Системы управления документами возникли в начале 90-х годов в ответ на растущую потребность совместного использования, хранения и поддержки электронных документов различных форматов, доля которых в общем объеме документооборота предприятий год от года увеличивалась. К этому времени предприятия уже испытывали большие трудности с обработкой информации: содержимое разнородных хранилищ использовалось крайне неэффективно, а поиск критичных для бизнеса сведений требовал слишком большого времени.

На сегодняшний день созданы индустриальные системы централизованного управления распределенными хранилищами информации, представленной в любых форматах, в том числе изображения, файлы различных офисных приложений и систем CAD/CAM. Дальнейшее развитие технологии управления документами получили в связи с распространением на процессно-ориентированной методологии управления. В основе этой методологии лежит поддержка ключевых бизнес-процессов, пронизывающих функциональные подразделения традиционной иерархической или дивизионной организационной структуры предприятия (рис. 1). Возможности систем управления документами существенно расширились за счет функциональности workflow, а автоматизация бизнес-процессов, ориентированных на документы, послужила ключом к дальнейшему повышению эффективности предприятий.

Потребовалось десять лет для того, чтобы технологии управления документами вошли в практику корпоративных информационных систем. Сегодня необходимость управлять документами на протяжении всего их жизненного цикла, пожалуй, уже не нуждается в доказательствах. Обобщая опыт этих лет, можно перечислить набор обязательных функциональных и технических требований к современным системам управления электронными документами.

Поддержка различных форматов

Не секрет, что в современных компаниях размыто само понятие «документ». Сегодня оно включает в себя различные представления информации, необходимые для повседневной деятельности: файлы, созданные офисными и графическими пакетами, текстовые документы, структурированные данные, мультимедийные данные, данные специализированных приложений и систем. Для управления всем разнообразием информации современные системы управления электронными документами поддерживают хранение и отображение сотен основных форматов представления данных, позволяют переводить их в универсальные форматы, такие как PDF, XML или HTML, а также автоматически хранить различные версии документа.

Ввод и обработка образов бумажных документов

Индустриальные системы управления документами содержат встроенные средства для индивидуального и потокового сканирования бумажных документов с их последующей оцифровкой или обработкой в виде растрового формата как электронного изображения, например, с наложением послойных комментариев различными пользователями. По окончании процесса обработки растрового документа он может помещаться в архив на медленных внешних носителях или уничтожаться. Распознавание содержимого документов из хранилища может быть выполнено в любой момент по запросу, например, в целях создания на основе хранимого документа копии для редактирования.

Интеграция с офисными приложениями

Корпоративные системы управления документами дают возможность доступа непосредственно из бизнес-приложения. Например, при сохранении текста из текстового процессора пользователь в ходе стандартного диалога вместо окна файловой системы, через которое традиционно указывается сетевое размещение файла, получает специальную атрибутивную форму. При заполнении этой формы создается логическое описание документа, которое впоследствии может быть использовано в качестве запроса на этот документ, другим пользователем с соответствующими правами доступа.

Управление версиями и атрибутами

Системы управления документами не могут быть внедрены в масштабах предприятия без поддержки версионности документов. Каждая версия, помимо внутренней нумерации и целостности ссылок, должна содержать необходимые комментарии, позволяющие понять сущность отличий версии, а также позволять задавать отдельные атрибуты на каждую версию, что дает возможность в любой момент времени проследить всю историю обработки документов разными пользователями (рис. 2).
Рис. 2. Система управления версиями

При атрибутировании документа пользователь заполняет определенную электронную форму, которая создается при помощи стандартных графических средств без программирования и дает возможность вносить изменения в состав атрибутов в ходе эксплуатации системы без риска нарушить бизнес-логику обработки документов. Атрибуты документа обычно хранятся в промышленной СУБД, а содержимое документа — в закрытом разделе файловой системы, защищенной от доступа извне. Это позволяет организовать атрибутивный поиск, доступ к полям атрибутивной карточки в соответствии с указанными правами, проводить аудит, интегрировать атрибутивные данные с уже существующими корпоративными справочниками (например, со справочником организационной структуры), минимизировать нагрузку на систему хранения и управления документами в целом, разумно распределив ее между файловой системой и базой данных, а также поддерживать однозначное соответствие между физическим местонахождением содержимого документа и его электронной атрибутивной формой. Такая архитектура делает возможной как автоматическую миграцию данных по настраиваемым администратором правилам на внешние медленные носители, так и территориально распределенные, но централизованно управляемые хранилища электронных документов.

Составные документы

Современные системы управления электронными документами обеспечивают возможность создания предопределенных структур составных документов, каждая часть которых в свою очередь является самостоятельным документом со своими правами доступа, процессами коллективной разработки и этапами жизненного цикла. Эта функциональность позволяет формировать электронные подшивки, основанные не на физической, а на логической подборке документов по произвольным признакам. Благодаря этому один и тот же реальный первичный документ, содержащийся в оригинальном виде в хранилище, может отображаться в различных виртуальных подборках, посвященных разным тематикам, к которым может иметь отношение документ. Это повышает прозрачность доступа к документам, позволяя разделить доступ и полномочия разных подразделений, участвующих в комплектации виртуальной подшивки. Кроме того, виртуальный документ сам по себе может участвовать в различных бизнес-процессах и иметь собственные права доступа и этапы жизненного цикла. В случае изменений содержания составных компонентов виртуальной подшивки документа происходит автоматическая проверка ссылочной целостности на предмет отражения изменений в связанных документах.

Полнотекстовый поиск и анализ документов

Сегодня невозможно представить себе работу системы управления документами без поддержки механизма поиска по содержанию и атрибутам. Существуют решения в области полнотекстового анализа текстов (во многих из них имеется поддержка русского языка), которые встраивают этот механизм внутрь стандартной поисковой карточки с возможностью сужения запроса. Есть и специализированные профессиональные системы лингвистического анализа, позволяющие работать с хранилищами ведущих систем управления документами наравне с другими стандартными источниками текстовых документов (электронная почта, файловая система, текстовые поля баз данных, Web-страницы), а также реализовывать более тонкие механизмы извлечения неявных знаний, когда сам предмет поиска заранее не формализован. Это достигается при помощи запросов на естественном языке, автоматического аннотирования текстов, рубрикации текстов по обучающим выборкам и автоматической классификации текстов на непересекающиеся различимые по смыслу области без предварительного задания критериев различия.

Управление этапами жизненного цикла документа

Фактически любая система декларирует сегодня поддержку функции управления жизненным циклом документа, однако только несколько продуктов предоставляют возможность без программирования создавать произвольные этапы жизненного цикла и графически задавать их свойства. Переход документа с одного этапа на другой осуществляется при выполнении заданного условия изменения какого-либо свойства документа, например, формата, прав доступа, вида атрибутивной карточки. Перевод этапов жизненного цикла должен осуществляться как вручную, так и автоматически, например, при наступлении внешнего события (заполнение поля атрибутивной карточки, наступление этапа бизнес-процесса обработки документа или календарного срока и т.д.).

Управление бизнес-процессами

Автоматизация бизнес-процессов позволяет добиться снижения непроизводительных потерь времени на передачу результатов выполнения функциональных задач на другие рабочие места или в другие подразделения, поддержать прозрачность управленческих регламентов и их воспроизводимость, что в итоге позволяет обеспечить следование стандартам качества ISO 9000 на уровне управления предприятием.

В отличие от традиционного подхода к программированию жесткой бизнес-логики в программном ядре прикладных систем, не допускающем внесения изменений в процедуры обработки без нового этапа программирования и фактически заставляющего предприятия держаться за устаревшие бизнес-процессы, системы управления документами стали полноценно поддерживать технологии поддержки потоков документов. Поддержка бизнес-процессов на основе workflow-технологий дает возможность при помощи графического редактора создавать произвольные маршрутные схемы, назначать правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому (рис. 3). Это, в свою очередь, обеспечивает визуальный или табличный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью вложенности подпроцессов, распределения заданий между пользователями, определение логики выбора маршрута, передачу прав исполнения, рассылку уведомлений, подключение внешних данных и событий.

Рис. 3. Графический редактор бизнес-процессов

Управление содержанием

Повседневная деятельность предприятий сегодня немыслима без применения Internet-технологий, расширяющих понятие электронного документа. Ведущий эксперт по технологиям управления документами Майкл Саттон предлагает определить документ как «официальную публикацию, указ, директиву» [1]. В терминах современного бизнеса это определение можно переформулировать так: «не противоречащая закону запись о сделке или касающемся бизнеса решении». Можно расширить это определение, включив в него документы, публикуемые в Web, электронные каталоги, интерактивные руководства по эксплуатации, поступающие через Сеть запросы на поставку, цифровые файлы, содержащие звуковую и видеоинформацию, графические изображения и т.п. Относительно недавно возникли совершенно новые каналы доступа к таким документам, например, доступ к банковскому счету с мобильного телефона. Это настолько далеко от обиходного значения слова «документ», что для обозначения их совокупности стали использовать термин content («содержание»), а связанные с ее управлением средства стали называть Enterprise Content Management (ECM).

Системы управления содержанием корпоративного уровня, согласно определению Gartner, объединяют технологии управления документами и бизнес-процессами (Document Management & Workflow), содержанием сайтов (Web Content Management), структурированными данными (Fixed Content Management) и медиаданными (Digital Asset Management). Они характеризуются единой средой управления любой неструктурированной информацией, независимо от ее формата, способа доступа к ней, источника содержания, а также способа публикации и распространения (рис. 4).

Рис. 4. Структура систем управления содержанием корпоративного уровня

Фактически с приходом ECM-систем на рынок средств автоматизации стираются последние грани между бизнес-приложениями, работающими с различными видами неструктурированной информации, а также различия между интеллектуальными активами предприятия, находящимися внутри корпоративной сети и за ее пределами. Возможен обмен данными на основе единого хранилища в формате XML; это позволяет связать унаследованные системы с современными системами в рамках единого процесса поддержки жизненного цикла предприятия (рис. 5).

Рис. 5. ECM как средство интеграции данных предприятия

Литература
  1. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методологии внедрения. // Азбука, Б-Микро, 2002.

Елена Стрелкова (elena.strelkova@documentum.ru) — менеджер компании «Документум Сервисиз СНГ».


Технические требования
Для того чтобы крупные предприятия могли полноценно использовать функциональные возможности индустриальных систем управления документами, необходимо выполнение ряда технических требований.

Масштабируемость — способность системы поддерживать работу необходимого числа одновременно работающих пользователей и выполняемых задач; поддержка необходимого числа объектов хранения, в том числе в распределенной конфигурации; синхронизация содержания распределенного хранилища; перемещение отдельных документов по заявкам пользователей из одного хранилища в другое; поддержка полноценной работы мобильных пользователей с любым из хранилищ без ограничения функциональных возможностей.

Открытость и многоплатформность — способность к интеграции с любыми внешними открытыми приложениями через стандартные интерфейсы межпрограммного взаимодействия (WfMC, XML, COM/DCOM, J2EE), наличие готовых шлюзов к наиболее распространенным офисным и деловым приложениям, прозрачная интеграция со стандартными пользовательскими интерфейсами.

Безопасность, поддерживаемая средствами разделения прав доступа, интегрированными по спискам пользователей и структурой, имеющей как минимум следующие уровни доступа к документам:

  • "нет" (пользователь не видит документа в системе);
  • "просмотр" (пользователь может просматривать учетную карточку, но не видит содержание документа);
  • "чтение" (пользователь может только просматривать атрибуты и содержание документа);
  • "связь" (пользователь может создавать аннотации к документам и создавать логические ссылки на документы);
  • "версия" (пользователь может редактировать документ, но только с созданием новой версии);
  • "запись" (пользователь может редактировать документ с записью поверх предыдущей версии);
  • "удаление" (пользователь может удалять документ).

Система безопасности согласована со средствами генерации отчетов и распределенного поиска с гибким механизмом назначения прав по ролевому и по персональному признаку и возможностью изменения прав доступа к документу на протяжении его жизненного цикла. Требования к безопасности включают также возможность интеграции с открытыми по межпрограммным интерфейсам произвольными западными или российскими средствами криптографической защиты, аутентификации и электронной подписи.

Настройка без программирования на широкий спектр функциональных задач, решаемых на базе единого хранилища, а также возможность создания вертикальных приложений на основе стандартных средств разработки.

Documentum
Еще совсем недавно аналитики предсказывали появление продуктов, основанных на комбинации технологий управления содержанием, средств коллективной работы и поддержки распределенных команд, многоканального доступа к информации, включая Web-доступ и доступ с мобильных устройств, технологий поиска, основанных на классификации и категоризации, автоматизации бизнес-процессов и обеспечения единого интерфейса для доступа пользователей внутри и вне предприятия посредством портальных технологий. В сентябре 2002 года компания Documentum выпустила продукт такого класса — Documentum 5, расширенный функционалом управления медиаданными и представляющий собой единое решение для работы с неструктурированной информацией при бесшовной интеграции с различными бизнес-приложениями. Интеграция обеспечивается набором программных модулей Content Services, позволяющих связать содержание с приложениями других производителей.

Созданная для работы пользователей самого разного уровня, платформа Documentum 5 предоставляет интуитивно понятный интерфейс, который может быть настроен на потребности конкретного пользователя. Полноценный доступ к средствам управления содержанием пользователи могут получить как из собственного интерфейса Documentum, так и из интерфейса пользовательских приложений или корпоративных систем, таких как SAP или Siebel.

Важное новшество Documentum 5 — Team Manager, портал для поддержки коллективной работы с развитыми возможностями календарного планирования и управления проектами. Этот компонент реализует технологии сотрудничества в рамках проектной группы, позволяя создавать новые проекты или использовать уже существующие как шаблон для нового проекта, определять этапы, действия и контрольные точки в рамках, назначать пользователей и определять их роли в проекте, персонализировать информацию и просматривать срезы состояния проекта, обеспечивать общение пользователей, а также обеспечивать контроль исполнения проектов в целом и их отдельных этапов, что является необходимым дополнением автоматизации бизнес-процессов для задач построения единого масштабируемого информационного поля организации.

Платформа предусматривает интеграцию с широким набором средств разработки приложений, а также предоставляет разнообразные возможности управления различными видами неструктурированной информации.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями