Делать самим или использовать готовые системы?
Суть решения для Москомприроды
Раз компьютер, два компьютер...
"Перманентная разработка", или опыт промышленной эксплуатации
Оценка качества выполнения проекта
Что дальше?
Литература

Сегодня эффективное функционирование любой структуры государственного управления уже невозможно без использования современных информационных технологий. Это обусловлено тенденцией к минимизации численности сотрудников организации, а также необходимостью оперативного принятия управленческих решений. Но при автоматизации основных производственных функций организации часто остаются без внимания вопросы автоматизации делопроизводства. Однако в ряде структур, в частности в деятельности природоохранных органов, этот вопрос имеет принципиальное, экономическое значение. Московский городской комитет охраны окружающей среды и природных ресурсов (Москомприрода) - это, пожалуй, одна из немногих организаций, где создание крупных информационных систем началось именно с системы автоматизации рутинных процессов делопроизводства.

Прежде всего пару слов стоит сказать о принципах создания информационной системы документооборота:

  • принцип системности - между структурными элементами системы установлены такие связи, которые обеспечивают ее цельность и взаимодействие с другими системами;
  • принцип открытости - система создается с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования;
  • принцип совместимости - при создании системы используются информационно-технологические интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами;
  • принцип стандартизации (унификации) - при создании системы применяются типовые, унифицированные и стандартизованные решения;
  • принцип эффективности - в результате разработки системы обеспечивается рациональное соотношение между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота.
  • Разработка и производство информационной системы автоматизации делопроизводства основывались на существующем в Москомприроде порядке обработки корреспонденции. Все официальное делопроизводство Москомприроды является функциональной задачей Организационного управления, которое осуществляет учет входящей и исходящей корреспонденции, внутренних организационно-распорядительных документов и контроль за исполнением поручений руководства Комитета. Процедура обработки корреспонденции включает следующие шаги:

  • регистрацию поступившей корреспонденции;
  • получение резолюции на поступившую корреспонденцию;
  • внесение резолюции и передача корреспонденции на исполнение;
  • контроль за сроком исполнения корреспонденции;
  • регистрацию ответа.
  • Каждый из приведенных шагов в том или ином виде присутствует в любой государственной организации.

    Делать самим или использовать готовые системы?

    Первый вопрос, который возникает в процессе создания системы документооборота - делать самим или использовать готовые программные продукты? Изучив опыт нескольких реализаций, остановились на втором варианте. Следующий вопрос: что же выбрать? Современный рынок достаточно богат предложениями - необходимо только конкретно знать конечную цель, которая полностью удовлетворяла бы задачам пользователя. После тщательного анализа и консультаций была выбрана технология workflow, которая предназначена для автоматизации потоков документов и производственных заданий, охватывающих подразделения и отдельных сотрудников организации, и учитывает правила, временные масштабы и алгоритмы решения управленческих задач.

    Технология workflow позволяет перевести аналитические результаты деятельности по реорганизации бизнес-процессов в практическую плоскость организации управленческой деятельности. Конкретно для проекта был взят пакет Staffware компании Staffware plc. (Великобритания), специализирующейся на разработке автоматизированных систем класса workflow для комплексного решения задач управления бизнес-процедурами, деловыми операциями и документооборотом. Пакет Staffware построен на основе новейших информационных технологий и может быть использован в каком угодно секторе рынка и при любых концепциях и процедурах управления организацией. Реализация в архитектуре клиент-сервер удовлетворяет стандарту ISO на системы класса workflow.

    По технологии Staffware [1] каждая регулярно повторяющаяся управленческая функция представляется в виде процедуры, состоящей из отдельных шагов и содержащей алгоритм выполнения каждого шага, а также описания порядка шагов. Конкретная реализация управленческого процесса именуется вариантом процедур, с которыми и имеют дело пользователи системы. Построение процедур осуществляется с помощью графического конструктора процедур. Каждому шагу процедуры соответствует экранная форма, содержащая некоторое подмножество полей данных. Создание форм является прерогативой разработчика процедур и осуществляется с помощью графического конструктора форм. В процессе выполнения процедуры Staffware накапливает задания, соответствующие отдельным шагам процедуры, и формирует очереди заданий различных типов как для каждого пользователя, так и для групп пользователей. Для контроля и управления текущим состоянием выполнения вариантов процедур в системе Staffware предусмотрены регистрационные журналы и административные отчеты, формируемые автоматически.

    В системе Staffware имеется несколько классов пользователей:

    1. администратор системы, который отвечает за поддержку и сохранение целостности данных, не относящихся к процедурам, например данных о пользователях;

    2. разработчик процедуры, отвечающий за разработку, тестирование и поддержку конкретной процедуры;

    3. владелец процедуры, имеющий право редактировать конкретную процедуру;

    4. менеджер, контролирующий исполнение вариантов процедуры посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;

    5. пользователь, имеющий доступ к Staffware через очередь заданий, функцию запуска варианта конкретной процедуры и справочную подсистему.

    Технология Staffware наилучшим образом приспособлена для разработки и производства промышленных информационных систем документооборота: она позволяет делать "жесткие" информационно-технологические решения при максимальной программируемости и удобстве использования.

    Суть решения для Москомприроды

    Структура системы включает восемь основных функционально выделенных автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых ориентировано на решение специфических задач (рис. 1):

    Picture_1

    Рисунок 1.
    Организационная структура распределения АРМ в "Москомприроде".

  • АРМ председателя Москомприроды - осуществление оперативного контроля за исполнением поручений, подготовки различных отчетов и справок;
  • АРМ администратора системы - осуществление административного управления работой системы;
  • АРМ по приему и обработке входящей корреспонденции, поступающей от юридических лиц;
  • АРМ по контролю за движением и исполнением документов - оперативный контроль за движением документов, текущий контроль за исполнением поручений руководства Москомприроды и подготовки административных отчетов;
  • АРМ по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан - оперативная выдача отчетов и справок о движении документов, а также работа с письмами и обращениями физических лиц;
  • АРМ по контролю исполнения документов, представляемых в Москомприроду на экспертизу, - контроль прохождения предпроектных, проектных и других видов документов, представляемых на экологическую экспертизу;
  • АРМ по обработке исходящей корреспонденции;
  • АРМ системного оператора - рабочее место дежурного оператора, обеспечивающего контроль функционирования системы и ее системное администрирование.
  • Программное обеспечение системы выполняет две основные функции:

  • автоматизацию процедуры обработки и контроля за входящей и исходящей корреспонденцией в соответствии с принятым в Москомприроде порядком обработки документов;
  • обеспечение справочно-информационного сопровождения процесса делопроизводства в Комитете.
  • Программное обеспечение для автоматизации процедуры обработки и контроля за движением документов разработано с использованием процедурного языка Staffware и позволяет последовательно выполнять набор деловых операций, осуществляемых в процессе обработки поискового образа документа, с момента его прихода в Комитет до момента отправки ответа.

    Для каждого АРМ в соответствии с выполняемыми операциями разработаны компьютерные формы, содержащие поля ввода данных (в них заносится информация о документе, которая появляется за время его обработки). Таким образом, в ходе работы системы автоматически формируется поисковый образ документа, используемый для справочно-информационного сопровождения процесса делопроизводства. Разработанные формы представляют собой аналог бумажных форм, которые ранее переходили из рук в руки.

    Поля ввода данных на каждом рабочем месте разделены на обязательные, необязательные, демонстрационные и MEMO:

  • обязательные и необязательные поля выделяются разным цветом и являются обязательными или нет для ввода на данном рабочем месте;
  • демонстрационные поля отображают текущие значения полей данных, которые не могут быть изменены на выполняемом шаге деловой процедуры;
  • поля типа MEMO предназначены для хранения текстов большого объема (например дополнительной резолюции руководителя Комитета по обработке корреспонденции и др.).
  • Процесс обработки документов организован следующим образом. На каждом АРМ существует своя очередь - перечень работ, где присутствуют идентификаторы документов, ожидающих обработки. Идентификаторы хранятся в очереди работ до тех пор, пока пользователь не внесет в них необходимую информацию и не перешлет другим пользователям. Обработка документа в системе завершается после выхода соответствующего ответа с автоматическим присвоением ему исходящего номера.

    Программное обеспечение допускает обработку входящей корреспонденции (законодательные акты, распоряжения вышестоящих органов, корреспонденция для сведения и др.) без подготовки исходящего ответа, а также регистрацию собственной исходящей корреспонденции Комитета. В результате работы программного обеспечения формируется банк поисковых образов документов.

    Обмен с базой данных Москомприроды и пакетом Staffware осуществляется с использованием технологии динамического обмена данными (DDE).

    Сегодня информационно-справочная система предоставляет пользователю следующие возможности:

  • последовательный просмотр базы данных системы;
  • быстрый поиск корреспонденции по входящему номеру;
  • фильтрацию данных для просмотра информации, удовлетворяющей заданным условиям;
  • печать выбранной информации;
  • формирование и печать напоминаний исполнителям о приближающемся сроке исполнения и службе контроля об истечении срока исполнения;
  • формирование и печать статистических форм отчетности;
  • работу с архивными базами данных;
  • работу с информацией ограниченного доступа (в расширенном режиме);
  • редактирование ошибочно введенной информации в базе данных (в расширенном режиме).
  • Информационно-поисковая система реализована с использованием MS Fox Pro. Главное меню информационно-поисковой подсистемы представлено на рис. 2.

    Picture_2

    Рисунок 2.
    Главное меню информационно-поисковой подсистемы.

    Раз компьютер, два компьютер...

    Программно-технический комплекс системы построен с использованием архитектуры клиент-сервер и представляет собой локальную вычислительную сеть, состоящую из файл-сервера, совмещенного с сервером приложений и автоматизированными рабочими местами пользователей. Сервер системы построен на базе ПК, работающего под управлением операционной системы UnixWare Application Server. Рабочие места пользователей представляют собой ПК, оборудованные аппаратным и программным обеспечением, которое соответствует решаемым на них функциональным задачам. Локальная вычислительная сеть построена по стандартной технологии Ethernet 10Base-2/10Base-T и объединяет компьютерную технику, расположенную на двух этажах здания. Компьютеры подключены к этажным концентраторам кабелем типа витая пара, а межэтажное соединение концентраторов выполнено с использованием тонкого коаксиального кабеля. При создании кабельной системы применялся коаксиальный кабель (RG-58U) и кабель типа витая пара категории 5 (UTP-5). В качестве этажных концентраторов использовано стандартное оборудование LinkBuilder II компании 3Com.

    Для обеспечения сохранности и целостности данных предусмотрено резервное копирование данных и программного обеспечения системы, а также двухуровневый авторизованный доступ.

  • Защита вхождения пользователей в сеть. Каждый пользователь имеет уникальное имя и пароль для доступа к сетевым дискам файл-сервера и сервера приложений.
  • Защита вхождения пользователей в систему Staffware. Каждый пользователь имеет уникальное имя и пароль для доступа к своей очереди работ в системе документооборота.
  • Дважды в день выполняется сохранение данных, процедур и системы в целом в специальный каталог на сервере.
  • Ежедневно осуществляется копирование жестких дисков сервера на магнитную ленту.
  • "Перманентная разработка", или опыт промышленной эксплуатации

    Уровень созданной информационной системы, универсальность используемых информационных технологий, а также соображения экономической целесообразности подсказали оправдавшее себя на практике решение - эксплуатация информационной системы и ее сопровождение были поручены разработчику. Параллельно с промышленной эксплуатацией системы осуществлялась ее доработка с увеличением функциональных возможностей, среди которых необходимо особо выделить:

  • переход на технологию разделяемых очередей (групп пользователей) с фиксацией идентификатора пользователя, завершившего процедуру обработки информационно-поискового образа документа, в банке данных системы;
  • возврат на контроль ошибочно выпущенных документов (функция администратора);
  • специализированную процедуру обработки входящих документов: законодательных, правовых, нормативных и др., подлежащих "особому контролю";
  • специализированную процедуру обработки внутренних приказов и распорядительных документов Москомприроды;
  • объединение баз данных по общей корреспонденции, письмам и обращениям граждан в единый банк данных Организационного управления.
  • Перечисленные доработки были продиктованы "жизнью" информационной системы и стали возможными только в результате взаимодействия специалистов разработчика и Организационного управления Москомприроды на основании практической работы с технологиями электронного документооборота.

    Оценка качества выполнения проекта

    Информационная система документооборота создавалась для повышения эффективности работы Организационного управления Москомприроды в части обработки и учета входящих/исходящих документов.

    Основа эффективной работы сотрудников Управления - наличие полной и достоверной информации о документе. Реализация проекта позволила интегрировать всю информацию о корреспонденции в едином банке данных и организовать быстрый поиск и подбор необходимой информации о документе. Тем самым повысилась скорость и надежность решения задачи поиска, а значит и эффективность работы сотрудников Управления. Важным показателем в оценке работы компьютерной системы автоматизации делопроизводства является эффективность реализации функций перерегистрации ("переметки") документов, формирования напоминаний исполнителям и получения статистической информации о работе с документами за любой временной период (исполнительская дисциплина), а также подготовки отчетных форм о работе Управления, требовавших в прошлом значительного времени и усилий.

    Кроме этого, внедрение технологии workflow, предполагающей коллективную работу и взаимную ответственность, повысило взаимозаменяемость сотрудников, а реализация проекта позволила существенно повысить общую компьютерную подготовку сотрудников Организационного управления, персонифицировать ответственность за неквалифицированные действия. Информация делопроизводства стала доступнее, повысилось качество ее обработки и достоверность, включая точность кодификации документов. На рис. 3 приведена диаграмма динамики средних сроков исполнения документов, поставленных на контроль. Отчетливо виден этап внедрения системы (первые 4 месяца), когда увеличение относительного числа контролируемых поручений руководства Москомприроды (фактическое увеличение объема и интенсивности работы исполнителей) привело к увеличению средней длительности их исполнения. Наличие удобного и надежного "инструментария" позволило начиная с 7 месяца, когда были подведены первые итоги практической работы, сокращать назначаемые сроки исполнения документов и добиваться их соблюдения.

    Picture_3

    Рисунок 3.
    Динамика средних сроков исполнения документов.

    Важно отметить, что внедрение информационной системы приводит к постепенному изменению функциональной структуры Организационного управления - больший упор делается на смысловую, содержательную работу сотрудников. Время, сэкономленное на поиске и подборе информации (ранее на это уходили часы), используется теперь для повышения эффективности и качества контроля выполнения поручений руководства Москомприроды. При сохранении числа сотрудников значительно увеличился объем накапливаемой и обрабатываемой информации, повысилась трудовая дисциплина.

    Внедрение информационной системы сказалось и на условиях обслуживания посетителей - теперь практически отсутствуют очереди на сдачу документов для регистрации. Время ответа на телефонный звонок о судьбе обращения определяется, в основном, точностью и корректностью поставленного вопроса. Система стала необходимым инструментом в руках сотрудников Организационного управления, причем более необходимым, чем обычная ручка. Любая, пусть даже профилактическая остановка системы - почти трагедия для пользователей.

    Что дальше?

    На основе предложенного решения в Центральном административном округе Москвы сейчас функционирует типовое автоматизированное рабочее место делопроизводства территориального отделения Москомприроды. В соответствии с разработанной технологией дважды в день осуществляется обмен информацией между Территориальным отделением Москомприроды и Организационным управлением с использованием каналов связи МГТС. Информационный обмен позволяет лучше скоординировать взаимодействие подразделений центрального аппарата Москомприроды и его территориальных отделений, существующих во всех административных округах Москвы. При этом отпадает необходимость в значительном количестве телефонных звонков и переговоров: необходимая и достоверная информация доступна в любое время.

    После завершения опытной эксплуатации указанная технология будет тиражироваться на все территориальные отделения Москомприроды и на другие организации, взаимодействующие с Комитетом.

    Расширение системы подразумевает включение в процесс автоматизированного документооборота производственных структурных подразделений, занимающихся вопросами Государственной экологической экспертизы, нормирования вредного воздействия на окружающую природную среду, Государственного контроля за исполнением природоохранного законодательства Российской Федерации, вопросами лицензирования природопользования, взимания платежей за вредное воздействие на окружающую среду города, а также вспомогательных служб Москомприроды. Сегодня эти подразделения не имеют единой компьютерной системы документооборота, что приводит к длительным задержкам в функционировании Комитета и, следовательно, к ощутимым финансовым потерям.

    Расширение системы предполагает введение рабочих мест для всех руководителей Москомприроды, при этом увеличение функциональных возможностей системы будет достигнуто за счет:

  • обеспечения возможности автоматизированной подготовки, согласования проектов и рассылки в подразделения Комитета внутренних распорядительных документов;
  • обеспечения оперативного доступа руководителей структурных подразделений Москомприроды к единому банку данных системы;
  • обеспечения возможности компьютерного взаимодействия между подразделениями Москомприроды;
  • обеспечения возможности автоматизированной подготовки проектов исходящих из Комитета документов в электронном виде;
  • организации и использования возможностей компьютерного факс-сервиса.
  • В состав системы будут включены единый банк данных по природопользователям, банк данных по актам наложения административных взысканий, объединенный банк данных по результатам Государственного контроля за исполнением природоохранного законодательства и ряд других. Информационной базой для наполнения этих банков данных будет служить корреспонденция и материалы, поступающие в Комитет, а также материалы, формируемые в процессе его деятельности. К моменту окончания второго этапа количество рабочих мест в системе превысит 30.

    Важно отметить, что все рабочие места включаются в процесс автоматизированного контроля исполнения документов и имеют доступ к ресурсам информационно-поисковой подсистемы Организационного управления. В процессе развития информационной системы документооборота Москомприроды основное внимание уделяется:

  • интеграции информационных и организационных процессов, технических, программных и методических средств;
  • углублению взаимодействия оператора и компьютера на основе диалоговых методов и средств, автоматизированных рабочих мест;
  • минимизации бумажного документооборота, переходу к информационному обмену средствами компьютерных телекоммуникаций;
  • максимальной автоматизации формирования проектов самих документов на основе безбумажной технологии;
  • гибкости создаваемой системы, ее способности адаптироваться к изменяющимся условиям документооборота Москомприроды.
  • Литература

    [1] Дм. Зубков. Staffware - система управления документооборотом. Открытые системы # 1, 1997, сс. 45-49

    Поделитесь материалом с коллегами и друзьями