На пороге третьего тысячелетия невольно вспоминаешь футурологов 60-х и 70-х, задаваясь вопросом, кто же из них был более близок к тому, что произошло с нами на самом деле. Как ни странно, но наиболее правильные прогнозы делались в технологических областях. Достижения в космосе, медицине, вооружении и т.д. довольно близки к предсказываемым, но социальные, политические и экономико-социальные прогнозы практически провалились. Еще десять лет назад, хорошо представляя себе технические аспекты реализации Internet-проектов, никто не заикался о виртуальном предприятии, считая, что инстинкт собственника никогда не даст возможности существования бизнеса на виртуальном поводке.



а можно начать с бизнеса и использовать Internet для его совершенствования.»

Конни Мур, Giga Information Group

Сегодня Internet (intranet и extranet) вкупе с новейшими информационными технологиями (такими как workflow, управления знаниями) фактически являются мощными средствами, которые не только делают возможным функционирование виртуальных предприятий, но делают виртуальный бизнес прибыльным (причем эта прибыль отнюдь не виртуальна). Виртуальные предприятия представляют собой группы людей, совместно занимающихся общим делом, независимо от их физического местонахождения, пересекая границы предприятий и стран, в реальном времени (синхронно) или в отсроченном режиме (асинхронно). Они (и предприятия, и люди) могут быстро реагировать на изменения рынка при критически низких затратах с точки зрения традиционного бизнеса.

Такие виртуальные предприятия могут и будут постоянно перестраивать свою конфигурацию и архитектуру процессов, чтобы сохранять максимальную эффективность в условиях динамичного рынка. Благодаря своей способности создавать и эксплуатировать более новаторские и целенаправленные службы при меньших капиталовложениях, в более сжатые сроки и со значительно меньшим финансовым риском, они составят серьезную конкуренцию крупным традиционным корпорациям.

Реально совершенствуя управление предприятиями и бизнесом в результате использования инновационных технологий управления, западная экономика смогла не только стабилизироваться, но и выровнять экономический дисбаланс в различных странах. В результате за очень короткий срок (с точки зрения истории) был создан Евросоюз с моновалютой. Это приводит к формированию более динамичного, стремительно развивающегося глобального рынка, отличающегося широким разнообразием продуктов и услуг, что в свою очередь, способствует резкому скачку экономического подъема в развитых странах.

Это также будет иметь последствия и для стабильности экономических субъектов ввиду неизбежных частых изменений, что потребует введение системы быстрого создания и ликвидации предприятий, наряду с быстрым перемещением людей с одного предприятия на другое. Единственной гарантией уверенности в завтрашнем дне станет способность эффективно предоставлять предприятиям и отдельным индивидуумам специализированные услуги и постоянно совершенствовать и продвигать их на рынке.

В данной статье описываются подходы к созданию виртуальных предприятий, основные аспекты их функционирования, а также информационные технологии, без которых это функционирование невозможно.

Что такое виртуальное предприятие

Виртуальное предприятие - это новая форма экономических организаций. Оно представляет собой группу экономических субъектов, объединяющих свои силы для предоставления определенной услуги, которая традиционно предоставлялась одним предприятием (рис. 1). Такая возможность, в конечном итоге, серьезно влияет на стратегии развития как всей экономики, так и отдельных предприятий.

1. Выпуск на рынок нового продукта или услуги становится под силу гораздо меньшим по размеру организациям, располагающим лишь долей того капитала, который требуется при традиционном способе. Это приведет к усилению конкурентного давления на традиционные организации.

2. Местоположение партнеров виртуального предприятия утратит актуальность, что активизирует международное сотрудничество и приведет к более интенсивному перемещению деятельности между странами и регионами.

3. В целом, это будет активно способствовать обновлению и расширению ассортимента продуктов и услуг, что является одной из предпосылок дальнейшего экономического развития.

4. Традиционные организации столкнутся с нарождающейся конкуренцией со стороны нетрадиционных предприятий и, вероятно, будут вынуждены изобретать новые способы организации своего производства.

Internet предоставляет любому индивидууму возможность обмениваться информацией с любым человеком в любом уголке мира, и это позволяет создавать общность людей по интересам, для которых расстояние не имеет значения (частью этого сценария является электронная коммерция). В то же самое время, современные технологии поддержки бизнес-процессов позволяют им пересекать границы компании и вновь «соединяться» через Internet. Тем самым появляется перспектива сотрудничества между экономическими субъектами для организации совместных предприятий и возможность динамической перестройки их конфигурации по мере необходимости. В конечном итоге, это приведет к мощному прорыву в области производительности, организации, международных обменов и экономического роста благодаря следующим факторам:

  • инновационные продукты и услуги, обеспечивающие эффективное и малозатратное обслуживание клиентов по всему миру за счет объединения средств коммуникации, электронной коммерции и автоматизации бизнес-процессов;
  • структурированные и описанные процессы, где клиент является непосредственным участником, а процессы на базе workflow прослеживают транзакции, пересекая границы подразделений, компаний и предприятий;
  • эффективно выстроенные организации, предоставляющие наилучшее обслуживание за счет реализации комплексных бизнес-процессов на базе workflow, несмотря на внутреннюю структуру, адаптируемую к рыночным нуждам;
  • динамичное взаимовыгодное сотрудничество между предприятиями и индивидуумами; лучшее обслуживание рынка будет основываться на оптимальной производительности каждого из объединившихся партнеров, которая достигается за счет управления бизнес-процессами на базе новейших информационных технологий.

В связи с этим хочется привести высказывание Куина: «... Используя развитую систему аутсорсинга и новые методы электронных коммуникаций, моделирования и мониторинга, компании могут на 60-90% сократить время и стоимость цикла создания нового продукта, на столько же уменьшить затраты на инвестиции и риски и на несколько порядков повысить ценность своих новинок» (Strategic Outsourcing: Leveraging Knowledge Capabilities, Sloan Management Review, Summer99).

Перечисленные факторы указывают на те ключевые вопросы, которые являются критическими для существования любого виртуального предприятия. Это и ПРОЦЕССЫ, и информационные технологии, задающие тон в контексте автоматизации бизнес-процессов прежде всего, технология WORKFLOW, технологии управления знаниями, электронной обработки данных (EDI) и, разумеется, все технологии, связанные с работой в Internet. Это объясняется тем, что указанные тенденции подразумевают поддержку постоянно эволюционирующего набора процессов, которые существуют между компаниями, а не только в рамках одной компании. При этом компании должны разработать такую инфраструктуру информационного обеспечения, которая может эволюционировать вместе с этими процессами.

Далее в статье мы прежде определимся с понятиями процессов и технологий, сделав некоторый акцент на технологии workflow, а затем рассмотрим подробно этапы создания виртуального предприятия.

ПРОЦЕССЫ

Система управления большинства современных традиционных предприятий имеет ярко выраженную функциональную направленность (рис. 2). В основе подобной организации управления лежит принцип разделения и специализации труда Адама Смита, описанный в его «Достоянии народа», опубликованном еще в конце XVIII века. В рамках такой вертикальной иерархической структуры на самом верху находится Руководитель, ему подчиняются «замы» по направлениям, под каждым из которых находятся подразделения, выполняющие определенные функции, - производство, снабжение, сбыт, транспорт и т.д. Как правило, каждый отдел имеет собственную внутреннюю организацию, собственную информационную систему и собственные принципы управления в той сфере, которую он считает относящейся к его компетенции.

Рис. 2. Функционально-ориентированная структура традиционной организации

В результате на предприятии нередко возникают обособленные островки автоматизации и методов управления, где узкоспециальная задача (например, бухгалтерский учет) берет верх над общекорпоративной (поставка продуктов и услуг на рынок). Чаще всего это приводит к созданию прочных внутренних «стенок» между подразделениями. Наряду с этим в ход пускается целый арсенал технических и политических аргументов, цель которых - оградить свою «епархию» от потенциальной угрозы посягательств со стороны других подразделений.

В таких условиях развитие организации, направленное на ее гибкость и более быструю реакцию на внешние и внутренние изменения, становится крайне затруднительным, а подчас и просто невозможным.

Как уже было сказано, строго-функциональный подход «отработал» практически 200 лет, причем небезуспешно, однако в нынешних условиях подобная организация стала не столь эффективной, при этом выявились следующие противоречия:

  • нет заинтересованности работающих (и нет почвы для ее появления) в конечном результате, поскольку системы оценки их деятельности оторваны от результативности работы предприятия в целом;
  • их видение происходящего чаще всего не выходит за рамки подразделений, в которых они работают, они не ориентированы на целевые задачи предприятия;
  • главным потребителем результатов труда работника является его вышестоящий начальник, что вольно или невольно заставляет работника думать, прежде всего, об удовлетворении потребностей и амбиций именно начальника, а не клиента (который реально приносит деньги организации). Это находится в жестком противоречии с принципом клиентной ориентации, который сегодня доминирует в стратегических и тактических установках компаний;
  • чрезмерно усложнен обмен информацией между различными подразделениями, работающих в рамках одного бизнес-процесса, что приводит к большим накладным расходам, неоправданно длительным срокам выработки управленческих решений;
  • по подсчетам аналитиков время выполнения отдельной операции распределяется следующим образом: 20% - время на непосредственное выполнение операции, 80% - передача результатов следующему исполнителю (подразделению).

Новый подход, который сформировался в начале-середине 80-х и явился некоторой альтернативой «функциональному» подходу, тезисно выражается следующим образом:

  • организация - это не просто множество департаментов, отделов, цехов и групп, а совокупность бизнес-процессов, и работа должна быть организована вокруг бизнес-процессов;
  • не товары, а процессы их создания приносят компаниям долгосрочный успех;
  • колоссальный резерв предприятия по улучшению его ключевых показателей (издержки, качество, быстрота реакции и т.д.) заключается в совершенствовании его бизнес-процессов, преодолении их фрагментарности и разорванности (технологической, информационной, организационной);

Определение понятия бизнес-процесса дает Глоссарий WfMC (Workflow Management Coalition), международной организации, разрабатывающей стандарты для систем класса workflow.

Определение

Бизнес-процесс - совокупность одной или более связанных между собой процедур или операций (функций), которые совместно реализуют некую бизнес-задачу или политическую цель предприятия, как правило, в рамках его организационной структуры, описывающей функциональные роли и отношения.

Бизнес-процесс обычно связан с операционными задачами и бизнес-отношениями, например, процесс обработки страховых полисов или процесс разработки нового изделия. Процесс может целиком осуществляться в пределах одного организационного подразделения, охватывать несколько подразделений в рамках организации или даже несколько различных организаций, как, например, в системе отношений клиент-поставщик. Бизнес-процесс может включать в себя формальные или относительно неформальные взаимодействия между участниками; его продолжительность также может колебаться в широких пределах.

Нельзя просто так сформировать оптимальную структуру предприятия (а именно такую задачу перед нами ставят заказчики довольно часто). Необходимо сначала выстроить и описать структуру бизнес-процессов и их взаимодействие, а затем уж «подгонять» или выстраивать заново оргструктуру, которая бы эффективно поддерживала эти бизнес-процессы. Выстраивание бизнес-процессов - это не высасывание из пальцев чего-то, что соответствует некоторой модной теории. Процессы объективно существуют на каждом предприятии, большом и маленьком. Если бы их не было, не летали бы самолеты, не строились бы дома, прилавки магазинов не заполнялись бы товаром и т.д. Другой вопрос - как, в каком виде они существуют?

Для сегодняшнего дня характерно:

  • процессы очень фрагментарны;
  • они не описаны и не документированы;
  • по мере выполнения процесса слишком часто происходит передача ответственности и никто не несет ответственности за процесс в целом;
  • как правило, никто не владеет информацией в целом о процессе, т.е. четко не определен владелец процесса;
  • не всегда понятно, кто же отвечает за конечный результат выполнения процесса;
  • недостаточность или переизбыток точек контроля за процессом;
  • информационное обеспечение процессов часто неэффективно - на каких-то участках наблюдается сверх избыточность информации, на каких-то явный ее недостаток, не говоря уже о ее целостности, полноте и своевременности поступления.

Что, например, происходит на типичном промышленном предприятии: процессы, связанные с производством, т.е. с устоявшейся технологией (например, выплавка стали и последующий ее прокат), выполняются достаточно эффективно, обеспечение их технологической информацией с помощью АСУ ТП тоже, как правило, находится на удовлетворительном уровне. Но если мы коснемся процессов управления, то наблюдается менее радостная картина:

  • информация по производственным процессам, связанная с затратами, обеспечением и использованием ресурсов, с движением продукции по производственному циклу часто недоступна или просто не фиксируется, что вызывает большие проблемы с управленческим учетом и оперативным принятием управленческих решений;
  • процессы, связанные с привлечением и обслуживанием клиентов, с выполнением их заказов в срок, с экспортно-импортными операциями, с взаимодействием с внутренними поставщиками и т.д. существуют в довольно ущербном виде. Все старания отдельных менеджеров выполнить их хорошо ведут, как правило, к многократному увеличению накладных расходов и повышению себестоимости выполнения процессов, что немедленно отражается на показателях рентабельности.

Итак, мы рассматриваем производственную или бизнес-систему как совокупность взаимосвязанных процессов, которые обеспечивают достижение целей компании. Различают основные и вспомогательные процессы. Основные процессы - это те, которые добавляют качество (например, производство, снабжение, сбыт). Они выполняются несколькими подразделениями в рамках предприятия и взаимодействуют как с клиентами, так и с поставщиками. Вспомогательные процессы формируют инфраструктуру организации (финансы, информатизация, управление персоналом).

Технологии

Позвольте теперь взглянуть на организацию и формирующие ее бизнес-процессы с другой точки зрения. Деятельность практически любой компании условно можно разделить на три вида:

  • производственная
  • учетная
  • интеллектуальная

Бизнес-процессы макроуровня, т.е. проистекающие в рамках всего предприятия с участием различных его подразделений, включают в той или иной пропорции все перечисленные виды деятельности, в то время как процессы на низшем уровне могут специализироваться в рамках одной из них.

Если мы рассмотрим в качестве примера процесс продажи некоторого продукта или услуги, то в этом примере:

  • производственная составляющая связана с фактической деятельностью по продаже, такой как встречи с потенциальными заказчиками, подготовка предложений, ведение переговоров об условиях контракта, фактическое оформление заказов на продукты и услуги, их доставка, рассмотрение претензий клиентов, предоставление услуг по поддержке и т.д.;
  • учетная составляющая включает управление запасами (складом), выписку счетов и их регистрацию, проведение и получение платежей, ведение статистики продаж и т.д.;
  • интеллектуальная составляющая охватывает такие виды активностей, как сегментация рынка и позиционирование на нем, разработка стратегии ценообразования, сравнение качества услуг и эффективности продажи с существующими эталонами (бенчмаркинг), идентификация потенциальных клиентов, совершенствование инструментов поддержки, поиск новых методов и схем продаж, переложение части работы на субподрядчиков, когда это требуется и т.д.

Любой вид деятельности содержит эти три аспекта, каждый из которых можно в определенной мере развивать, совершенствовать и автоматизировать (рис. 3) . Интересно посмотреть, какая доля издержек связана с каждым из них. Согласно аналитикам из W&GS (Франция), на уровне отдельного предприятия на производственные функции приходится, как минимум, 70% затрат. (В некоторых секторах, например, в розничной торговле, эта цифра достигает 85% и более.) Учетные функции, охватывающие традиционную бухгалтерию, управление запасами и т.д., представляют около 10% от общих затрат. Интеллектуальные функции составляют менее 20% от общих затрат.

Рис. 3. Три вида деятельности предприятия и ИТ их поддержки

А что происходит в области информационных технологий и средств автоматизации этих видов деятельности?

В этом смысле наиболее «продвинутыми» на сегодняшний день оказались учетные функции, т.к. в традиционных информационных системах основное внимание сосредотачивается на автоматизации именно учетных функций, причем это рассматривается как стратегическая задача, поскольку она позволяет руководству принимать решения на основании реально оцениваемой и контролируемой ситуации. Автоматизация учетных функций, как правило, предполагает использование специализированных систем планирования ресурсов предприятия (ERP — enterprise resource planning) или отдельных специализированных систем для ведения бухгалтерского учета, работы с договорами, систем управления базами данных о клиентах, состоянии платежей, ведения статистики и учета. Эти системы базируются на традиционных приложениях, в основе которых лежат мониторы обработки транзакций. Однако, как уже было сказано, эти инструменты автоматизируют функции, на которые приходятся лишь около 10% затрат компании.

Интеллектуальные функции по стоимости в два раза превосходят учетные. Для их поддержки используются технологии управления знаниями (KM — knowledge management), которые представляют собой совокупность инструментальных средств, предназначенных для хранения и извлечения знаний:

  • инструменты управления документами для хранения и поиска документов;
  • хранилища данных и средства «добычи данных» для хранения и анализа данных, поступающих от приложений учета;
  • средства полнотекстовой индексации и поиска, составляющие основу поисковых машин, имеющихся сегодня в Internet, и предназначенных для поиска документов по их содержимому.
  • тезаурус, обеспечивающий возможность интеллектуального поиска по полнотекстовым индексам путем хранения иерархий, отношений и подобий терминов;
  • лингвистические инструменты для поддержки запросов на естественных языках;
  • семантические сети для хранения смыслового содержания документов в виде сети действий над объектами, обеспечивающие мощный поиск документов на основе сличения с сетевыми образцами (например, все документы о превращении материалов в условиях высокой температуры);
  • «обучающиеся» интеллектуальные инструменты поиска и извлечения документов, представляющие интерес как для пользователя, так и для целевых систем, предоставляющих различные функции.

Как уже говорилось, эти инструменты используются для анализа рынка и оценки возможностей в различных областях, для принятия оптимальных решений, ориентации описания продукта, организации производства, повышения эффективности деятельности по продаже и т.д.

На производственные функции приходится более 70% затрат, т.е. в семь раз больше, чем на учетные. С точки зрения возможностей, это широчайшее поле деятельности для автоматизации. И, согласно прогнозу, в ближайшие двадцать лет именно эта сфера будет одним из важнейших объектов внимания. Для трудно прогнозируемых производственных функций, например, для чрезвычайно персонализированных финансовых услуг, широкий спектр возможностей для коллективной работы предоставляют инструменты группового программного обеспечения (groupware). Однако для основной массы производственных функций серьезные перспективы в плане радикального повышения продуктивности и качества открываются благодаря системам workflow в сочетании с системами управления документами, которые ориентированы на бизнес-процессы.

Кроме того, с помощью технологии и программных средств workflow может быть реализована эволюция функционально-ориентированного предприятия в сторону процессной организации. Инструменты workflow позволят предприятиям непосредственно преобразовывать представление процессов в приложение автоматизации, рационализации и мониторинга процессов, пересекающих границы подразделений. Однако прежде чем переходить к описанию технологии workflow, необходимо хотя бы несколько строк посвятить главному феномену - Internet.

Internet

Internet предоставляет очень удобный в использовании интерфейс и набор инструментов для его поддержки по низкой стоимости. Что еще важнее, любую страницу или приложение, созданные и хранимые в соответствии со стандартами Internet, можно просматривать и активизировать с любой рабочей станции, подключенной к Internet, в любом уголке мира.

Сегодня, кажется, все признают, что Internet является грандиозной технологической революцией, с которой вынуждена считаться любая компания. За минувшие два-три года компьютерная и телекоммуникационная индустрии полностью переориентировали свои усилия в области разработки и маркетинга на создание и распространение инструментов и услуг для Internet, на совершенствование его инфраструктуры и стандартов и обеспечение поддерживающих продуктов. Инвестиции достигли беспрецедентного уровня и уже далеко перешагнули рубеж, откуда поворот вспять невозможен.

Вследствие указанных причин технологии Internet делают возможным массовое развертывание приложений для управления знаниями и управления потоками работ. Раньше эти технологии внедрялись в рамках системы клиент-сервер, предназначенной для тщательно отобранных групп пользователей, ограничивавшихся сотрудниками предприятия. Главными причинами таких ограничений являются стоимость установки и сопровождения клиентских приложений на каждой рабочей станции и узкоспециализированные протоколы, используемые этими приложениями.

Сегодня, благодаря миллиардам долларов, вкладываемым в Internet-технологии, большинство инструментов управления знаниями и workflow используют архитектуру Internet, и для их использования достаточно браузера, установленного на рабочей станции.

Будучи установлено на сервере, приложение, поддерживающее функции Internet, становится потенциально доступным с любой рабочей станции. Это открывает путь к использованию интеллектуальных (KM) и производственных (workflow) инструментов почти всем сотрудникам предприятия, причем при минимальных затратах.

Одно и то же приложение становится доступно с любой рабочей станции, подключенной к Internet. Это имеет критическое значение для приложений электронной коммерции. Это необходимо, чтобы открыть доступ к приложениям корпоративным партнерам, что является важнейшей предпосылкой для создания виртуальных предприятий.

Технология workfow

Что такое технология workflow? Само слово workflow переводится как поток работ, выполняемых в рамках бизнес-процессов предприятия. Управление потоком работ и через него соответствующим бизнес-процессом, который реализуется на предприятии силами различных подразделений и служб, - это и есть первоочередная задача технологии workflow. Появление технологии workflow и соответствующих программных средств - это реакция рынка информационных технологий на внедрение новых принципов в управление предприятиями и миграцией системы управления с функционально-ориентированной в направлении процессной ориентации.

Приведем два определения, связанные с workflow, которые зафиксированы в стандарте, выпущенном WfMC.

Определение

Workflow - автоматизация, полностью или частично, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.

Определение

Система управления Workflow - система, которая описывает, создает и управляет потоком работ (по сути, бизнес-процессом) при помощи программного обеспечения, работающего на одной или более машинах workflow, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и, при необходимости, вызывать соответствующие программные приложения и инструментальные средства.

Таким образом, система workflow автоматизирует ПРОЦЕСС, а не функцию. Практически все предыдущие решения (чаще всего реализованные в технологиях СУБД и АСУ), позволяли достаточно эффективно автоматизировать отдельные операции и функции, а не процесс (например, функцию продаж, которая является частью процесса обслуживания клиента). В рамках этих решений сотрудники, сидя за своим компьютерами (или терминалами) обмениваются информацией с базами данных и между собой, получают цифры, справки, документы, формируют отчеты. При этом последовательность действий сотрудников и правила их взаимодействия определены, в лучшем случае инструкциями, а за правильностью их выполнения следит вышестоящее начальство, но информационной системой это никак не поддерживается. Процессный подход заставил менеджмент предприятий сконцентрировать свое внимание именно на правилах и взаимодействиях участников процесса, т.к. эти аспекты являются основными центрами потерь в силу своей размытости и неопределенности. Необходимость в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса и т.д. привели к идее создания систем класса workflow (рис.4)

Рис. 4. Автоматизация функций и автоматизация процесса - разные вещи

На рис. 5 представлена схема взаимосвязей общих понятий, которые используются в контексте workflow. Из рисунка видно, что во главу угла предметной области, называемой workflow, ставится понятие бизнес-процесса.

Рис. 5. Глоссарий workflow: отношения между основными понятиями

Структура систем workflow

Бинес-процесс схематично можно представить в виде последовательности операций (работ, функций), выполняемых отдельными сотрудниками с использовании той или иной информации (документов, данных из баз данных, сообщений электронной почты и т.д.) и в соответствии с некоторыми правилами, которые диктуют порядок выполнения работы, определяют маршруты движения документов, сроки выполнения отдельных функций (рис. 6).

Рис. 7. Структура системы workflow

Система workflow обязана поддерживать все компоненты процесса и их различные взаимосвязи (ролевые, информационные, временные, маршрутные и т.д.), поэтому ее функциональная наполненность отражает структуру процесса, его элементы и большая часть понятий и определений workflow базируется на понятиях процесса. В приложениях workflow используется несколько уровней различных категорий деятельности по организации управления информацией: процессы, функции, экземпляры процессов и функций, рабочие задания, участники, приложения и информация различных типов и видов с точки зрения источников и носителей (рис. 7), а для формулировки правил используются термины: роль, маршрутизация и рабочая очередь.

Системы workflow могут обеспечивать автоматизацию и поддержку полного процесса путем сборки и управления всеми его ранее описанными компонентами. В этом случае workflow способствует рационализации всего процесса независимо от числа участвующих в нем подразделений. При этом система может:

  • автоматически генерировать предупреждения в случае замедления процесса и точно указывать место, где он застопорился или замедлился;
  • точно отражать состояние процесса, позволяя справочному центру предоставлять клиентам точную информацию о состоянии обслуживающего их процесса;
  • предоставлять статистику не только по каждой функции, участвующей в процессе, но и по объединенной совокупности результатов, отражающих эффективность предприятия с точки зрения клиентов;
  • предоставлять результаты стоимостного анализа по типам процессов и вносить конкретный вклад в непрерывное совершенствование процессов.

Этапы создания виртуального предприятия

Если стержнем любой экономической деятельности становится представление процессов, то структура ресурсов, требующихся для ее поддержки, включая их владельцев и местонахождение, становится всего-навсего вопросом оптимизации средств, необходимых для обеспечения процесса. Именно здесь выходит на сцену концепция виртуального предприятия.

Предположим, что цель создания виртуального предприятия уже определена и что продукты/услуги, которые оно планирует производить/предоставлять, признаны экономически целесообразными, т.е. можно приступать непосредственно к созданию предприятия. Последовательность этапов создания виртуального предприятия включает следующие этапы:

  • проектирование процессов;
  • привязка процессов к ресурсам, требующимся для их поддержки;
  • привлечение ресурсов других компаний, когда это целесообразно;
  • эксплуатация виртуальной организации;
  • мониторинг процессов;
  • сохранение контроля над деятельностью таких сложных организаций.

Проектирование процессов

Первый шаг к дальнейшему осуществлению замысла заключается в том, чтобы описать все процессы, требующиеся для производства продукта и/или обеспечения намеченных услуг.

Это можно сделать с помощью нового семейства инструментов реинжиниринга бизнес-процессов (BPR — business process reengineering), которые изначально создавались для поддержки реинжиниринга существующих процессов. В данном случае они используются для инжиниринга новых процессов. Располагая этими инструментами, относительно легко описать графически - вплоть до мельчайших деталей - каждую функцию, участвующую в процессе, и каждый документ и поле, которые будут использоваться в качестве входа и выхода.

Затем с помощью инструментов имитационного моделирования можно определить ресурсы, необходимые для поддержки этих процессов, рассчитать суммарное время, требующееся для их выполнения, и даже вычислить стоимость процессов. Инструменты BPR позволяют также представить множество вариаций описания одного и того же процесса и оценить и сравнить их глобальную эффективность.

Когда все поддерживающие процессы полностью определены и оценены, под технико-экономическое обоснование планируемого предприятия подводится гораздо более серьезный фундамент, а команда разработчиков получает в свое распоряжение исчерпывающую спецификацию, описывающую, как оно должно функционировать.

Если проект по-прежнему признается заслуживающим внимания, предприятие может переходить к следующему этапу.

Привязка к ресурсам

После того как совокупность поддерживающих процессов полностью спроектирована, каждую функцию в каждом процессе необходимо привязать к определенному ресурсу, чтобы подвести под нее базу.

Например, некоторые функции, требующиеся в цепочке поставок, можно привязать к складу. На этом уровне вопрос о том, какой именно это будет склад и где он располагается, пока не стоит. Цели этого этапа заключаются лишь в том, чтобы определить необходимость склада и выбрать функции, которые он должен выполнять.

По завершении этого этапа в распоряжении предприятия оказывается список необходимых ресурсов, а для каждого ресурса - список функций, которые он должен будет выполнять, вместе с описанием входа, описанием выхода и спецификациями качества обслуживания.

Методологии проведения этой работы хорошо известны. Все они представляют собой методологии организации, помогающие специалисту по организации максимально эффективно распределить и сгруппировать задачи.

Привлечение ресурсов по контрактам

Когда составлено точное описание необходимых ресурсов и точные спецификации функций, которые они должны выполнять, следующий этап заключается в том, чтобы выбрать и распределить ресурсы между различными процессами.

Применительно к виртуальному предприятию основной принцип на этом этапе состоит в том, чтобы найти ресурсы вне структуры предприятия. Сюда входит аренда складских, справочных, производственных, сборочных , бухгалтерских услуг, размещение приложений электронной коммерции и т.д.

Идея заключается в том, чтобы, опираясь на сравнение результатов или финансовых обязательств различных поставщиков с эталонными показателями в данной отрасли, выбрать наилучшего поставщика для каждого ресурса с учетом ранее составленных спецификаций функций.

Особый подход требуется только к ресурсам, имеющим критическое значение, что само по себе является отличительной частью предлагаемой услуги в том смысле, что собственные ресурсы организации будут устанавливаться внутри предприятия.

Одним из важнейших преимуществ такой организации является резкое сокращение размера стартового капитала для основания нового дела, поскольку большинство необходимых ресурсов будет привлекаться на контрактной основе и оплачиваться по мере предоставления услуг. Предприятие, внедряющее новые услуги, опирается на инвестиции, персонал, инструменты и методологии, которые уже имеются. Это может способствовать снижению капиталовложений в три раза по сравнению с более традиционными структурами.

Вторым преимуществом является существенное сокращение времени, необходимого для пуска сервиса в эксплуатацию, по сравнению с традиционными методами.

Эксплуатация созданного предприятия

После того как все ресурсы на месте, самым насущным вопросом становится способность руководства предприятия эксплуатировать сложный комплекс ресурсов, подконтрольных множеству различных и независимых организаций. Важнейшую роль в этом призваны сыграть инструменты workflow в Internet:

  • Инструменты workflow, могут поддерживать межорганизационные процессы и автоматически передавать каждую функцию, запланированную в соответствии с описанием процесса и бизнес-правилами, надлежащему ресурсу для исполнения, сопровождая ее при этом надлежащей входной информацией.
  • Internet, предоставляет универсальную коммуникационную и презентационную среду, которая позволяет эффективно развертывать приложения в любом месте и при низких затратах благодаря общепризнанным и довольно широко поддерживаемым стандартам.

Без workflow стоимость эксплуатации такого сложного комплекса, несомненно, свела бы на нет эффект от ожидаемых преимуществ. Однако как мы видели ранее, эти же инструменты должны и будут использоваться для преодоления недостатков традиционных предприятий. Именно здесь workflow и Internet действительно откроют новые перспективы, позволив создавать различные организации с экономическими субъектами, имеющими разную структуру.

Мониторинг процессов

Важнейшую часть мониторинга такого комплекса, охватывающего ряд экономических субъектов, составляет контроль за тем, чтобы каждый субъект выполнял свои контрактные обязательства по обслуживанию.

Здесь на сцену опять-таки выходят инструменты workflow, решающие эту задачу при помощи механизмов регистрации, которые фиксируют каждое событие с указанием даты, времени и участника. Такой подробный регистрационный журнал обеспечивает полную прослеживаемость и служит основой для мониторинга и управления качеством услуг, предоставляемых каждым субъектом в цепочке.

Эта возможность является промежуточным результатом автоматизации всех бизнес-процессов на базе workflow и не требует дополнительных затрат. Вероятно, это самый сильный аргумент в пользу технологии workflow как одного из способов, открывающих путь к созданию виртуального предприятия.

Управление предприятием

Наконец, в рамках виртуального предприятия существует один субъект, который организует и направляет деятельность остальных. Этим субъектом является тот, кто разработал и внедрил данную службу, занимается его эксплуатацией и маркетингом и является его владельцем.

Такое предприятие по необходимости опирается на одного индивидуума или на небольшую группу перспективно мыслящих лидеров, которые изначально разработали сервис и решили его внедрить. Оно должно собрать команду высококомпетентных специалистов для осуществления следующих задач:

  • проектирование всех процессов, необходимых для поддержки данной службы;
  • прогнозирование рыночных возможностей с целью определения объема необходимых ресурсов и его постоянной корректировки;
  • активный маркетинг планируемых услуг и их защита всеми доступными законными средствами;
  • заключение контрактов на необходимые ресурсы;
  • ревизия предоставляемых услуг с точки зрения качества;
  • постоянное сравнение ресурсов, привлекаемых по контракту, с эталонами и привлечение альтернативных ресурсов там, где это целесообразно.

Все эти функции носят более или менее «интеллектуальный» характер и могут эффективно поддерживаться технологиями управления знаниями.

Виртуальное предприятие и системы workflow

Системы workflow должны уметь автоматизировать процессы, выходящие за границы компании, в рамках всей цепочки добавленного качества виртуального предприятия - «производитель-клиент», «поставщик-производитель». Преимущество этих систем заключается в их способности легко «сшивать» различные приложения, поддерживая бизнес-процесс путем интеграции пользователей и других систем.

Основные требования к системам workflow в рамках виртуального предприятия:

  • полнофункциональная маршрутизация - ориентация на аутсорсинг предполагает возможность направлять работу сотрудникам, клиентам и партнерам;
  • гибкость (легкая адаптация процесса при помощи графического описания, динамичное связывание фрагментов процесса «на ходу», позволяя участникам использовать существующие функции и, при наличии необходимых полномочий, создавать новые адаптерные интерфейсы для связи c системами управления документами, ERP-системами, а также новые технологии);
  • масштабируемость (базовые функции распределяются между несколькими узлами и при этом хорошо функционируют на небольших серверах).

Хотелось бы здесь привести высказывание известного эксперта в области систем workflow Мартина Адера: «без workflow стоимость эксплуатации такого сложного комплекса сводит на нет эффект от ожидаемых преимуществ». Благодаря стандартам WfMC продукты workflow могут взаимодействовать через инфраструктуры Internet в рамках виртуального предприятия.

Выводы

Процесс эволюции к подлинно виртуальному предприятию, по всей вероятности, будет весьма длительным, поскольку он требует многочисленных изменений в нынешней практике, существующей во многих сферах деятельности. Такая эволюция:

  • будет иметь правовые последствия;
  • потребует новых методов оценки активов предприятия, основывающихся не только на их физических характеристиках и численности штата, но и на таких существенных факторах, как способность привлекать большую клиентуру, безупречно вести дело и предоставлять продукты и услуги, обладающие реальной дополнительной ценностью;
  • изменит отношения между профсоюзами и предприятиями;
  • породит массовые перемещения деятельности между странами и крупными экономическими регионами, приведя к необходимости создания новых механизмов регулирования для распределения работы на международном уровне;
  • изменит характер конкуренции между предприятиями, в некоторых случаях разрушив нынешний барьер, препятствующий приходу новых конкурентов в существующий бизнес, благодаря привнесению новых способов дистрибуции и производства.

Для электронного бизнеса ключевым является четкое определение бизнес-процессов. Системы workflow жизненно необходимы для виртуальных предприятий, потому что они нацелены на автоматизацию ПРОЦЕССОВ, «умея» интегрировать различные приложения, а также «умея» связываться между собой.

Чтобы эффект этой эволюции проявился в полной мере, вероятно, потребуется лет двадцать. Но даже и тогда крупные традиционные предприятия не утратят своей мощи, взяв на вооружение некоторые формы деятельности, более или менее напоминающие виртуальные предприятия.

Некоторые динамично развивающиеся компании, обслуживающие традиционные предприятия, уже являются виртуальными организациями и тем самым подталкивают своих клиентов к перестройке собственной деятельности. Если они будут выполнять свои контракты по обслуживанию, это новое направление приобретет очень большое сходство с виртуальным предприятием, с тем отличием, что подразделения будут иметь большую автономию.

Об авторах

Каменнова Мария Сергеевна — президент компании «Весть-Метатехнология», канд. тех. наук.

Громов Александр Игоревич — директор компании «Весть-Метатехнология», канд. хим. наук

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями