Несмотря на стремление ИТ-директоров ограничить распространение SaaS-сервисов, сотрудники продолжают добавлять новые приложения, вместо того чтобы отказываться от них. Согласно опросу, проведенному компанией Nintex, об этом упомянули более 60% руководителей ИТ-служб. Так, в США почти у трети организаций еженедельно появляются новые SaaS-приложения.

Более половины опрошенных подтверждают, что в ИТ-инфраструктуре их компаний имеется от 51 до 200 SaaS-сервисов. Аналогичная ситуация складывается и примерно у половины организаций в Великобритании и Австралии.

Эпидемия SaaS обусловлена в первую очередь стремлением сотрудников повысить эффективность своей работы. Создать систему корпоративного уровня очень сложно, поэтому каждая небольшая группа стремится купить себе что-нибудь для решения собственных задач. Но каждое новое SaaS-приложение порождает процессы, которые могут не соответствовать основным бизнес-операциям компании. Разработчики приложений жестко прописывают эти процессы в своих продуктах, исходя из предположения, что все компании-клиенты работают одинаково. В результате бизнес-операции определяются тем, как работает ПО, хотя на самом деле все должно быть наоборот.

Бесконтрольное распространение SaaS-приложений приводит к возникновению задержек в работе и сложностей масштабирования, к увеличению числа операций, выполняемых вручную, и дублированию данных. У большинства организаций имеются разобщенные системы, которые они пытаются как-то состыковать друг с другом. Бизнес-пользователи, выступая за добавление нового приложения, уверяют, что оно поможет им решать свои задачи. Но при этом возникают новые вопросы: инструмент нужно поддерживать, обучать людей и платить за него. Неуправляемые зависимости множатся, подчеркивая хрупкость и нестабильность системы, которую трудно развивать и поддерживать. Возникают и новые риски с точки зрения безопасности. В отчете Nintex фигурируют предприятия, где на 500 сотрудников приходится 150 приложений. А во многих организациях их еще больше. И если финансовые и ИТ-директора пытаются все это как-то ограничивать, то руководители бизнес-подразделений только приветствуют новые эксперименты.

Как же бороться с таким беспорядком? Эксперты предлагают несколько подходов.

— Централизованный контроль. Жесткая политика закупок и обязательная проверка приложений перед внедрением.

— Гибкое управление. Проведение экспериментов с новыми приложениями с обязательным аудитом и поддержкой со стороны ИТ-службы. Что касается тривиальных задач, их лучше решать без привлечения новых инструментов SaaS – с помощью существующих процессов, внутренней документации и несложного обучения.

— Регулярные тренинги, помогающие сотрудникам понять, как правильно выбирать и использовать сервисы независимых провайдеров.

— Развитие внутренних решений. Иногда лучше разработать собственный инструмент, с тем чтобы избежать рискованных внешних зависимостей.