Закупки в срок – не достижение, а нормальный результат

Управление закупочной деятельностью – одна из болевых точек отечественных компаний. Внедренные многими ERP-системы охватывают процессы верхнего уровня, однако на нижнем, операционном уровне им явно не достает охвата, равно как и гибкости. Здесь остается много мест для нишевых решений, способных заметно повысить эффективность подразделений. Одним из таких направлений является планирование закупок – критически важный процесс, и на него тратятся значительные средства.

Николай Кузнецов, заместитель директора центра решений RedSys

«ERP-системы, на которые возложены функции планирования ресурсов предприятий, сейчас есть уже в любой серьезной компании. Но даже в случае качественно внедренной и хорошо работающей системы есть ниши, где процессы недостаточно автоматизированы, а значит, есть возможность для повышения их эффективности посредством точечных решений», – подчеркивает Николай Кузнецов, заместитель директора центра решений RedSys.

Действительно, у крупных компаний уже давно имеются ERP известных производителей, и иногда они неплохо работают. В такой ситуации гораздо проще найти применение точечному решению, понимая потребности конкретного предприятия. В частности, очень многие руководители бывают не удовлетворены тем, как выстроены бизнес-процессы управления закупками: у них нет понимания того, что происходит в компании в данный момент времени, а значит, нет и эффективного управления этими процессами. Закупщикам также хочется видеть всю картину в целом и ее контролировать.

Предлагаемое RedSys решение призвано повысить эффективность процесса управления закупками. Проблема, как правило, заключается в том, что закупочные процедуры довольно сложны. Сотрудник, инициирующий закупку необходимых материалов, вступает во взаимодействие со многими людьми (начальник склада, работники отдела закупок, финансовой службы и пр.), от которых зависит, получит ли он именно то, что ему нужно, при этом уложившись в срок и бюджет. Современные решения, в том числе крупные ERP, не учитывают всех тонкостей этого процесса, большое значение продолжает иметь человеческий фактор. Надо понимать, как необходимый материал учитывается на складе, в закупочных и тендерных документах, а таже знать, как он называется у поставщика, какими качествами обладает. Сквозной процесс закупок часто бывает не реализован.

Потребность в этом есть, и компании пытаются различными средствами решать проблему. Тем не менее выстроить весь процесс планирования (и тем более весь процесс закупок) не удается даже на крупных предприятиях. К соответствующему решению есть несколько ключевых требований. Во-первых, заинтересованное лицо должно быть уверено в том, что сроки поставок не будут сорваны. Во-вторых, ему требуется знать, кого можно попросить ускорить процесс. Наконец, при необходимости должна быть возможность подобрать аналог, если выясняется, что требуемая позиция отсутствует или будет доставляться слишком долго.

Кроме того, в решении RedSys, помимо самого закупочного процесса, присутствует такой функционал, как каталог оборудования. Благодаря ему менеджеры, формирующие план закупок, берут информацию о ценах и потенциальных поставщиках не из головы или открытых источников, а из внутреннего каталога, что упрощает и ускоряет процесс согласования. То же самое касается и подбора аналогов.

Главное – планирование

Процесс планирования закупок можно разделить на три крупных этапа. Первый этап – «От потребности до закупки». Разумеется, потребность возникает не на пустом месте: материал или оборудование закупаются под определенные работы. У таких работ есть четкие сроки, и в случае срыва поставки будут вполне конкретные потери. И это во многом зависит не от самого сотрудника, а от действий третьих лиц – тех, кто согласовывает закупку.

Второй этап процесса – «От закупки до платежа». Это, по большому счету, процесс контрактования, когда потенциальный участник выбран и дальше проходит процедуру либо через систему госзакупок, либо иным способом. Чаще всего этот этап автоматизирован – либо в ERP, либо в CRM. Третий этап – «От платежа до поставки», когда компания приобрела необходимое оборудование или товары и ждет, когда они прибудут на объект. Это логистика, но не только.

Петр Рыбаков, руководитель BPM-направления RedSys

«Нетрудно понять, что основную часть этого процесса занимает именно планирование. Это критически важный момент: если с самого начала что-то сделано неверно, устранить последствия гораздо тяжелее», – говорит Петр Рыбаков, руководитель BPM-направления RedSys. Если изначально неправильно определены время доставки или срок, необходимый для производства закупаемого товара, то в результате может быть сорван проект, для которого производилась закупка. Вот почему в качестве основного процесса для автоматизации закупок было выбрано именно планирование.

Еще одна серьезная проблема заключается в том, что этап, связанный с планированием, практически всегда вообще не автоматизирован. Чаще всего обмен информацией происходит через файлы Excel, в которых сотрудники отмечают свои потребности. В таких ситуациях автоматизированное планирование с четким контролем просто невозможно. Даже в крупных сетях с региональными филиалами этот процесс, как правило, реализован только в центральном офисе, но до филиалов система не доходит.

Вся трудность зачастую заключается в детализации данных: большинство ERP являются системами верхнего уровня, финансовыми системами. В процессе бюджетирования оперируют товарными группами, а до уровня конкретных товаров опускаются далеко не всегда.

Подход BPM: прозрачность и гибкость

Решение RedSys для планирования закупок построено на платформе управления бизнес-процессами (BPMS). Оно ориентировано именно на подходы BPM, в нем просто и прозрачно можно выстроить весь закупочный процесс, который будет виден и понятен всем участникам. Но главное – в таких системах процессы достаточно просто видоизменять. Например, цепочку согласования закупок можно существенно ускорить, избавив финансовую службу от участия в ней, если речь идет о контрактах не выше определенной стоимости.

«В ERP вносить такие изменения дорого и долго – что-то настроить и слегка модифицировать не получится. В нашей системе такие изменения производятся силами консультанта, а не программиста», – отмечает Николай Кузнецов.

Разработанная RedSys система базируется на платформе IBM Business Process Management, но есть и альтернативный вариант на базе решения X360 российской компании IDS (например, в Пенсионном фонде реализован именно вариант на X360). Явное преимущество платформы IBM в том, что она достаточно известна и, кроме того, гораздо мощнее. Также у IBM, в отличие от многих других продуктов, существует линейка решений (BPM, ODM, ESB), которые могут отвечать практически всем потребностям компаний в выстраивании процессов и их интеграции.

X360, в свою очередь, более доступна, особенно средним компаниям, и проста в обслуживании. Наконец, она хорошо подойдет организациям, вынужденным следовать программам импортозамещения. По концепции решения, построенные на базе этих двух платформ, одинаковы, но понятно, что по сути реализованные на них продукты различны.

Основных вариантов применения платформ BPMS два. Первый — это автоматизация процессов для их последующего исполнения. И вовсе не обязательно, чтобы пользователь работал непосредственно в интерфейсе системы. Современные решения позволяют организовать процессы, вызывая интерфейс того приложения, в которое необходимо заносить данные, но действия происходят именно в той последовательности, которая задана в BPM. Поэтому следить можно не только за исполнением бизнес-процессов, но и за эффективностью. Второй вариант – использовать системы BPM в качестве интеграционной платформы, выстраивая процессы, но оставляя систему бэк-эндом для того, чтобы собирать данные из различных систем и передавать между ними. Таким образом, BPM может как занять место рядом с существующими бизнес-приложениями, так и заменить те из них, которые не устраивают компанию.

Преимущества таких систем понятны: BPM-платформа позволяет не только делать процессы прозрачными и выстраивать необходимые цепочки взаимодействия, но и реализовывать анализ процессов, выявляя узкие места.

«В ходе одного из проектов на основе собранной статистики выяснилось, что из-за запаздывания данных на некоторых этапах сотрудникам приходится ждать по 11 часов, чтобы выполнить задачу», – приводит пример Петр Рыбаков. Это явный простой и прямой убыток для компании. Даже если сотруднику в течение этих 11 часов есть чем заняться, находящаяся в обработке заявка никак не продвигается, а значит, тот, кто заказывал материал, не получит его в срок, что приведет к косвенным убыткам. ERP-системы, даже самые продвинутые, такую картину не дают: в их основе лежат данные, а не процессы.

Примерно то же самое можно сказать и о конкурирующих системах. Например, один из зарубежных аналогов – действительно сильное решение с точки зрения планирования закупок. Оно описывает весь процесс закупок – все три этапа. Однако это тоже система управления данными, а не процессами. Конечно, ее создатели постарались максимально предусмотреть варианты развития событий и коллизии, которые могут произойти во время всего процесса закупок. Однако все предусмотреть невозможно. Всегда возникают ситуации, когда «что-то пошло не так». Как быть? Сотруднику приходится бороться с проблемой вручную, вне рамок ИТ-системы. Инструменты для описания бизнес-процессов тем и хороши: то, что в них не заложено, достаточно просто можно реализовать. Возможность быстро вносить изменения, гибко реагировать на текущую ситуацию – основа концепции управления бизнес-процессами.

Потребность в экономии

Как же убедить руководство компаний в необходимости оптимизировать закупочные процедуры?

«Никаких доводов, кроме финансовых, для топ-менеджмента не существует, – убежден Петр Рыбаков. – Если простои сотрудников удается перевести в деньги, это работает хорошо, особенно в случае, когда закупками занимается крупное подразделение». Если на старте есть хотя бы минимальная информация о процессах, можно сразу оценить потенциальный эффект от проекта.

Если же говорить о функциональных заказчиках, то главным результатом становится облегчение их работы. В автоматизации закупочных процессов далеко не все гладко, есть обширное поле для работ.

«Часто я сталкивался с тем, что поставка заказанных материалов вовремя воспринималась менеджерами как большое достижение, которым можно гордиться. А ведь это всего лишь нормальный результат работы», – констатирует Николай Кузнецов.

Как показывает практика, в большинстве компаний время выполнения закупок вполне можно сократить примерно на 20%. Оптимизация складских запасов также может достигать 20% – благодаря поставкам нужных товаров в нужных объемах и вовремя. Потери объема производства обычно сокращаются не менее чем на 10% за счет своевременности поставок и увеличения межремонтных периодов работы оборудования.

Неизвестно, что лучше для поставщиков информационных систем: благополучные времена или нынешние. Сейчас компании всеми способами стараются экономить, и с каждым годом подходят к решению этой задачи все серьезнее. Если такая экономия видна, руководство соглашается на инвестиции в ИТ. Быстрая доставка материалов, сокращение запасов, наведение порядка на складах – все это легко переводится в финансовые показатели, доказывая эффективность приобретаемых решений.