Построение систем управления знаниями на базе технологии Documentum 4i

Современные экономические условия постоянно вносят коррективы в инфраструктуру предприятий - растет число коммерческих операций, количество контрагентов и объемы производства. Сегодня очевидно, что конкурентоспособное предприятие наиболее полно представляется посредством динамической модели, которую легко анализировать, получая оперативную статистику о текущем состоянии предприятия. Данная модель должна быть гибкой, открытой и способной менять свою структуру без задержек работы отдельных элементов, позволяя при этом легко обмениваться знаниями с внешней средой.

Управление знаниями

Существует множество определений понятия «управление знаниями», которое может быть как всеобъемлющим, так и относящимся к определенной предметной области. Попробуем проанализировать это, на первый взгляд простое, понятие в контексте задачи управления предприятием.

Рис.1. Информационная пирамида

Прежде всего, введем такие базовые понятия как «данные», «информация», «знания» и «мудрость», образующие информационную пирамиду (рис 1).

Функции, объединяющие данные понятия, формируют жизненный цикл информации (рис 2).

Рис.2. Жизненный цикл информации

Данные - это фундамент информационной пирамиды, ее несущая основа, порождающая понятие «информация». В каждой предметной области может быть свое определение данных, например, это факты и идеи, представленные в формализованном виде, позволяющем передавать и обрабатывать их при помощи некоторого процесса и соответствующих технических средств [3]. На первом этапе осуществляется сбор данных. Этот процесс должен протекать достаточно быстро, четко и в соответствии с заданными требованиями. Собранные данные необходимо хранить, следовательно, развиваются технологии построения хранилищ.

Следующий шаг на пути к вершине пирамиды - передача данных, где, собственно, и происходит рождение. Понятие «информация» обозначает некоторые сведения, структурированную совокупность каких-либо данных, знаний и т.д. Обычно оно предполагает наличие двух объектов - источника и потребителя информации. Информация, которая передается посредством сигнала, всегда имеет для потребителя определенный смысл, отличный от смысла самого факта поступления сигнала [3].

Итак, формирование информации происходит в момент передачи данных, причем нет гарантии, что переданная информация будет правильно распознана получателем: она разнородна, может иметь один и тот же смысл в разных представлениях и напрямую зависит от формата данных. Информация формируется лишь после выполнения двух функций - сбора и передачи данных, которые можно объединить в один процесс под названием обработка данных.

Обработка данных была автоматизирована еще в 1945 году, когда компьютеры первого поколения собирали, хранили и передавали данные, согласно заложенному алгоритму. В 1965 году появились компьютеры третьего поколения, которые начали работать под управлением операционных систем, то есть был автоматизирован процесс управления информацией. Управление информацией включает в себя планирование деятельности всего предприятия, разработку и эксплуатацию интегрированных систем и функций, оптимизацию информационных потоков и использование передовых технологий, удовлетворяющих функциональным требованиям конечного пользователя, в зависимости от его статуса и роли на предприятии [4].

Как же следует использовать данные, чтобы получить необходимую информацию? Все чаще истинные знания образуются на основе распределенных взаимосвязей разнородной информации. Когда информация собрана и передана для получения явно не определенного заранее результата, то вы получаете знания. Сама по себе информация в чистом виде бессмысленна. Например, попробуйте распознать следующую информацию:

«Jag mer bra». Если вы не знаете шведского языка, то эта фраза для вас не имеет смысла. Но тот, кто владеет этим языком, знает, что она означает «Я прекрасно себя чувствую». Отсюда следует вывод, что информация - это чье-то тактическое знание, передаваемое в виде символов и при помощи каких-либо прикладных средств. Любая информация интерпретируется читателем - мы распознаем ее, получая знания [1].

Что же такое «знание»? Понятие «знание» хорошо трактует Денхем Грэй. По его мнению, это абсолютное использование информации и данных, совместно с потенциалом практического опыта людей, способностями, идеями, интуицией, убежденностью и мотивациями. Знания - фундаментальный ресурс, заставляющий нас действовать согласно нашему разуму. Со временем знания трансформируются в продукты интеллектуальной деятельности человека - технологии, книги, традиции. Знания - это главный фактор, делающий возможным существование личности, организации или общества. Знаниями, как и любым другим ресурсом, необходимо управлять, поэтому рождается еще одно базовое понятие - управление знаниями.

Важнейшая задача управления знаниями заключается в управлении процессами, отвечающими за создание, распространение и применение знаний. Управление знаниями существовало во все времена. Этим занимались учителя, философы, священники, политики, журналисты и т.д. И если управление знаниями - такой древний и важный процесс, то какую роль он играет в современном информационном обществе? Эти процессы происходят вокруг нас, и признаем мы это или нет, они оказывают абсолютное влияние на те решения, что мы принимаем и на действия, которые мы совершаем. Если это так, и мы признаем, что многие наши решения и действия разумны и постоянны, будем ли мы стараться улучшить качество этих процессов и, соответственно, качество решений и действий, за которые мы отвечаем? Важно понять, что управление знаниями - это не технологическое и не компьютерное понятие в чистом виде.

Процесс управления знаниями включает деятельность, направленную на извлечение знаний (как из опыта организации, так и из опыта других людей) и разумное их применение с целью выполнения конкретных задач. Сегодня компании переполнены информацией, и запомнить, кто и когда совершил какие-то действия, которые принесли компании новые знания, становится весьма затруднительно. Очень часто сотрудники приносят в организацию новые знания, однако с ними же и уходят. Если компании удается сохранить такие знания, то возможное их применение в новых проектах значительно упрощает работу и повышает производительность. Иначе говоря, управление знаниями - это попытка сохранить опыт компании, а мудрость рождается тогда, когда человек находит правильное применение накопленным знаниям.

Информационные системы

Эволюция информационных систем прошла путь длиной в 35 лет. С развитием компьютерной техники, программных средств, методов управления информацией менялся и смысл, вкладываемый в это понятие - теперь уже никто не назовет электронную таблицу с калькулятором таким громким именем. Современные информационные системы являются сложными интегрированными комплексами, которые включают в себя модули, отвечающие практически за все механизмы работы современного предприятия. Информационная система - это набор механизмов, методов и алгоритмов, направленных на поддержку жизненного цикла информации и включающих три основных процесса: обработку данных, управление информацией и управление знаниями.

С точки зрения программных технологий информационная система - это не один, и даже не несколько программных комплексов. Можно построить структурную модель информационной системы (рис. 3), выделив ее основные компоненты, которые содержат программные модули определенного класса.

Рис.3. Структурная схема современной информационной системы

Самым нижним уровнем информационной системы является хранилище, в котором содержится вся интеллектуальная собственность предприятия. Это могут быть документы, справочники, структурные таблицы, деловые правила, описание процессов. Прямого доступа к хранилищу быть не должно, как для пользователей, так и для различных систем предприятия. Прямой доступ имеет лишь система управления знаниями, которая служит своего рода шлюзом для остальных систем и формирует информационное окружение предприятия. Система управления знаниями объединяет идеи, знания, содержание документов и деловые правила, автоматизируя процессы, базирующиеся на знаниях, как внутри предприятия, так и между разными организациями. Для этого нужен шлюз, позволяющий производить обмен данными с внешними системами. Это необходимое условие, так как современные процессы направлены на объединение предприятий в крупные концерны и очевидно, что передача знаний очень важна. Например, системы планирования ресурсов предприятия (ERP - enterprise resource planning) не могут работать независимо - процессы, связанные с управлением финансами, складами, человеческими ресурсами, используют уже накопленные знания и приносят новые.

Также важно выделить класс систем анализа и принятия решений (DSS-decision support system), без которого жизненный цикл информации не будет завершен. В современных организациях интеллектуальный анализ данных становится все более важной задачей. Связано это с необходимостью аналитической обработки больших объемов информации, накопившейся в хранилищах [5]. Такие системы помогают найти новые знания, выявить недостатки и слабые места информационной системы, оценить эффективность тех или иных процессов, установить новые информационные взаимосвязи.

Очень часто говорят, что такой класс систем должен работать непосредственно с хранилищем, поскольку обработке подлежат содержащиеся в нем данные. Теоретически это верно, но на практике такое невозможно - любые изменения в содержимом хранилища, процессах, правилах и взаимосвязях могут и должны производиться системой управления знаниями. Тогда DSS - системам не придется задумываться над тем, в каком формате хранятся данные, и главное, что любое изменение информации будет немедленно влиять на взаимосвязи и процессы, в которых она принимает участие.

Documentum 4i как информационная основа предприятия

Предприятие - это сложная, распределенная система, состоящая из множества разнородных элементов, взаимодействующих друг с другом и с окружающей средой. Проблема моделирования таких систем была актуальна во все времена, менялись лишь методы и средства ее решения. Однако если раньше залогом успеха был факт построения стабильной статической модели, которая практически не зависела от окружающей среды и даже во многом диктовала ей свои условия, то сегодня ситуация изменилась. Теперь предприятие, не способное быстро менять внутренние правила поведения модели, организационную структуру, на которые теперь во многом влияют входные процессы, просто обречено.

В математике динамическая модель характеризуется тем, что значение выходного параметра может зависеть от входных процессов. Динамические модели позволяют учесть наличие «памяти» и свойств инерционности системы. Если перевести это на язык проектирования моделей предприятия, то можно сказать, что динамическая модель - это модель, результаты работы которой (значение, типы и количество выходных параметров), зависят от накопленных знаний, порожденных входными процессами. Система, построенная на базе таких моделей, является динамической. Очевидно, что обеспечить ее функционирование можно лишь с помощью информационных технологий и внедрения информационной системы, которая возьмет на себя основные функции управления.

К числу технологий, позволяющих создать информационную систему, основанную на динамической модели и способную удовлетворить нужды современного предприятия, принадлежит система управления знаниями Documentum 4i. Чтобы лучше понять, как она организована и какое место занимает в глобальной информационной системе предприятия, сопоставим ее структуру с концептуальной структурой информационной системы (рис 4).

Рис.4. Роль Documentum 4i в информационной системе современного предприятия

На рис. 4 видно, что Documentum 4i сохраняет единый доступ к хранилищу информации. Сервер Documentum - сердце информационной системы - выполняет множество функций. Гибкий механизм автоматизации деловых процессов способен управлять сложными процессами на предприятиях. Система управления документами и их содержимым позволяет создавать распределенные в пространстве и времени электронные архивы неограниченного объема. Система управления знаниями формирует потоки знаний, позволяя сохранять интеллектуальную собственность организации и с легкостью применять информацию там, где это необходимо. Сервер Documentum позволяет создавать, внедрять и контролировать все функции и задачи, участвующие даже в самых распределенных деловых процессах.

Documentum 4i - это платформа для Web-приложений, позволяющая строить корпоративные порталы, объединяющие вместе знания, процессы и содержание, как внутри одного предприятия, так и между различными организациями. До недавнего времени не было единой гибкой технологии, позволяющей объединять и обмениваться разнородными данными. Наверняка многим приходилось сталкиваться с проблемой просмотра одних и тех же данных под разными платформами. Технологии Web решают эту задачу, предлагая универсальный и независимый от платформ интерфейс. Новый формат файлов XML открывает возможность обмена данными между Web приложениями, независимо от формата хранения этих данных.

Динамический архив документов

Как известно, большая часть интеллектуальной собственности любого предприятия содержится в документах. Электронный архив документов, в таком случае, будет основным источником знаний, как для сотрудников и клиентов предприятия, так и для функционирования тех или иных деловых процессов. Поэтому создание такого архива является первоочередной задачей многих предприятий. Множество систем управления документооборотом предлагают различные методики построения архивов, но лишь очень немногие позволяют самостоятельно разрабатывать и внедрять собственные. Объектно-ориентированная среда и язык запросов, аналогичный ядру SQL, реализованные в Documentum 4i, позволяют создавать модели архивов, соответстующие уникальным задачам конкретного предприятия.

Существует большое число методик построения электронных архивов, которые можно разделить на два типа: статические и динамические. Статические строятся на основе жестко описанной иерархии документов, поэтому в каждый момент времени можно получить лишь одну структуру. Для динамических архивов жесткое описание структуры не задается, и в любой момент времени появляется возможность получить ту структуру документов, которая требуется.

Методика построения динамического архива следующая. Так как система Documentum 4i имеет объектно-ориентированную структуру, то создаются объекты-типы документов, порожденные из объекта, имеющего все признаки базового документа. Порожденные объекты, соответственно, наследуют признаки прародителя, а также признаки, заданные непосредственно для этого типа документа. Признаками могут быть атрибуты документа, которые войдут в его учетную карточку, ссылки на справочники и другие объекты системы, или внутренние правила и функции, принадлежащие этому объекту. Таким образом, строится иерархия объектов, описывающих различные типы документов (рис. 5).

Рис. 5. Иерархическая структура объектов в системе Documentum 4i

С концептуальной точки зрения все эти признаки можно назвать метаданными документа. Метаданные - это: то информационное окружение, на базе которого строится вся логическая и физическая организация информационной системы и электронного архива в частности. В нашем случае в метаданные должны войти признаки, которые будут формировать запрашиваемую структуру документов. На каждом предприятии и в определенных задачах такие метаданные могут быть уникальными, но можно выделить несколько основных групп:

  • базовые атрибуты документа (название, идентификатор, версия, дата создания и модификации, авторы, права доступа, и т.д.);
  • атрибуты, описывающие предметную область сформированного документа. Например, формат чертежа, для конструкторской документации, ключевые слова;
  • ссылки на другие объекты и структурные справочники (названия контрагентов, счета, извещения об изменениях, и т.д.);
  • логика, определяющая правила поведения объекта в системе. Условия заполнения атрибутов, деловые правила, жизненный цикл.

При заполнении электронного архива создаются экземпляры описанных объектов. При этом пользователь, система или процесс, заполняющий архив, не контролирует месторасположение документа, а лишь формирует его содержание и создает метаданные, согласно своей задаче. Созданные экземпляры объектов (документы) попадают под управление системы Documentum 4i и могут принимать участие во всех процессах корпоративной информационной системы.

Если представить теперь созданную иерархию объектов в виде законченной подсистемы, то входными параметрами для нее будут запросы различных процессов. Запросы формируются на основании правил и требований, в соответствии с которыми осуществляется тот или иной процесс. Соответственно, и на выход будет передаваться тот набор документов, та структура в формате, необходимом запрашиваемому процессу. Пользователь, согласно своей задаче, своим правам доступа и сформированному запросу, получает искомые документы. В случае если в метаданные документа входят структурные справочники, могут быть сформированы виртуальные папки, которые облегчат просмотр большого объема документов.

Таким образом, модель предельно простая, но в то же время достаточно гибкая и динамичная. Преимущества динамического архива очевидны. По мере накопления новых знаний структура информационной системы меняется. Архив, где хранятся эти знания, сильнее всего подвержен изменениям. Модель архива, созданная по аналогичным правилам, позволяет акцентировать внимание не на логических структурах, а на знаниях, которые и будут формировать эти структуры.

Пример реализации

Примером внедрения такой модели на базе Documentum 4i может служить проект, реализованый в Санкт-Петербургском отделении Сбербанка. В рамках проекта на основе технологии Documentum 4i были поставлены следующие задачи.

  • Внедрение концепции электронного документа в практику делопроизводства Правления банка.
  • Исполнение и разработка электронных документов без перемещения бумажных копий.
  • Организация архива Правления банка на основе использования концепции электронного документооборота.
  • Учет всех входящих, исходящих и внутренних документов.
  • Преобразование документов, поступающих в бумажном виде, в формат электронного документа и помещение их в архив. Контроль за исполнением документов.
  • Централизованная печать и тиражирование документов.
  • Автоматизированная разработка технологических процессов исполнения или работы над документом с конкретизацией по срокам выполнения этапов и исполнителям. Полный контроль над ходом процесса со стороны ответственных лиц.
  • Доступ к электронному архиву внутренних нормативных документов с рабочих мест сотрудников банка в соответствии с регламентированными правами доступа.

Организационная структура банка и структура электронного архива неразрывно связаны между собой. В то же время ежегодно эта структура претерпевает значительные изменения: происходит реорганизация отделов, исполнителей, контрагентов. В подобной ситуации динамическая модель архива просто незаменима. Это избавляет от необходимости каждый год создавать новую структуру архива, синхронизируя ее с организационной структурой банка. Ответственные исполнители должны лишь изменить структуру соответствующих справочников, а иерархия документов примет надлежащий вид.

Рис. 6. Иерархическая структура объектов в системе Documentum 4i
Кроме того, сотрудникам банка нет нужды раздумывать о том, в какую папку положить новый документ. На основании свойств документа, заданных в учетной карточке, документ занимает положенное место в иерархии и становится участником тех или иных деловых процессов. Поиск и просмотр списка документов также реализован достаточно гибко и просто. Сотрудник банка, участвующий в определенном деловом процессе, может запросить необходимую иерархию документов, которая будет представлена в виде древовидной структуры виртуальных папок. Тот набор документов, который получает пользователь, напрямую зависит от двух составляющих: метаданных и делового процесса (рис. 6). Представление архива каждый раз будет соответствовать определенной задаче. А это в значительной степени облегчает труд исполнителя и повышает эффективность его работы.

Об авторe

Андрей Николаев - системный аналитик компании «SWD - Системы Реального Времени». С ним можно связаться по электронной почте по адресу: andrei.nikolaev@swd.ru

Литература

[1] The Knowledge Management Forum, http://www.km-forum.org/, Brian D. Newman, 1996

[2] Управление корпоративными знаниями, Дениэл Е. О?Лири. M: «Открытые Системы», № 4-5, 1998

[3] Энциклопедия кибернетики. Том 1. Киев: Главная Редакция УСЭ, 1974, с. 249, 408

[4] The 7R?s Of Information Management, http://www.aslib.co.uk/man-inf/mar98/article1.html, David Butcher, Jennifer Rowley. Managing Information #5/2, 1998

[5] Интеллектуальный анализ данных в системах поддержки принятия решений, Марина Шапот. М: «Открытые системы», 1, 1998

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями