Современная организация способна успешно существовать на рынке лишь при условии постоянного развития и адаптации под изменяющиеся условия ведения бизнеса. А это означает, что руководство компании, планируя и достигая определенных целей, постоянно сталкивается с управленческими проблемами: как спланировать работы, какие потребуются ресурсы и т. д.. Кроме того, решение этих вопросов всегда связано с неопределенностью, имеющей место при реализации проектов.

Текущая рабочая загрузка сотрудников предприятия обычно меняется в зависимости от проектов, ее нужно планировать и контролировать, что особенно актуально, когда на предприятии работает более 2 тыс. сотрудников, среди них 250 проектировщиков, одновременно выполняющих более 100 проектов. Для выполнения проектных работ на НПО «Аврора» используются разнородные системы и приложения: AutoCAD, «Компас», PCAD, ORCAD, Microsoft Office, Visio, специализированные САПР собственной разработки, а процессы согласования и внесения изменений до недавнего времени велись вручную. Требовалась система автоматизации работы с большим объемом технической документации (в существующем бумажном архиве имелось более 10 млн. единиц хранения), позволяющая снизить время на прохождение, согласование и утверждение документации, занимающее до 60% всего времени, отведенного на проект. Кроме этого, требовалось сократить время поиска прототипов изделий в архиве, используемых в новых разработках, что в конечном итоге должно повысить общую эффективность управления проектной деятельностью предприятия.

Постановка задачи

Перед разработчиками из группы поддержки системы управления проектами и электронного архива НПО «Аврора» были поставлены следующие задачи:

  • постепенный перевод существующего бумажного архива в электронный - структурированный в соответствии с электронной моделью разрабатываемых систем массив документации. Бумажный архив занимает на предприятии площадь более 1 тыс. м?: документы на бумаге, кальке и синьках, а его цифровой аналог - только 10 м? (DVD- диски емкостью 2,3 Тбайт с возможностью наращивания);
  • интеграция файловых массивов в систему управления документами (интеграция существующих на предприятии электронных образов документации в единое хранилище на DVD-дисках);
  • создание средств планирования, разработки и сохранения проектов в электронном виде (на основе собственной системы планирования работ и ее адаптации с Microsoft Project 2002);
  • автоматизация процессов согласования и внесения изменений (сокращение жизненного цикла документации и ускорение процессов внесения изменений в документацию из электронного архива);
  • повышение эффективности управления проектами и технологическим процессом разработки и производства изделия (автоматизация процедуры отслеживания сроков выполнения работ и оптимизации номенклатуры выпускаемой документации);
  • управление комплектами документации в ходе выполнения проектов, создание многоуровневой иерархической модели документации по проекту в соответствии с требованиями стандартов ISO 10303 STEP (создание электронного описания структуры разрабатываемых изделий);
  • создание электронного архива завершенных проектов и центра выпуска конструкторской документации;
  • создание хранилищ знаний для обеспечения деятельности разработчиков проектов.

После анализа имеющихся на рынке программных средств оказалось, что ни одна из готовых систем полностью не удовлетворяла поставленным задачам. Кроме управления проектами для предприятия требовалось осуществлять связь с электронной моделью системы. Покупка и внедрение дополнительных систем категории PDM (product data management — «управление данными об изделиях») потребовала бы достаточно больших ресурсов и в нашем случае представлялась нецелесообразным — в случае, если речь бы шла о комплексном переоснащении предприятия средствами САПР и PDM, решение, возможно, было бы иным. В результате преобладал экономичный подход — была приобретена относительно недорогая система Documentum, которую планировалось использовать только как базу данных для хранения объектов (документов) и классов Documentum Foundation Classes (DFC). Для решения поставленных задач была создана собственная система управления проектами (СУП) — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами (рис. 1).

Принципы построения СУП

В основу СУП были положены следующие базовые принципы. Проект — последовательность действий, имеющих начало и конец, преследующая определенные цели и использующая соответствующие ресурсы. Все проекты можно охарактеризовать по степени сложности и неопределенности. Проекты инициируются внутри компаний, но могут предполагать участие нескольких заинтересованных организаций. Для выполнения работ проекта привлекаются исполнители, оборудование и материальные ресурсы. Проекты, как правило, реализуются в рамках временных и бюджетных ограничений. Проект предполагает наличие плана достижения поставленных целей (комплекса работ), наличие системы полномочий и ответственности за достижение целей. Управление проектом — это управление деятельностью, осуществляемое посредством планирования и выполнения работ, координации действий специалистов и организаций, участвующих в проекте. В СУП система управления проектами рассматривается, как организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом.

Методы планирования и управления проектами, положенные в основу СУП, позволяют разбить всю формальную информацию на небольшие, поддающиеся контролю задачи и ресурсы, которые потребуются для их выполнения. СУП содержит набор функциональных средств, реализованных в виде программных модулей, помогающих спланировать работы, получив временные и ресурсные оценки для комплекса работ, а затем, в процессе выполнения, отслеживать ход работ, контролировать и при необходимости корректировать план.

Информационная модель, разрабатываемая Главным конструктором для создаваемого изделия должна позволить руководству принимать обоснованные решения на протяжении всего проектного цикла. Правильно построенная модель может обеспечить процедуру анализа качества выполнения работ по срокам и номенклатуре выпускаемой документации, фокусируя внимание руководства на достижении поставленных целей. Информационная модель проекта и организация работ в СУП может в дальнейшем подвергаться переработке и корректировке.

Применение в СУП формализованных методов управления проектами (каждому этапу в СУП ставятся в соответствие сроки, номенклатура разрабатываемой документации на основе электронной модели, а также трудоемкости разработки каждого документа в зависимости от сложности разрабатываемой системы) позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и своевременно корректировать ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов.

В системе управления проектами кроме заданий исполнителям на каждом этапе, присвоения временных и номенклатурных ресурсов, немаловажную роль играет определение состояния окончания этапов работ. Каждый этап работ в СУП заканчивается, каким-либо электронным документом: общетехнической или конструкторской документации в электронном архиве; актом о закрытии этапа; техническим заданием и т.п. Исходя из этого, система должна автоматически отслеживать наличие электронных документов в архиве и сигнализировать о закрытии этапов (наличие документов в электронном архиве), запуске последующих этапов или об окончании работ. При отсутствии документов в электронном архиве система должна оповещать пользователей в иерархии подчиненности о невыполнении работ и срыве этапов графиков.

Реализация

Обязательной частью любой СУП является электронный документооборот, интегрирующий все информационные потоки. В качестве основы выбрана система Documentum. Во-первых, Documentum предлагает объектно-ориентированную базу данных, позволяющую хранить в качестве объектов любые данные. Во-вторых, система позволяет хранить большие массивы данных, обеспечивая для них эффективный механизм поиска. В-третьих, Documentum имеет свой API, позволяющий разрабатывать и включать разрабатываемые модули в свои программные продукты, что может использоваться для создания пользовательского интерфейса разрабатываемых приложений или Web-порталов, а также для интеграции пользовательского интерфейса с производственными знаниями и логикой, управляющей данным приложением. К стандартным для индустрии инструментальным средствам и технологиям, которые используются в Documentum 4i, относятся Java, VJ++, Visual InterDev и Internet Explorer, а также средства разработки ASP и JSP. При разработке СУП мы использовали Documentum 4i, Microsoft Project 2000 Server и программные средства собственной разработки на базе .NET. Собственно Documentum используется только как база данных для хранения объектов системы; все остальные приложения — собственной разработки. Microsoft Project 2002 Server применяется для анализа проектов, черпая информацию из базы данных СУП и приложений собственной разработки.

Из структурной схемы СУП (рис. 2) видно, что система построена по модульному принципу, где каждый модуль выполняет определенные функции и может быть настроен для любой организации или выпускаемой продукции. Основой системы является универсальное клиентское место, которое в зависимости от прав пользователя, определяемых в модуле определения пользователя, подключает те или иные модули СУП.

Модуль определения пользователей взаимодействует с базами данных кадров, Active Directory, Documentum, самого СУП и электронного ключа eToken для аутентификации пользователя и формирования электронной подписи документации передаваемой в электронный архив. Программа состоит из двух совместно работающих частей: сервиса Windows 2000 и рабочей программы (клиентского места). Сервис запускается автоматически при старте операционной системы. При входе пользователя в систему программа определяет его имя в текущем домене, сверяет его с базой данных кадров (определяет табельный номер пользователя), просит поместить eToken в разъем USB, обращается к базе данных СУП за паролем к ключу eToken, считывает закрытую часть личного ключа пользователя используемого для подписи документов (подписывается HASH каждого документа по алгоритму MD5). При обращении к eToken выполняется проверка соответствия доменного имени пользователя с информацией на ключе. В случае несоответствия пользователю выдается сообщение, и запуск рабочей программы становится невозможен. В случае успешного чтения данных с ключа eToken происходит обращение к серверу за информацией об учетной записи администратора СУП (эта информация шифруется с помощью личного ключа текущего пользователя). Рабочая программа запускается от имени администратора документооборота и ей из базы данных Documentum по закрытому каналу передается информация о ключе текущего пользователя. После получения информации о ключе текущего пользователя, рабочая программа проверяет наличие документов, которые пользователь согласился подписывать автоматически и подписывает их.

Модули работ с электронным архивом, поиска документации, заимствования (документации, систем и т.п.) и создания версий документации совместно с базой данных DOCUMENTUM позволяют быстро осуществлять доступ и выбор информации, находящейся в электронном архиве. Модуль работ с документами обеспечивает создание систем, подсистем и документов из разных приложений: AutoCAD, Компас, PCAD, ORCAD, Microsoft Office, Visio и специализированные САПР собственной разработки. Содержимое документов стандартных приложений (AutoCAD, Компас, PCAD, ORCAD, MS Office, Visio и т.п.) связывается с помощью механизма буксировки. Кроме этого если используются САПР собственных разработок, то тогда свойствам каждого типа документа присваивается или шаблон или редактор вызывающий его из СУП (рис.3).

Рис. 3. Редактор свойств типа документа

Модуль управления жизненным циклом документации и модуль задач оповещения (с информацией через почтовый сервер) обеспечивают весь жизненный цикл работ для любых путей движения документации.

Для регистрации формальных взаимодействий участников проекта (передача документации на рассмотрение, отработку или утверждение, подготовка сопроводительных документов, протоколов разногласий участников, запросы информации и ответы на них, уведомления о необходимости внесения изменений и т.д.) используется электронный модуль служебной документации. Модуль перечня комплектности документации исходя из электронных моделей определяет весь перечень документации необходимый для создания систем с визуальным представлением. Модуль редактора моделей обеспечивает настройку, создание и редактирование любых конфигураций электронных моделей (конструкторской, эксплуатационной, служебной, технологической и др.). Модуль администрирования и модуль управления пользователями определяют весь набор функций администрирования и защиты информации. Модуль отчетов по работам предоставляет пользователям в Web-интерфейсе всю необходимую информацию по ходу работ с системами, документами и работ каждого пользователя системы СУП. Модуль работ с графиками обеспечивает создание сетевых графиков работ с привязкой по срокам, исполнителям, выпускаемой документацией и т.п., обеспечивает визуальное представление графиков в MS Visio 2000 и передает данные для анализа работ по проекту в MS Project Standard 2000, а по всем проектам в MS Project Server 2000. Типичные потоки взаимодействия модулей представлены на рис. 3.

База данных по проекту модуля работ с графиками содержит всю необходимую информацию для планирования, из которой каждый участник проекта может получать нужные ему данные: организационную структуру проекта и организации в целом; структуру людских ресурсов, которыми обладает организация и которые выделены на проект; структуру всех проектов, выполняемых в организации. С помощью модуля работ с графиками можно получить данные о фактических сроках выполнения работ, затраченных на это ресурсах и бюджете, оценить ход выполнения работ и т.д.

Используя электронную модель служебной документации с модулем задач оповещения и модуля работ с графиками, участник проекта может получить данные о ходе исполнения договорных обязательств и их оплате, состоянии разрабатываемой конструкторской документации или согласовываемых документов. Централизованное хранение данных по проектам позволяет автоматически контролировать заданные показатели; при их выходе за допустимые границы участники проекта получают уведомление соответствующего содержания.

Пользователи СУП определяются на основе базы данных зарегистрированных пользователей корпоративной сети (реализована на базе Active Directory) и кадровой базы данных. Уровни пользователей, их задачи и информация, необходимая для правильной организации работ, определяется в зависимости от структуры предприятия. Система формирует уникальную для каждой пары пользователь-документ цифровую подпись, подтверждающую согласие пользователей с содержимым документа (в соответствии с ГОСТ Р 34.10 — 2001, ГОСТ Р 34.11 — 2001.

В структуре работ с договорами система обеспечивает получение данных о договорных обязательствах, планируемых сроках их исполнения, запланированном объеме финансирования и др. данных, содержащихся в базе данных договоров предприятия. Система оценивает выполнение работ в соответствии с графиками на основании встроенных средств MS Project 2002. Система оповещает ответственного исполнителя о порученных ему работах, а также предупреждает пользователя по электронной почте (MS Outlook) о необходимости завершения работ. Кроме этого, система обеспечивает контроль хода выполнения работ путем отслеживания показателей выполнения проекта с выдачей отчетов о ходе выполнения работ с централизованным хранением всех данных по всем проектам.

Система обеспечивает взаимодействие между участниками проекта (передачу документации на рассмотрение, отработку или утверждение, подготовку сопроводительных документов, протоколов разногласий участников, запросы информации и ответы на них, уведомления о необходимости внесения изменений и т. д.). Поддерживает создание версии для документов, находящихся в архиве, при этом полностью копируется содержимое исходной версии и свойства документа (за исключением архивных) с автоматическим присваиванием последующего номера и назначением ответственного.

Система обеспечивает неизменность документов, их версий и основной части атрибутов в архиве. Система гарантирует, что:

  • за создание электронного документа, ответственен только один человек - разработчик;
  • за перемещение электронного документа в электронный архив, ответственен только один человек - работник архива;
  • при невыполнении любым участником жизненного цикла электронного документа своей части работы происходит оповещение всех должностных лиц, ответственных за изделие.

Маршрут согласования и утверждения электронного документа определяется на стадии создания документа и предоставляет возможности последовательного и параллельного визирования. Система обеспечивает изменение содержимого электронного документа только на стадии его создания и до поступления его в электронный архив. Система предоставляет возможность просмотра документов, созданных с помощью любых приложений. Система генерирует отчеты: о текущих работах пользователя до уровня указанного в графике; о текущих работах непосредственных подчиненных; о стадиях, в которых находятся документы для любой подсистемы; по договорам; о текущем состоянии работ для любого изделия.

Электронный архив технической документации располагается на DVD-дисках и находится в постоянном хранении. Временный архив служебной документации располагается на RAID-массивах, а служебная информация уничтожается через три года после окончания работ над конкретной системой.

Порядок работы с СУП

При входе в систему проверяются права пользователя (имя в текущем домене, запрос пароля из базы данных «Аврал», считывание закрытой части личного ключа пользователя, используемого для подписи документов). При успешном запуске в панели задач появится иконка рабочей программы «Аврал» и в ходе работы программа периодически проверяет поступление пользователю новых задач. Если такие задачи имеются, то на экран выводится соответствующее сообщение.

После начала работ на основании пускового приказа Главный конструктор создает в СУП проект начального уровня с соответствующим шифром договора, а далее автоматически создаются следующие разделы: конструкторская документация; общесистемная; служебная.

В общесистемной документации Главный конструктор создает подсистему, соответствующую типу проекта: техническое предложение; эскизный проект; технический; рабочий. Далее, в выбранном проекте Главный конструктор создает подсистему, соответствующую разрабатываемому изделию, с присвоением ей децимального номера, определением ответственных исполнителей и внесением данных о визировании. СУП, в соответствии с электронной моделью общесистемной документации, создает перечень обязательной документации на изделие. К обязательной можно добавить еще другие документы из электронной модели в соответствии техническим заданием на разработку изделия. Одновременно назначаются ответственные исполнители за разработку каждого документа.

В служебной документации на разрабатываемую систему Главный конструктор создает подсистему типа «Служебная переписка» где, в свою очередь, формирует «План-график». В окне «Текущая работа» в «Общесистемной документации» Главный конструктор выбирает документ (перечень комплектности) и заполняет его в соответствии с техническим заданием на разработку изделия. После согласования и перемещения перечня комплектности в архив все созданные подсистемы, комплексы, комплекты и т.п. будут иметь внутри только перечень документов, указанный в комплектности. Затем в окне «Текущая работа» Главный конструктор выбирает документ «План-график», выбирает шаблон графика, соответствующий типу создаваемого проекта, редактирует позиции, привязывает к узлам графика документы, которые требуются для закрытия этапа работ и назначает ответственных исполнителей. После согласования, утверждения и помещения «План-графика» в архив СУП начинает отслеживать выполнение этапов работ. Главный конструктор может следить за выполнением работ с помощью MS Project Server 2002 и «Отчетов по состоянию дел». Критическая информация поступает по электронной почте. Главный конструктор может удалять любые документы в системе, согласовывать поступившие к нему документы и отправлять их на доработку.

После поступления работ от Главного конструктора Начальник отдела создает в СУП подсистемы, входящие в зону его ответственности, присваивает им децимальные номера и определяет ответственных за разработку. В СУП в соответствии с электронной моделью общесистемной документации создается перечень обязательной документации на разрабатываемые подсистемы. В «Служебной переписке» Начальник отдела создает документ типа «План-график» с названием, соответствующим названию разрабатываемой подсистемы далее он может выполнять действия, аналогичные предусмотренным для Главного конструктора. Информация о новых работах для Начальника отдела поступает три раза в день.

После поступления работ от ГК или Начальника отдела Начальник лаборатории или ответственный за Визирование документации на изделие создает в СУП подсистемы своей ответственности и работает с ними в уже описанном выше порядке.

После поступления работ от руководства разработчик или конструктор создает документы в соответствующих САПР и привязывает их к учетным карточкам. Разработчик или конструктор: отвечает за заполнение учетной карточки к данному документу; на основе поступивших замечаний вносит изменения в оригинал документа. Информация о новых работах для разработчика или конструктора поступает три раза в день. За выполнением работ он следит с помощью средств анализа работ из «Отчетов по состоянию дел». Критическая информация поступает по электронной почте.

После поступления работ на согласование от всех перечисленных категорий сотрудников нормоконтролер согласовывает документацию в соответствии с перечнем комплектности (проверка поступивших к нему документации проводится автоматически на основании перечня комплектности) и прохождением документации по жизненному циклу. Затем передает разработанные документы далее по жизненному циклу работникам архива, которые заполняют архивные свойства учетной карточки поступивших документов, заполняют список рассылки документации для передачи на производство, для вывода на печать или записи на внешние носители. После этого документация перемещается в электронный архив.

Кроме перечисленных этапов работ СУП обеспечивает: поиск информации в архиве, заимствование подсистем и документации, находящейся в архиве, создание новых версий документов, предоставление информации о поступлении пользователям новых задач от непосредственных начальников и т.п.

Ожидаемые результаты

Внедрение СУП планируется осуществлять в два этапа. На первом (текущем) средствами СУП будут созданы три изделия с привлечением около 200 разработчиков, будет проведено сканирование и помещение в электронный архив документации из бумажного архива. Полное внедрение (2004 г.) предполагает перевод предприятия на работу с СУП и здесь ожидается:

  • увеличение производительности труда сотрудников за счет сокращения жизненного цикла разработки документации и правильной организации распределения работ (до сих пор при распределении работ часто забывали разработать тот или иной документ, а также загрузка работами осуществлялась только на уровне подразделений);
  • повышение оперативности при получении необходимых для работы документов и данных;
  • сокращение циклов разработки и согласования документов;
  • повышение дисциплины ведения документации;
  • отказ от бумажной технологии хранения и обработки документов;
  • повышение эффективности совместной работы сотрудников над изделием;
  • переход на технологию централизованного хранения документов, избавляющей от необходимости многократного копирования;
  • интеграция с программными пакетами, используемыми на предприятии;
  • повышение конкурентоспособности предприятия благодаря эффективной обработке информации.

В перспективе планируется подключение СУП к системе «1C: Предприятие», что позволит оперативнее распределять премии по результатам работы над проектами. Намечается также создание интерактивных справочных руководств по работе с СУП и создание Web-портала технической поддержки для пользователей, работающих в филиалах.

Сергей Рассказов (mail@avrorasystems.com) — главный конструктор системы управления проектами, ведущий инженер-программист «НПО Аврора», (Санкт-Петербург).


НПО «Аврора» осуществляет автоматизацию оборудования энергетических установок, электроэнергетических и общекорабельных систем, средств управления движением подводных лодок, надводных кораблей и судов, судов на воздушной подушке, на подводных крыльях, глубоководных аппаратов и станций, а также создает автоматизированные системы управления объектом в целом и комплексные интеллектуальные тренажеры. Создание систем автоматического управления и контроля для объектов промышленной энергетики, включая атомные и тепловые электростанции, блоки с перспективными ядерными реакторами, геотермальные электростанции, котельные, — еще одно из направлений деятельности НПО.

В рамках конверсионных направлений работ в объединении создана комплексная бортовая система управления движением российского скоростного электропоезда «Сокол», первая система изготовлена и поставлена для испытаний в составе поезда; ведется разработка комплексной информационно-управляющей системы для трамвая нового поколения.

Одним из новых направлений работ является создание системы автоматического управления, регулирования и контроля процессов сепарации, очистки, перекачки и хранения нефтегазопродуктов.

НПО обеспечивает полный, законченный цикл создания систем: от стадий исследований и разработок до гарантийного и послегарантийного обслуживания и ремонта.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями