Автоматизация бюджета предприятия

Одной из систем, позволяющих решать подобные задачи является Hyperion Pillar, применяемая сегодня в Сибирско-уральской алюминиевой компании.

Автоматизация процесса управления крупной компанией подразумевает автоматизацию планирования, управления ресурсами, ведение бухгалтерии, анализ финансовой информации и информационную поддержку процедуры принятия решений. Популярные сегодня ERP-системы, в первую очередь, нацелены на решение задач ежедневного, детального сбора и обработки данных обо всех операциях компании. С их помощью можно решать и аналитические задачи, но даже сами производители ERP-систем, говорят о том, что для этого лучше все-таки использовать специализированное программное обеспечение, которое при необходимости может интегрироваться с ERP-системой.

Одна из специфических задач, стоящих перед всеми без исключения компаниями - планирование деятельности, формирование бюджета и контроль за его исполнением. В России до недавнего времени многие, даже крупные предприятия, зачастую пытались обходиться без планирования и контроля бюджетов. Однако, целый ряд причин, среди которых прекращение потоков «легких» доходов, рост конкуренции, необходимость организации правильной маркетинговой и сбытовой политики, привел к осознанию необходимости четкого и детального планирования своей деятельности, формированию финансовых планов и бюджетов.

Рис. 1. Процесс утверждения бюджета

Формирование бюджета - достаточно сложный и трудоемкий процесс, требующий большого объема информации, которая зачастую носит только прогнозный характер. В бюджетном процессе бывает задействован не один десяток специалистов (в особенности, если речь идет о многофилиальной компании), причем каждый из специалистов отвечает только за отдельный участок работы, а в агрегированном виде информация собирается только на верхнем уровне. Процесс утверждения бюджета имеет итерационный характер - постоянно и на разных уровнях происходят согласования, в бюджет вносятся коррективы (рис.1). При этом необходимо анализировать, каким образом принятый бюджет скажется на изменении финансового состояния компании.

В процессе утверждения возможно формирование и анализ нескольких возможных сценариев влияния внутренних и внешних условий на изменение финансового состояния предприятия. Кроме того, должна быть решена задача контроля за исполнением бюджета, анализа расхождений и выявления их причин. Именно для решения этого круга задач может использоваться специализированное ПО Hyperion Pillar, которое применяется сегодня крупнейшими компаниями многих отраслей промышленности, кредитными организациями, финансовыми институтами и органами государственной власти. Среди пользователей аналитических систем Hyperion - 40 компаний из рейтинга Financial Times Top100 и 50% компании из Fortune 100. В России система Hyperion Pillar полностью внедрена в Сибирско-Уральской Компании (ОАО «СУАЛ»).

Рис. 2. Консолидация бюджета

На ОАО «СУАЛ» в течение нескольких лет использовалась развитая система бюджетирования, изначально реализованная на электронных таблицах. Параллельно с этим для решения задачи оперативного управления на предприятии началось внедрение системы BAAN IV. Однако для решения вопросов, связанных с бюджетным процессом, была необходима специальная система - с определенного момента электронные таблицы перестали справляться с обработкой и хранением детализированной бюджетной информации. Например, процесс открытия стандартного файла с бюджетом предприятия занимал несколько минут, а при попытке добавить новые данные Microsoft Excel обычно «зависал», а необходимые данные терялись. Кроме того, в силу большого количества и разнородности обрабатываемых данных, средствами электронных таблиц тяжело решать задачи консолидации бюджетной информации (рис.2), поступающей с предприятий, вести бюджет в нескольких валютах, осуществлять привязку бюджетных строк к строкам плана счетов предприятия, формировать прогнозные финансовые отчеты, анализировать бюджетную информацию. Большинство этих задач можно решать с помощью Hyperion Pillar, которая может быть интегрирована с BAAN для сбора фактической информации по бюджету.

Необходимо отметить, что для предприятия, которое только начинает решать задачу комплексной автоматизации управления, имеет смысл параллельно внедрять ERP и аналитическую систему. Развертывание Hyperion Pillar занимает два-три месяца, после чего пользователи получают возможность работы с готовой системой, настроенной на специфику компании, тогда как внедрение ERP-системы занимает от 6 месяцев до года.

Из множества функций, выполняемых Hyperion Pillar, для «СУАЛ» весьма актуальны оказались следующие:

• привязка бюджетных строк к плану счетов;
• хранение аналитической информации по всем строкам бюджета;
• вовлечение в процесс работы с бюджетом всех необходимых специалистов;
• обеспечение консолидации финансовой информации, поступающей из филиалов;
• подготовка финансовых отчетов в принятых для организации форматах.

Для развертывания Hyperion Pillar требуется достаточно скромная аппаратная конфигурация. Во-первых, не нужно выделенного компьютера, выполняющего роль специального сервера - система устанавливается только на рабочих местах пользователей системы, для которых достаточно ПК на Pentium/120 МГц с 16 Мбайт оперативной памяти. Во-вторых, независимо от предприятия, размер бюджетного файла, содержащего детализированную информацию по годовому бюджету с детализацией по месяцам в среднем составляет менее 5 Мбайт. В-третьих, благодаря файл-серверной архитектуре, обмен файлами с бюджетной информацией между филиалами компании, расположенными в различных регионах, возможен даже по электронной почте (размер архива бюджетного файла составляет около 1 Мбайт).

Для обеспечения процесса внедрения была сформирована рабочая группа, куда вошли специалисты ЛАНИТ и представители планово-экономического отдела ОАО «СУАЛ», прошедшие обучение на пятидневных курсах. Это позволило специалистам «СУАЛ» активно включиться в процесс внедрения и самостоятельно развивать систему в процессе ее промышленной эксплуатации. Было составлено Рабочее задание, в котором описывалась специфика деятельности предприятия, основные функции создаваемой системы, определялись пути расширения функционала бюджетной системы компании, формировались требования к выходным отчетным формам.

Рис. 3. Мониторинг расхождений

Процесс внедрения Hyperion Pillar на ОАО «СУАЛ» занял 2,5 месяца, а в результате, сегодня на предприятии работает автоматизированная система формирования бюджета компании. Пользователи получили возможность планирования бюджетов, ввода информации по их фактическому исполнению, анализа расхождений и выявления их причин (рис. 3).

Опыт внедрения системы Hyperion Pillar говорит о том, что данная система может учитывать специфику бюджетного процесса в компаниях, занимающихся самой разнообразной деятельностью. Это особенно важно для России - в рамках бюджетного процесса могут быть учтены такие специфические вещи как наличие различных планов счетов для внутреннего и внешнего учета, многопередельная структура производства, взаимозачеты, использование неденежных финансовых инструментов (суррогатных расчетных средств) и многое другое. Система Hyperion Pillar позволяет автоматизировать процесс ведения бюджета, значительно сократив при этом срок формирования бюджетов, вовлечь в процесс бюджетного планирования всех необходимых специалистов, повысить качество и достоверность бюджетной информации, решить задачу финансового и экономического анализа бюджетной информации.

Об авторе

Александр Михайлов — руководитель отдела ЗАО ЛАНИТ. С ним можно связаться по электронной почте: mihailov@lanit.ru