Digital Signage для внутрикорпоративных коммуникаций

Внутрикорпоративные коммуникации занимают важное место в стратегии любой более-менее крупной компании. От того насколько хорошо выстроены в компании процессы обмена знаниями, насколько ясно сотрудники понимают ее стратегию и цели, насколько сплочен коллектив, зависит эффективность ведения бизнеса в целом. Наряду с традиционными инструментами, такими, например, как корпоративный веб-портал или внутренние рассылки по электронной почте, для внутрикорпоративных коммуникаций все чаще используются решения Digital Signage (часто их также называют корпоративным ТВ, но этот термин может иметь и совсем иной смысл).

Корпоративная система Digital Signage не призвана заменить существующие инструменты, но она удачно дополняет их. Актуальная информация, динамичная и яркая картинка непроизвольно привлекает внимание. Тем самым у вас появляется дополнительный инструмент коммуникации и влияния. Данная статья о построении корпоративных систем Digital Signage написана по материалам семинара, который автор провел на форуме «Бизнес-Видео-2013».

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Цели и задачи корпоративной системы Digital Signage могут сильно меняться от компании к компании. Тем не менее, их можно разделить на следующие основные группы:
• информирование и обучение сотрудников;
• их мотивация и вовлечение;
• создание имиджа компании (внутреннего и внешнего);
• экстренное оповещение и передача срочных сообщений.

Очевидно, что основная задача Digital Signage в компании -- это информирование сотрудников о ее внешней и внутренней жизни, новых продуктах, маркетинговых акциях, изменении внутренних регламентов, назначениях и новых сотрудниках и т.д. и т.п. Менее очевидным является использование Digital Signage для элементарного обучения. Например, при помощи инфографики (которую можно рассматривать как один из методов представления информации в системах Digital Signage. – Прим. Ред.) я часто объясняю сотрудникам, что такое DS, каковы основные сферы использования таких систем и т.д.

Корпоративный DS -- очень эффективный инструмент для отделов кадров, HR и внутрикорпоративных коммуникаций. Кроме очевидных задач -- поощрение сотрудников, поздравления, укрепление корпоративного духа, он может быть использован для большего вовлечения сотрудников в жизнь компании. Когда рядовые сотрудники участвуют в формировании информационного наполнения, контент получается не только более интересным и полезным (обычно именно такие сотрудники лучше знают и понимают, какая информация об их продуктах и проектах наиболее интересна и важна окружающим), но и повышается сплоченность коллектива.

Система Digital Signage, предоставляющая полезную и интересную информацию, безусловно, крайне положительно влияет на имидж компании, как среди посетителей, так и среди сотрудников. В тоже время, если отображается устаревшая или неактуальная информация, если контент редко обновляется и тем более в офисе висят черные экраны, то DS будет производить негативное впечатление. В отличие, например, от корпоративного портала с редко обновляемыми новостями, экраны находятся всегда перед глазами. Поэтому после принятия решения о внедрении Digital Signage пути назад уже не будет.

Наконец, последняя группа целей и задач -- это экстренные и срочные объявления. Внедряя решение DS в компании, имеет смысл предусмотреть переключение его в режим экстренного оповещения, а еще лучше интегрировать с существующими системами такого оповещения и пожарной сигнализации. DS не может быть частью системы экстренного оповещения (хотя бы потому что для его функционирования требуется централизованное электропитание), но может использоваться как дополнительное средство для передачи правил эвакуации или индикации расположения ближайших выходов.

В отличие от экстренного оповещения, функция передачи срочных сообщений может быть использована в повседневной жизни компании -- для быстрой публикации важных и срочных объявлений.

АУДИТОРИЯ

На первый взгляд с аудиторией все очень просто -- это сотрудники компании. В тоже время нужно помнить, что в компании есть разные отделы и направления, зачастую есть дополнительные офисы и филиалы, есть работники, у которых вообще нет выделенного ПК. Разные группы имеют разные интересы и потребности в информации. Для того чтобы их учитывать, в большинстве систем управления DS предусмотрены возможности задания иерархической структуры.

Например, в фойе вы можете показывать только общую информацию, а на втором этаже, где расположен отдел продаж, добавить в плейлист информацию, которая важна именно для сотрудников этого отдела. Даже если на начальном этапе планируется иметь только один канал для всей сети, то все равно следует предусмотреть, чтобы система управления контентом позволяла задавать иерархию плееров и гибко его тагетировать.

ТОЧКИ РАЗМЕЩЕНИЯ ЭКРАНОВ

Определившись с задачами корпоративной системы DS и целевой аудиторией, мы можем приступать к планированию точек размещения экранов. Их имеет смысл смонтировать в местах, где сходятся основные людские потоки. Обычно экраны устанавливают в фойе и лобби, в лифтовых холлах и коридорах, комнатах отдыха и столовых, у переговорных (для вещания расписания встреч и бронирования комнат) и внутри отделов -- так называемый, Business Signage (когда на экраны выводится метрики и информация из внутренних информационных систем, необходимая для функционирования отдела -- например, на складе можем отображаться информация о запланированных на день отгрузках).

Размещать экраны лучше на уровне глаз, а не под потолком. Причем эффективнее портретная ориентация: в этом случае экраны воспринимаются больше как информационный источник, а не как обычный телевизор.

ИНФОРМАЦИОННОЕ НАПОЛНЕНИЕ

Контент - это краеугольный камень Digital Signage. Именно он определяет, будет ли система успешной и полезной, насколько эффективно она будет решать поставленные задачи. Поэтому к планированию информационного наполнения следует подойти максимально тщательно.

Прежде всего необходимо определить источники информации и знаний в компании. В данном случае речь идет не о базах данных и серверах, а об организационной структуре, отделах, командах и людях. Именно сотрудники являются основными носителями информации и знаний и, как уже отмечалось ранее, их вовлечение в создание информационного вещания позволяет достичь максимальных результатов. Например, зная, что в отделе макретинговых коммуникаций есть фотографии со всех мероприятий, в которых участвует компания, отзывы клиентов и партнеров, календарь предстоящих мероприятий, будет вполне логично назначить ответственного сотрудника, который станет готовить эти материалы для корпоративного DS.

Корпоративный сайт также может служить источником информации для DS, но гораздо более важный источник - это внутрикорпоративный веб-портал. В идеале веб-портал и Digital Signage должны быть тесно интегрированы и дополнять друг друга. В тоже время я хотел бы предостеречь от бездумного «copy--paste» - вы всегда должны помнить, что способы восприятия информации, публикуемой в Web и системах Digital Signage, отличаются радикально.

Внутренние информационные системы и базы данных также могут быть «поставщиками» данных для DS. При этом не важно, используете ли вы SAP, 1C или Excel, -- современные системы управления DS позволяют экспортировать данные практически из любых источников. Я уже приводил пример, когда система DS, установленная на складе, отображает данные по отгрузкам, на экраны DS можно выводить данные по валовому производству, объему продаж, и т.д.

Для информационного наполнения DS могут использоваться и различные внешние источники -- отраслевые и общеполитические новости, прогноз погоды, данные о пробках и даже анекдот.ру (не вижу ничего предосудительного показывать в пятницу, например, комикс недели). Однако не рекомендую увлекаться внешними источниками. Почему? Об этом чуть позже.

Социальные медиа – тоже потенциальный источник данных для корпоративного DS. Это могут быть последние сообщения из корпоративной ленты twitter'а или количество подписчиков ("лайков") вашей станицы на facebook и т.д. С учетом неформальности публикаций в социальных медиа, они могут оказаться весьма благодатным источником для DS.

После того, как мы определились с возможными источниками информации, нужно провести их ревизию и тщательный анализ. При анализе источников информации следует обращать внимание на следующие моменты:
• актуальность и важность информации;
• периодичность и систематичность ее обновления;
• конфиденциальность информации;
• возможность/простота интеграции в DS (требуемые ресурсы).

Актуальность и важность публикуемой информации - это ключевой момент. Мы живем в эпоху информационного изобилия и наш мозг научился автоматически блокировать неинтересную и ненужную информацию. Точно также как телезритель переключает неинтересную теле- или радио-программу, а пользователь уходит с неинтересного сайта, сотрудник просто отвернется от неинтересного контента в сети DS. Наша задача привлечь внимание аудитории, поэтому следует стремиться отображать только интересный и актуальный контент.

Приведу свой любимый пример - информация о пробках. Как показывают наши многочисленные исследования, такая информация в Москве очень востребована. Но является ли общий информер пробок актуальным? Вовсе нет - я уверен, что большинство из нас сможет безошибочно угадать балл загрузки дорог, посмотрев только на часы. Если же, например, в конце рабочего дня, будет отображаться карта пробок в окрестности офиса, то я уверен, что все сотрудники, пользующие личным автотранспортом, скажут спасибо.

Мой совет: будьте крайне придирчивы в выборе того, что вы показываете, и не гонитесь за кажущийся актуальностью и простотой интеграции.

Частота обновления -- это следующее, что необходимо учитывать при анализе имеющихся источников. Если, скажем, новости на вашем корпоративном портале обновляются три раза в год - не публикуйте их на DS. Помните, что экраны DS всегда перед глазами и устаревшая информация на них губительна.

Конфиденциальность информации. Экраны размещаются в публичных местах, поэтому необходимо очень хорошо понимать, насколько конфиденциальна та или иная информация. Можем ли мы показать ее всем сотрудникам? Что будет, если ее увидит посторонний? Эти вопросы всегда следует задавать себе, выбирая источники и размещая информацию в корпоративной системе DS.

Адаптация контента. Очень важно заранее выяснить, насколько можете адаптировать тот или иной источник для нужд DS. Хотя автоматизация предоставления контента - то, о чем все мечтают, но я бы не тешил  себя иллюзиями - для создания качественного контента ручная обработка будет необходима.

Итак, мы уже понимаем цели и задачи, аудиторию, где будут располагаться наши экраны, знаем источники контента и как он туда будет попадать. Теперь осталось сделать самый последний шаг, который, к сожалению, очень часто делается первым. Это техническая реализация. Об этом -- в одной их следующих колонок.

Корпоративный Digital Signage может стать эффективным инструментом информирования и влияния. Будет ли он привлекательным и престижным  внутри компании, как популярная телепередача, или будет более похож на захудалый канал, с которым руководство не знает что делать – то ли развивать дальше, то ли закрыть, а LCD-панели продать, -- зависит от того, насколько интересным и полезным он будет для сотрудников. DS - это вопрос не столько технологии, сколько контента. Будьте продюсером и создавайте своих корпоративных звезд и тогда успех неминуем!