Перекрестные таблицы в Access
У меня есть база данных по учету продаж, подготовленная в Access. Когда я готовлю отчет о произведенных торговыми агентами продажах, Access представляет его в виде длинного списка. Мне бы хотелось, чтобы все данные были сведены в таблицу, в строках которой была собрана информация по каждому торговому агенту, а столбцы отражали данные по конкретному продукту. Возможно ли это в Access?
То, что вы описали, называется перекрестной таблицей. Я поясню, как создать ее средствами пакетов Access и Approach. Если данные, которые должны быть внесены в отчет, размещены в нескольких связанных таблицах, прежде всего их нужно извлечь, составив соответствущий запрос. В него следует включить поля, в которых записаны имена торговых агентов, виды продуктов и объемы продаж. Затем следуйте предлагаемой инструкции.
Access. В окне Database ("База данных") пакета Access 2.0 выберите закладку Query ("Запрос") и щелкните на кнопке New ("Создать"). Выберите Query Wizard ("Мастер запросов") и дважды щелкните в строке Crosstab Query ("Перекрестный запрос"). Если вы работаете с Access 7.0, щелкните на стрелке, расположенной на панели инструментов справа от кнопки New Object ("Новый объект"), и выберите опцию New Query ("Создать запрос"). Дважды щелкните в строке Crosstab Query Wizard ("Мастер перекрестных запросов") и проделайте следующие процедуры:
1. Выберите запрос, содержащий поля с именами торговых агентов, видами продуктов и объемами произведенных продаж. Щелкните на клавише Next ("Дальше").
2. В качестве названий строк выберите поле с именами торговых агентов. Щелкните на клавише Next ("Дальше").
3. В качестве заголовков столбцов укажите поле с видами продуктов. Щелкните на клавише Next ("Дальше").
4. Выделите поле, в котором указываются объемы продаж, и функцию Sum ("Суммировать"). В Access 2.0 выберите Calculate Summary for Each Row ("Просуммировать данные в каждом ряду"). Щелкните на клавише Next ("Дальше").
5. Измените имя перекрестной таблицы и щелкните на кнопке Finish ("Закончить").
Перекрестная таблица компактнее и удобнее для анализа, чем отчет.
Approach. Для создания перекрестной таблицы можно воспользоваться функциями Create·Crosstab, а затем следовать указаниям Помощника (Crosstab Assistant). Гораздо забавнее превратить обычную таблицу в перекрестную, перетаскивая поля.