Эпоха персональных вычислений отмечена конфликтом между растущей персональной производительностью и стремлением использовать новую технологию для уклонения от добросовестного исполнения своих обязанностей. Сразу же после появления пишущих машинок авторы стали находить способы изменять ширину полей и высоту строк таким образом, чтобы казалось, будто документы содержат больше слов, чем на самом деле. Преподаватели просят студентов присылать работы в файлах, вложенных в сообщения электронной почты; студенты придумали способ сделать так, чтобы файл выглядел испорченным (http://www.hackcollege.com/blog/2012/04/28/how-to-turn-a-paper-in-late.html). Эта уловка позволяла получить дополнительно 24 часа для завершения учебного проекта.

С выходом Office 2016 со стороны повышения производительности реализована новая тактика: неумолимая прозрачность рабочего процесса. Как отметил менеджер программы группы партнеров PowerPoint Шон Вилларон, цель этой версии — переместить акцент с «я» на «мы». Это означает, что невозможно скрыться (или скрыть свою работу) от коллег. В предлагаемой статье будут перечислены наиболее важные изменения, проявляющиеся при работе с распространенными программами Office.

Совместное рецензирование в реальном времени

Старый способ рецензирования документов в Word: вы включаете режим регистрации изменений Track Changes, вставляете комментарии в нужных местах, а затем отправляете обработанный документ по электронной почте всем заинтересованным лицам. Вы не знаете, будут ли изменения приняты, пока не получите другой вложенный файл и цикл чтения-рецензирования-пересылки не начнется заново.

Новый метод: вы можете указать, кто в группе может просматривать или редактировать документ, опубликованный вами в OneDrive. Это называется совместным редактированием. А затем, при условии, что совместно редактируемый документ открыт, вы можете увидеть, кто работает над документом и что именно делает. В свою очередь, остальные могут видеть, что делаете вы.

Функция совместного редактирования также доступна в PowerPoint 2016 и OneNote 2016. В результате вы можете быстро вмешаться и объяснить, почему те или иные фразы или формат должны остаться неизменными. Или кто-то из коллег удержит вас от внесения отнимающих много времени изменений, которые впоследствии пришлось бы отменить. К сожалению, вам больше не удастся отдохнуть под вежливым предлогом, что вы работаете на чем-нибудь другим и на некоторое время отключаетесь от сети. Когда вы открываете совместно редактируемый документ, значок пользователя отображается с маленькой зеленой полоской. На экране 1 обратите внимание на пользователя Anne Wallace в правом столбце — она в сети и работает.

 

Состояние активности каждого пользователя при работе над одним документом
Экран 1. Состояние активности каждого пользователя при работе над одним документом

Оперативное управление временем

Планировщик Office 365 Planner, доступный в предварительной версии, также демонстрирует коллективный, вместо индивидуального, подход к работе. С помощью данного инструмента члены команды могут определить контейнеры (buckets) или группы задач, которые нужно выполнить, и внутри каждого контейнера просматривать предстоящие задачи, назначенных исполнителей, поручать работу другим сотрудникам и узнавать, когда задачи завершены.

На уровне управления проектом можно увидеть этапы рабочего процесса относительно срока окончания проекта. Например, вашей команде требуется выполнить 23 задачи в течение 59 дней. Только пять завершены к настоящему времени, четыре в работе, 13 даже не начаты и шесть представлены с опозданием. Представление планировщика можно изменить с контейнеров (то есть категорий задач) на владельцев задач. В последнем случае очень удобно оценивать рабочую нагрузку каждого сотрудника и назначать задания. Это одновременно хорошо и плохо: хорошо, потому что можно оценить, успеют ли ваши коллеги сделать работу в срок, и плохо, потому что теперь есть наглядное свидетельство, что темп вашей команды не так высок, как предполагалось. Еще один признак того, что вам будет труднее скрыть свою лень в Office 2016. Пример того, как можно представить задачи проекта и увидеть, кто успешно выполняет проект, показан на экране 2.

 

Общая работа над проектом
Экран 2. Общая работа над проектом

На более детальном уровне можно взять задачи в определенном контейнере (или назначить их кому-нибудь другому) и в зависимости от того, как подана задача, связать ее с работой, выполняемой в Excel, Word, Sway или PowerPoint. Рабочий процесс становится прозрачным благодаря простоте распределения материала между различными программами в Office 2016. Тема, которая звучит в каждой из этих программ: перестаньте сохранять свои данные на собственном жестком диске; любую информацию, которую должен видеть кто-то еще, следует размещать в местах, где ее проще найти вашим коллегам.

Еще один пример прозрачности рабочих процессов в Office 2016 демонстрирует Delve. Отчасти виртуальный центр для обмена мнениями, отчасти общедоступный список дел, программа проверяет членов команды, выясняя, чем они занимаются, какими документами поделились и какими общими активами Office 2016 располагают. Каждый профиль Delve содержит контактную информацию лица (сообщения, номер телефона, электронная почта), а также персональный профиль, в котором показано место сотрудника в офисе, наряду с другой информацией, такой как опыт работы над проектами или профессиональные навыки. Вам больше не нужно изучать профили коллег в LinkedIn в поисках нужных сведений. Несомненно, удобно получать всю необходимую информацию о коллегах, не щелкая лишний раз мышью. Виды профилей, отображаемых в Delve для пользователей, представлены на экране 3. Обратите внимание, как в них показано, над чем работает член команды и какие общие проекты он реализует вместе с другими сотрудниками.

 

Виды профилей в Delve для пользователей
Экран 3. Виды профилей в Delve для пользователей

Плавный рабочий процесс

Другая особенность работы с Office 2016 состоит в том, что разработчики каждого приложения постарались облегчить процесс создания новых материалов и обмена ими с другими пользователями. Обращает на себя внимание простота добавления информационных активов различных типов к документам, например вставки диаграммы Excel в презентацию PowerPoint. Стоит также отметить возможность предоставлять общий доступ к документам в учетной записи OneDrive, вставлять их в сообщения электронной почты (указатель на «облачную» версию или собственно цифровой актив) и передавать в Planner или профиль Delve. Это удобно, потому что значительно снижает вероятность того, что вы уверенно объявите об отправке документа по электронной почте, а затем извинитесь, что не отправили документ, и наконец вспомните о необходимости вложить документ в третье сообщение.

Не следует недооценивать изобретательность, которую современный сотрудник офиса проявляет, чтобы, во-первых, не работать (http://www.officecubiclepranks.com/Cubicle-Pranks/), а во-вторых, успешно скрывать этот факт. Однако Office 2016 предоставляет способ продемонстрировать вашу работу самому себе, вашему начальнику и коллегам. Прозрачность рабочего процесса может быть полезной: это поможет заметно повысить производительность и избавиться от лени на рабочем месте. Собственно компоненты Office — Word, Excel, PowerPoint и т. д. — усовершенствованы и позволяют плавно переходить между различными типами управления информацией, например перетаскиванием диаграмм в документ Word или вставкой выдержек в презентацию.

Купить номер с этой статьей в PDF