Полагаю, у вас есть целый ряд соображений относительно выбора подходящего инструмента. Будет ли это какая-нибудь программа из состава Office 365, продукт от стороннего поставщика или даже что-то разработанное вами самостоятельно, все варианты допустимы. Однако решающие критерии выбора — знать возможности, реализованные в службах, желаемое поведение и набор функций.

Поэтому первый вопрос: какого типа взаимодействие вам необходимо?

Четкое представление о собственных потребностях — всегда лучшая отправная точка. Слишком часто компании выбирают технологию, не определив, для чего она будет использоваться. Истинные цели внедрения различных решений для совместной работы следующие:

  • сделать взаимодействие более простым, прозрачным, всеобъемлющим и продуктивным;
  • обеспечить связь в любое время и в любом месте, что было бы невозможно в ином случае;
  • обеспечить условия для удаленной работы;
  • уменьшить, если не исключить транспортные расходы;
  • представить различные точки зрения и области компетенции в одном обсуждении;
  • создать группы с общими интересами в случаях, когда трудно или невозможно организовать личную встречу достаточного количества людей;
  • сократить время и затраты на организацию коллективной работы;
  • скоординировать коллективное решение задач;
  • предоставить новые способы связи, в том числе анонимный обмен и структурированное взаимодействие.

Учитывая эти аргументы в пользу коллективной работы, можно быстро подобрать технологии, соответствующие всем или некоторым пунктам приведенного списка. Очевидно, что для SharePoint (локальная версия) многие пункты не охвачены. Это не означает, что SharePoint не работает, но сам по себе он не будет чем-то большим, нежели репозиторий документов. Однако если соединить SharePoint с другими компонентами, то он становится более эффективным. На сцене, в роли «старшего брата» SharePoint (локальная версия), появляется Office 365.

Выбирая инструмент для совместной работы, необходимо помнить, что он должен охватывать три основные области (а также пункты списка): связь, конференции и координация. Эти три понятия помогут определить, насколько эффективным будет инструмент для совместной работы для вас лично и вашей компании.

Существует два типа решений для совместной работы: асинхронные и синхронные (см. таблицу).

 

Типы решений для совместной работы

Асинхронные

Самый распространенный инструмент этого типа — электронная почта. Электронная почта — старый, проверенный, всегда работающий вариант; если сомневаетесь — используйте электронную почту. Это наиболее широко применяемый метод и на самом деле самый успешный. За ним следуют списки почтовой рассылки и группы новостей. Эти средства очень похожи на электронную почту, но обеспечивают переход от связи «один к одному» к взаимодействию «одного со многими» и даже «многих со многими». Когда поставщики программного обеспечения разобрались в преимуществах электронной почты, они обнаружили, что решение бизнес-процесса, объединенное с электронной почтой, будет более привлекательным для совместной работы всех типов. Возможности связи по электронной почте в сочетании с последовательностью операций бизнес-процесса, обеспечивающей передачу утверждений и обновлений запросов по электронной почте, составляют очень мощное решение для совместной работы. Наконец, добавление группового календаря позволяет компании осуществлять планирование, управлять проектами и координировать действия сотрудников, гарантируя соблюдение сроков выполнения работ.

Синхронные

Решения для совместной работы в реальном времени, или синхронные, позволяют отдельным пользователям или группам мгновенно просматривать и редактировать информацию. Видеосвязь обеспечивает двусторонний и даже многосторонний видеообмен в реальном времени в группах для оперативной работы над проектами и контентом. В результате сокращается время доставки и устраняется задержка, связанная с ожиданием ответа по электронной почте. В системах чата есть возможность быстро обсуждать работу в любое время и в любом месте. Объединяя видео и чат с системой поддержки принятия решений, вы можете ускорить поиск решений, проводить мозговой штурм, анализировать идеи, оценивать работу и голосовать, чтобы получить нужные ответы.

Возвращаясь к SharePoint (локальная версия), мы осознаем, что продукт более не является ответом на все нужды, возникающие при совместной работе. Привлеките к делу Office 365, и вы получите решение, отвечающее требованиям как синхронного, так и асинхронного типа взаимодействия. Например, рассмотрев лишь несколько компонентов Office 365, можно увидеть, что некоторые службы охватывают оба типа совместной работы.

Office 365 прекрасно подходит для обоих случаев, поскольку располагает знакомыми и без труда реализуемыми функциями как синхронной, так и асинхронной совместной работы.

Правильный выбор инструмента для совместной работы, особенно такого, который соответствует базовым требованиям вашей компании, приносит многочисленные преимущества. Перечислим главные из них:

  1. Компания, проект, план или просто работа движутся вперед.
  2. Повышается гибкость взаимодействия групп сотрудников и компании.
  3. Компания пополняется молодыми и технически грамотными сотрудниками.
  4. Можно работать удаленно.
  5. Сотрудники быстрее входят в курс дела.

В процессе поиска лучшего набора инструментов для совместной работы, способных обеспечить истинное взаимодействие, достигается зрелость как инструментария, так и коллективного взаимодействия в целом.

Конечно, было бы упущением с моей стороны не обратить ваше внимание на Office 365. Достаточно взглянуть на возможности средства запуска приложений, чтобы убедиться, что этот продукт действительно становится лучшим для совместной работы внутри компании.

Проверьте это утверждение самостоятельно. Загрузите пробный клиент и ощутите радость коллективного труда (https://portal.office.com/signup/logout?OfferId=B07A1127-DE83-4a6d-9F85-2C104BDAE8B4&dl=ENTERPRISEPACK&culture=en-US&country=US).

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF