку на покупку любого актива, с помощью системы выяснив наличие этого актива на складе либо запустив механизм согласования покупки.

В результате выполнения проекта, реализованного на базе LANDesk Asset Lifecycle Manager, повысилась оперативность контроля ИТ-активов — теперь в любой момент можно получить достоверные данные о том, чем владеет компания, у кого находится тот или иной актив, какова его история. Это позволило решать многие вопросы оптимизации использования ИТ-активов, снижения затрат, оперативного контроля над состоянием ИТ-активов в любой момент времени. Кроме того, были обеспечены централизованный учет и персонализация ИТ-активов благодаря связке с финансовой и кадровой системой. “Например, недавно мы получили от одного из производителей запрос по поводу того, как мы используем его лицензии. На обработку запроса ушло около десяти минут, а раньше это был бы целый проект”, — отмечает Анастасия Лебедева, руководитель отдела обеспечения информационно-технологическими ресурсами управления информационных систем и технологий компании «Тройка Диалог». «Новая платформа позволяет реализовать интегральное управление ИТ-ресурсами, — отмечает Рысин. — Лицензионные соглашения в холдинговых структурах очень сложны, а требования к управлению активами высоки. Удовлетворить их без такого инструмента просто невозможно. А как оценить риски, вызванные нехваткой лицензий? Новая технология сокращает риски и позволяет принимать правильные решения».

Компания «Тройка Диалог» не рассматривает внедрение системы управления ИТ-активами как проект — проект, по словам Рысина, имеет начало и конец, а в случае с Asset Lifecycle Manager речь идет о постоянном развитии. В целом на российских предприятиях сложности реализации процессов управления ИТ-активами связаны с организационной, а не с технологической сферой. Выделение отдельного менеджера, отвечающего за управление ИТ-активами, определение его принадлежности к тому или иному департаменту предприятия, взаимодействие этого менеджера со службами ИТ, бухгалтерией, юристами, хозяйственными и другими подразделениями – именно в этих сферах наиболее сложна реализация процессов управления ИТ-активами.

Совершенствование ИТ стало сегодня частью общей стратегии компании «Тройка Диалог». Собранные в многомерную таблицу инвентарные данные об ИТ-оборудовании и связанных с ним контрактах на обслуживание, ПО, авторизованных доступах к сайтам и многих других ИТ-активах дают понимание ситуации лишь на текущий момент, но, когда речь идет о тысячах наименований, необходима интеграция системы управления ИТ-активами с бухгалтерскими системами, что позволит без запроса в бухгалтерию получить информацию об остаточной стоимости ИТ-актива, его поставщике, номере счета поставки и другие необходимые данные.

Следующим шагом проекта будет развертывание полнофункционального инструментария LANDesk Management Suite для удаленного управления рабочими станциями, управления обновлениями, автоматического распространения ПО и решения других задач по управлению ИТ-инфраструктурой.

 

Наталья Калиманова (kalimanova@arbyte.com) — руководитель департамента программных решений, группа Arbyte (Москва).

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF