Всем нравится строить планы. По крайней мере, мы так думаем, приступая в новому проекту с энтузиазмом и готовностью разложить по полочкам любые стоящие перед нами задачи. Но скоро процесс управления задачами становится невыносимо скучным, и наш пыл иссякает. Специалисты Microsoft предлагают нам новое полезное приложение Office 365 Planner, с помощью которого рабочим группам будет удобнее управлять задачами и достигать намеченных целей. Оно гораздо проще, чем Project Server, и далее в статье я приведу ответы на самые распространенные вопросы по этому приложению, чтобы помочь преодолеть возможные трудности освоения.

Я получил много вопросов после публикации вводной статьи об Office 365 Planner. Как показал опыт, моя попытка разъяснить данную тему оказалась не совсем удачной. Так что я попытаюсь вновь, на этот раз в формате вопросов и ответов. Если у вас есть еще вопросы, попробуйте задать их в группе Planner в сети Office 365 Network компании Microsoft (https://www.yammer.com/itpronetwork/#/threads/inGroup? type=in_group&feedId=6393600).

Что такое Office 365 Planner?

Office 365 Planner — новое приложение, которым Microsoft дополнила набор доступных клиентам функций. Во многих отношениях он похож на популярное приложение Trello и подходит для управления небольшими проектами или набора коллективных задач рабочей группы. Приложение не такое мощное и гибкое, как Microsoft Project, который по-прежнему остается предпочтительным инструментом для менеджеров проектов и специалистов, управляющих большими и сложными проектами.

Можно ли уже сейчас получить Planner?

Пока Planner предоставляется клиентам, подписавшимся на получение предварительных выпусков First Release. Дополнительные сведения можно найти в блоге по адресу: https://blogs.office.com/2016/02/03/planner-preview-expanded-to-include-more-plans-and-additional-first-release-types/. Доступ к Planner можно получить через портал tasks.office.com.

Ожидаются некоторые изменения в функциях и настройке набора возможностей до выпуска общедоступной версии. Когда Planner будет доступен всем, приложение войдет в состав планов подписок Office 365 Enterprise E1-E5 (в том числе соответствующих планов для государственных учреждений и некоммерческих организаций), Office 365 бизнес базовый и премиум, а также Office 365 для образования.

Что известно о лицензиях?

Сейчас Planner может быть активирован через рекламный код от Microsoft или как часть лицензии E5. При активации через рекламный код (пройдите по ссылке https://blogs.office.com/2016/02/03/planner-preview-expanded-to-include-more-plans-and-additional-first-release-types/, чтобы узнать, как получить код) лицензия выделяется отдельно. При активации через E5 приложение Planner указывается как один из наборов функций, охватываемый этой лицензией. Planner можно отключить, изменив учетную запись пользователя и убрав флажок для лицензии. Можно использовать следующий программный код PowerShell для обнаружения учетных записей с лицензией Planner:

Get-MsolUser |? {$_.Licenses.AccountSkuId -eq
   "tenant: PLANNERSTANDALONE"}

Ниже приведен программный код для обнаружения учетных записей пользователей, лицензированных в рамках E5 (не забудьте изменить имя клиента):

Get-MsolUser |? {$_.Licenses.AccountSkuId -eq
   "tenant-name: ENTERPRISEPREMIUM_NOPSTNCONF"
   -and $_.Licenses.ServiceStatus [8].ProvisioningStatus
   -ne "Disabled"}

Что такое план?

План представлен коллекцией задач, которые назначаются различным участникам групп. Каждая задача представляет собой отдельный фрагмент работы или другое действие, которое должно быть завершено к определенной дате.

Где хранятся данные?

Office 365 разделяет данные плана по нескольким репозиториям. Метаданные плана хранятся в службе на основе Azure, а комментарии для задач в плане хранятся в почтовом ящике Exchange Online для группы Office 365, связанной с планом. Документы и другие вложенные файлы хранятся в библиотеке документов SharePoint Online, принадлежащей к одной группе Office 365.

Существует ли прочная связь между Planner и группами Office 365?

Несомненно. Каждый план связан с группой Office 365, поэтому существует соотношение 1:1 между планами и группами. Невозможно иметь план без группы, но группа Office 365 может существовать без всякой связи с планом. Если создать новый план, который не имеет группы, Office 365 создаст группы для вас.

Существуют ли другие зависимости?

Каждый желающий работать с Planner должен иметь почтовый ящик Exchange Online. Также необходимо иметь доступ к SharePoint Online для доступа к планам документов, хранящихся в библиотеке документов.

Как быть с теми, кто остается вне группы Office 365?

Вы можете назначить задачу любому участнику группы Office 365, связанному с планом, или оставить задачу неназначенной. Требуется добавить кого-нибудь в группу, чтобы иметь возможность назначить задачу этому сотруднику, но ему нужно иметь учетную запись пользователя в том же клиенте Office 365. Представители Microsoft утверждают, что внешние участники смогут работать с планами, когда эта функция будет реализована в группах Office 365.

Кто может создавать новые планы?

На сегодня каждый может создать новый план. Политика почтовых ящиков Office 365, используемая группами Office 365 для ограничения возможностей пользователей создавать новые группы, игнорируется Office 365 Planner. Это может привести к ситуации, когда создается множество новых планов и групп без намерения сформировать потребность в очистке планов и групп впоследствии. Представители Microsoft сообщают, что компания работает над политиками жизненного цикла, которые помогут обнаружить и удалить устаревшие планы и группы. Однако пока эта функция недоступна.

Можно ли назначить задачу нескольким пользователям?

Нет, пока у задачи может быть единственный владелец. Специалисты Microsoft работают над расширенной поддержкой общей ответственности.

Что можно сказать о зависимостях задач?

Planner проектировался как простое в применении приложение, способное устранить пробел между задачами, организуемыми пользователями для себя с помощью таких инструментов, как Wunderlist и Outlook, и структурированным управлением проектами, выполняемыми с помощью таких инструментов, как Project Server или Project Online. Если вам нужны расширенные возможности планирования, такие как зависимости, вам потребуется более сложный инструментарий.

Как отслеживать ход выполнения задачи?

Задача бывает не начатой, находящейся в процессе выполнения или завершенной. Указать процент выполнения задачи невозможно.

Что такое теги?

Шесть тегов с цветовыми метками помогут управлять задачами. Членам группы или плана предоставляется решить, как использовать эти теги.

Совместимы ли планы с контрольными списками?

Вы можете назначить задаче элементы контрольного списка. Каждый элемент контрольного списка независим от других и может быть завершен (не отмечен) или выполнен (отмечен).

Что происходит, если кто-то покидает группу?

Вам придется назначить задачи этого сотрудника кому-то другому. Это делается вручную.

Имеются ли в Planner удобные диаграммы, чтобы следить за ходом выполнения?

В Planner предусмотрены диаграммы, но их немного. Если вам нужны Gantt или диаграмма сгорания, то следует обратиться к более сложным программам управления проектами, таким как Project Online.

Когда все задачи в плане завершены, можно ли закрыть его и начать заново?

Несомненно, вы можете создать новый набор задач, но завершенные задачи останутся в плане, если не будут удалены. В Planner не предусмотрено способа архивации старых действий. Если необходимо сохранить сведения о плане, то пока лучше использовать сайт группы SharePoint.

Можно ли перенести задачи, которые организованы на сайте группы SharePoint, в Planner?

Пока это невозможно.

Могу ли я перенести информацию о плане и задачи из Trello?

В настоящее время нет.

Можно ли перенести план в Project Online?

Это можно сделать, но вручную, так как связи между Planner и Project Online не существует.

Что такое корзина?

Корзина представляет собой контейнер для задач в плане. На практике число задач в корзине может быть любым, как и число корзин в плане. По умолчанию план запускается начиная с корзины To Do, но вы можете назначить ей любое другое имя.

Могу ли я перетаскивать задачи между корзинами?

Безусловно!

Существуют ли шаблоны, с помощью которых можно составить нужный набор корзин и задач по умолчанию при создании плана?

Нет. На сегодня в Planner отсутствуют шаблоны планов.

Группы интегрированы в Outlook 2016, а какова ситуация с Planner?

В настоящее время единственный клиент для Planner — браузеры. Хотя группы Office 365 интегрированы в Outlook 2016, вам не удастся обратиться к Planner из них (только увидеть комментарии к задачам, если план связан с группой). Эти комментарии отображаются как другие связанные беседы.

Купить номер с этой статьей в PDF