Мир высоких технологий быстро меняется, и предприятиям все труднее успевать за переменами, а учитывая, что сегодня практически любой бизнес непосредственно зависит от ИТ, соблюдение их взаимного соответствия становится вопросом существования компании, в частности, ее сотрудникам постоянно приходится работать с новым программным обеспечением. Как быстро и с минимальными затратами научить персонал оптимально использовать новые приложения?

Задача обучения появляется каждый раз, когда компания собирается использовать новые приложения поддержки бизнеса, переходит на следующую версию программы или внедряет ИТ-решение. Получить ожидаемую отдачу от таких проектов невозможно, если сотрудники не смогут использовать новшества в своей повседневной деятельности, а такая ситуация сегодня встречается все чаще. Программные продукты становятся все сложнее, и на их самостоятельное освоение в ряде случаев у людей просто не остается времени. Выход в корпоративном обучении сотрудников, однако, если штат компании достаточно большой, то организовать учебный процесс в масштабе всего предприятия будет непросто. Возможно, если обучение удастся органично интегрировать в повседневную деятельность сотрудников, а учебный материал станет преподноситься в удобном и понятном виде, то использование новых продуктов будет более эффективно?

Проблемы

Традиционный метод обучения подразумевает объединение персонала в рабочие группы и проведение очных занятий, во время которых показывается, как работает ПО, раздаются задания и проверяются результаты. Занятия проходят в фиксированное время, что неизбежно приводит к отвлечению сотрудников от основной работы, а доставка преподавателей или, наоборот, сбор всех сотрудников в одном учебном центре также требует определенных ресурсов. Другой вариант – подготовить учебные видеоматериалы и документацию для самостоятельного изучения, однако обычно документация – это не художественная литература, и ее мало кто читает, а если и читает, то плохо усваивает. Видео захватывает больше, но простой поток информации с экрана усваивается с трудом, а найти в видеоматериале нужный кусок в случае необходимости нелегко. Электронные курсы позволяют лучше донести до сотрудников нужную информацию, но их эффективность зависит от уровня их разработки: если речь идет о внедрении специально настроенных информационных систем, то в готовом виде такие курсы не существуют.

Обучение новых сотрудников также представляет сложную задачу: те, кто работал на момент внедрения ПО, уже прошли курс, а для новичков приходится проводить отдельные тренинги или организовывать наставничество, чтобы быстро ввести их в курс дела. И наконец, финальная проблема – как убедиться, что после обучения сотрудники действительно способны эффективно работать с данным ПО, не делая ошибок и понимая, как концептуально должна использоваться эта программа?

Дистанционное обучение позволяет решить многие проблемы общения традиционного. Во-первых, можно быстро организовать учебный процесс, разместить курсы и учебные материалы в информационной системе, донести их до каждого сотрудника, убедиться, что он изучил этот курс, и проверить полученные им знания с помощью упражнений и тестов. Во-вторых, обычно с этими системами поставляются средства разработки электронных курсов, которые дают возможность быстро перевести имеющиеся учебные материалы в специальный формат, совместимый с системой дистанционного обучения. Электронные курсы в таком формате способны передавать в систему информацию об обучении: прошел ли сотрудник данный курс, насколько успешно, сколько потратил времени и т.д. И даже если компания внедряет специализированное ПО, по которому нет готовых курсов, учебные материалы могут быть подготовлены достаточно оперативно.

Однако система дистанционного обучения – это тоже программа, которую надо осваивать. Выходом из этой ситуации может стать корпоративный портал.

Если интегрировать систему дистанционного обучения с корпоративным порталом, то можно органично встроить учебный процесс в повседневную работу сотрудников, например, человек сразу узнает о появлении для него новых учебных курсов и расписании их освоения. Не нужно осваивать новый интерфейс – вся работа проходит в привычной среде.

В России одной из наиболее распространенных платформ для создания порталов является Microsoft Office SharePoint Server 2007 и ее упрощенная версия Windows SharePoint Services 3.0, с помощью которых можно построить корпоративный портал без сложного программирования и привлечения квалифицированных ИТ-специалистов. На базе именно этой платформы создано решение «Competentum.Инструктор», позволяющее использовать всю функциональность SharePoint для организации обучения. Например, можно реализовать процесс обучения работе с программными продуктами следующим образом: сотрудник видит на портале перечень доступных для него курсов, в том числе и обязательные (рис. 1). Проходить эти курсы он может постепенно, самостоятельно определяя удобное время для занятий.

Рис. 1. Главная страница системы дистанционного обучении «Competentum.Инструктор» с учебными заданиями и программами

Для организаторов процесса обучения доступна вся необходимая отчетность, позволяющая контролировать, сколько сотрудников уже прошли данный курс, как усвоили пройденный материал и способны ли работать с данным программным обеспечением. Но обычно даже у самого прилежного ученика возникают вопросы по работе с системой дистанционного обучения, которые он может решить в службе техподдержки, что отвлекает от работы не только его самого, но и ИТ-персонал. Система «Competentum.Инструктор» имеет средства размещения ссылок, по которым сотрудники найдут ответы на свои вопросы, не обращаясь в службу техподдержки, а также получат информацию о том, как ту или иную задачу, связанную с обучением работе с новыми программными продуктами, можно решить с помощью данного программного обеспечения.

Однако трудно заранее предусмотреть все возможные вопросы – необходима обратная связь, которая в «Competentum.Инструктор» реализована через систему мгновенных сообщений, блоги и вики, интегрированные с сервером Office Communications Server. Все это позволяет сотруднику, проходящему обучение, в любой момент обратиться к эксперту по изучаемой системе для получения ответа на специфические вопросы. Эксперт может, например, удаленно продемонстрировать работу изучаемой программы или провеcти Web-семинар сразу нескольким сотрудникам для пояснения трудных моментов.

Учеба и проверка

Подготовка учебных курсов по работе с различным программным обеспечением имеет определенную специфику. С одной стороны, эти курсы должны показать, как нужно работать с данной программой, а с другой с их помощью следует убедиться, что сотрудник усвоил пройденный материал.

Для проверки знаний при работе через порталы целесообразно использовать эмуляцию изучаемого программного обеспечения. Это позволяет сотруднику выполнять определенное задание непосредственно в самой изучаемой системе, через ее родной интерфейс. При этом учебный курс должен «понимать», в какое место экрана изучаемой системы сотрудник указал мышкой, на какую кнопку нажал, какую последовательность действий произвел, чтобы на основании этого оценить, выполнил он поставленную задачу или нет (рис. 2).

Рис. 2. Эмуляция работы Microsoft Excel

Для правильной эмуляции работы изучаемой программы можно использовать специальные инструменты, например Adobe Captivate, с помощью которых можно делать захват экрана, показывать движения курсора мыши, снабжать действия на экране комментариями, создавать разные режимы обучения, требующие от учащегося выполнения определенных действий. Такие инструменты позволяют, с одной стороны, записать сеанс работы с изучаемым продуктом, а с другой организовать тестирование, направленное на проверку полученных навыков.

Такого рода инструменты ориентированы на создание электронных курсов для оптимального обучения работе с программным обеспечением, но, например, элементы эмуляции программного обеспечения могут встраиваться и в обычные курсы. С помощью «Competentum.Инструктор» можно создать электронный курс, в котором вначале будут показаны слайды с учебными материалами, после этого будет записан пример работы с программным обеспечением, сопровождаемый голосовыми комментариями, а потом вставлены упражнения, которые нужно проделать с помощью эмулятора данного программного продукта. Если такой электронный курс разместить в системе дистанционного обучения на корпоративном портале, то сотрудники, контролирующие учебный процесс, будут получать информацию обо всех действиях, которые обучаемый произвел в рамках этого электронного курса, в частности узнавать, с какой попытки он справился с упражнением по работе с интерфейсом. Эта информация пригодится как для мониторинга учебного процесса, так и для понимания того, какие пункты работы с данным программным обеспечением являются наиболее сложными для сотрудников. Если обнаружится, что большинство из них выполняют какую-то операцию не с первого раза, значит, либо в курсе требуются какие-то дополнительные пояснения, либо стоит задуматься о том, как реализовать способ выполнения операции более понятным образом.

Денис Ковальчук (kovalchuk@competentum.ru) – директор по развитию бизнеса компании Competentum (Долгопрудный).


Новые Internet-технологии электронного обучения

Популярность электронного обучения в последние годы резко выросла, однако обучение на базе Web и новые концепции, такие как виртуальные аудитории, лаборатории и университеты, ставят множество новых вопросов.

http://www.osp.ru/os/2009/07/10456963

Корпоративное электронное обучение: тенденции и перспективы

Электронное обучение все чаще рассматривается как наиболее эффективный вид обучения, позволяющий, особенно в условиях экономического спада, оптимизировать процесс подготовки кадров.

http://www.osp.ru/os/2009/07/10463041

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF