Почему-то считается, что налаживание обмена электронных документов при взаимодействии предприятий — процесс долгий и трудоемкий. Те, кто сумел перейти к электронным платежам, убеждены, что это не так. Более того, все гораздо проще, чем кажется поначалу.

«Чтобы перевести платежи в электронный вид, достаточно команды из трех человек: инициатора проекта, разработчика от оператора обмена электронными данными и эффективного программиста», — уверена Наталья Шемякина, главный бухгалтер компании «Пермэнергосбыт». С момента начала перехода к электронному документообороту с контрагентами созданы и подписаны более 80 тыс. первичных документов.

Шемякина уверена, что переход к электронным документам пошел бы на пользу всем участникам оптового рынка электроэнергии. Однако, к сожалению, энергокомпании не спешат с переходом. «Вероятно, многие не торопятся переходить из-за вычета НДС — пока не внесены уточнения в Налоговый кодекс РФ, покупатели теряют возможность вычета НДС в текущем месяце», — поясняет она. — «Перм­энергосбыт» был первым из электро­энергетиков нашего края, перешедших на электронные расчеты с клиентами. Этому способствовало то, что среди наших клиентов — тысячи малых предприятий и индивидуальных предпринимателей, они приветствовали перевод расчетов в электронный вид. Для устранения риска получения вычета НДС мы отправляем счет-фактуру в бумажном виде тем клиентам, кто этого желает. Крупные потребители электричества пока занимают выжидательную позицию и не торопятся уходить от бумажного документооборота».

Тонкости перехода

По наблюдениям Дениса Левинского, директора департамента систем управления документами компании TOPS Consulting, решение о переходе на электронную коммерцию обычно принимает компания, для которой характерен большой объем сделок. Основные мотивы — желание сократить расходы на документооборот и хранение «платежек», ускорить обмен документами, повысить надежность транспортировки и т. д. Кроме того, повышается удобство хранения и доступа к данным, не приходится тратиться на помещения для архивов и пр.

Переход к электронным платежам выгоден всем. Например, когда крупный сетевой магазин переходит на электронную коммерцию, сделки становятся более прозрачными, поставщики получают возможность прослеживать заказы во всех деталях, автоматически формируются накладные, остатки на складе, информация предоставляется удобно и оперативно.

Государство, со своей стороны, тоже подталкивает организации к переходу на юридически значимый ЭДО, поскольку он дает больший контроль над сделками. В первую очередь на эту технологию переходят дистрибьюторы алкоголя, табака, фармацевтические компании, крупные ретейлеры.

Основные затраты при переходе к электронным платежам приходятся на подготовку регламентов и отчисле-ния провайдеру. Важен еще и такой аспект, как реализация электронного делопроизводства в соответствии с отечественными стандартами.

Многим организациям обязательно придется решать эту задачу, поскольку количество транзакций растет в геометрической прогрессии.

Для поддержки обмена электронными платежными документами необходимы интеграция с существующими решениями компании, реализация электронного архива и управления жизненным циклом документов. Возможно, потребуется автоматизировать (если это еще не сделано) работу с пер­вичными финансовыми документами и документооборот в части работы с договорами.

Бизнес-процессы при переходе на электронные платежные документы меняются не очень сильно. Но важно проработать вопросы, связанные с регламентами, электронной подписью, созданием электронного архива.

Формально не обязательно подключаться к системам операторов ЭДО, поскольку государство позволяет организациям лицензироваться самостоятельно. Тем не менее обычно организации предпочитают более простой и удобный способ — подключение к операторам ЭДО.

Отдельный вопрос — мотивация контрагентов к переходу на электронные платежные документы. Чаще всего одна из организаций навязывает свою схему всем партнерам, которые желают продолжить с ней работать: она рассылает письма всем своим поставщикам или партнерам, где сообщает, что с указанной даты переходит на ЭДО, и партнеры встают перед выбором — принять новые условия или отказаться от совместной работы. Переход на юридически значимый ЭДО дает массу преимуществ всем участникам, но заранее вряд ли кто-то тратит время именно на мотивацию контрагентов.

Подписывать рука устала

По мере того как росли число пунктов приема платежей и объемы финансовых операций и документов, процесс обработки платежных документов в компании «Пермэнергосбыт» превращался в весьма утомительную процедуру: мало того, что все документы нужно было распечатать, их требовалось также подписать. «Может, это прозвучит странно, но мы устали подписывать документы вручную, поэтому для начала перевели процесс подписания кассовых документов в электронный вид с использованием электронной подписи, — вспоминает Шемякина. — Ежедневный объем подписания огромный — до 6 тыс. документов. Руководству филиалов постоянно приходилось брать акты и счета-фактуры домой на выходные, чтобы вовремя подписать эти документы, которые нужно было затем оперативно доставить клиентам».

Идею перехода к юридически значимому электронному документообороту с контрагентами активно поддержало руководство компании. Первая и наиболее масштабная задача, которая решалась в процессе перехода к ЭДО с контрагентами, — это актуализация клиентской базы: проверка реквизитов договоров, устранение ошибок, дублирования и т. д.

Следующим шагом была разработка маршрутов и форматов выгрузки и загрузки документов с операторами процесса. «На этом этапе очень помогло то, что мы заключили соглашения одновременно с двумя операторами обмена электронными данными и в интенсивном режиме реализовывали проект, — продолжает свой рассказ Шемякина. — Выбранные мной операторы придерживались очень разных подходов. С их помощью мы внедрили начальный уровень электронной канцелярии. Это стало важным шагом для нашего предприятия — мы уже получили первые результаты экономии на почтовых расходах».

Запуск системы удачно совпал с утверждением Минфином формализованного счета-фактуры.

Внедряя систему электронного документооборота, «Пермэнергосбыт» про­водил работу не только внутри компании, но и среди клиентов. На сайте компании была создана страница, где подробно рассказывается об электронных документах, есть возможность задать вопросы и получить ответы в режиме онлайн, проводились семинары и презентации о выгоде электронных документов. Безусловно, самым эффективным методом оказалась массовая отправка электронных документов через операторов электронного документооборота, пакет включал счет, акт, счет-фактуру и соглашение об ЭДО. Такая рассылка производилась трижды.

 

Наталья Шемякина, главный бухгалтер компании «Пермэнергосбыт»
«Всего одна минута —  и платежный документ подписан обеими сторонами, несмотря на то что между нами и контра­гентами 350 км!», Наталья Шемякина, главный бухгалтер компании «Пермэнергосбыт»

Электронная подпись как процесс

Пока основные изменения в бизнес-процессах коснулись только канцелярии. Ряд других организационных изменений сейчас обсуждается и планируется.

«Сервис массовой подписи электронных документов уже полностью реализован. На начальных этапах мы могли подписывать документы только относительно небольшими пакетами, не более 50 или 100 штук, — говорит Шемякина. — Сейчас мы можем поставить за считанные секунды квалифицированную подпись под несколькими сотнями тысяч документов, если это требуется, после чего документы будут разосланы клиентам и получены ими в течение пяти минут».

Взаимодействием с клиентами занимается группа из примерно сотни сотрудников, наделенных соответствующими регламентными полномочиями, а также правами доступа к функциям информационных систем. Сотрудники отвечают за «своих» клиентов и, используя возможности гибких настроек систем ЭДО, имеют возможность видеть всю информацию по электронной переписке и статусу электронного документа.

После того как очередной филиал компании закрывает расчет в биллинговой системе, сгенерированные документы выгружаются на сервер одного из операторов ЭДО («Пермэнергосбыт» сейчас работает с двумя операторами — «СКБ Контур» и СБИС). Там же указывается каталог или папка, куда нужно помещать документы для конкретного клиента. Биллинговая система компании пока работает на платформе «1С», сейчас реализуется проект по переводу ее на платформу Microsoft Dynamics AX.

Статусы документов передаются из систем операторов в биллинговую систему энергокомпании и «привязываются» к конкретным клиентам и договорам с ними. По итогам дня можно сгенерировать отчет.

Отдельно был отлажен процесс обработки входящих сообщений от клиентов. Клиент имеет право сразу аннулировать выставленные ему акт, счет или счет-фактуру, если обнаружил, что отправил неверные показания и пр. Отлаживая процесс, специалисты «Пермэнергосбыта» вни­мательно изучали особенности взаимодействия с самыми разными клиентами.

Сейчас в компании примерно 65% исходящего документооборота полностью переведено в электронный вид, правда, бумажное дублирование пока остается в части счетов-фактур для некоторых клиентов. Есть и категория контрагентов, с которыми достаточно обмена посредством обычной электронной почты. «Существенная часть наших клиентов — индивидуальные предприниматели, для них юридически значимый документооборот не так важен, главное — передать показания и получить счет на оплату», — комментирует Шемякина.

Что касается входящего документооборота, то его перевод в электронный вид сейчас в самом начале, поскольку платежных документов от поставщиков немного — на территории Пермского края мало кто перешел на юридически значимый электронный документооборот для взаимодействия с контрагентами. Пока компания получает документы только от местных операторов связи.

Отдельно стоит отметить, что при заключении договора с оператором ЭДО необходимо обращать внимание на доступ к архиву своих документов у операторов в течение неограниченного времени в соответствии с требованиями законодательства. Как отмечают в «Пермэнергосбыте», в условиях переменчивой российской правовой базы имеет смысл вести дублирующий архив, куда автоматически заносятся все создаваемые платежные документы.

Трудности, риски, результаты

По мнению Шемякиной, переход к электронным платежам с контрагентами не несет существенных рисков. «Надеюсь, Минфин в ближайшее время устранит последнюю законодательную коллизию, тормозящую ЭДО, — право вычета НДС в период подписи», — добавляет она.

Среди трудностей главный бухгалтер компании особо выделяет взаимодействие с операторами ЭДО: «Чем больше у оператора клиентов, тем большего срока требуют изменения в его программном обеспечении. У некоторых операторов, с которыми есть желание поработать, слишком высокие цены, это тоже сильно тормозит переход на ЭДО».

Еще одна трудность взаимодействия с операторами касается форматов документов. «Мы выгружаем графические изображения актов и накладных, поскольку акты электропотребления — сложные документы, в соответствии с законодательством один акт может занимать до восьми страниц, и перевод его в формат XML очень трудоемок. Поначалу не все операторы принимали «картинки», предлагая перевести их в формат XML, это вызвало задержку в переходе на электронный документооборот, — вспоминает Шемякина. — Сейчас операторы принимают «картинки», правда, пока не ставят электронные подписи на сообщения с графическими копиями документов. Мы обсуждаем эту проблему и пытаемся ее решить».

Главным результатом перехода на электронный документооборот с контрагентами Шемякина считает более быстрое получение клиентами расчетных документов: «Всегда основной претензией по счетам-фактурам за электроэнергию был поздний срок получения документов. Территория Пермского края огромная, и доставка бумажных документов нередко затягивалась. Сейчас всего одна минута — и акт подписан обеими сторонами, несмотря на то что между нами и нашими контрагентами 350 км!»

Электронные первичные документы с электронно-цифровой подписью могут использоваться и в судах, например при взыскании долгов за неплатежи. «Мы встречались с различными представителями гос­органов и демонстрировали им, что собой представляют наши электронные документы, заручились их согласием и только после этого приступили к проекту перевода документооборота с контрагентами в электронный вид», — вспоминает главный бухгалтер «Пермэнергосбыта».

Операторы, с которыми у «Перм­энергосбыта» заключены договорные отношения, дают компании возможность получить документальное подтверждение того, что документ имеет юридическую силу в суде (в их числе, например, «Тензор» и «СКБ Контур»), а именно, снабжают открытым ключом сертификата электронной подписи и протоколом.

Электронные платежные документы могут использоваться и для предоставления в налоговые органы, их формат соответствует требованиям ФНС, добавляет Шемякина: «Проблема состоит в том, что Управление ФНС по Пермскому краю пока не готово к приему от нас документов в установленных форматах через оператора, хотя работа в этом направлении уже ведется, и мы готовы оперативно подтверждать право вычета НДС по любому своему клиенту».

Подавляющее большинство организаций в России сегодня только присматриваются к возможностям организации юридически значимого ЭДО со своими контрагентами из числа юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Многие опасаются проблем с судебными и налоговыми органами в плане предоставления им электронных документов. Иные смотрят на «соседей» — партнеров, клиентов и конкурентов, ожидая, когда наберется критическая масса бизнес-пользователей электронных платежей. Немало и тех, кто не понимает, что, собственно, надо делать и с чего начать. Как бы то ни было, процесс перехода на юридически значимый ЭДО неумолим, вопрос только в скорости этого процесса.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF