Рыночные преобразования в странах бывшего СССР сопровождаются множеством проблем. Одна из них — безработица. Облегчение условий существования незанятого населения, помощь в поиске работы, установление взаимосвязей между работодателями и производственными ресурсами — эти задачи в Украине решает Государственная служба занятости, где ведется разработка единой информационно-аналитической системы. Этой осенью проект вступил в решающую фазу: к опытно-промышленной эксплуатации системы перешли центры занятости пилотного региона — Житомирской области.

Служба занятости Украины — организация, объединяющая почти 700 центров со штатом в 14,5 тыс. сотрудников. В прошлом году на учете в центрах занятости состояло около 3 млн. человек, а по состоянию за 10 месяцев текущего года число безработных уже перевалило за 2 млн. Деятельность службы связана с обработкой огромных массивов информации по незанятому населению, рабочим местам, предприятиям страны, стратегическим и основным партнерам в лице работодателей.

Компьютеризация службы занятости была начата с первого года ее существования, но велась довольно стихийно. Была разработана программная система для информационного сопровождения работы службы, однако его функциональность ограничивалась учетом и статистикой, без непосредственной поддержки приема и обслуживания населения.

Наталия Иванова, директор Государственного центра занятости Министерства труда и социальной политики Украины: «Сегодня служба занятости — единственная структура в Украине, имеющая четко прописанную схему организации приема посетителей. Благодаря этому удалось добиться практически полной ликвидации очередей, несмотря на то, что через некоторые центры занятости в день проходит более тысячи человек. Ряд экспертов оценивают нашу разработку как своеобразное ноу-хау Украины в социальной сфере, поскольку подобной информационной системы нет во многих других странах»
«Несколько лет назад мы почувствовали себя в тупике, — отмечает Наталия Иванова, директор Государственного центра занятости (ГЦЗ) Министерства труда и социальной политики Украины. — И тогда серьезно задумались о разработке новой, глобальной информационной системы, которая объединила бы центры занятости по всей стране, перераспределив функции центров по иерархии, освободив работников базовых центров для непосредственной работы с населением».

Был проведен тендер по выбору генерального подрядчика для осуществления комплексной информатизации, в котором победила украинская компания «БМС Консалтинг». Разработка нового программного обеспечения для технологического сопровождения процедур обслуживания населения и поддержки других задач службы занятости была возложена на киевскую компанию Softline.

Функции системы

К моменту начала разработки в Государственной службе занятости Украины уже витали идеи формализации процессов, выполняемых этой структурой. Постоянные очереди в центрах занятости, схематичность работы, отсутствие единых процедур и правил — все это мешало нормальному обслуживанию посетителей.

Созданию информационной системы предшествовала формализация деятельности службы занятости в целом. Сегодня технология обслуживания клиентов утверждена, запатентована и является настольной книгой всех работников каждого центра занятости. Описание технологии, изданное в солидном зеленом переплете, коллеги из Министерства труда США окрестили «Зеленой библией», которой и следовали специалисты Softline.

Повышение качества и оперативности оказания помощи социально незащищенным людям должно стать главным результатом внедрения технологии обслуживания и инструмента ее информационного сопровождения — системы «Служба занятости». Основные задачи, которые решает система — это обслуживание в оперативном режиме, поиск подходящих вакансий для безработных, начисление пособий и подбор специалистов для работодателя. В системе должна формироваться единая информационная база в масштабе всей страны, содержащая данные по профессиональной подготовке людей и по структуре вакансий у работодателей. Центры занятости получают возможность установить связь между обеими заинтересованными сторонами.

Раньше информация о вакансиях, динамике предложений и тенденциях на рынке труда появлялась у сотрудников центров занятости только в конце месяца, когда можно было посмотреть результаты работы старой статистической программы. Новая система позволит видеть ее ежедневно, а информация о вакансиях станет поступать в систему по мере возникновения вакансий. Это означает, что посетителям службы занятости не придется дожидаться определенной даты для решения вопроса трудоустройства. Сотрудники службы уже непосредственно в течение приема посетителя будут видеть актуальные данные о вакансиях. Более того, система, которая предоставляет информацию по вакансиям в реальном времени, позволит автоматически сопоставлять предложения работодателя и запросы претенденту, приглашать человека, как только найдено подходящее место (рис. 1).

Первые результаты

Данные в системе вводятся один раз, после чего становятся доступными всем заинтересованным пользователям. Допустим, регистрируется новое учебное заведение, которое будет предоставлять безработным услуги по переподготовке. Информация о нем сразу становится известна и финансовым органам, и отделам, отвечающим за связь с работодателями, поэтому учебному заведению удается быстро набрать слушателей с привлечением средств Фонда страхования на случай безработицы.

Функции финансового управления — немаловажная составляющая единой информационной среды. Государственная служба занятости Украины является исполнительной дирекцией Фонда обязательного государственного социального страхования на случай безработицы. С этого года в стране введено государственное страхование на случай безработицы. Как объяснила Наталия Иванова, служба занятости выступает в роли оперативного распорядителя и исполнителя всех решений социальных партнеров, которые управляют деятельностью Фонда. А это означает, что под контролем сотрудников службы находятся серьезные финансовые потоки. Без информационной поддержки ситуацию с поступлениями в фонд, остатки на счетах можно увидеть и проанализировать только в конце месяца, когда уже нельзя повлиять на результаты. Новая система позволит управлять финансовыми ресурсами в режиме реального времени. Система обеспечит централизованное управление всеми финансовыми потоками, начиная с уровня областных центров занятости и вплоть до базовых центров в городах и районах Украины, что соответствует централизованной организации деятельности Фонда обязательного социального страхования на случай безработицы.

Система является инструментом для управления и организации работы службы занятости в целом. Служба становится прозрачной, руководитель может увидеть и оценить оперативную ситуацию, чтобы своевременно внести изменения в структуру и численность персонала тех центров, в которых наблюдаются наплыв посетителей и увеличение финансовых потоков. Кроме того, система поддерживает единую нормативно-справочную базу. Изменения в законодательстве, появление новых комментариев к законам и различных постановлений — едва ли не повседневная практика в условиях переходной экономики. С вводом в действие единой информационной системы выполнение новых установок уже не задерживается до тех пор, пока информация не пройдет весь долгий бюрократический путь до уровня базовых центров. Наличие единой для всей службы нормативной справочной базы позволяет централизованно и автоматически принимать новые директивы, как руководство к действию, сразу и повсеместно, на всех уровнях иерархии центров занятости.

Что касается такой важной операции, как начисление пособий по безработице, то с внедрением системы этот процесс упростился и ускорился. Расчет пособия можно теперь проводить одновременно по всей стране в ночные часы, не отвлекая компьютерные и людские ресурсы в рабочее время. Для построения единого информационного пространства необходима система синхронизации баз данных в различных центрах занятости. Эта задача решается в ночное время в автономном режиме.

Помимо реализации основных функций службы занятости по поддержке населения, связям с работодателями, контролю за поступлениями в Фонд социального страхования в системе создаются компоненты для автоматизации других аспектов деятельности центров занятости — бюджетирование, бухгалтерский учет, делопроизводство. Работа с каждым посетителем в центре сопровождается огромным пакетом документов. Объем бумажной работы настолько велик, что иногда руководство центров вынуждено было сокращать прием граждан на два часа для того, чтобы успевать обрабатывать документы. Автоматизация документооборота позволила упорядочить эти процессы и сократить временные затраты, а главное, дала возможность отделить их от выполнения работниками центров занятости своих непосредственных обязанностей.

Еще одна интересная разработка — информационный портал службы занятости. По словам Елены Шараевской, руководителя проекта от Softline, аналогичных решений пока нет ни у одной из госорганизаций Украины. Это будет не просто сайт службы занятости для публикации различной нормативной и справочной информации, а именно открытый корпоративный портал, интегрированный в единое информационное пространство службы занятости. В перспективе, когда работа над порталом будет завершена, любой человек, ищущий работу, сможет получить информацию о вакансиях, которые на текущий момент есть в базе данных, а работодатели получат прямой доступ к данным по предложениям необходимых им специальностей.

Социальный эффект

Создание единой информационно-аналитической системы делает реальным перераспределение функций в иерархии центров занятости (рис. 2). ГЦЗ определяет общую стратегию развития службы занятости и решает организационно-методические задачи. На областные центры, помимо организационно-методических, возложены функции контроля за деятельностью центров нижнего уровня, а основной приоритет в работе базовых центров занятости — непосредственная работа с населением.

Сергей Юхно, начальник отдела внедрения и сопровождения информационно-аналитической системы «Служба занятости»: «Система, построенная на основе «Мегаполис», отвечает требованиям, предъявляемым специалистами ГЦЗ — удобство пользовательских интерфейсов и, что самое главное, простота сопровождения системы».
Однако традиционно ситуация складывалась таким образом, что сотрудники центров базового уровня, ведущие прием посетителей, вынуждены параллельно начислять пособия по безработице, выполнять работы по статистическому учету, готовить аналитические отчеты и даже заниматься прогнозированием. В итоге время на общение с клиентом вынужденно сокращается. Между тем, в ходе приема необходимо поговорить с человеком, выяснить его возможности, желания, попытаться повлиять на его представления о том, какая работа для него подходит, предложить варианты профессиональной переориентации и т. д. Все это требует времени. Качественное оказание услуги в базовом центре занятости станет возможным только тогда, когда его специалисты не будут загружены рутиной. Система «Служба занятости» позволила поднять всю исходную информацию с базового уровня на областной и уже там реализовать процессы, связанные с составлением статистических и аналитических отчетов и расчетов пособий по безработице и других видов материальной помощи. Таким образом, работники базовых центров будут освобождены от всего, что мешало им полностью посвятить свое время непосредственной работе с клиентами.

В этом и состоит главный социальный эффект — без увеличения численности службы занятости, центры получат возможность повысить качество оказания услуг населению. Обеспечить быстрейшее трудоустройство человека, изменить его судьбу.

«Этот результат невозможно оценить никаким денежным эквивалентом», — считает Иванова. Хотя и экономический эффект от внедрения наверняка со временем можно будет также подсчитать.

Фундамент большого здания

Фундаментом для построения системы автоматизации службы занятости служит созданный компанией Softline инструментарий разработки корпоративных информационных систем «Мегаполис» [1]. Основанный на использовании метаописаний — информации о данных, объектах и приложениях, интегрируемых в единую среду — «Мегаполис» позволяет не только создавать и поддерживать корпоративные системы, но и безболезненно модернизировать их функциональность. «Мегаполис» — это полноценный сервер приложений, включающий среду исполнения и инструментарий разработки приложений. Одним из основных компонентов «Мегаполиса» является дизайнер объектов — СASE-средство, обеспечивающее полный цикл разработки приложений. С помощью дизайнера аналитики и проектировщики формируют каркас будущей корпоративной системы, после чего к процессу подключаются программисты, которые детализируют атрибуты объектов и трансформируют их в коды программ.

В «Мегаполис» входит генератор отчетов — подсистема, которая позволяет добавлять новые формы к стандартным отчетам. Для службы занятости такая возможность очень актуальна, поскольку эта структура постоянно сталкивается с необходимостью выдачи нерегламентированных отчетов, например, по запросу того или иного ведомства. Система предоставляет также дизайнер форм для разработки интерфейсов. Это средство унифицирует процесс создания интерфейсов доступа к различной справочной информации в системе, и тем значительно снижает трудоемкость работы. Кроме того, средствами «Мегаполис» обеспечивается обмен данными между различными базами данных для синхронизации в рамках единого информационного пространства и интеграции в новую систему информации из уже существующих хранилищ данных.

Повседневное взаимодействие с системой ляжет на плечи сотрудников центров занятости, и им предстоит не только поддерживать ее в работоспособном состоянии, но и периодически модифицировать, реагируя на изменения в законодательстве или расширение функций центра занятости. Если бы система создавалась с помощью сложного языка программирования, всякая ее последующая модификация выливалась бы для службы занятости в немалые расходы и дополнительные соглашения с коллективами высококвалифицированных программистов. «Мегаполис» в состоянии освоить человек с базовыми программистскими навыками за несколько недель, после чего он получает в руки инструментарий для внесения изменений в функциональность единой информационной среды службы занятости.

Гибкость системы на базе «Мегаполис», возможности ее перенастройки и адаптации к новым условиям проявились уже на первых этапах внедрения решения для службы занятости. Когда система проходила опытную апробацию в пилотном регионе, разработчики имели возможность анализировать недостатки технологий обслуживания, вносить свои предложения по их изменению и тут же отображать эти изменения на функциональные возможности системы. В частности, удавалось оперативно перенастраивать ролевые функции исполнителей, которые участвуют в системе. Простота внесения изменений в систему открывает возможность и для более эффективной организации работы службы, вплоть до оперативного перераспределения обязанностей сотрудников с тем, чтобы с максимальной производительностью справиться с задачами текущего дня.

Использование «Мегаполис» обещает еще ряд преимуществ в ближайшей и долгосрочной перспективах. Система позволит центрам занятости в конкретных регионах настраивать аналитические компоненты единой информационной среды с учетом особенностей работы местной службы занятости. Яркий пример — шахтерские области, где происходит закрытие нерентабельных шахт, или печально известный город Славутич, где в ближайшее время планируется открыть центр занятости в связи с полным прекращением функционирования Чернобыльской АЭС. В этих регионах люди, оставшиеся без работы, потребуют к себе особого внимания, и с учетом этого будет строиться аналитика в информационной системе службы занятости. С другой стороны, гибкие средства настройки информационной среды на базе «Мегаполис» поддержат запланированное в перспективе взаимодействие Государственной службы занятости с другими организациями, например, Пенсионным фондом, в частности, создание единого банка данных для персонифицированного учета физических и юридических лиц.

Проблемы

Внедрение системы в пилотном регионе выявило сложности, с которыми неизбежно столкнутся специалисты при полномасштабном развертывании проекта. Перераспределение функций в иерархии центров занятости требует самого активного включения в процесс развертывания системы центров областного уровня. Однако прежняя учетно-статистическая система в областных центрах практически не использовалась — его эксплуатировали базовые центры, поэтому и при внедрении новой системы базовые центры занятости ведут себя гораздо активнее, чем работники областного центра, которые оказываются не вполне готовы к этой работе.

Впрочем, изменить психологию специалистов и убедить их воспринимать компьютер не как помеху, а как необходимый инструмент работы — задача, которая возникает практически при любом внедрении масштабных информационных систем в госорганизациях, и Служба занятости не исключение. У большинства работников службы до появления системы компьютеры вообще отсутствовали, а значительное число сотрудников центров занятости — женщины предпенсионного возраста, для которых обучение системе начиналось с обучения работе на ПК, поэтому становится понятна острота проблемы преодоления неприятия нового решения.

Справиться с проблемами помогает сама система. Простота ее интерфейса, четкое разделение на функциональные блоки, разграничение ответственности пользователей значительно упрощают обучение. При этом существует продуманная и строго контролируемая структура подготовки специалистов службы занятости. В Институте подготовки кадров Государственной службы занятости организован курс практических занятий и, хотя она развернута пока только в двух районах Житомирской области, обучение проходит для сотрудников службы со всей Украины. Смоделирован миницентр занятости, в котором специалисты реальных центров знакомятся с новой технологией обслуживания незанятого населения, в теории и на практике изучают единую информационно-аналитическую систему. Курс завершается сдачей экзамена. Итоговые испытания демонстрируют, что люди даже с низким уровнем компьютерной грамотности к концу курса обучения без труда выполняют необходимые функции — назначают прием, начисляют пособия, выполняют подбор вакансий, оформляют направления на работу или обучение и т.д. В Softline работают над мультимедийным учебником, который позволит сотруднику центра быстро разобраться со своими обязанностями в системе непосредственно на рабочем месте.

Подготовка администраторов единой информационной среды службы занятости требует времени и немалых финансовых вложений. Сложность в том, что очень велик риск потерять сотрудников, прошедших такое обучение и приобретших навыки, которые с большей выгодой можно будет применить в другом месте. Судя по оценкам участников проекта, эта одна из наиболее острых проблем внедрения, решение которой пока не очевидно.

Не удалось избежать и проблем с финансированием проекта, однако разработчик ни на день не прекращал работу с центрами занятости. Наталия Иванова высоко оценивает своего партнера по внедрению и отмечает, что проект движется вперед, прежде всего, благодаря тому, что удалось создать единую рабочую команду из специалистов Softline и ГЦЗ.

Перспективы

Внедрение системы находится пока на начальной стадии. Продукт работает в двух районах Житомирской области, в конце года будет подключен областной центр занятости, затем планируется привлечь ГЦЗ, и постепенно продолжать наращивать систему, охватывая всю Украину. В полномасштабной системе будет работать 14 тыс. пользователей.

Объективная потребность в эффективной автоматизации рабочих мест в службе занятости помогает и в преодолении психологических трудностей, связанных с переходом к новой системе. Когда на учете в службе занятости было не более 500 тысяч безработных по всей Украине, даже те немногие работники центров, на столах которых стояли компьютеры, старались не обременять себя работой с ними. Однако за последние годы приток населения в центры увеличился в 5-6 раз, а компьютеризация службы занятости отстает от роста объемов и интенсивности работы. Сегодня в среднем на одного работника Службы занятости Украины приходится более 100 дел безработных, в некоторых регионах эта цифра удваивается, и без информационной системы работа объективно тормозится. Поэтому центры занятости сами призывают форсировать внедрение.

Одна из наиболее серьезных задач, без решения которой невозможно реализовать полноценную единую информационную среду, — построение глобальной сети, объединяющей все центры занятости. Слабые каналы связи, которые сейчас используются для обмена информацией между базовыми и областными центрами, не всегда позволяют оперативно передавать необходимые объемы данных, даже в специально отведенное для этого ночное время. Сейчас разработан проект по организации выделенных линий связи между центрами в пилотном регионе и ГЦЗ. В случае его успешной реализации можно будет говорить и об определенном экономическом эффекте — замена выделенными каналами обычных коммутируемых соединений, которые используются в настоящий момент, позволит сэкономить в год на использовании телефонных линий около 100 тыс. гривен (20 тыс. долл.).

Руководитель службы занятости Украины убеждена, что система станет необходимым инструментом в ее повседневной работе и надеется, что с появлением системы количество папок с бумагами на ее рабочем столе заметно уменьшится. В Softline уже имеются предложения по разработке аналитических режимов системы для руководителя самого верхнего уровня, однако, пока это не задача ближайших дней. Ежедневно видеть оперативную картину дел в службе занятости на экране своего компьютера — уже большое подспорье для организации работы директора.

Литература
  1. Андрей Грищенко, Игорь Макаренко, "Системы на основе метаописаний". "Открытые системы", 2001, № 10

Компания Softline

Основанная в 1995 году, компания Softline является сегодня ведущим украинским разработчиком инструментальных систем и ЕRP-приложений для средних и крупных организаций, адаптированных под особенности ведения бизнеса на Украине. Для разработки готовых решений для предприятий различных отраслей используется, созданный компанией инструментарий «Мегаполис» — cредство совместного проектирования, разработки и дальнейшей модернизации информационных систем разной степени сложности.

Компания предлагает также масштабируемые Internet-решения и услуги по обучению. Softline ведет ряд проектов по офшорному программированию; на сегодняшний день компания — единственный в Украине разработчик ПО, сертифицированный по стандарту ISO 9001. Среди заказчиков компании — «УкрПочта», Министерство финансов Украины, Агентство воздушных сообщений «КийАвиа».


Основные подсистемы

Система «Служба занятости» предназначена для информационной поддержки и автоматизации следующих технологических процессов:

  • предоставление услуг клиентам службы занятости (как гражданам, так и работодателям по новой технологии обслуживания клиентов);
  • ведение статистических наблюдений, аналитических исследований и прогнозирования состояния рынка труда Украины;
  • разработка и контроль выполнения Программы занятости населения;
  • работа с плательщиками в Фонд обязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы и контроля поступлений денежных средств в этот фонд;
  • финансовое планирование и анализ состояния материально-технической базы службы занятости.

Подсистема «Организация приема лиц»: организация приема граждан и организация работы деловода.

Подсистема «Обслуживание граждан»:

  • регистрация;
  • трудоустройство;
  • трудоустройство на общественные и сезонные работы;
  • профессиональное обучение;
  • предоставление консультационных услуг;
  • принятие решений;
  • формирование и регистрация справок;
  • досрочный выход на пенсию;
  • ведение данных по трудоустройству иностранных граждан;
  • трудоустройство на работу за рубежом;
  • ведение архива персональных карточек;
  • начисление, удержание и выплата безработным.

Подсистема «Работа с работодателями»:

  • регистрация оперативных вакансий от работодателей;
  • контроль трудоустройства;
  • регистрация вакансий от иностранных работодателей;
  • организация временных видов занятости;
  • ведение договоров с работодателями, касающихся организации общественных и сезонных работ;
  • ведение договоров с предприятиями на трудоустройство граждан после профессионального обучения по направлениям службы занятости;
  • проведение расчетов с работодателями.

Подсистема «Работа с учебными заведениями»: ведение договоров с учебными заведениями, проведение расчетов с учебными заведениями.

Подсистема «Статистика и аналитика»: формирование отчетов о трудоустройстве и занятости населения, которое обратилось в службу занятости; формирование аналитических отчетов; формирование отчетов о состоянии Фонда общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы.

Подсистема «Контроль поступлений в Фонд общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы»: организация контроля поступлений в Фонд общеобязательного государственного социального страхования на случай безработицы; работа с плательщиками в Фонд общеобязательного государственного социального страхования на случай безработицы.

Подсистема «Ведение нормативно-справочной информации»:

  • ведение нормативно-справочной информации на уровне ГЦЗ и на уровне областных центров, а также просмотр и использование нормативно-справочной информации, которая ведется на уровне ГЦЗ;
  • ведение нормативно-справочной информации на уровне базовых центров, а также просмотр и использование нормативно-справочной информации, которая ведется на уровнях ГЦЗ и областных центров.

Подсистема «Администрирование»: администрирование системы; ведение пользователей системы; обмен данными.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями