Внедрение юридически значимого электронного документооборота в крупной организации дает существенный выигрыш в эффективности. Из чего он складывается, объясняет руководитель направления ЮЗ ЭДО компании «Логика Бизнеса», разработавшей специальный продукт «Логика: ЮЗ ЭДО», Александр Наливайко.

– Александр, расскажите об особенностях вашего продукта для управления юридически значимым электронным документооборотом.

– Продукт «Логика: ЮЗ ЭДО» появился в 2014 году. Это был период, когда рынок ЮЗ ЭДО начал быстро расти, число операторов ЭДО перевалило за сотню и появилась потребность интегрировать системы электронного документооборота заказчиков с решениями от операторов ЭДО. Первая версия «Логики: ЮЗ ЭДО» зависела от платформ ведущих ECM-вендоров. Поэтому ее стоимость складывалась из цены вендора и нашей цены. Разумеется, многим заказчикам это не нравилось, и они рекомендовали нам упростить продукт. Мы вняли советам и модернизировали его таким образом, чтобы добиться независимости от используемой ECM-платформы. Для этого сделали продукт на СПО. При разработке новой версии «Логики: ЮЗ ЭДО» мы использовали все свои наработки по СПО и хорошо зарекомендовавшие себя на рынке СПО-решения (сервер приложений, сервер баз данных, web-сервер) – реализовали лучшие практики в коде и получили готовое решение. В результате обновленный продукт можно поддерживать без дополнительных лицензионных отчислений, что составляет существенную статью экономии.

Александр Наливайко
Руководитель направления ЮЗ ЭДО компании «Логика Бизнеса», Александр Наливайко

Особенностью системы также стала поддержка работы сразу с несколькими операторами ЭДО. Она легко встраивается в экосистему других наших продуктов: «Логика: СЭД», «Логика: ФИНДОК» и другие. Это позволяет построить бесшовный документооборот между контрагентами, собственным СЭД и архивом. «Логику: ЮЗ ЭДО» можно встроить в сторонние корпоративные системы, чтобы пользователи работали через привычный интерфейс. При этом продукт может функционировать и автономно: самостоятельно осуществлять функции архива ЭД, т.е. хранить достаточно большие объемы данных, настраивать маршруты согласования. Пожалуй, другого решения, которое, сочетало бы в себе работу со многими операторами ЭДО, сохраняя при этом производительность и масштабируемость, на рынке нет.

Еще одна приятная особенность «Логики: ЮЗ ЭДО» — это легкость интеграции. Продукт внедряется как самостоятельно решение, но при этом очень дружелюбен к другим корпоративным системам. Заказчику не нужно что-то менять в ИТ-ландшафте, трансформировать правила внутреннего документооборота. Законодательство в части ЮЗ ЭДО имеет свойство меняться, продукту нужны обновления. И его поддержка за счет автономности не составляет проблем.

– Поскольку ваш продукт на СПО, вы можете включить его в Реестр отечественного ПО. Правильно?

– Да, и мы уже появились в этом списке – импортных проприетарных компонентов ПО в нашем решении нет. Но заказчик вполне может использовать продукт в интеграции со своими проприетарными системами. Например, если компания использует базу данных Oracle, ей не требуется устанавливать PostgreSQL.

– Вы говорили, что система может работать со многими операторами ЭДО. Как решается или обходится проблема роуминга между ними?

«Логика: ЮЗ ЭДО» сможет занять центральное место в работе с документами– Операторов ЭДО обязали настроить роуминг для передачи электронных документов на законодательном уровне, но это касается только бухгалтерской первички (счетов-фактур). К тому же передача документов между операторами в роуминге стоит дополнительных денег. Тогда мы решили, что «Логика: ЮЗ ЭДО» должна одновременно поддерживать соединения с несколькими операторами без необходимости переключаться между ними (и экономить тем самым на роуминге). Но это еще не все: «Логика: ЮЗ ЭДО» позволяет из части бизнес-процессов вообще исключить какого-либо внешнего оператора. Например, так можно организовать ЭДО между подразделениями или дочерними компаниями холдинга, становясь оператором самому себе.

– А как у вас с мобильностью? Может ли, например, менеджер ресторана при приемке продуктов от поставщика на смартфоне/планшете делать пометки, а затем подписывать накладную своей электронной подписью?

– В «Логике: ЮЗ ЭДО» используется тонкий клиент, имеющий адаптивный интерфейс, поэтому система может подстраиваться и под мобильные устройства. Плюс интеграция с облачным центром идентификации электронной подписи. Вызвав на складе на свой смартфон накладную и проверив правильность ее заполнения, вы можете, получив из облака одноразовый интернет-пароль, подписать ее на том же смартфоне и отправить контрагенту через его оператора ЭДО. Другой возможный подход – когда ЭП хранится не в облаке, а на вставленной в смартфон/планшет сим-карте оператора сотовой связи.

Мы изучаем эту технологию и, возможно, тоже будем интегрировать ее в наше решение для ЮЗ ЭДО.

– На кого вы ориентируете свое решение по ЮЗ ЭДО?

– Продукт оптимален для территориально распределенных компаний с большим количеством контрагентов, а вот отрасль не так важна: наши клиенты могут заниматься тяжелой и легкой промышленностью, строительством, торговлей или оказывать финансовые услуги. Зачастую они выступают и как поставщики, и как покупатели. Лидером и драйвером рынка, на мой взгляд, может стать телеком, владеющий каналами передачи данных. С телеком-операторами мы тесно взаимодействуем: они предлагают нам свои продукты и услуги, в том числе новинки, например, подписание документов при помощи смартфона, а точнее сим-карты, которая может использоваться как токен.

– Очевидно, что системы класса «Логики: ЮЗ ЭДО» сокращает потребление бумаги, экономит время и средства на подписании документов, их хранении и пересылки в госорганы. А из чего складывается выигрыш в эффективности, который дает ваш продукт?

– Многие компании хотят не просто экономить деньги, но также повысить эффективность своей деятельности и снизить трудозатраты сотрудников. Экономический эффект будет тем выше, чем больше документов пересылается и обрабатывается в электронном виде. Если у компании в год набирается 50-60 тыс. таких документов, то ROI проекта по ЭДО достигается за 2-3 года.

Важная особенность нашего подхода к автоматизации корпоративного документооборота – его комплексность. Мы встраиваем наше решение в документо-ориентированные бизнес-процессы заказчика. Благодаря бесшовной интеграции «Логики: ЮЗ ЭДО» с унаследованными корпоративными системами компания-заказчик может строить сквозные бизнес-процессы. Так что сотрудники могут отправлять документы не только внутри своей организации, но и вовне – контрагентам, и никакой разницы в действиях для них не будет.

Комплексный подход также позволяет шаг за шагом без дополнительных затрат внедрять юридически значимый электронный документооборот для разных типов документов. Больший объем обрабатываемых документов позволяет решению окупиться быстрее.

– Как вы считаете, что способствует развитию рынка ЮЗ ЭДО сегодня? И какие факторы, наоборот, сдерживают его рост?

– Направление перспективное, особенно в свете государственного курса на цифровую экономику. Однако мало тех, кто понимает, как пользоваться ЮЗ ЭДО и как перевести крупные организации на электронный обмен документами с контрагентами. На рынке пока мало успешных кейсов внедрения ЮЗ ЭДО в больших организациях: в проекты с трудом вовлекаются контрагенты (на практике не более 70% контрагентов), плюс, традиционно для ИТ-отрасли, на этапе тестовой эксплуатации появляются мелкие нестыковки, что портит общее впечатление о технологии.

Кроме того, применению и пониманию ЭДО мешает не до конца проработанное законодательство. Знаю компании, которые могли бы стать локомотивами в своей отрасли по внедрению ЮЗ ЭДО, но они не спешат это делать, пока ситуация с госрегулированием не станет полностью прозрачной.

Но в перспективе рынок огромный: сейчас обрабатываются в электронном виде всего 5-10% всех документов. И речь не только про финансовую первичку, это лишь капля в море.

Законодательно можно закрепить приоритет передачи в электронном виде для множества документов. А так как скоро на рынке станут широко применяемыми интеллектуальные системы обработки данных, заметно повышающие эффективность работы, то перевод бумаги в электронный вид станет обязательным этапом цифровой трансформации. Уже сейчас можно интегрировать документооборот, например, с интеллектуальной поисковой системой ABBYY Compreno.

Вопрос, требующий решения, – долговременное хранение подписанных документов. Усовершенствованная ЭП позволяет проверять документы и 10-летней давности, но, например, для технической документации даже 20 лет хранения мало. Чтобы электронные документы не приходилось подписывать заново каждые 10 лет, вопрос долговременного хранения должен быть решен и на технологическом, и на законодательном уровне.

– Как выглядит продуктовая дорожная карта вашего продукта для ЮЗ ЭДО? Как вы его развиваете?

– Конечно развитие не останавливается. Из нового в «Логике: ЮЗ ЭДО» появилась возможность сдачи отчетности в Федеральную налоговую службу через единое окно, автоматизирован подбор документов согласно требованиям регулятора

Мы идем к тому, что «Логика: ЮЗ ЭДО» сможет занять центральное место в работе с документами. Для этого есть все предпосылки: механизм предобработки документов, алгоритм их движения. Ко всему прочему, продукт всегда можно дополнить и выстроить полноценную экосистему по работе с контентом.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями