Как справедливо заметил Корнелиус Берк, автор предисловия к одной из рецензируемых книг, «здесь предлагается вариант решения проблемы информационного менеджмента, над поисками которого бились сотню лет или больше и который позволяет получить контроль над всеми записями и документами предприятия».

Майкл Дж. Д. Саттон, «Корпоративный документооборот». СПб.: «БМикро», «Азбука», 2002 г., 416 с., с ил.
Нам представилась возможность рассказать о двух новых книгах, посвященных корпоративной организации: первая охватывает западный опыт, а вторая предлагает сведения об отечественных разработках.

«Корпоративный документооборот» Майкла Саттона — книга о принципах, технологии и методологии внедрения управления информацией. Значительный объем (более 400 страниц) позволяет подробно рассмотреть вопросы, связанные не только с обширной терминологией предметной области документооборота, но и с его системной организацией. Книга посвящена подсистемам обработки документов и предназначается пользователям и разработчикам. Управление, привязанное к процессам документооборота, является важнейшим средством, обеспечивающим эффективность таких подсистем, поэтому почти половина глав так или иначе обыгрывает понятие «управление». Автор трактует корпоративный документооборот как совокупность систем, поддерживающих работу сотрудников предприятия с документами. Управление понимается, как «разработка и поддержка условий, при которых ресурсы, отсортированные по группам, смогут давать должную отдачу и эффективно использоваться для достижения общих целей». В книге принято толкование управления документооборотом, как управление документацией — «процессом наблюдения и контроля за официальными деловыми бумагами фирмы».

В качестве разрешения проблемы управления документооборотом в книге предлагается создать на предприятии систему управления документооборотом (СУД), жизненный цикл которой проходит ряд стадий: принятие решения о переходе к управлению документооборотом; преодоление препятствия на пути внедрения СУД; планирование разработки документооборота; формирование политики и распределение ролей; определение архитектуры управления. Затем происходит переход к разработке концептуальной, логической и предметной моделей СУД. Завершением является организация проекта, создание бизнес-проекта и управление проектом разработки системы документооборота.

В приложении дается информация об аппаратном и программном обеспечении СУД, включая сведения о представленных на рынке системах, ссылки на поставщиков систем и поддерживающие платформы. В книге имеется глоссарий, содержащий не только раскрытие используемых аббревиатур, но и толкование важных понятий. Приводится малодоступная русскоязычному читателю библиография.

Книга, несомненно, найдет своего читателя в России, учитывая изложенный в ней опыт разработки систем документооборота. Вместе с тем, необходимо обратить внимание, что автор придерживается представления системы через бизнес-процессы, а не через ее состояния, поэтому при толковании управления исходит не из понятия обратной связи и наличия критериев качества (например, наименьшее время обработки документа на данном участке), что лишь в редких случаях позволяет построить эффективное управление документами. В книге такого объема хотелось бы видеть больше иллюстративного материала, а также отражения роли персонала; представленная роль менеджера, который лишь организует процесс, явно недостаточна с точки зрения, как понимания функционирования системы, так и управления процессами. К сожалению, состав продуктов и поставщиков на отечественном рынке отличается от представленных в книге; нашему заинтересованному читателю придется затратить определенные усилия на поиск аналогов.

Книга «Правда об электронном документообороте» содержит современные представления о СУД, но выгодно отличается в подходе к теме. Во-первых, явно присутствует исторический аспект. Следовательно, читатель может получить представление не только о развитии знаний о документах, но и о технологиях работы с ними и организационных формах документооборота. Во-вторых, концентрация внимания на отечественных или доступных на внутреннем рынке электронных СУД, делает данную книгу особенно привлекательной. В-третьих, обсуждение вопросов экономической эффективности позволяет расширить круг заинтересованных лиц — много внимания уделено типизации организации, разрабатывающей и внедряющей электронный документооборот, а также факторам повышения его эффективности, в том числе благодаря измерениям документооборота (объема, скорости движения документов и стоимости отдельных видов обработки). В-четвертых, отдельная глава посвящена обсуждению перспектив развития систем документооборота. Список литературы отличает не только включение русскоязычных работ, но и национальных стандартов.

Несомненный интерес представляют страницы, на которых рассказано о результатах внедрения систем документооборота в отечественных компаниях. Наибольшее внимание в книге уделено методологии проектирования, разработки и внедрения СУД, в основу которой положен метод разработки и внедрения корпоративных информационных систем коллективного пользования (Accelerated Value Method).

К сожалению, в книге очень слабо используются модельные представления систем документооборота, не служит эффективности убеждения читателя и не позволяет разобраться в проблемах управления документооборотом. nДокументооборот в книгах

Нам представилась возможность рассказать о двух новых книгах, посвященных корпоративной организации: первая охватывает западный опыт, а вторая предлагает сведения об отечественных разработках.

«Корпоративный документооборот» Майкла Саттона — книга о принципах, технологии и методологии внедрения управления информацией. Значительный объем (более 400 страниц) позволяет подробно рассмотреть вопросы, связанные не только с обширной терминологией предметной области документооборота, но и с его системной организацией. Книга посвящена подсистемам обработки документов и предназначается пользователям и разработчикам. Управление, привязанное к процессам документооборота, является важнейшим средством, обеспечивающим эффективность таких подсистем, поэтому почти половина глав так или иначе обыгрывает понятие «управление». Автор трактует корпоративный документооборот как совокупность систем, поддерживающих работу сотрудников предприятия с документами. Управление понимается, как «разработка и поддержка условий, при которых ресурсы, отсортированные по группам, смогут давать должную отдачу и эффективно использоваться для достижения общих целей». В книге принято толкование управления документооборотом, как управление документацией — «процессом наблюдения и контроля за официальными деловыми бумагами фирмы».

В качестве разрешения проблемы управления документооборотом в книге предлагается создать на предприятии систему управления документооборотом (СУД), жизненный цикл которой проходит ряд стадий: принятие решения о переходе к управлению документооборотом; преодоление препятствия на пути внедрения СУД; планирование разработки документооборота; формирование политики и распределение ролей; определение архитектуры управления. Затем происходит переход к разработке концептуальной, логической и предметной моделей СУД. Завершением является организация проекта, создание бизнес-проекта и управление проектом разработки системы документооборота.

В приложении дается информация об аппаратном и программном обеспечении СУД, включая сведения о представленных на рынке системах, ссылки на поставщиков систем и поддерживающие платформы. В книге имеется глоссарий, содержащий не только раскрытие используемых аббревиатур, но и толкование важных понятий. Приводится малодоступная русскоязычному читателю библиография.

Книга, несомненно, найдет своего читателя в России, учитывая изложенный в ней опыт разработки систем документооборота. Вместе с тем, необходимо обратить внимание, что автор придерживается представления системы через бизнес-процессы, а не через ее состояния, поэтому при толковании управления исходит не из понятия обратной связи и наличия критериев качества (например, наименьшее время обработки документа на данном участке), что лишь в редких случаях позволяет построить эффективное управление документами. В книге такого объема хотелось бы видеть больше иллюстративного материала, а также отражения роли персонала; представленная роль менеджера, который лишь организует процесс, явно недостаточна с точки зрения, как понимания функционирования системы, так и управления процессами. К сожалению, состав продуктов и поставщиков на отечественном рынке отличается от представленных в книге; нашему заинтересованному читателю придется затратить определенные усилия на поиск аналогов.

Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова, «Правда об электронном документообороте». М.: «ДМК Пресс», 2002 г., с. 224, с ил.
Книга «Правда об электронном документообороте» содержит современные представления о СУД, но выгодно отличается в подходе к теме. Во-первых, явно присутствует исторический аспект. Следовательно, читатель может получить представление не только о развитии знаний о документах, но и о технологиях работы с ними и организационных формах документооборота. Во-вторых, концентрация внимания на отечественных или доступных на внутреннем рынке электронных СУД, делает данную книгу особенно привлекательной. В-третьих, обсуждение вопросов экономической эффективности позволяет расширить круг заинтересованных лиц — много внимания уделено типизации организации, разрабатывающей и внедряющей электронный документооборот, а также факторам повышения его эффективности, в том числе благодаря измерениям документооборота (объема, скорости движения документов и стоимости отдельных видов обработки). В-четвертых, отдельная глава посвящена обсуждению перспектив развития систем документооборота. Список литературы отличает не только включение русскоязычных работ, но и национальных стандартов.

Несомненный интерес представляют страницы, на которых рассказано о результатах внедрения систем документооборота в отечественных компаниях. Наибольшее внимание в книге уделено методологии проектирования, разработки и внедрения СУД, в основу которой положен метод разработки и внедрения корпоративных информационных систем коллективного пользования (Accelerated Value Method).

К сожалению, в книге очень слабо используются модельные представления систем документооборота, не служит эффективности убеждения читателя и не позволяет разобраться в проблемах управления документооборотом.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями