В конце 2014 года специалисты группы компаний «СофтЭксперт» успешно завершили первый этап внедрения системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» в государственном учреждении Тульской области «Тулаавтодор».
ГУ ТО «Тулаавтодор» отвечает за ремонт и благоустройство дорог тульского региона. В состав предприятия входит более 20 филиалов и участков, располагающихся в разных районах области. Территориальная удаленность подразделений усложняет взаимодействие сотрудников между собой: по многим вопросам необходимо оформлять письма, запросы и служебные записки в другие участки или управление. Нумерация документов в каждом удаленном подразделении использовалась своя, в результате чего один и тот же документ мог быть зарегистрирован дважды или трижды: как исходящий в одном участке и как входящий в другом. Эти и другие сложности при работе с документами стали предпосылками создания системы электронного документооборота.
Главными задачами внедрения системы электронного документооборота (СЭД) были:
• упрощение работы с документами из участков и филиалов;
• ускорение согласования проектов договоров и контрактов;
• возможность оперативного доступа к документам с учетом прав доступа;
• создание единого электронного архива документов.
На первом этапе проекта планировалась автоматизация учета служебных записок и писем из филиалов, договорной деятельности, входящей и исходящей корреспонденции. В процессе внедрения было решено также использовать «1С:Документооборот» для обмена финансовыми документами между управлением и участками. Ранее для этого использовалась электронная почта, но ряд технических вопросов (использование незашифрованного канала передачи данных, возможность взлома почтовых ящиков пользователей, возможность удаления письма и др.) заставили искать другой путь передачи документов. При помощи «1С:Документооборота» был ограничен круг лиц, имеющий доступ к данным документам, решены проблемы с возможностью случайного удаления письма и пр.
Среди первых результатов внедрения можно выделить упрощение работы с документами из удаленных подразделений: теперь двойная нумерация одних и тех же документов исключена, сотрудники участков и филиалов в любой момент могут получить информацию, у кого находятся их служебные записки и письма, ознакомиться с резолюциями руководства. Секретарь управления, являющаяся, по сути, основным связующим звеном между участками и управлением «Тулаавтодор», имеет оперативный доступ к информации о том, кем и когда были подготовлены ответы на письма и выполнены поручения. Удобный механизм связей позволяет секретарю из карточки документа перемещаться в связанные документы. Во многом упростила работу секретаря управления возможность быстрого поиска документов в единой базе.
В процессе работы было решено обновить систему до «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Такое решение обусловлено более удобным функционалом в части работы с процессами и задачами. С мая 2015 года в ГУ ТО «Тулаавтодор» использует для учета документов «1С:ДГУ» и за это время секретари по достоинству оценили удобство СЭД.
На данный момент регистрация документов в управлении ГУ ТО «Тулаавтодор» ведется только в электронном виде (раньше велась в бумажных журналах). Во многих удаленных подразделениях также сотрудники отказались от регистрации документов в журналах в пользу СЭД.
Система позволила упростить работу с внутренними документами предприятия, ускорить взаимодействие между территориально удаленными подразделениями, исключить двойную регистрацию документов и улучшить исполнительскую дисциплину сотрудников.
В ближайших перспективах развития системы окончательный отказ от ручной регистрации документов в территориально удаленных участках, учет в СЭД всех документов организации, увеличение числа сотрудников, работающих в программе.