наверх
facebook twitter

Главная, «Директор информационной службы», № 05, 2015 1024 прочтения

Электронный документооборот: курс — на эффективность

Электронный документооборот для повышения эффективности и управляемости бизнеса

Ирина Шеян

РЕКЛАМА

Применение систем управления документами и корпоративной информацией в организациях среднего и крупного размера стало массовым, показало исследование, проведенное в 2014 году информационно-аналитической службой Docflow. К середине прошлого года 56% компаний полностью завершили внедрение систем электронного документооборота или систем управления корпоративным контентом и 40% находились в процессе внедрения. К началу 2015 года лишь 2% компаний не используют и не планируют использовать решения для управления корпоративным контентом.

При этом, с одной стороны, решения СЭД и ECM претендуют на роль интерфейса к основным информационным ресурсам и своеобразного интегрирующего начала, а с другой — современные компании не склонны слишком высоко оценивать их значение для менеджмента. Тем не менее выход СЭД за традиционные рамки документационного обеспечения управления эксперты считают одной из наиболее важных тенденций развития электронного документооборота с точки зрения влияния на эффективность и управляемость организаций, наряду с мобильностью и облачностью.

Электронный документооборот: курс — на эффективность

Куда идут СЭД

Из «поточной линии» по производству организационно-распорядительных документов СЭД превращается в инструмент для хранения деловой документированной информации и ее аналитической обработки, во многих отношениях приближаясь к ECM-системам, отметила Наталья Храмцовская, эксперт компании «ЭОС» по управлению документацией. По ее словам, сегодня СЭД становится одним из ключевых информационных ресурсов организации, ее используют для работы с самыми разными видами документации и интегрируют с другими деловыми системами, в том числе хранящими структурированную информацию. Для государственных органов при этом очень важна интеграция с системами межведомственного взаимодействия и межведомственного документооборота.

«Тенденции развития СЭД четко отражают требования организаций, связанные с эффективностью и управляемостью бизнеса. Заказчики требуют большей отдачи, повышения ROI от уже внедренных систем, большей бизнес-ориентированности технологий и приложений СЭД, — говорит Владимир Андреев, президент компании “ДоксВижн”. — Для нас это связано в первую очередь с повышением производительности и удобства использования подсистемы workflow, визуальных конструкторов карточек и бизнес-процессов, с помощью которых компании автоматизируют новые бизнес-процессы за границами документационного обеспечения управления. Второе направление развития — поддержка менеджеров рабочих групп, в которых выполняется львиная доля работы с информацией, и именно там — источники повышения эффективности и управляемости».

Как отметил Александр Безбородов, руководитель отдела разработки программ документооборота «1С», традиционный для СЭД функционал расширяется в сторону автоматизации совместной работы сотрудников, упрощаются внедрение и поддержка системы, приобретает важность наличие готовых типовых методик работы в программе: «С развитием функциональности СЭД должны становиться проще и легче».

Все современные тенденции развития ИТ, включая Большие Данные, облачные технологии и мобильность, так или иначе влияют и на СЭД, и на рынок ECM в целом, заметил Константин Жуков, руководитель подразделения по развитию бизнеса в области управления корпоративной информации «SAP СНГ». Еще одной важной фокусной составляющей развития ECM-системы для SAP является тесная интеграция с бизнес-приложениями, то есть ориентация на управление документами в контексте бизнес-процессов. «СЭД и ECM намного шире, чем просто делопроизводство, — сказал Жуков. — Это еще и множество сценариев, связанных с документационной поддержкой ключевых бизнес-процессов: финансовый и кадровый учет, производственные процессы, закупки и сбыт, взаимодействие с партнерами».

На ECM-платформах сегодня строятся в том числе решения в области управления финансами, автоматизируются договорный процесс, согласование входящих счетов, ведение финансового архива — все в тесной интеграции с учетными системами, добавил Максим Кайнер, бизнес-аналитик Directum. По его мнению, такие инструменты в совокупности с автоматизацией управления совещаниями и бизнес-процессами в целом становятся критически значимыми, особенно в период экономических трудностей. Поэтому выход ECM за рамки классического документооборота важен именно с точки зрения повышения эффективности бизнеса.

Что касается управляемости, то Кайнер отметил такие тенденции, как кейс-менеджмент и бизнес-аналитика, с помощью которых разработчики намерены привнести в свои ECM-системы больше интеллекта. Потенциал для этого есть в таких областях, как улучшение поиска данных, автоматическая обработка, захват и структурирование, а также извлечение дополнительной информации посредством анализа контента и бизнес-процессов «вокруг» него. Кроме того, на управляемость бизнеса влияет предоставление мобильного доступа к ECM-системе, благодаря чему менеджеры могут оперативно получать информацию и принимать управленческие решения. Клиентами для мобильной работы сегодня обзавелись все передовые системы.

Несмотря на это, нужность и перспективность СЭД в ближайшее время будут все сильнее ставиться под сомнение, и в первую очередь теми организациями, которые наиболее активно используют современные организационные принципы и технические возможности, такие как облачные и мобильные вычисления, широкое делегирование полномочий, горизонтальные связи и коллективная работа, электронная почта и мгновенные сообщения, говорит Храмцовская. «СЭД нынешнего поколения таким организациям уже сейчас малоинтересны, а концепцию СЭД следующего поколения еще только предстоит сформировать», — отметила она. Опыт показал, что внедрить СЭД или ECM в качестве хранилища всей (или хотя бы всей неструктурированной) корпоративной информации и документов удается лишь немногим компаниям.

Каждому по потребностям

Насколько успех внедрения зависит от выбора самих СЭД в качестве инструментов для наведения порядка? Владимир Журавлев, руководитель практики систем электронного документооборота центра эксплуатации и поддержки «ОМК — Информационные технологии», считает, что выбор платформы играет немаловажную роль, однако в крупной компании охватить все бизнес-процессы при внедрении стандартной СЭД достаточно сложно. По его мнению, с точки зрения воздействия на эффективность и управляемость бизнеса наиболее важны гибкость системы, то есть способность в кратчайшие сроки адаптироваться к постоянно меняющимся требованиям бизнеса, а также быстродействие и интуитивно понятный интерфейс, которые непосредственно влияют на заинтересованность и желание сотрудников работать в системе.

Как и любой инструмент, СЭД следует применять по назначению и лишь тогда, когда это действительно нужно. Люди, получающие систему в свое распоряжение, должны четко понимать, как именно ее можно использовать. «Добросовестные интеграторы и вендоры предлагают только те инструменты, которые позволяют закрывать актуальные потребности организации, причем с наименьшей совокупной стоимостью владения», — говорит Кайнер. В каких-то случаях требуется мощная ECM-платформа с несколькими построенными на ней решениями и интеграцией в ИТ-инфраструктуру предприятия, в других — достаточно относительно недорогого SaaS-решения, адаптируемого под конкретного заказчика.

«Выбор СЭД не менее важен, чем выбор обуви “по ноге” и по средствам, — подчеркнула Храмцовская. — Этот выбор должен соответствовать как деловым потребностям, так и финансовым и кадровым возможностям организации». По статистике, полностью успешными считаются примерно 25% внедрений вне зависимости от качества самих СЭД. В чем же истоки их успеха?

Истоки эффективности

Очевидно, cама по себе СЭД не сделает компанию эффективнее. Какие же меры позволяют этого добиться? За счет чего предприятиям, внедряющим СЭД, удается стать более эффективными и управляемыми?

Храмцовская обозначила три основных варианта получения отдачи от любых инноваций или нововведений в организации в порядке убывания значимости. Первый вариант — когда инновации являются необходимым условием освоения совершенно нового для компании перспективного вида деятельности. «С внедрением СЭД появляется возможность работать принципиально по-новому, оказывать новые услуги. Такое удается нечасто, но именно этот вариант самый “сладкий”», — отметила она.

Второй вариант — когда инновации помогают существенно повысить эффективность работы основных зарабатывающих подразделений или уменьшить расходы, чтобы с лихвой окупить затраты на эти инновации. Так, СЭД позволяет автоматизировать деловые процессы основных подразделений, сократить часть персонала.

И в третьем случае инновации обеспечивают снижение правовых рисков и выполнение тех законодательно-нормативных требований, неисполнение которых чревато существенными последствиями для организации и ее первых лиц. Тем самым СЭД позволяет навести порядок в управлении документами и информацией. В прочих вариантах какие-то процессы в организации автоматизированы, однако доказать получение существенной экономической отдачи от внедрения сложно. «В таком случае при внедрении СЭД начинают хвастаться экономией бумаги и тонера», — пояснила Храмцовская.

«Мобильный ЭДО позволяет эффективно работать как на оперативном, так и на стратегическом уровне», Александр Кунцман, начальник управления автоматизации «Евразийского банка»

Меры, повышающие эффективность внедрений, по ее мнению, достаточно очевидны, хотя на практике ими нередко пренебрегают. Для начала следует заручиться поддержкой высшего руководства организации и сохранять ее, а во главе проекта — поставить неравнодушных людей. Затем необходимо четко спланировать внедрение, понимая, зачем организация это делает, какие будут расходы, риски и какая отдача. «По возможности планировать надо так, чтобы первую заметную отдачу организация почувствовала уже через три — шесть месяцев», — советует Храмцовская. Разумеется, нужно обучить персонал, а в идеале — пересмотреть деловые процессы, поскольку перевод старых процессов в электронный вид без существенных изменений обычно дает наименьшую отдачу. Важно также настроиться на то, чтобы постоянно совершенствовать и СЭД, и свои деловые процессы.

Чтобы СЭД была эффективной, в организации нужна соответствующая корпоративная культура, иначе это не будет работать, считает Александр Кунцман, начальник управления автоматизации «Евразийского банка». ЭДО можно реализовать на любой платформе, но главное — процессы. «Прежде чем запускать внедренцев, есть смысл сначала обсудить видение процессов внутри компании, затем пропустить его через бизнес-аналитиков и только потом заниматься внедрением СЭД», — сказал он. В банке организация электронного документооборота в первую очередь сказывается на эффективности операционных процессов. Поэтому важно понять, кто в них вовлечен, как быстро принимается решение, где слабое звено с точки зрения времени выполнения процесса. «Резервы для повышения эффективности бизнеса средствами СЭД/ECM есть всегда, но, прежде чем совершенствовать ЭДО, пересмотрите процессы, — рекомендует Кунцман. — Только когда знаешь пути оптимизации процесса, можно оптимизировать и саму СЭД».

До начала внедрения СЭД нужно проработать ряд регламентирующих документов, фиксирующих правила документооборота и совместной работы сотрудников, напомнил Безбородов. Полезно составить перечень задач, которые должна решить СЭД, как своего рода лист ожиданий. «Важно также, чтобы СЭД имела готовые методики, устоявшиеся практики использования. Опираясь на них, можно быстро внедрить систему и в короткие сроки получить измеримую отдачу», — полагает он.

Внедрение СЭД обязательно должно сопровождаться реинжинирингом всех существующих бизнес-процессов, уверен Журавлев, и процессы должны быть едины, особенно в холдинговых компаниях. «Простота и быстродействие системы, а также понятные любому сотруднику бизнес-процессы — вот залог повышения эффективности и управляемости компании», — отметил он. После успешного внедрения СЭД в десятки раз сокращается время обработки документов и — главное — принятия решений, а также повышается исполнительская дисциплина.

Такие общеметодологические и оптимизационные этапы проекта, как пересмотр бизнес-процессов, усиление точек контроля и организационной ответственности в рамках процессов, могут положительно повлиять на эффективность бизнеса еще до внедрения ИТ-решений, полагает Жуков. Но, помимо этого, в результате внедрения ECM-системы появляется возможность использования контента (документов, файлов) в непосредственной связке с ключевыми бизнес-процессами компании, и именно это существенно повышает эффективность и качество управления бизнесом. Например, быстрый доступ к необходимой инструкции или чертежу напрямую из системы техобслуживания и ремонтов позволяет не только повысить качество ремонта, но и сократить его сроки, снизив при этом сопутствующие затраты.

Источники эффективности управления — это эффективность руководства и специалистов, работающих с контентом и задачами, считает Андреев. СЭД как средство автоматизации канцелярии, конечно, может повысить эффективность всей организации, но для каждого отдельного сотрудника это, как правило, просто дополнительная работа. «Рост эффективности происходит за счет синергии, а не за счет повышения персональной эффективности», — подчеркнул он. Чтобы действительно повысить эффективность, нужны мобильные решения, инструменты управления рабочими группами и средства корпоративного управления задачами и проектами. Именно на это сейчас начинают обращать внимание организации.

Непременная мобильность

Эффективность и управляемость компании, безусловно, повышаются с подключением к «традиционной» СЭД мобильных клиентских систем, согласны Кунцман и Жуков.

«Бизнес стал мобильным, теперь мало иметь под рукой почту в любой момент времени, — говорит Кунцман. — Решения, принимаемые с помощью документооборота, имеют больший приоритет, так как зачастую они юридически значимы, поэтому мобильный ЭДО позволяет эффективно работать как на оперативном, так и на стратегическом уровне».

Мобильные приложения значительно повышают оперативность, сокращая сроки согласования и принятия управленческих решений, добавил Безбородов. «По нашей оценке, топ-менеджмент предприятий может решать на мобильном устройстве до 50% задач по согласованию, рассмотрению или утверждению документов», — сказал он.

А Жуков привел в качестве примера работу мобильных ремонтных бригад с прямым доступом в архив технической документации.

Подсчитать прирост эффективности именно благодаря внедрению мобильных ECM-решений непросто, отметил Кайнер. Конечно, оперативный доступ к корпоративному контенту, особенно предоставленный топ-менеджерам и руководителям среднего звена, должен сказываться на управляемости и скорости принятия решений. Но отсутствие мобильного клиента в большинстве случаев не означает, что пользователь не может решить важный вопрос без использования гаджета, запустив десктоп-приложение. По статистике, рядовые сотрудники и даже руководители используют мобильные клиенты преимущественно в рабочее время, а вот топ-менеджеры намного чаще обращаются к контенту с устройств поздним вечером. «В ближайшие год-два года будет просчитана эффективность внедрения мобильных ECM-решений, — полагает Кайнер. — Пока же мы прорабатываем сценарии, когда гаджет может помочь в работе и управлении, чтобы сделать приложения максимально удобными для конкретных пользователей».

По мнению Храмцовской, инструменты для мобильной работы способны принести как пользу, так и вред в зависимости от конкретных обстоятельств и людей, использующих эти инструменты. «Мобильные вычисления связаны с целым букетом специфических рисков, — подчеркнула она, — поэтому идти на них нужно лишь в тех случаях, когда это открывает принципиально новые возможности либо повышает эффективность основных бизнес-подразделений».

Кроме того, чтобы получить ожидаемый результат от мобильных решений, предприятие должно сначала решить старые задачи — реализовать у себя СЭД как инфраструктуру управления контентом, напомнил Андреев.

Подходящее облако

Из модной тенденции облака постепенно превращаются в инструмент, без которого невозможно дальнейшее развитие бизнеса, полагает Кунцман. Однако множество организационных вопросов, особенно связанных с персональными и трансграничными данными, по-прежнему существенно замедляют развитие данного направления в банках. «Но мы внимательно следим за тем, что происходит в данной области», — сказал Кунцман.

Вопрос о том, перевешивают ли достоинства облаков их недостатки, все еще остается дискуссионным.

Основные преимущества облачных СЭД могут лежать в области совокупной стоимости владения (ТCO) и, возможно, более удобной для компании модели применения ПО, считает Жуков.

Сама по себе облачность не дает повышения эффективности и управляемости по сравнению с обычной СЭД, развернутой в локальной сети, полагает Андреев. И в долгосрочной перспективе снижения затрат на облачные решения не происходит. Однако облачное решение можно гораздо быстрее развернуть, отдав на аутсорсинг больше рутинных работ, в этом смысле эффективность в облаке будет достигнута раньше.

С точки зрения повышения эффективности бизнеса облачные решения могут быть выгоднее за счет низких первоначальных затрат, возможности более быстрого старта работы в системе, а также благодаря равномерности и предсказуемости платежей за использование решения, говорит Кайнер. «По нашим подсчетам, SaaS-решение в области электронного документооборота по совокупной стоимости владения может быть выгоднее, чем ПО на стороне заказчика, вплоть до шестого года эксплуатации», — сообщил он. «Сэкономленные» денежные средства могут быть вложены в основную или инвестиционную деятельность либо направлены на автоматизацию других задач, принося дополнительно прямую или косвенную выгоду.

Если же абстрагироваться от подсчетов ТСО, то все зависит от функциональности конкретной облачной системы в сравнении с локальной. «Как правило, пока SaaS-решения предлагают такие же или даже меньшие возможности для автоматизации бизнеса», — заметил Кайнер.

Облачные СЭД — одна из возможных моделей внедрения, которая кому-то подходит, а кому-то нет, рассуждает Храмцовская. У этой модели есть несомненные достоинства и серьезные недостатки. «Вопреки распространенному мнению, облачные решения далеко не во всех случаях экономически оправданны, они часто рискованны с точки зрения безопасности и непрерывности деловой деятельности, — указала она. — В частности, с использованием облачных решений связаны те же риски, что и с передачей на аутсорсинг любой другой деятельности, — например, попадание в кабальную зависимость от поставщика услуг».

В будущем все чаще будут применяться гибридные решения, имеющие как облачную составляющую, так и компоненты, развернутые на собственной инфраструктуре организации. Каждая организация должна самостоятельно решить, какой вариант внедрения больше подходит для ее специфических условий. Вполне возможно также использовать для одних целей облачные решения, а для других — решения, находящиеся под полным контролем организации. «Только разумное сочетание облачных и необлачных элементов способно обеспечить необходимые экономическую эффективность, гибкость и безопасность», — подчеркнула Храмцовская.

Купить номер с этой статьей в pdf

Комментарии


16/06/2016 №05

Купить выпуск

Анонс содержания
«Директор информационной службы»

Подписка:

«Директор информационной службы»

на месяцев

c

Средство массовой информации - www.osp.ru. Свидетельство о регистрации СМИ сетевого издания Эл.№ ФС77-62008 от 05 июня 2015 г. Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором)