Системы автоматизации работы с документами
Как же это все применимо к российскому офису?
Концепция системы ДЕЛО-96
Модель системы
Программная реализация
Промышленная технология проектирования заказных версий
Перспективы развития

Компания ЭОС была создана в 1994 году специалистами, в течение ряда лет занимавшихся автоматизацией офисной деятельности в высших государственных структурах СССР и России. Основной профиль компании - разработка и внедрение систем автоматизации документооборота для учреждений и предприятий. Сегодня ЭОС обладает российским сертификатом на систему автоматизации документооборота. В числе заказчиков ЭОС государственные, правительственные, правовые и финансовые организации. Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами.

В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Например, офис торгового предприятия занят преимущественно оформлением документов купли/продажи товаров, а, скажем, редакция газеты или журнала - подготовкой материалов к публикации и версткой издания. Однако чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система работы с документами (система делопроизводства). Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В России - еще с прошлого века - сложилась определенная метода организации работы с документами, закрепленная ныне в ГОСТах и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит совокупность требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, в общественных организациях. Эти требования конкретизируются в инструкциях по делопроизводству ведомств и предприятий.

В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Основные этапы обработки документов в организации - прием, регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно - справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передача в архив и т. д.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание в организациях централизованных служб документационного обеспечения управления: управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. п.

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении (даже если они ведутся с помощью компьютера), но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

Системы автоматизации работы с документами

Когда в компьютерной литературе говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ (workflow) и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов. Попытаемся их позиционировать.

Работа собственно с документами, точнее - с файлами документов на машинных носителях (ввод, редактирование и т. д.). Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.

Управление документами (document management). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Характерным примером системы управления документами являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. (Универсальным инструментом создания систем управления документами является СУБД.)

Пересылка документов (e-mail). Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

Групповая работа над документами (groupware). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Известным примером такой системы является пакет Lotus Notes.

Управление потоком работ (workflow). Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий. Классическим примером такой системы является, например, пакет Staffware.

Как же это все применимо к российскому офису?

Прежде всего, заметим, что общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область.

В этой связи следует отметить некоторые терминологические казусы. В частности: в компьютерной литературе часто используют термины электронный документооборот и электронный архив. Термины эти отнюдь не совпадают с документоведческими понятиями документооборота и архива.

ГОСТ и другие нормативные и методические материалы регламентируют технологию работы с готовыми документами. Соответственно термин "документооборот" подразумевает строго регламентированное и формально контролируемое движение готовых документов внутри организации. С другой стороны, под электронным документооборотом обычно понимают произвольный обмен документами и информацией по компьютерной сети. Что же касается архива, то под ним подразумевается некоторая система ведения номенклатуры дел, формирования дел, организация хранения и т. п. Тогда как электронный архив подразумевает, как правило, перенесенные на машинный носитель тексты/изображения документов с некоторыми поисковыми возможностями.

Необходимость централизованного сведения данных о документах всей организации в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм принципиально требует достаточно мощных средств управления документами. Детальный анализ показывает, что для описания структуры данных о документах требуется до нескольких десятков реляционных таблиц. Для эффективной реализации такой системы необходима СУБД масштаба предприятия и соответствующие средства проектирования. С другой стороны, документооборот предполагает сложные многошаговые алгоритмы прохождения документов по организации, по сути, workflow (кстати, термин workflow иногда переводится как делопроизводство).

С учетом этих особенностей возникает очевидный вопрос. Можно ли быстро автоматизировать нормативный документооборот, используя какие- либо популярные зарубежные прикладные пакеты типа document management, groupware или workflow, просто настроив их на отечественные реалии.

Опыт автоматизации документооборота в российских учреждениях показывает, что лишь в частных случаях или для решения только частных задач можно ограничиться использованием зарубежных прикладных систем. Специфика и сложность задачи таковы, что необходимо создание специализированных систем автоматизации отечественного документооборота, возможно, с использованием зарубежных пакетов в качестве отдельных компонентов. В этой связи принципы, заложенные в систему ДЕЛО-96, разработанную компанией "Электронные офисные системы", можно рассматривать как некоторый, практически апробированный, концептуальный подход к созданию такого рода систем.

Концепция системы ДЕЛО-96

Программная система ДЕЛО-96 обеспечивает автоматизацию делопроизводственного процесса в организации в соответствии с отечественными стандартами и практикой организации документационного обеспечения управления. В ее основе лежит:

  • система понятий данной предметной области, включающая все терминологические понятия сферы автоматизации делопроизводства, используемые в документации и программах системы;
  • информационная и функциональная модели делопроизводственного процесса, построенные на основе международных стандартов структурного анализа и проектирования систем с использованием современных CASE-технологий. Функциональная модель описывает состав делопроизводственных операций с документами и функции по работе с документами различных должностных лиц. Информационная модель раскрывает понятие документа в системе;
  • базовая программная реализация в среде клиент-сервер с использованием средств быстрой разработки приложений RAD;
  • промышленная технология проектирования заказных версий системы.

    Технология базируется на ГОСТах в области информационных технологий и включает этапы разработки ТЗ, технорабочего проекта, ввода в действие и сопровождения системы. Реализация каждого этапа состоит не в разработке системы с нуля, а модификации базового варианта системы, исходя из специфических требований заказчика. При этом конкретная программная реализация в соответствии с требованиями заказчика может быть интегрирована с любыми готовыми прикладными системами и пакетами. Это возможно как на уровне экспорта/импорта данных, так и на уровне DDE, OLE, DLL. Рассмотрим более подробно некоторые аспекты системы.

    Модель системы

    Для формализации описания системы вводятся следующие понятия: объекты, субъекты и технологические операции.

    К объектам системы относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

    Картотеки - это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

    При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.

    Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.

    Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота (корпоративная модель документооборота). В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.

    Субъектами системы являются пользователи и должностные лица. Должностные лица - это работники организации, участники делопроизводственного процесса. Должностные лица не обязательно являются пользователями компьютерной сети, непосредственно осуществляющими делопроизводственные операции в системе. Например, руководитель может делегировать право ввода резолюций или осуществления контроля своему помощнику или секретарю. Конкретная схема взаимосвязи между должностными лицами и пользователями определяется администратором системы документооборота. Определены следующие функциональные роли должностных лиц в технологии обработки документов: корреспондент, адресат, регистратор документов, руководитель, контролер, исполнитель, ответственный исполнитель, архивариус, регистратор отправки, администратор системы документооборота, системный администратор.

    Система обеспечивает выполнение следующих технологических операций: регистрация документов, посылка сообщений, работа с документом, исполнение, отправка, списание в дело, постановка на контроль, контроль исполнения, поиск, формирование отчетов и т. д., а также ряд сервисных и административных операций. Следует отметить, что в системе широко используется механизм линейных и иерархических словарей-классификаторов, в частности: организации, пользователи, должностные лица, тематический рубрикатор, виды доставки и отправки, группы нумерации, картотеки, уровни прав доступа, типы файлов и программ обработки, типы гипертекстовых связок, номенклатура дел, стандартные тексты и списки.

    Программная реализация

    Сегодня имеются программные реализации в среде клиент-сервер, построенные на основе объектно-ориентированных средств разработки приложений PowerBuilder и Progress (клиентская часть) и работающие практически с любыми серверами баз данных через SQL-запросы. Для формирования выходных форм система интегрирована с продуктами MS Office (Word, Excel). Имеется также опыт заказной интеграции с системами workflow и почтовыми системами, в частности Staffware (Staffware plc), Linkworks (DEC), Open Mail (HP), cc:mail (Lotus-IBM).

    Промышленная технология проектирования заказных версий

    Разработка технического задания предполагает обследование объекта автоматизации и формулировку требований к системе. По результатам обследования уточняются информационная и функциональная модели системы, термины и определения, состав выходных форм.

    Разработка технорабочего проекта включает проектирование и создание базы данных системы, разработку программного обеспечения, тестирование системы и подготовку документации. Ввод в действие предполагает установку системы на комплексе технических средств заказчика, подготовку персонала и проведение опытной эксплуатации. После доработки системы по итогам опытной эксплуатации система сдается в промышленную эксплуатацию.

    Часто система ДЕЛО-96 заменяет собой ранее используемую систему автоматизации делопроизводства. В этом случае на этапе опытной эксплуатации в систему ДЕЛО-96 загружается ретроспективная информация из ранее используемой системы. Опыт показывает, что полный цикл создания системы - от начала проведения обследования до ввода в промышленную эксплуатацию - для достаточно крупных организаций со многими десятками структурных подразделений составляет от 3-х до 6-ти месяцев.

    Перспективы развития

    Первый прототип системы ДЕЛО-96, построенный на основе технологии клиент-сервер, появился в конце 1994 года. За прошедшие два года система развивалась в основном за счет создания более мощной модели предметной области в рамках традиционной делопроизводственной инфраструктуры российских организаций, основанной на "бумажной" технологии. Сегодняшняя версия модели включает полный спектр делопроизводственных технологий, реально используемых в отечественных учреждениях. С другой стороны, бурное развитие Internet-технологий создает условия для революционных изменений в информационной инфраструктуре организаций. Создание корпоративной Intranet-сети и использование Web-технологий позволяет обеспечить доступ к любым документам, базам данных и - в перспективе - любым прикладным системам организации. Можно выделить несколько важных преимуществ применения технологий Internet для автоматизации документооборота:

  • потребители информации получают средства навигации в информационном пространстве организации. В результате контроль над информационными потоками может быть перемещен от создателей информации к ее потребителям. Например, руководители, независимо от их местонахождения, могут в масштабе реального времени получить доступ к любой интересующей их информации, создаваемой в учреждении;
  • для использования значительной части функциональных возможностей не требуется специального обучения. Единственным приложением для основной группы пользователей становится простейший в обучении и использовании Web-браузер;
  • работа в системе может осуществляться с любого компьютера, включенного в состав intranet, - не требуется предварительной установки на компьютер специализированного прикладного программного обеспечения.

    Сейчас компания "Электронные офисные системы" работает над созданием Web-ориентированной версии системы автоматизации документооборота.

Компания "Электронные офисные системы", Москва (095)209-6596

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями