Почтовые ящики перегружены спамом и сообщениями не по адресу – например, когда сотрудника ставят в копию «на всякий случай». В итоге почтовые ящики настолько загружены сообщениями, что не позволяют контролировать, что, кому и когда было поручено. Зачастую полезная и нужная информация в этом потоке может остаться незамеченной или попросту удаленной.

«По подсчетам американских социологов, в настоящее время на каждый служебный аккаунт электронной почты ежедневно приходит около 110 писем. Таким образом, среднестатистический сотрудник тратит почти треть своего рабочего времени на разбор входящей корреспонденции в своем почтовом ящике. Это слишком много», — считает Нальский.

Для решения данной проблемы Нальский и его американские коллеги из Simply Good Software в 2010 году начали разработку системы деловых коммуникаций – Papirus.net. Система, предоставляемая по модели SaaS, позволяет не только сократить количество сообщений, приходящих к каждому адресату, но и структурировать коммуникации.

В течение двух лет система проходила тестирование, за время которого к сервису подключилось 14 тыс. пользователей. 40% из них используют Papirus.net в организациях с числом сотрудников более ста человек.

Работа с Papirus.net происходит через веб-интерфейс, доступны также мобильные приложения для iOS, Android и Windows Phone. Для организаций с числом пользователей менее 25 регистрация в системе бесплатна, общий объем данных таком случае не должен превышать 1 Гбайт, а размер одного файла – 5 Мбайт. Премиум-аккаунт, в котором отсутствуют ограничения по объему данных и числу пользователей, стоит 5 долл. в месяц за одного пользователя. Передается информация в зашифрованном виде, хранится на серверах в США.

Papirus.net

Любое новое сообщение в Papirus.net отправляется в рамках определенной задачи, в которой установлен ответственный исполнитель и контрольный срок. Каждой задаче автоматически присваивается номер, что позволяет при возникновении конфликтов достаточно быстро определить, кто и на каком этапе совершил ошибку.

В «Совкомбанке» решили использовать Papirus.net два года назад, когда система находилась еще в бета-версии. На данный момент более 40% всех бизнес-процессов банка проходит в Papirus.net, системой пользуются более 4 тыс. сотрудников по всей стране.

«Во внутренних бизнес-коммуникациях очень важен процесс согласования решений, который, как правило, является многоступенчатым. В ситуации, когда ваши коллеги работают не в одном офисе, а в представительствах по всей стране, этот процесс может затягиваться, а значит, напрямую влиять на бизнес», — пояснила Юлия Аксенова, начальник отдела внутреннего контроля «Совкомбанка».

По ее словам, Papirus.net сделал процедуру согласования решений более простой и понятной.

«На мой взгляд, Papirus.net соответствует основным тенденциям развития бизнес-процессов, среди которых удаленная самостоятельная работа, доступ к данным и работа с ними с одного устройства, постоянное обновление информации, хранение данных в облаке. Поэтому я для своей работы уже давно использую эту систему», — заявил Алексей Гостомельский, генеральный директор Центра трансфера технологий РАН и «Роснано».

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями