Evernote — одно из приложений, которое стало частью моего постоянного набора цифровых инструментов. Однако это не единственный доступный инструмент управления информацией, и в нем отсутствует ряд очень полезных функций, реализованных в OneNote. Пока я предпочитаю работать с Evernote, но в силу некоторых внешних обстоятельств (и по финансовым причинам тоже) внимательно слежу и за OneNote.

Если я решу сменить программу, то мне придется предпринять некоторые действия.

  • Заново освоить все привычные процедуры для категоризации и архивирования имеющейся информации.
  • Выяснить сильные стороны OneNote, благодаря которым окупятся усилия по миграции.
  • Перенести почти 15 000 заметок из Evernote в OneNote.

Последнюю задачу, похоже, поможет решить выпуск компанией Microsoft инструмента миграции от Evernote к OneNote для пользователей Mac (https://blogs.office.com/2016/08/18/now-mac-users-can-make-the-move-from-evernote-to-onenote/). Программа была выпущена в августе, и я загрузила ее немедленно.

Мне потребовалось два дня, чтобы успешно импортировать из Evernote заметки, накопившиеся за семь лет. Далее в статье описан процесс миграции, трудности, которые пришлось преодолеть, и некоторые советы для тех, кто попытается повторить мой путь.

Загрузка и установка инструмента

Это легко. Достаточно пяти минут, чтобы загрузить утилиту по адресу: https://www.onenote.com/import-evernote-to-onenote и установить инструмент на своем компьютере.

Извлечение заметок из Evernote

Один из первых шагов процесса миграции — выбрать заметки, которые нужно экспортировать в OneNote (см. экран 1).

 

Выбор заметок для экспорта в OneNote
Экран 1. Выбор заметок для экспорта в OneNote

Я не собиралась удалять приложение, заново загружать его с веб-сайта, синхронизировать заметки, а затем запускать средство импорта. Поэтому я выбрала «альтернативный» путь. В Evernote можно выбрать одну или несколько заметок и экспортировать их в один архивный файл.

Спустя пять минут в моем распоряжении был файл. enex, содержащий 14 885 заметок, сохраненных в Evernote. В средстве импорта я выбрала файл. enex и подготовилась к синхронизации.

Синхронизация файлов с помощью средства импорта

Это произошло не быстро (см. экран 2). На самом деле процесс был настолько медленным, что за 90 минут было импортировано только 1309 заметок, соответственно оставалось еще 13576. Поэтому во время поездки домой мне пришлось принять решительные меры: я включила ноутбук в машине и пристегнула его для верности ремнем безопасности. Но приехав домой и отстегнув ноутбук, я обнаружила неприятный сюрприз (см. экран 3).

 

Синхронизация файлов
Экран 2. Синхронизация файлов

 

Сообщение  о нехватке памяти
Экран 3. Сообщение  о нехватке памяти

Я закрыла все эти приложения, но безрезультатно. Средство импорта OneNote не реагировало, и мне пришлось прибегнуть к принудительному выходу.

Я решила повторить попытку. Перед второй попыткой импорта всего хранилища Evernote с 14 885 заметками я закрыла все остальные приложения, кроме монитора активности, и следила за скоростью передачи данных. Я оставила открытым монитор активности, чтобы видеть, действительно ли средство импорта OneNote занимает много системных ресурсов. Этого не происходило, но мой компьютер все же завис, приложение перестало отвечать, и мне пришлось опять выйти. На этот раз, по крайней мере, при выходе от средства импорта поступило предупреждение о том, что должно произойти (см. экран 4).

 

Предупреждение о преждевременном окончании
Экран 4. Предупреждение о преждевременном окончании

Было приятно узнать, что размер хранилища OneNote уже значительно увеличился. Но я все еще не смогла успешно импортировать все свои заметки спустя шесть часов после начала процесса. Пришло время попробовать какой-нибудь другой метод.

Альтернативные способы перемещения заметок Evernote в OneNote

Я сделала вывод, что средство импорта не справлялось с размерами файла и огромным объемом информации, который было необходимо проанализировать и рассортировать по блокнотам в OneNote. Ведь, приступая к импорту, я получила от средства запрос относительно того, как мой контент будет организован в OneNote (см. экран 5).

 

Запрос на организацию заметок при экспорте
Экран 5. Запрос на организацию заметок при экспорте

Данные различных типов требуется рассортировать по ячейкам. А что если экспортировать заметки Evernote более мелкими фрагментами? Что если переносить их блокнот за блокнотом?

Спустя 20 минут у меня было 32 отдельных файла enex с именами по числу заметок Evernote в каждом. Я выбрала такую схему именования, так как хотела определить максимальное число заметок, которое средство преобразования может обработать без зависания.

Я попыталась переслать очень маленький файл enex с 36 заметками, и он был преобразован мгновенно. Я попробовала гораздо более объемный файл и с удовольствием обнаружила точно такой же результат (см. экран 6).

 

Сообщение о завершении процесса
Экран 6. Сообщение о завершении процесса

Чтобы в этом убедиться, я нажала кнопку View notes in OneNote («Смотреть заметки в OneNote»), чтобы посмотреть, как выглядит каждая заметка Evernote (см. экран 7).

 

Новые заметки в OneNote
Экран 7. Новые заметки в OneNote

И мне удалось без труда отыскать импортированный блокнот.

Учет различий

Каждому импортированному блокноту присваивается имя импортированного enex-файла, поэтому мой блокнот Cooking and Baking в Evernote, сохраненный как 678-notes-notebook.enex, был извлечен в OneNote как блокнот с именем 678-notes-notebook.

Стоило бы предупредить пользователя об этом, так как переименование блокнота в OneNote — утомительная процедура, состоящая из семи этапов и требующая регистрации на сайте Onedrive.com через браузер, поскольку сделать это в настольном приложении нельзя. Полезно было бы сделать предупреждение или рекомендацию: «Заранее подумайте, какие имена вы хотите назначить блокнотам OneNote».

Достойно упоминания, что импортируемый формат файла (.enex) представляет собой файл XML с разнообразной информацией о содержимом отдельных заметок, но в документации Evernote говорится (https://blog.evernote.com/tech/2013/08/08/evernote-export-format-enex/):

«Файлы ENEX не представляют способа хранения в службе Evernote или приложениях; это экспортный формат, который позволяет переносить записи между системами и учетными записями».

Если Evernote не предоставит средств экспорта организационной структуры, то возникнут трудности с экспортом в любую другую систему управления информацией. Компании Microsoft не обязательно устранять этот барьер, но следует предупредить потенциальных мигрантов на OneNote о необходимости заранее подумать, как упорядочить переносимые заметки.

Три момента у меня вызвали легкое недоумение. Во-первых, хотя вверху каждой заметки присутствовали мои теги Evernote, вкладка отображения для заметки имела мало общего с сохраненными мною тегами или заголовком заметки. Можно изменить вкладку, но дело в том, что такого быть не должно. Заголовок заметки входит в XML-объявление для enex-файла, и нет причин, по которым его нельзя сопоставить любому полю данных, определяющему вкладку для заметки.

Во-вторых, не существует простого способа отфильтровать и отсортировать теги для заметок. Одно из важных достоинств Evernote — возможность показать теги, а затем щелкнуть, чтобы увидеть все заметки с этим тегом. Это быстрый и удобный способ поиска и вместе с тем отличный метод небольшой организационной чистки, если вы обнаруживаете похожие теги или теги с небольшим числом или вовсе без заметок.

Здесь теги — лишь встроенный текст, поэтому искать их сложнее. Я выяснила, что нужно быть очень точным с именами тегов, чтобы получить осмысленные результаты.

Например, когда я искала рецепты с тегом #tuna (тунец), то получила рецепт No-Bake Nutella Peanut Butter Cookies, кондитерского изделия, в котором нет никаких рыбных ингредиентов.

В-третьих, отсутствует удобное представление указателя блокнота. Одна из наиболее ценных возможностей Evernote — возможность увидеть список заметок и предварительно познакомиться с содержимым (см. экран 8).

 

Список заметок в Evernote
Экран 8. Список заметок в Evernote

Каждый раз, когда я добавляю заметку в блокнот, он отображается как прокручиваемый список. Хотелось бы увидеть что-то похожее в OneNote, но надеждам не суждено сбыться. И я могу составить оглавление, вручную создав страницу указателей, а затем вручную же скопировать ссылку с каждой страницы на эту страницу указателей (https://software.grok.lsu.edu/Article.aspx?articleid=17825). Однако для блокнота с 678 страницами это неподъемная задача. Пользователь не должен выполнять тяжелую работу, вручную дублируя функцию отображения, автоматизированную в Evernote.

Меня по-прежнему впечатляют некоторые возможности блокнотов OneNote. Мне нравятся разделы, иерархический порядок, я в восторге от возможности отмечать разными цветами различные вкладки. И я от души желаю, чтобы миграция прошла плавно. Очень хотелось бы усовершенствовать организацию информации, параметры сортировки и синтез с помощью действительно интеллектуального, «облачного» программного продукта.

Но я не уверена, что этот инструмент эффективен для обладателей огромных информационных хранилищ, собранных за шесть-семь лет (я с содроганием представляю, как будет выглядеть блокнот, если придется импортировать все 14 885 записей), использующих как теги, так и блокноты для сортировки и фильтрации информации.

Впервые сравнивая Evernote и OneNote, я обратила внимание, что Evernote очень хорош для людей разборчивых, многократно обращающихся к информационному хранилищу, а OneNote прекрасно подходит для иерархически организованной информации и коллективной работы. И данный инструмент импорта только усиливает впечатление. Преобразуйте одно информационное хранилище в другое, если это необходимо, но имейте в виду, что потребуется много усилий, чтобы сохранить или построить организационные схемы, на которые вы уже полагаетесь в своей работе.

Купить номер с этой статьей в PDF