OHKOMM (ООО "Онлайн Коммуникации") — аккредитованная ИТ компания, партнер и дилер крупнейших производителей программного обеспечения и оборудования безопасности. Более 12 лет компания разрабатывает решения в области построения и обслуживания ИТ инфраструктур, монтажа слаботочных систем, разработки сайтов и брендинга, эффективных лендингов и сайтов.

В 2024 году был инициирован проект по автоматизации процессов хранения, формирования и изменения товарно-сопроводительных документов в рамках интеграции программных продуктов "1С:Документооборот 8. KOPП, редакция 2.1" (1С:ДО) и "1C:ERP Управление предприятием, редакция 2.5".

Цели проекта:

• Снижение трудоемкости подготовки документов при проведении налоговых проверок.

• Снижение ошибок, связанных с влиянием человеческого фактора.

• Снижение издержек, связанных с исправлением ошибок отправки документов.

• Формализация и стандартизация процессов подготовки исходящих документов для повышения эффективности сотрудников.

Для реализации этих целей выбрали компанию 1С:Апрель Софт, которая предоставила для выполнения работ штат высококвалифицированных специалистов в предметной области.

Этапы проекта:


• Детальное обследование.

• Подготовка документации по описанию концепции (схемы работы).

• Уточнение этапа проектирования.

• Адаптация системы.

• Подготовка к опытной эксплуатации. Обучение.

• Подготовка к опытной эксплуатации. Настройка системы согласно документации.

• Опытная эксплуатация.

В результате автоматизированы следующие процессы:

Организация хранилища исходящих документов (ТСД) и договоров.

• Выгрузка электронных документов из системы ЭДО (Контур.Диадок) в систему-хранилище "1С:Документооборот".
• Выгрузка бумажных документов из "1C:ERP" в систему-хранилище "1С:Документооборот".
• Обработка запросов на формирование выборки договоров и исходящих ТСД из системы-хранилища.

Разработка и внедрение механизма комплектности ТСД

• Разработка вариантов комплектов ТСД.
• Назначение комплектов по параметрам: дата, организация, направление деятельности, контрагент, договор, вид документа и т.д.
• Изменение назначения комплектов.
• Ограничение возможности печати документа в соответствии с назначенным комплектом.

Согласование изменений документов

• Механизм согласования изменений данных документа (дата, количество, грузополучатель и т.д.).
• Механизм согласования изменений печатных форм документа.
• Настройка маршрутов согласования в зависимости от состояния изменяемого документа (распечатан, подписан, отправлен и т.д.).

В рамках внедрения были разработаны новые правила, механизмы, отчеты:

• Механизм автоматического формирования документов на стороне 1С:Документооборот при проведении документов в 1C:ERP.

• Механизм хранения информации по печати бумажных документов, получению копий и оригиналов с сохранением истории действий.

• Автоматическая интеграция печатных форм в 1С:Документооборот при осуществлении печати, сохранении печатных форм, отправки печатных форм по почте.

• Регламентное задание, выполняющее выгрузку электронных документов по заданным параметрам из подсистемы Контур.Диадок в 1С:Документооборот.

• Автоматизированное рабочее место (АРМ) в "1С:ДО", позволяющее формировать подборки документов по заданным параметрам. Отбор формируется не только по реквизитам документов (организация, контрагент, договор), но и по состояниям (копия, оригинал) и типам печатных форм. Рабочее место позволяет задавать гибкую структуру папок для выгрузки документов на диск, используя параметры файлов.

• Принципы работы с комплектами ТСД. Менеджеры имеют возможность распечатывать документ только в соответствии с назначенным комплектом ТСД.

• Ограничения на повторную печать комплекта. При необходимости повторная печать может быть выполнена для ранее сохраненных печатных форм документа.

• APM "Журнал учета оригиналов документов", объединяющее типовое APM в "1C:ERP" с доработками Заказчика, выполненными до начала проекта.
APM позволяет:
— Просматривать сохраненные печатные формы документов, контролировать их состояние (печать, копия, оригинал).
— Прикладывать копии или оригиналы печатных форм, полученные от клиентов.
— Контролировать наличие всех необходимых форм.
— Формировать реестры для помещения в архив.
— Формировать список "долгов" по печатных формам и др.
— Работать как с бумажными, так и с электронными документами.

• Разработаны и реализованы механизмы согласования изменений в документах. При проведении согласования учитывается открытый/закрытый период, вид документа (бумажный, электронный), факт помещения документа в архив и т.д. Для электронных документов реализована процедура проведения аннулирования документа.

Основные результаты проекта:

• Организация хранилища исходящих документов (договора + ТСД).

• Разработка и внедрение механизма комплектности документов (ТСД).

• Разработка и внедрение механизма согласования изменений документов (ТСД).

Наталья Морозова, руководитель отдела комплексной автоматизации в ООО "Онлайн Коммуникации":

"Новый функционал будет применяться на 50 рабочих местах. В результате внедрения разработана структура хранения печатных форм документов, как бумажных, так и электронных, которая позволяет в короткие сроки компоновать и выгружать подборки документов по параметрам для налоговых проверок. Механизм комплектности сопроводительных документов снижает ошибки персонала при подборе печатных форм документов для конкретного контрагента и/ или договора. Ограничения печати для уже распечатанных документов позволяют снизить издержки, связанные с подписанием неактуальных печатных форм документов. Аналогичные ограничения действуют для отправки по ЭДО. Согласование изменений документов позволяет снизить ошибки, связанные с печатью / отправкой по ЭДО неактуальных версий документов.

Особенно хотелось бы отметить слаженную работу команды специалистов 1С:Апрель Софт и ее компетентность, и, отдельно, руководителя проекта, который сделал этот проект по-настоящему успешным."

Далее планируется проект по расширению разработанного функционала на входящую документацию. Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам:


• Соответствие потребностям организации — 5.
• Удобство работы с программой — 5.
• Оценка качества работы партнера "1С" — 5.

Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности — Да.