Подгоняемые быстрыми изменениями, разработчики формируют более сложные и разнообразные информационные системы управления предприятием, а у пользователей, в свою очередь, растут требования к технологиям получения, распространения, анализа и хранения информации. На российском рынке программного обеспечения сегодня имеется немало систем - на чем же остановить свой выбор?

Создание современных профессиональных систем управления крупными предприятиями требует применения новейших технологий и средств разработки. Учитывая это, в 1996 г. специалистами "Ост-Ин" была закончена подготовка базовой версии Комплексной интегрированной корпоративной системы управления предприятием "Кх3".

В 1997 г. усовершенствованные инструментальные средства Oracle позволили создать полнофункциональную Web - версию системы "Кх3", область применения которой необычайно широка: от локальной сети конкретного предприятия до всеобъемлющего взаимодействия пользователей системы в любой точке земного шара.

"Кх3" позволяет разработать собственную информационную стратегию, решающую задачи клиента. Данная система представляет собой несколько модулей программного обеспечения клиент/сервер, которые поддерживают широкий спектр процессов позволяющих соединить на предприятии производство, сбыт, снабжение, бухгалтерский учет и целый ряд других управленческих задач в одно целое.

"Кх3" решает задачи комплексной автоматизации бизнес-процессов крупных организаций. Система имеет архитектуру клиент/сервер, в качестве СУБД используется Oracle7 Enterprise Server (Workgroup Server) или Oracle8 Server Enterprise Edition (Workgroup Edition), для клиентской части - Windows'95, NT. Прикладная часть системы создана при помощи Oracle CASE-средств - Designer/2000 и Developer/2000, которые обеспечивают полный цикл разработки сложных систем: от моделирования и перестройки бизнес-процессов на предприятии до получения функционально завершенных программ. В качестве средства проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности задействована технология многомерного анализа (OLAP) на базе Oracle Express.

Cистема проектировалась как единая, полностью интегрированная среда управления предприятием, а не как набор "модулей - коробок", хотя они и могут вычленяться и локализоваться из единой системы, как необходимый элемент для ее поэтапного внедрения у заказчика, который по ряду причин еще не готов к установке всей действующей версии "Кх3". Не менее важной особенностью является простота параметрической настройки и поддержки данных в соответствии с российской системой бухучета и текущими требованиями предприятия.

Начать внедрение "Кх3" можно с любого модуля в зависимости от пожеланий заказчика, его финансовых возможностей, а также необходимости скорейшей автоматизации конкретных функциональных участков предприятия. Наиболее последовательным является внедрение задач управления товародвижением, финансового учета и управления персоналом. Получаемая при таком подходе базовая система облегчает внедрение и настройку последующих подсистем и модулей, поскольку с самого начала продумывается и реализуется в плане счетов учетная политика предприятия, заполняются единые для всей системы справочники, используемые в дальнейшем остальными подсистемами и модулями.

Опыт продвижения "К х 3" показал, что на предприятии с численностью персонала более трех тысяч человек внедрение системы, включая обучение пользователей, можно провести за 3-6 месяцев, после утверждения предприятием собственных бизнес-правил. К этому времени заказчик получает автоматизированный баланс за очередной финансовый период и в реальном режиме времени начинает управлять собственными ресурсами.

1. Концепция системы "Kx3"

Сложность системы автоматизации деятельности предприятия определяется сложностью и разнообразием протекающих на нем бизнес-процессов. Параметры бизнес-процессов даже в относительно простых хозяйственных системах редко остаются неизменными в течение продолжительного времени: их характер и количество модифицируются под действием как внешних факторов (например, изменения нормативной и законодательной базы) так и эволюционных процессов внутри самого предприятия (расширение объемов производства и/или услуг, переход на другую стратегию поведения на рынке и т.п).

При выборе системы управления предприятием дальновидный пользователь в числе основных требований к ней называет:

  • возможность адаптации той или иной части системы (товародвижение, бухгалтерия и т.п.) к меняющейся среде функционирования;
  • возможность добавления новых подсистем, которые расширяют функциональность системы и при этом не требуют изменения базовых структур ее ядра, что гарантирует нормальную работу подсистем, уже находящихся в эксплуатации.

Достижения гибкости системы при изменяющихся условиях выполнения заданных функций и устойчивости ее базовых структур при расширении сферы применения легли в основу проектных решений в процессе создания Kx3.

Способы адаптации в Kx3. Адаптация к условиям среды функционирования в системе Kx3 достигается несколькими путями:

  • настройкой отдельных подсистем на конкретные условия работы;
  • посредством формирования самим пользователем структуры классификаторов объектов (материальных предметов, подразделений, регионов и т.д.) и ее изменения в случае необходимости;
  • путем задания набора свойств объектов и его расширения в случае необходимости уточнения сущности объектов;
  • возможностью выбора логической схемы хранения справочников и оперативных данных (имеет важное значение при использовании Кх3 для управления деятельностью нескольких предприятий-юридических лиц).

Настройка подсистем. При настройке подсистем задаются бизнес-правила, в соответствии с которыми будет функционировать подсистема, значения различных коэффициентов, используемых в расчетах, виды экранных форм и выходных документов. Например, в подсистеме "Товародвижение" пользователю предоставляется возможность задать:

  • учетную политику для различных типов объектов учета - методы приема и списания, автоматическое или отложенное выполнение проводок, автоматический или отложенный расчет новой учетной цены, наличие учета по партиям и т.д.;
  • дополнительные поля в товаросопроводительных документах, правила их отображения (и расчета для рассчитываемых полей) в экранных формах и выходных документах;
  • выполняемые бухгалтерские проводки.

2. Функциональные возможности системы

2.1 База данных

База данных является ядром системы "Кх3" и осуществляет функции интеграции и общего контроля. Благодаря этому, все модули и подсистемы "Кх3" могут функционировать как в полном составе, так и в различных сочетаниях. Используя базу данных, можно определять стандарты и методы организации работы предприятия, которые затем будут внедряться и использоваться в процессе его функционирования. Эти возможности обеспечиваются наличием в БД:

  1. Системы Справочников, представляющих комплекс данных, абсолютно необходимых для реализации концепций, заложенных в "Kx3". Структура Справочников позволяет вносить разнообразную информацию, которая в дальнейшем облегчит работу пользователя. В справочники могут быть введены все необходимые сведения о товарах, покупателях, поставщиках, банках, фондах, подразделениях предприятия, персоналу и отличительным признакам объектов учета.
  2. Системы Настроек, которые дают пользователю возможность настроить "Кх3" на особенности конкретного предприятия, выработать и утвердить однозначное толкование в рамках предприятия всех установочных параметров и задать определенные правила ведения бизнес-процессов.
  3. Средств системного управления - модуль "Администратор". Как часть базы данных "Кх3" системные функции обеспечивают широкие возможности для управления документооборотом, базами данных, заданиями и устройствами.

Администратор системы может контролировать и ограничивать доступ пользователей на рабочих местах по объему операторских функций, по степени доступа (просмотр, запись, корректировка, контроль), а также вести журнализацию всех изменений информации в ИС (имя пользователя/время ввода данных/редактирование/удаление/проведенная операция).

Возможна корректировка ошибочных данных в системе, поиск и устранение повторяющейся информации, выполнение профилактических и оптимизирующих процедур, осуществление резервного копирования и восстановления базы данных.

2.2 Финансы

Финансовая часть системы "Кх3" представляет собой полный набор интегрированных функций для гибкого финансового управления. Освоить систему просто: в ней используются повторяющиеся процедуры и экранные формы. План счетов разработан так, чтобы его легко можно было изменять без повторения действий по внедрению системы. Полный набор средств работы с журналами показывает детали и источники для всех проводок в Главную книгу. Для контроля проводок при возникновении проблем с заказчиками и поставщиками могут использоваться блокирующие коды.

Если предприятие заказчика имеет филиалы, "Кх3" позволит поддерживать как централизованные, так и децентрализованные финансовые операции. Возможности системы по децентрализованной обработке проводок позволят максимально удобно распределить функции.

Система "Кх3" предоставляет возможность одновременно вести любое количество финансовых организаций. На каждом предприятии может быть принята своя учетная политика, отражающая специфические принципы, правила и практические приемы ведения бухгалтерского учета, а также составления и оформления финансовой отчетности.

Система обеспечивает возможность корректировки введенной информации при обнаружении ошибок. Так как ошибки в основном возникают при вводе конкретного документа, то и корректируется документ, а не итоговые суммы.

Расчеты с покупателями и поставщиками организованы так, чтобы система могла стать мощным инструментом для достижения предприятием своей цели в этой области. Расширенное управление кредитами обеспечивает возможность просмотра текущего статуса заказчиков и позволяет правильно управлять финансовыми операциями с партнерами. Учет расчетов ведется с помощью Карточек, которые открываются на каждый счет и субсчет, а внутри них может вестись аналитический учет по поставщикам, покупателям, прочим дебиторам и кредиторам, и т.д.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому члену трудового коллектива, при этом используется информация, сформированная в комплексе "Учет кассовых операций", где отражаются суммы, выданные на административно-хозяйственные нужды и служебные командировки. Списание сумм с подотчетного лица осуществляется путем ввода данных с авансового отчета в Карточку учета расчетов этого лица.

Система реализует весь объем требований по учету денежных средств в кассе и на расчетных счетах предприятия. Причем количество касс и расчетных счетов не ограничивается.

В "Кх3" автоматизированы функции по учету основных средств и нематериальных активов, материалов и МБП, товаров, готовой продукции. Пользователь имеет возможность настроить программу на любую форму учета: по партиям, по местам хранения (стеллажам, ячейкам и т.п.), по видам хранения (на реализации, на ответственном хранении) и т.д.

Учет затрат и контроль за соблюдением норм расхода - ключевые задачи для достижения предприятием необходимых результатов. Решение этих задач особенно важно при одновременно происходящих на предприятии процессах производства, продажи различных изделий, работ и услуг с различным уровнем рентабельности и затрат.

В системе "Кх3" категории затрат организуются таким образом, что все транзакции могут быть автоматически обработаны в центрах затрат. Система позволяет распределить финансовые данные по множеству центров затрат, обеспечивает настройку и формирование бухгалтерских проводок с аналитикой по учету и распределению затрат на производство: по местам возникновения затрат, по центрам и объектам затрат, по статьям затрат.

Система позволяет автоматически распределять значения, проводимые из счетов книги в центры затрат в соответствии с определенной пользователем пропорцией. Распределение затрат может вычисляться для различных периодов. На уровне центра затрат может быть подготовлен как общий, так и детальный отчет.

В модуле анализа финансовой деятельности можно рассчитать любое количество абсолютных и относительных коэффициентов и показателей, отражающих финансовое состояние предприятия. Все показатели и коэффициенты автоматически рассчитываются из данных отчетного баланса предприятия и отчета о финансовых результатах. Система позволяет проводить анализ показателей и коэффициентов по состоянию на определенную дату, за период, в динамике за ряд лет, кварталов и месяцев.

Возможности системы позволяют проводить анализ по неограниченному количеству предприятий, вывести любую интересующую информацию в табличном и графическом виде. Пользователь также может самостоятельно наращивать количество запросов, применять любые методики анализа, использовать систему в режиме экспресс-анализа и для моделирования прогнозов типа "что, если"

Система автоматически формирует любую стандартную отчетность и обеспечивает печать всех внешних финансовых документов.

2.3 Производство

Система управления производством в "Кх3" предназначена для обеспечения управления производственным процессом и интегрирована с системой планирования, образуя единый цикл от планирования до выполнения производственных функций. Система управления производством позволяет описывать производственные операции и процессы, обеспечивая следующие возможности:

  • ведение основных производственных данных;
  • производственное планирование;
  • оперативное управление цехом;
  • материальное обеспечение плана;
  • расчет нормативной себестоимости продукции;
  • расчет фактической себестоимости продукции;
  • контроль себестоимости продукции.

Системе свойственна гибкость при составлении плана производства, позволяет создавать его на любом уровне структуры изделия. Количество таких уровней не ограничено.

Система учитывает затраты на полную производственную обработку: фактические затраты рабочего времени, расходы материалов, объемы субподрядных работ, а также затраты на незавершенное производство. Затраты могут суммироваться и анализироваться различными путями, включая анализ по изделию и по производственному заданию.

2.4 Сбыт и снабжение

Модули сбыта и снабжения системы "Кх3" помогают управлять сбытом продукции и материально-техническим снабжением. Многообразие функций системы позволяет строить разнообразные схемы обслуживания. Можно определить различные процедуры продажи для разных типов заказов, что дает возможность проводить в едином потоке обработку обычных заказов и сохранять полный контроль над другими типами заказов.

В процессе принятия заказа можно предусматреть нехватку продукции. Система также укажет на проблемы с некоторыми счетами или заказами и позволит оценить возможности обработки всего того, что с ними связано. Управление сбытом/снабжением включает предложения на продажу/закупку, контракты на продажу/закупку, управление заказами на продажу, анализ продаж/закупок.

2.5 Управление запасами

Модуль управления запасами системы "Кх3" предоставляет возможности, далеко выходящие за рамки основных функций складского учета. В "Кх3" обеспечивается управление складами и местонахождением, т. е. ключевые функции при обслуживании мультиплощадных операций.

Полная информация по запасам гибкость управления планированием изделий и групп изделий. Контроль управления партиями обеспечивает отслеживание соответствия стандартам качества. Все функции управления запасами полностью интегрированы с управлением финансами.

Система позволяет вести значения по группам и типам изделий. Для каждого изделия поддерживается неограниченное число единиц измерения (с соответствующими коэффициентами пересчета). Для доступа к информации об изделии поддерживаются множественные ключи поиска.

Система обеспечивает работу с любым количеством складов как с единым складом, реализуя принцип "единого складского пространства", управляет доступом по типам транзакций (складских операций) по каждому складу и отслеживает все поступления и выдачу материалов со склада включая следующие типы: корректировку по запасам, передачу запасов, выдачу на производство, поступление с производства, выдача на реализацию, поступления по заказам снабжения.

Управление партиями в "Кх3" задается на уровне единицы хранения, и для каждой единицы можно определить тип собираемой информации. Можно выбрать контроль по партии или по хранимой единице (серийный номер). Для каждой операции можно ограничить или запретить использование партии материалов с блокированием на уровне партии, а также на уровне единицы хранения и местонахождения. Система обеспечивает ведение полной генеалогии партии, начиная с момента закупки и заканчивая распределением, отпуском по подразделениям, цехам и т.д.

2.6 Продажи и маркетинг

Система "Кх3" предоставляет набор средств повышения эффективности маркетинга и продаж. В качестве инструмента для проведения анализа используется технология многомерного анализа (OLAP).

Система анализа дает пользователю возможность создавать"древовидные" справочники с любым уровнем вложенности. Информация может быть представлена в табличном и графическом виде, причем графики могут быть любой формы. Высокая скорость обработки больших массивов данных, хранение любого количества разнородных данных в единой многомерной базе (объемы продаж, стоимость, себестоимость, прибыль, информация о покупателе и т.д.) позволяют выполнять сложные запросы необходимые для нужд маркетинга, причем обеспечивается обработка и вывод результатов по этим разнородным данным в едином масштабе координат.

Система анализа позволяет прогнозировать в режиме "что, если" по любым данным за произвольный отрезок времени. Количество и содержание запросов неограничено - пользователи сами могут вводить новые измерения для анализа и получать данные в любом разрезе тридцатидвухмерного координатного пространства базы данных.

2.7 Цены и скидки

Система "Кх3" позволяет создать целую систему ценообразования, охватывающую разные товары, услуги, различия в уровнях спроса, распределение покупок и продаж по партнерам, регионам и т.п.

Пользователь имеет возможность организовать ввод неограниченного количества свойств, функций и аргументов для конфигурации прайс-листов, сформировав их в разрезе покупателей, товаров и объема закупок. Все это осуществляется путем настройки условий формирования и последовательности расчетов цены.

Система предлагает гибкую и разветвленную структуру цен, позволяющую приспособить ее к ценовой части контрактов на продажу и иметь к ней постоянный доступ в процессе продажи. Можно построить различные уровни уточнения цен и скидок с привязкой скидки к определенным объемам продукции.

Прейскуранты также включают даты начала и окончания действия, что позволяет давать информацию об их изменении до установления новых цен.

2.8 Управление персоналом

Данная программа представляет собой законченный самостоятельный продукт, автоматизирующий такой важный аспект работы предприятия, как управление персоналом. Поэтому в одних организациях данный модуль может быть внедрен как первый этап серьезной автоматизации управления, в других - как автономный продукт.

Система позволяет скоординировать работу всех отделов предприятия, создавать и поддерживать произвольную, сколь угодно сложную, корпоративную структуру организации (штатное расписание), работать сразу со всеми предприятиями корпорации.

Через систему управления персоналом производится оформление личных дел, формируется штатное расписание, ведется табельный учет и как заключительный этап работы с персоналом осуществляется расчет заработной платы и других выплат.

Система настраивается на любые алгоритмы расчета видов оплат и ориентирована на решение таких задач, как своевременные расчеты с персоналом по оплате труда, больничных листов, различного вида удержаний, правильное отнесение в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисления заработной платы, подготовка и анализ показателей по труду и заработной плате для оперативного руководства и составления необходимой отчетности.

3. WEB-версия системы

Использование технологий Internet позволило обеспечить работу в Корпоративной Информационной Системе "Кх3" из любой географической точки в режиме on-line и разрешить извечную проблему многих предприятий - как организовать работу с удаленными объектами.

Web-версия "Кх3" целиком основана на Java-технологии. Реализация в кратчайшие сроки такого принципиально нового подхода к созданию корпоративных сетей стала возможной благодаря появлению программного продукта Oracle Developer/2000 Server, который в сочетании с любым современным Web-сервером и Java-браузером позволяет организовать графические рабочие места на основе "тонкого клиента" (в том числе удаленные от главного офиса).

Принципиально важным является "прозрачность" перехода на Web-интерфейс для конечного пользователя: внешний вид форм ввода и диалог оператора полностью соответствуют версии системы для ОС Windows'95.

Переход к архитектуре сетевых вычислений и реализация бизнес-приложений на корпоративных серверах означает существенное сокращение расходов на сопровождение каждого клиентского места и строгий контроль доступа к корпоративной сети практически из любой точки земного шара.

Центр информационных технологий "Ост-Ин"

Центр ведет отсчет своей истории с 1989 г., когда компания взяла на себя разработку информационных систем комплексной автоматизации деятельности предприятий с использованием программных продуктов Oracle. "Ост-Ин" является прямым партнером корпорации Oracle и авторизированным дилером компании Santa Cruz Operation.

Конкретный проект

Работы по внедрению системы "Кх3" ведутся на ряде предприятий, среди них, например, Шатурский мебельный комбинат - один из крупнейших в своей отрасли.

При подготовке данного проекта было много сложностей, связанных с особенностями самого процесса производства мебели на данном предприятии, который охватывает полный комплекс работ, начиная от переработки лесоматериалов, производства комплектующих и заканчивая выпуском готовой продукции. Сложность разработки таких проектов состоит еще и в том, что уже на первых этапах необходимо предусмотреть последовательное масштабирование системы при детализации решения тех или иных задач, причем таким образом, чтобы не нарушалась целостность всего информационного комплекса.

На Шатурском мебельном комбинате устанавливаются не отдельные модули системы "Кх3", а производится полномасштабная автоматизация предприятия:

  • товародвижение (учет сырья, материалов, готовой продукции, МБП, основных средств и нематериальных активов);
  • бухгалтерский учет (учет денежных средств; учет расчетов с поставщиками, покупателями, прочими дебиторами и кредиторами, с персоналом, акционерами и т.д., учет ТМЦ, ОС и НА, сырья, материалов, МБП и др);
  • управление производством (расчет и составление плана производства в целом и по цехам, формирование материальных отчетов по цехам, ведение рецептов на создание изделий, расчет лимитов, формирование технологических маршрутов, комплектация готовой продукции и т.д.);
  • управление договорами;
  • работа с ценами;
  • управление заказами/заявками (формирование заявок и заказов на нестандартные изделия, резервирование продукции, отслеживание очередности заказов и др.);
  • управление персоналом (кадры, штатное расписание, табельный учет и заработная плата);
  • управленческий учет (учет затрат, управление себестоимостью, оборотными средствами и т.д.).

На сегодняшний день в системе задействовано более 100 рабочих мест, в качестве сервера базы данных используется Sun Enterprise 2.