Управление проектами

На первый взгляд слово «проект» не несет в себе ничего сложного и непознанного — казалось бы, любой менеджер волен считать проектом те процессы, которыми руководит. Однако далеко не всякая деятельность, происходящая в компании, имеет право называться проектом.

В отличие от текущих операций, повторяющихся из раза в раз, проект носит временный характер и имеет своей целью создание уникального продукта или услуги. Существует специальная дисциплина — «управление проектами» (projеct management — РМ), которая описывает понятия и методики проектной деятельности. Если есть дисциплина, то имеются и программы вузовской подготовки менеджеров к управлению проектами. Но формирование профессиональных навыков по РМ невозможно без серьезного практического опыта и возможности применить полученные знания на практике. Поэтому весьма эффективным считается тренинг для уже работающих менеджеров, которые, как правило, используют в своей повседневной деятельности те или иные способы определения бизнес-целей, планирования путей их достижения, организации исполнения и контроля. Иными словами, реализуют управление проектами на интуитивном уровне, зачастую не имея представления об уже наработанных в мире и закрепленных в стандартах базовых концепциях и методах системного управления проектами. Цель тренингов по РМ — знакомство с теорией управления проектами и освоение навыков применения ее принципов на практике.

Специалисты по РМ относят проекты, связанные с разработкой и внедрением информационных систем, к категории наиболее сложных, поэтому знания по формализации всех процессов и процедур, необходимых для успеха такой деятельности, могут оказаться чрезвычайно полезными для ИТ-менеджеров. Кстати, наиболее известные в Москве тренинги по управлению проектами реализуются на базе учебных центров, специализирующихся на ИТ-обучении. Надо отметить также, что компьютерная реализация математических методов моделирования и согласования комплексов работ в свое время послужила толчком формированию самой дисциплины управления проектами, а возможность перенести эти методы на общедоступные ПК привела к настоящему буму проектного управления на Западе.

Особо стоит сказать об авторах и преподавателях таких курсов. Хотя существуют международные стандарты по управлению проектами, стандартных курсов по РМ, подобных авторизованным курсам от производителей, нет. Предлагается множество учебных программ по управлению проектами, но стоит обратить внимание на те курсы, авторы которых имеют опыт практической работы в этой области и создают учебные программы, опираясь на имеющиеся стандарты.

Познакомимся с программами преподавания, предлагаемыми «Сетевой Академией Ланит», Training Line и московским Учебным центром IBM. Сила этих курсов в «играющих тренерах». Разработчики учебных программ и преподаватели являются сертифицированными специалистами по управлению проектами с опытом работы на множестве реальных проектов. Слушателями также редко бывают неофиты от управления — как правило, это уже работающие руководители, поэтому преподаватели, знакомые с принципами РМ только по книгам, быстро обнаружат перед придирчивой аудиторией свою некомпетентность. Сходные по общему содержанию, программы курсов различаются по степени детализации, способам организации комплексных программ, освещению тех или иных аспектов управления проектами. Кроме того, каждый из них несет на себе печать личности преподавателя. Тем они и интересны.

История и стандарты

Современная теория управления проектами базируется на возникших в конце 50-х в США методах структуризации работ и сетевого планирования. Тогда почти одновременно и независимо друг от друга при решении крупномасштабных задач в гражданской и военной областях были найдены и реализованы на ЭВМ математические методы моделирования и планирования проектов как комплексов работ (методы сетевого планирования). Речь идет о методе анализа и оценки программ PERT (Program Evolution and Review Technique) и методе критического пути СРМ (Critical Path Method). Однако первые, вполне успешные, попытки математического моделирования и расчета сроков выполнения проектов не получили широкого распространения из-за дороговизны вычислительной техники.

Второе «пришествие» моды на интенсификацию методов управления проектами, вызванное появлением персональных компьютеров, пришлось на середину 80-х. Возникшие в этот период системы календарного планирования базировались на уже упомянутых методах. Они стали доступны широкому кругу менеджеров и позволяли в оперативном режиме разрешать проблемы и прогнозировать развитие ситуации. Применение программных средств в управлении проектами продемонстрировало свою эффективность и дало толчок развитию этой дисциплины и широкому проникновению методов РМ в бизнес.

Однако к этому же времени относится и формирование неверного стереотипа по фактическому отождествлению автоматизированных систем календарного планирования с управлением проектами. Несмотря на то что эффективность контроля за сроками выполнения работ действительно имеет ключевое значение для успеха проекта, календарное планирование — лишь часть системы управления. Поэтому и правильное обучение дисциплине управления проектами не может ограничиваться знакомством с тем или иным программным продуктом, а должно давать комплексное представление об этом направлении менеджмента.

Существуют две профессиональные ассоциации, объединяющие специалистов по управлению проектами и определяющие стандарты и профессиональные требования в данной области. Институт управления проектами PMI (Project Management Institute) — организация с единым членством, в которую входят менеджеры со всего мира. PMI разрабатывает и издает Project Management Body of Knowledge (PMBoK) — свод понятий и практических требований по управлению проектами, признанный международный стандарт в этой области. Международная ассоциация по управлению проектами (International Project Management Association — IPMA) объединяет национальные ассоциации, преимущественно европейские, и издает собственный свод требований к специалистам по управлению проектами, International Competence Baseline (ICB). На его основе формируются национальные требования. Так, в России национальной ассоциацией, входящей в IPMA, является СОВНЕТ, которая выпускает Национальные требования компетенции по управлению проектами.

Обе организации проводят сертификацию специалистов по управлению проектами. PMI предлагает единый экзамен для всех стран, и в результате успешного его прохождения присваивает звание Project Management Professional. Международная сертификация по версии IPMA имеет четыре уровня, в зависимости от объема требований к знаниям и опыту практической работы претендента. Сертификацию проводит национальная ассоциация в соответствии с требованиями ICB.

Сертифицированные менеджеры на Западе котируются очень высоко, и можно быть уверенным, что управление серьезными проектами будет поручено только специалисту с документально подтвержденной компетенцией. В России об этом говорить пока рано, хотя интерес к сертификации растет, и все больше компаний хотят иметь гарантии квалификации своих ключевых менеджеров.

Методологии управления проектами, на которые опираются курсы, универсальны — с равным успехом могут быть применены в разных сферах бизнеса и для проектов разной степени сложности. Занятия проводятся как для смешанных аудиторий, где могут одновременно заниматься менеджеры из ИТ-компаний и предприятий, например, пищевой промышленности, так и для групп специалистов одной компании. Специфика конкретной отрасли может учитываться с помощью специальных упражнений и разбора проектов определенной направленности.

«Сетевая Академия Ланит»

Алексей Полковников: «В ?Сетевой Академии Ланит? акцент делается на анализ ведения конкретных проектов»

Разработчики и преподаватели курсов по управлению проектами в учебном центре «Сетевая Академия Ланит» — это сотрудники департамента систем управления проектами компании «Ланит». Директор департамента систем управления проектами Алексей Полковников имеет сертификаты PMI, IPMA и является автором учебника «Эффективное управление проектами».

На курсах «Сетевой Академии» уделяется внимание как базовым понятиям из РМВоК, так и требованиям, которые формулируются в ICВ. Частью семинарских занятий являются деловые игры, которые дают возможность своими руками попробовать методики и средства управления. Кроме того, в ходе занятий слушатели обсуждают с инструктором способы применения принципов управления проектами в своих организациях.

По мнению создателей курсов «Сетевой Академии», вложения компаний в людей, которые посылаются на курсы, обязательно должны окупиться. Отдачу эту можно рассматривать на двух уровнях. Первый уровень — отдача от отдельных менеджеров, которые, уже приобретя некоторый опыт на конкретных проектах, хотят систематизировать свои знания и освоить дополнительные навыки, например, научиться структурировать календарный план, разрабатывать его в Microsoft Project, овладеть средствами образования команд. Обучение должно способствовать повышению эффективности работы конкретного менеджера, однако реальная отдача будет зависеть от степени его профессионализма.

Второй уровень — желание компании поставить использование методов управления проектами на поток, чтобы не зависеть от способностей отдельных людей и иметь гарантированную эффективность от проектов. Речь идет о создании корпоративной системы управления проектами, выработке корпоративных методов и стандартов, опираясь на которые менеджеры, разделяя ответственность с коллегами и отвечая за определенный участок в рамках своей компетенции, добиваются успеха в реализации проекта. Создается так называемая матрица ответственности, способы построения которой рассматриваются на соответствующих тренингах. Обучение на курсах «Сетевой Академии» поможет руководителям построить свои стандарты в области управленческих процедур и настройки рабочих мест.

«Сетевая Академия» предлагает два типа тренингов: ежемесячные программы для сборных групп на базе учебного центра и тренинги для конкретных заказчиков. Кроме того, практикуется проведение обзорных семинаров для высшего руководства компании, позволяющих оценить, насколько организации необходимо управление проектами, какой эффект ожидается от обучения на уровне повышения квалификации отдельных специалистов и на уровне создания корпоративной системы.

Основные понятия и методы теории управления проектами излагаются в двухдневном курсе «Эффективное

управление проектами». В соответствии со стандартом РМВоК менеджер проекта должен уметь организовать пять основных процессов проекта — инициацию, планирование, исполнение, контроль и завершение, а также должен обладать знаниями и навыками в таких областях, как управление предметной областью проекта, управление сроками, бюджетом проекта, образование команд (управление персоналом проекта), управление коммуникациями между участниками проекта, управление рисками, управление взаимодействием с внешними поставщиками и субподрядчиками, управление качеством. В программу обучения входят курсы «Календарное планирование и контроль исполнения проекта», «Управление рисками проекта», «Управление персоналом проекта», готовятся курсы по управлению коммуникациями и управлению качеством. Кроме того, существует несколько курсов, посвященных использованию программных продуктов для организации управления проектами. В «Сетевой Академии» разработаны начальный и расширенный курсы по системе Microsoft Project, предоставляющей базовые возможности календарного планирования и ориентированной на индивидуальных менеджеров. По более профессиональной системе Open Plan Professional читаются курсы от компании-разработчика. Open Plan Professional ориентирована на крупные проекты, обеспечивает возможность планирования на нескольких рабочих местах и включает в себя функции по управлению ресурсами и многопроектному планированию. «Сетевая Академия» предлагает также курс по пакету Project Expert российской компании «Проинвест Софт», который представляет собой систему финансового обоснования реализации проекта.

Курсы скомпонованы в две комплексные программы, ориентированные на разные функциональные роли: «Администратор проекта» и «Менеджер проекта». Менеджер — лидер проекта, отвечающий за достижение поставленных целей, решение текущих задач, разрешение конфликтов. Администратор — технический руководитель, отвечающий за технические аспекты проекта: работу с оборудованием, отчетность, взаимодействие с юристами, ведение контрактов и т.д. Поэтому в программе «Менеджер проекта» сделан акцент на методические вопросы управления проектами, нее входят вкурсы по образованию команд и управлению рисками и затрагивают только основы работы с программными системами Microsoft Project и Project Expert. В программе «Администратор проекта» больше внимания уделено проблемам структуризации целей проекта, разработке календарных планов и их поддержке в программных продуктах, и помимо курса по календарному планированию программа включает базовые и расширенные курсы по всем программным продуктам управления проектами. Обе программы начинаются с базового семинара по эффективному управлению проектами.

Учебный центр Training Line

Владимир Либерзон: «Система управления проектами только тогда внедряется успешно, когда высшее руководство понимает ее необходимость, заинтересовано в этом внедрении и занимается самообразованием в этой области»

Training Line является площадкой для проведения курсов по управлению проектами Московского отделения PMI. Занятия проводит автор курсов, президент Московского отделения PMI Владимир Либерзон — обладатель сертификата PMI, разработчик профессионального программного пакета управления проектами Spider Project. По его мнению, Россия, в отличие от стабильного Запада, страна сплошных проектов, и задача Московского отделения PMI состоит в том, чтобы способствовать распространению теории и практики управления проектами в нашей стране. Учебные курсы — одна из важных составляющих этого процесса.

Курсы в Training Line знакомят слушателей с международными стандартами PMI — универсальным языком, элементом общей культуры, без которого не может существовать современный менеджер. Знание стандарта необходимо не только для правильной постановки управления проектами в собственной компании, но и для того чтобы «не чувствовать себя инопланетянами», общаясь с западными коллегами. Базовый курс «Основы управления проектами» является обязательным, и только после него слушатели могут заказывать более специализированные программы. Курс вводит основные понятия управления проектами, обсуждает процессы управления проектами, критерии и параметры управления проектами, дает представление о методах сетевого планирования, средствах компьютерного моделирования и рынке программных средств управления проектами, знакомит с принципами международной сертификации PMI и позволяет сдать пробный экзамен.

В базовом курсе слушатели знакомятся с глоссарием, необходимым для дальнейшего восприятия более углубленной информации по разным аспектам управления проектами. Курс — необходимая преамбула к началу подготовки к сдаче сертификационных экзаменов PMI. Специализированные курсы посвящены таким вопросам, как компьютерное моделирование проектов и техника составления расписания исполнения работ, стоимостной анализ, управление рисками, управление качеством проекта. Многие курсы завершаются деловыми играми для закрепления приобретенных знаний.

Отдельных курсов по программным продуктам управления проектами нет, но уделяется большое внимание обзору рынка, демонстрации и анализу возможностей существующих программных средств: Microsoft Project, Primavera Project Planner, Spider Project, Open Plan. Training Line предлагает также специализированные курсы для тех, кто решил пройти сертификационные экзамены PMI. Несколько слушателей курсов уже сдали такие экзамены и получили сертификаты Project Management Professional.

В Московском отделении PMI разработан также курс «Управление проектами для руководителей». Либерзон подчеркивает особую важность такого курса, поскольку, как показывает практика, система управления проектами только тогда внедряется успешно, когда высшее руководство понимает ее необходимость, заинтересовано в этом внедрении и занимается самообразованием в этой области. Не секрет, что успех крупного проекта, в том числе и формирования управления проектами как корпоративной системы, напрямую зависит от степени заинтересованности в нем руководства компании. Данный курс ориентирован на тех, кто не будет сам заниматься рутинной работой по управлению проектами, но должен понимать, что это такое, какую выгоду может обеспечить компании и что можно требовать от менеджеров проектов.

Либерзон отмечает, что, опираясь в своих курсах на стандарт РМВоК, относится к его содержанию достаточно критически. Так, например, на занятиях больше внимания уделяется важной проблеме управления ресурсами, которая, по мнению автора курсов, в РМВоК освещена довольно слабо. В стандарте выделены пять процессов управления проектами — инициация, планирование, исполнение, управление и завершение, а на курсах в Training Line рассматривается еще один незаслуженно забытый процесс — анализ, который необходимо проводить регулярно. Если американцы в качестве исходного материала для компьютерного моделирования используют длительности операций, то в отечественных проектах исходной информацией часто являются объемы работ и производительности назначенных ресурсов. Этот вопрос тоже обсуждается на курсах. По мнению Либерзона, отечественные технологии управления проектами и разработанные в нашей стране программные средства в ряде аспектов опережают зарубежные.

На курсах московского отделения PMI излагается системный подход к управлению проектами и не выделяется отраслевая специфика, что подчеркивает универсальность излагаемых методов, которые были апробированы на проектах в самых разных областях.

Учебный Центр IBM

Александр Павлов: «Управление проектами — моя специальность, чтение лекций по управлению проектами — мое увлечение»

Первый курс по управлению проектами в Учебном центре IBM появился в 1999 году. Ведущим преподавателем по этой теме является член московского отделения PMI, директор Учебного центра IBM в России Александр Павлов. В течение ряда лет его работа в IBM была самым непосредственным образом связана с проектной деятельностью.

Сегодня в Учебном центре IBM предлагается целая программа по подготовке менеджеров проектов. В корпорации накоплен огромный опыт управления проектами, сложилась собственная школа и разработаны курсы, которые базируются на принятой в IBM методологии управления проектами PMM (Project Management Methodology). Стандарт PMI РМВоК является главной составной частью этой методологии, которая исторически включает в себя еще два компонента: MITP (Managing Implementation of Total Project) — принципы управления полным проектом, описывающие весь цикл управления проектом от подготовки коммерческого предложения по запросу заказчика до завершения проекта; РМ4PE (Project Management for Project Executives) — методики, разработанные IBM с учетом специфики управления проектами в Северной Америке.

Пять модулей учебной программы Учебного центра IBM — это профессиональные курсы корпорации, адаптированные к российской специфике. Базовый курс «Концепции и принципы управления проектами в условиях российского рынка» обязателен для всех слушателей программы в Учебном центре. Курс строится не только на основе стандартных материалов корпорации, но и с учетом опыта, накопленного менеджерами IBM на реальных проектах в России. В нем поднимаются такие принципиальные вопросы, как постановка целей и задач проекта, организация планирования, мотивация членов команды проекта, роль лидера команды, использование методов и инструментов РМ, превентивное разрешение проблем, организация корректного закрытия проекта. Конечная цель — подвести менеджера к решению трех основных задач любого проекта: выполнить его в заданные сроки, в рамках выделенного бюджета и с максимальным удовлетворением потребностей заказчика.

Вслед за базовым курсом слушатели могут выбирать произвольную комбинацию более специализированных и углубленных модулей обучения управлению проектами. О курсе «Управление людьми и лидерство в проектной команде» Павлов рассказывает с особым увлечением. По его мнению, успех проекта в огромной степени зависит от организаторских способностей менеджера, от того, насколько он обладает качествами лидера. Менеджер должен уметь сформировать высокоэффективную команду, провести ее по всем этапам жизненного цикла проекта, раскрыть индивидуальные качества каждого подчиненного, чтобы тот смог принимать самостоятельные решения и с наибольшей результативностью выполнять свои задачи. По мнению Павлова, смысл настоящего лидерства в проекте — создание такой атмосферы в команде, которая позволит добиваться экстраординарных результатов и станет залогом высокой репутации компании в целом. В курсе раскрываются «секреты мастерства» менеджера проекта, в том числе вопросы мотивации подчиненных, проблемы разрешения конфликтов, управления командой в кризисных ситуациях и многое другое.

Программа обучения также включает отдельные курсы по таким значимым для успешной реализации проекта проблемам, как управление рисками и управление бюджетом. Курс «Управление рисками проекта» позволяет овладеть методологией этого процесса и рассматривает проблемы оценки рисков, анализа и расстановки приоритетов рискам, сдерживания рисков и т.д. Слушатели курса «Управление финансами и бюджетом проекта» узнают, из чего состоит бюджет проекта, как осуществляется контроль бюджета, анализ отклонений от базового бюджета, как подготовить финансовые отчеты по проекту, каковы общепринятые стандарты управления бюджетом проекта. Все области экспертизы управления проектами, определенные в РМВоК, так или иначе освещаются в существующих модулях программы. Слушателям Учебного центра предлагается также курс по Microsoft Project, рекомендованному в IBM в качестве основного инструмента календарного планирования.

Программа по управлению проектами отличается большой практической направленностью. Не менее 50% времени отводится на самостоятельную работу слушателей — разбор опыта конкретных проектов, подготовку презентаций, поиски выхода из проблемных ситуаций. Задания, подготовленные преподавателями, всегда мобилизуют на серьезную умственную работу, но при этом их выполнение проходит в форме деловой игры, оставляя студенту свободу для импровизации. Вот пример задания: «Вы выполняете проект в интересах крупного коммерческого банка. Проект уже выполнен на 80%. Ваш субподрядчик, ответственный за программное обеспечение, выполнил свою работу на 70%. В этот момент Вы получаете извещение о его банкротстве. Каковы Ваши действия?» Если группа однородная, состоит из представителей одной компании или одной отрасли, слушателям будут предложены упражнения, учитывающие специфику их работы. Например, задание для ИТ-менеджеров может выглядеть так: «Вы назначены руководителем проекта развертывания сервисного центра по ремонту и обслуживанию персональных компьютеров. Подготовьте декомпозицию целей и задач проекта для рассмотрения на заседании руководящего совета вашей компании».

На основе полученных теоретических знаний о принципах и методах управления проектами слушатели ищут свои варианты решения проблемы. Интересно, что выполнение многих практических упражнений проходит в форме соревнований между подгруппами, на которые разбивается класс. Результаты оцениваются в баллах, и по завершению курса команда-победитель получает призы от Учебного центра.

В ближайшей перспективе программа обучения управлению проектами должна пополниться специализированным курсом по подготовке к сдаче сертификационных тестов PMI. Курс, который планируется выпустить на рынок уже осенью, будет целенаправленно готовить к успешному прохождению этих сложных экзаменов.

Спрос на учебную программу по управлению проектами постоянно растет. Если первый курс рассматривался как эксперимент, то уже в этом году объем заявок на курсы по этой тематике вырос в полтора раза. Все курсы Учебного центра IBM, в том числе и курсы по управлению проектами, являются частью сервисных услуг для заказчиков и партнеров корпорации.