Обеспечение оперативности и качества принимаемых решений становится одной из основных задач любого бизнеса. Это предопределяет и требования к ИТ: компании не устраивает отчетность, получаемая раз в неделю. Аналитика, доступная в любой момент времени по запросу, помогает решить массу задач — от взаимодействия с поставщиками и клиентами до повышения операционной эффективности. Классической задачей становится оперативный анализ продаж, позволяющий приблизить к оптимальному взаимодействие в цепочке поставок компании.

«У нас около 240 тыс. наименований книг и порядка 60 тыс. некнижных, сопутствующих товаров, а также букинистической и антикварной литературы. Это достаточно большое количество товаров, и нужно понимать, как с ними обращаться», — рассказывает Иван Юмашев, руководитель по ИТ Московского дома книги. Для этого необходима аналитика по книжным товарам в разрезе тематик, писателей, времени. Как минимум надо понимать, что именно положить ближе к покупателю, какая тематика в данное время предпочтительна для продажи. Разумеется, в торговле присутствует и ярко выраженная сезонность — в том числе сентябрьский пик, связанный с учебными товарами, и новогодний, связанный с подарками.

Аналитическая система в компании, конечно, существовала, но представляла собой собственную разработку. Ей не хватало наглядности, прозрачности и скорости. Бизнес-аналитики получали данные, с которыми работали посредством офисных инструментов, предоставляя руководству отчеты. В результате аналитика была не очень востребована: сложность и длительность процессов ощутимо снижали получаемую пользу.

Иван Юмашев, руководитель по ИТ Московского дома книги
«Осознание общих тенденций — это здорово, но подтверждение своих догадок в цифрах дает основу для более взвешенных решений», Иван Юмашев, руководитель по ИТ Московского дома книги

«Нельзя сказать, что компания работала вслепую, но влияние человеческого фактора было крайне велико», — констатирует Юмашев. Опытные сотрудники, постоянно работая с аналитическими данными, выходили на определенную эффективность труда. Однако, когда сотрудник менялся, на этом участке данные воспринимались как недостоверные — не было уверенности в том, что расчеты нового специалиста верны. Регулярно в ИТ-департамент обращались с просьбами проверить расчеты — конечно, такое положение дел не устраивало ни руководство компании, ни ИТ-службу. Получалось, что ИТ-служба в ущерб основным обязанностям контролировала работу аналитиков. Поэтому пришли к необходимости искать решение, способное быстро и достоверно обеспечить предоставление необходимой аналитики, на которую будут опираться при принятии управленческих решений.

Для создания единой системы управления бизнес-показателями был выбран стек решений SAP.

Погода имеет значение

Основным источником данных для созданной аналитической системы является движение товара начиная с момента его поступления в сеть магазинов — для получения информации о том, как, когда и где он продается, используются данные складского учета. Кроме того, в магазинах стоят счетчики посетителей, и эти данные тоже добавлены в систему. Наконец, для анализа и прогнозирования продаж привлекается информация Росгидромета.

«С точки зрения привлечения покупателей и оптимизации деятельности для нас важна даже погода: если зимой на улице холодно, люди чаще заходят в магазин, даже если не имеют изначальной цели купить что-либо. Точно так же и летом в жаркое время магазин за счет поддержания комфортной температуры может увеличить поток клиентов», — отмечает Юмашев. Легко прогнозируются и колебания спроса: в выходные в хорошую погоду люди уезжают из города, а в дождливую погоду можно ожидать наплыва покупателей.

Как правило, в аналитике используются несколько периодов сравнения нынешнего года с прошлым. Это важно для оценки тенденций по ценам и книгам, в разрезе покупательского потока, по продаваемой литературе и тематике.

Когда компания видит, какой именно товар приносит деньги, это дает заметные преимущества. «Разумеется, если убрать часть неприбыльного товара и акцентировать свое внимание на книгах про Гарри Поттера, то финансовые результаты заметно пойдут вверх. Однако мы центральная книжная сеть города, и стратегически важно, чтобы у нас были представлены все книги, существующие на рынке», — подчеркивает Юмашев. Исходя из этого, правильнее выделить «ходовой» в данный момент времени товар и размещать его на самых заметных местах.

Сейчас в системе работают несколько десятков пользователей — сотрудники центрального офиса и филиалов, менеджеры книжной продукции и управляющие магазинов. Руководитель каждого магазина может увидеть, что происходит во вверенном ему под­разделении. Конечно, они достаточно опытные специалисты в своей области и прекрасно знают, какой товар у них сейчас лучше продается, однако система аналитики позволяет им перевести свои ощущения в цифры. «Осознание общих тенденций — это здорово, но подтверждение своих догадок в цифрах дает основу для более взвешенных решений», — комментирует Юмашев. Например, в зависимости от результатов продаж в магазин спального района можно добавить одну продукцию и убрать другую, переместив ее в другой магазин и оптимизировав таким образом ассортимент.

Что крайне важно, отчеты формируются очень быстро — это секунды или, в особенно сложных случаях, десятки секунд. Теперь технологии не тормозят рабочие процессы, оставляя больше времени на мыслительный процесс и анализ полученных результатов.

Требуется надежность

«Наша работа построена так, чтобы идти на шаг впереди пожеланий бизнеса», — говорит Юмашев. Видя многие проблемы, существующие в бизнесе, ИТ-служба старается предлагать руководителям подразделений актуальные решения, которые им нужны и с большой вероятностью понравятся.

«Заранее подготовившись и ознакомившись с предложениями ведущих игроков, я озвучил предложения по созданию аналитической системы, рассказав, что бизнес получит в результате, и оценив, насколько, как мне казалось, ему это необходимо», — продолжает Юмашев. Надо сказать, что предложение нашло живой отклик у первого лица компании — генерального директора Надежды Михайловой. В результате ИТ-департамент получил «добро» на реализацию этого проекта — разумеется, с условием гарантированного результата, так как озвученный бюджет был для компании чувствительным. Речь шла о постоянном контроле реализации проекта, полной прозрачности и мониторинге его стадий.

Во время написания технического задания в проектную группу были вовлечены те люди, которые должны были стать ключевыми пользователями системы. Таким образом, удалось консолидировать все их требования. Зачастую это были пожелания, о которых на тот момент могли лишь мечтать, не подозревая, что ИТ в реальности могут это обеспечить. Требований было достаточно много, но важно, что удалось учесть пожелания линейного персонала, работающего с книжной и некнижной продукцией.

В связи с тем, что справочник товаров в сумме насчитывает около полутора миллионов позиций, а влияние аналитической системы на бизнес потенциально может быть очень велико, ИТ-решение выбиралось весьма придирчиво. Так как предполагалась работа с большим объемом данных и хотелось видеть обширный перечень отчетов, было понятно, что следует искать надежные решения, выбирая среди лидеров рынка.

«Я, как никто другой, знаю, насколько много у нас данных и как сложно их обрабатывать с учетом всех деталей книжного бизнеса. Пришлось провести встречи со многими поставщиками аналитических решений», — отмечает Юмашев. Многие кандидаты «отвалились» уже на первой стадии, когда было озвучено принципиальное требование: система должна работать на платформе Linux. Большая часть рабочих станций компании функционирует именно на Linux, причем речь идет о тонких клиентах, и решения с клиент-серверной архитектурой заведомо не подходили. Второе, что было очень важно, — реализация проекта на платформе Sybase. В основе ERP-системы лежит СУБД Sybase, и в ИТ-департаменте есть специалисты по ней. Кроме того, Sybase имеет ряд преимуществ. Эти несколько условий серьезно ограничили круг претендентов.

«На момент начала проекта платформа HANA была в стадии разработки, ее никто не внедрял. Я не был готов к таким рискам», — признается Юмашев. Сейчас про HANA известно гораздо больше, но все равно от налета экзотики этой платформе избавиться пока не удалось.

Бизнес с открытыми глазами

Для компании MAV, одного из крупнейших в Беларуси частных производителей лакокрасочной продукции, аналитическая система на базе «Галактика BI» стала решением, способным указать направление развития бизнеса и оптимизировать операционную деятельность.

Каждая компания в какой-то момент приходит к необходимости выбора информационной системы и вынуждена искать компромисс, обусловленный несоответствием предлагаемых решений своим требованиям и ожиданиям. Иногда предлагаемые продукты оказываются избыточными — к их использованию на данный момент организация не готова. Но чаще всего потребности компании таковы, что поставщики решений не могут их удовлетворить.

«В решении, предложенном экспертами «Галактики», удалось найти оптимальный баланс интересов между содержанием и потребностями пользователей, — говорит Татьяна Ковалева, заместитель директора по экономике компании MAV. — Это мощное средство визуализации данных, инструмент для обобщения и анализа информации в различных разрезах, позволяющий разложить по полочкам работу всего предприятия».

Когда предприятие стало активно развиваться, BI-система позволила детально проанализировать его положение на рынке и определить стратегию развития. В частности, стоял выбор: расширяться путем развития собственной сети или через дилеров. На основе анализа продаж и финансовой эффективности было принято решение развивать дилерскую сеть.

«Не нужно воспринимать аналитическую систему как панацею. Это инструмент для специалистов, работающих с оперативными данными, от ежедневной работы этих людей зависят финансовые результаты компании», — подчеркивает Ковалева. Его используют маркетологи и снабженцы, а также аналитики, подготавливающие топ-менеджерам информацию, необходимую для принятия стратегических управленческих решений. Специалисты по продажам наконец-то стали детально анализировать клиентскую базу, определяя приобретенных и потерянных клиентов, оценивая динамику развития по отдельным клиентам и их сегментам.

Аналитическая система позволила проанализировать ассортимент и принять решение о его изменении: выводе некоторых продуктов и добавлении новых, расширении или сокращении цветовой гаммы. Кроме того, на сегодняшний день практически все партнеры предоставляют услуги по доставке продукции собственным транспортом. Построенное решение помогло сформировать оптимальные транспортные маршруты, чтобы гарантировать каждому клиенту своевременную доставку заказа.

Цена компетенций

В ходе переговоров SAP рекомендовал несколько партнеров, одному из которых и было доверено внедрение. К сожалению, его специалисты не показали глубоких знаний, способных обеспечить успех проекта. «Было очень сложно убедить партнеров, что проект непрост, что те или иные решения могут вызвать проблемы. Приходя к нам, консультанты заявляли, что все пройдет быстро и безболезненно. Но в ходе работ они сами обнаружили все подводные камни, о существовании которых нам было давно известно», — резюмирует Юмашев.

В процессе работ возникло много очевидных для ИТ-специалистов Московского дома книги ошибок, вызванных именно некомпетентностью внедрявших систему. Приходилось постоянно указывать на возникающие проблемы, практически полностью контролируя деятельность консультантов. Сроки, отведенные на реализацию проекта, вышли, а работа построенного решения была далека от идеала. Главная загвоздка была в производительности: время, необходимое системе на просчет операций, не соответствовало никаким разумным ожиданиям.

«Такую систему нельзя было даже показывать бизнесу: ситуация, когда не слишком сложный отчет формируется более 10 минут, хотя, исходя из возможностей технологий, это должно занимать несколько секунд, не могла нас устроить. Более «тяжелые» запросы и вовсе не выполнялись», — говорит Юмашев.

После этого было принято решение перевнедрить систему с привлечением консультантов вендора. Надо сказать, что специалисты SAP Consulting продемонстрировали высочайший уровень подготовки. Очень быстро вы­яснилось, что партнерами допущен ряд критических ошибок в архитектуре, и после их устранения никаких проблем в ходе проекта не возникло. Разница в квалификации внедренцев оказалась действительно значимым фактором.

Объективно оценить работу аналитической системы можно будет через пару месяцев, когда пройдет год с начала ее эксплуатации. Как обычно, компания напряженно готовится к сентябрю, и в этом году, используя систему, сможет оптимизировать работу в пиковый период, а затем и оценить эффект проведенной подготовки. Но достигнутая в результате построения системы прозрачность стала ощутимой сразу и была по достоинству оценена руководством.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF