01.02.2013 12:25 Автор: Владимир Лебединский

1559 прочтений

SAMоконтроль строительства объектов Олимпиады в Сочи

владимир лебединскийВысококонкурентная среда, характерная для большинства рынков, в последние годы побуждает представителей бизнеса взять курс на повышение эффективности и снижение затрат за счет внедрения и использования современных ИТ-решений. Так как программное обеспечение является необходимым минимумом для функционирования любой компании и одновременно залогом успеха в борьбе за клиента и оптимизацию внутренних процессов, все больше внимания уделяется контролю над расходами на ПО. Крупные компании, лидеры рынка, давно осознали факт – для того, чтобы зарабатывать больше, подписывать многомиллионные контракты и получать госзаказы, необходимо сделать свой бизнес прозрачным и, как следствие, стабильным с точки зрения ИТ-инфраструктуры. Достичь этой цели помогают методики и технологии управления программным обеспечением как активом предприятия (Software Asset Management, SAM).

Успешный опыт по внедрению технологии SAM имеют уже многие крупные и средние компании России. Один из таких примеров продемонстрировала компания «Росинжиниринг», заключившая договор на строительство ряда спортивных объектов для XXII зимних Олимпийских игр в Сочи в 2014 году. Компания «Росинжиниринг» стала генеральным проектировщиком и генподрядчиком сочинской Олимпиады.

Благодаря внедрению технологии SAM, этой компании удалось минимизировать юридические риски, оптимизировать использование лицензий и, таким образом, значительно сократить расходы ИТ-бюджета.

Потребность в создании системы учета и управления ПО в «Росинжиниринге» возникла вслед за пониманием, что применяемые схемы лицензирования ПО не оптимальны, системный контроль за лицензиями отсутствует и соответственно вероятность рисковых ситуаций юридического и делового характера неоправданно высока.

Кроме того, для таких крупных компаний, как ГК «Росинжиниринг», которые много работают с иностранными партнерами, особое значение приобретают имидж и репутация. Применение SAM для зарубежных партнеров является знаком современной компании, которая эффективно задействует внутренние ресурсы и пользуется только лицензионным программным обеспечением.

«Росинжиниринг» – управляющая компания, которая оказывает весь спектр услуг, связанных с проектированием, строительством, комплектацией, вводом в эксплуатацию и дальнейшим обслуживанием горнолыжных комплексов на всей территории Российской Федерации. Выполняемый комплекс работ включает в себя технико-экономические обоснования, экономическое и бизнес-моделирование, разработку концепции, предпроектные проработки, инженерные изыскания, рабочее проектирование всех разделов, организацию и проведение строительных работ, техническое сопровождение, авторский надзор, ввод объектов в эксплуатацию.

На сегодняшний день «Росинжиниринг» представляет собой группу компаний, общая численность персонала которой составляет более 3 тыс. сотрудников, с общим парком в 618 ПК.

В своей работе сотрудники «Росинжиниринга» используют большое количество специализированного программного обеспечения, что требует от ИТ-департамента контролировать множество параметров, от оценки целесообразности использования того или иного программного продукта до обеспечения соблюдения лицензионных соглашений со всеми поставщиками ПО.

 

Ситуация

До 2011 года управление лицензиями в ГК «Росинжиниринг» было организовано неэффективно, поскольку существовала только разрозненная информация о пакетах программ, отсутствовал централизованный учет, любой анализ имеющегося ПО приводил к неоправданно высоким трудозатратам. Связанные с этим риски создавали ситуацию высокой неопределенности. Если в компании ПО лицензировано не полностью, используются устаревшие лицензии или нелицензионные программы, значительно возрастает вероятность юридического разбирательства, технологических сбоев, штрафов и ущерба репутации.

Другая проблема заключалась во множественном характере закупок в рамках программы Open License. Программа Open License предназначена для организаций, которым необходимо приобрести несколько копий (лицензий) одного или нескольких программных продуктов Microsoft. Уже при покупке пяти лицензий клиент получает значительную скидку. По условиям программы предлагается широкий спектр продуктов для бизнеса – операционные системы, настольные приложения, серверные продукты, средства разработки. Закупки по программе Open License требовали контролировать сроки действия каждого из контрактов и обрабатывать большое количество документации, что связано с немалыми трудозатратами ИТ-специалистов и для крупной компании неэффективно.

В 2011 году было принято решение перейти от разрозненных закупок Open License к работе по соглашению Enterprise Agreement, которое представляет собой программу корпоративного лицензирования, предназначенную для организаций с числом компьютеров от 250, готовых выбрать платформу Microsoft в качестве корпоративного стандарта. В рамках соглашения оплата производится в виде ежегодных платежей, то есть в рассрочку, а клиент получает значительные бонусы.

Соглашение позволяет централизованно управлять лицензиями и предоставляет корпоративным клиентам дополнительные преимущества. В настоящее время Enterprise Agreement полностью охватывает парк ПК во всех компаниях, входящих в состав ГК «Росинжиниринг».

Благодаря преимуществам Enterprise Agreement у нас появилась возможность экономить средства при переходе на новые версии продуктов без дополнительных затрат, а также сократить расходы на ПО при неблагоприятной экономической ситуации за счет уменьшения количества лицензируемого ПО.

Однако подписание соглашения тоже не решало все проблемы. Отсутствие налаженной системы управления лицензиями в ГК «Росинжиниринг» привело к возникновению так называемого перелицензирования, когда приобретаемые программные продукты либо оказываются ненужными, либо используются не в полном объеме. ИТ-бюджет неоправданно рос, но контролировать этот процесс в большой компании довольно сложно.

Таким образом, следующим шагом в комплексе мер стало решение о внедрении технологии SAM. Для внедрения системы управления ПО требовался надежный и опытный партнер, имеющий большой опыт в проектах по построению системы учета нематериальных активов на крупных предприятиях. Именно поэтому выбор пал на компанию Softline.

Работа по внедрению технологии SAM в ГК «Росинжиниринг» шла в соответствии с глобальной программой SAM Services, организованной корпорацией Microsoft. Эта программа предполагает бесплатное оказание услуг заказчикам в области управления программными активами с помощью партнеров Microsoft. По условиям программы предоставляется три уровня услуг:

1. SAM Baseline: проведение аудита программного обеспечения Microsoft и определение его соответствия имеющейся базе лицензий;

2. SAM Assessment: анализ и оценка действующих процессов SAM в компании с целью определения текущего уровня зрелости SAM и представления концептуального плана его дальнейшего развития;

3. SAM Deployment Planning: оказание помощи клиентам по построению технологического комплекса, идеального для учета и управления программными активами компании.

Для клиентов основное преимущество данной программы в том, что все работы по оказанию услуг любого из трех уровней полностью оплачиваются Microsoft. Так как ЗАО «Росинжиниринг» в своей деятельности использует множество продуктов Microsoft, внедрение SAM стало логичным шагом в оптимизации работы предприятия.

Решение

В ходе проекта в ГК «Росинжиниринг» проведена работа по всем трем уровням SAM: Baseline, Assessment, Deployment Planning.

Наиболее важный уровень – SAM Baseline – включал следующие работы:

  • подписание организационных документов проекта;
  • формирование проектных групп;
  • сбор всех необходимых правоустанавливающих документов;
  • сбор инвентарных данных о программном обеспечении со всех ЭВМ;
  • анализ предоставленной документации, контрактов;
  • верификация лицензионного соответствия;
  • подведение результатов анализа;
  • подготовка рекомендаций по оптимизации лицензирования.

В первую очередь специалисты «Росинжиниринга» подготовили все имеющиеся в наличии правоустанавливающие документы на ПО корпорации Microsoft. Общее количество программных продуктов Microsoft составило 1409. В ходе проверки документов за период с 2007-го по 2011 год были тщательно проанализированы и учтены все корпоративные контракты и лицензии по ним.

Следующим важнейшим шагом стал сбор инвентарных данных о программном обеспечении со всех ПК организации. Составлены списки компьютеров и серверов, подлежащих инвентаризации, выявлены те компьютеры, которые уже не использовались.

В качестве средства инвентаризации специалисты Softline выбрали Microsoft Windows Intune и в дополнение к нему систему собственной разработки Softline ItMan. Сканирование парка компьютеров в офисах в Санкт-Петербурге и Сочи проводилось силами сотрудников «Росинжиниринга» и специалистов Softline.

Анализ полученной информации позволил специалистам Softline оценить текущее состояние контрактов на ПО Microsoft, выявить фактическое количество актуальных лицензий и используемых программных продуктов. В результате была получена четкая картина использования ПО в организации, сформированы отчеты для каждого представительства ГК «Росинжиниринг».

В ходе работы над SAM Baseline выявлено программное обеспечение Microsoft, не имеющее необходимых лицензий. В обычной ситуации компании пришлось бы приобретать недостающие лицензии, даже если ПО уже не требуется в работе. Однако по условиям соглашения Enterprise Agreement клиент оплачивает установленное ПО только по факту использования – в рамках ежегодного платежа. Тем самым компания получает возможность отказаться от ненужного ПО без покупки лишних лицензий.

В ходе SAM Assessment рассмотрены действующие в ГК «Росинжиниринг» процессы управления лицензиями на ПО. Для этого специалисты Softline провели серию интервью с теми сотрудниками холдинга, которые принимают решения в области закупки, установки и управления программными активами. Все политики и процессы проанализированы по модели SOM (SAM Optimization Model), которая состоит из десяти ключевых областей компетентности:

  • SAM в масштабах организации;
  • план совершенствования SAM;
  • инвентаризация оборудования и ПО;
  • точность инвентаризации;
  • учет лицензионных прав;
  • периодические самооценки;
  • интерфейсы управления операциями;
  • процесс приобретения;
  • процесс развертывания;
  • процесс вывода из эксплуатации.

 

SAM Optimization Model (SOM) – модель зрелости инфраструктуры управления программными активами, разработанная корпорацией Microsoft. Уровень зрелости характеризует состояние процессов SAM, их развитие и эффективность. По итогам интервью с сотрудниками, компании присваивается один из следующих уровней.

Basic – минимальный уровень развития. Фактически процессы управления программными активами отсутствуют, инвентаризация ПО осуществляется редко, его лицензирование выполняется время от времени, в основном как реакция на возникшую проблему (проверка правоохранительными органами, требование бизнес-партнера, претензия от производителя ПО, чрезмерно большие расходы на ПО и т. д.).

Standardized – в организации выполняется инвентаризация ПО, развернуты соответствующие программные средства, создан репозиторий ПО, возможно, выделен ответственный за лицензирование, внедрены некоторые стандарты и процессы управления программными активами. Однако SAM не влияет на принятие решений.

Rationalized – уровень, при котором компания выполняет эффективное управление программными активами, методология SAM внедрена в полном объеме, есть сотрудник или отдел, ответственный за управление программными активами и лицензирование, процессы SAM интегрированы с другими процессами (ITIL, MOF), в организации существует план развития ПО, согласованный с планом развития бизнеса и всей ИТ-инфраструктуры.

Dynamic – высший уровень развития, при котором управление программными активами осуществляется в реальном времени. ПО, как часть ИТ-инфраструктуры, рассматривается не как средство обеспечения работоспособности бизнеса, а как актив предприятия, с помощью которого создаются новые возможности для развития бизнеса.

В результате анализа полученной информации ГК «Росинжиниринг» присвоен базовый уровень зрелости и составлен индивидуальный план развития. Переход на рационализированный уровень зрелости SAM позволит организации достичь следующих целей:

  • минимизация юридических, финансовых и операционных рисков, в том числе благодаря стандартизации, документированию и проактивному выявлению проблем;
  • минимизация расходов за счет оптимизации процессов управленческого учета и предоставления информации для принятия бизнес-решений;
  • повышение эффективности использования ПО за счет точного учета, повторного использования и грамотного финансового управления на протяжении всего жизненного цикла;
  • упрощенная сертификация по стандарту ISO 19770-1 «Информационные технологии. Управление программными активами».

Важно отметить, что можно намного снизить стоимость преобразований в компании, если обратить внимание на автоматизацию максимального количества функций за счет внедрения специализированного программного обеспечения для управления ПО.

Наконец, в рамках третьего уровня работ SAM Deployment Planning начат пилотный проект по системе Microsoft System Center Configuration Manager 2012, внедрение которой позволит поддерживать зрелость SAM на необходимом клиенту уровне.

Результаты

В ходе реализации SAM было выявлено, что на многих компьютерах установлены разные версии и редакции продуктов, это снижало производительность сотрудников и вызывало проблемы совместимости.

Также было установлено, что во многих случаях использовались более ранние версии продуктов, чем приобретенные. Хотя это и разрешено правилами лицензирования, но неэффективно, особенно в ситуации, когда аппаратная часть позволяет установить новую версию, поддерживающую больший функционал. Многие компании сталкиваются с проблемой неправильного лицензирования серверных продуктов, часто переплачивая и имея лишние лицензии на серверное ПО, однако в данном случае было подтверждено, что использовалось ровно столько лицензий, сколько и было приобретено.

В результате проекта был сделан важный вывод о необходимости правильного оформления и хранения правоустанавливающих документов. На момент начала проекта лицензии, платежные документы и акты приема-передачи могли храниться в разных местах, что повышало риск их утраты. Однако согласно российскому законодательству только полный пакет документов может подтвердить наличие лицензии, поэтому «Росинжинирингу» было рекомендовано организовать централизованное хранилище всех первичных документов, связанных с приобретением лицензий.

По итогам всего проекта можно утверждать, что приоритетные задачи, стоящие перед руководством ГК «Росинжиниринг», выполнены полностью. Генеральный директор ГК «Росинжиниринг» Дмитрий Швайко отмечает: «Реализация SAM не только позволяет снижать юридические риски, сокращать затраты, повышать эффективность инвестиций, но и наглядно демонстрировать нашим многочисленным российским и иностранным партнерам один из основных принципов ГК «Росинжиниринг» — уважение личных прав и интересов наших сотрудников, требований клиентов, условий взаимодействия, выдвигаемых деловыми партнерами, обществом. Реализация проекта по управлению лицензиями в ГК «Росинжиниринг» подчеркивает зрелость и ответственность бизнеса компании в целом».

Работа по проекту длилась чуть больше пяти месяцев, в проект были вовлечены семь сотрудников ГК «Росинжиниринг». Проект завершен в июле 2012 года

Преимущества и перспективы

По итогам внедрения технологии SAM компания «Росинжиниринг» существенно минимизировала юридические, финансовые и операционные риски, а также снизила расходы за счет оптимизации процессов управленческого учета и предоставления информации для принятия бизнес-решений.

На данный момент у компании появилась возможность экономить средства при переходе на новые версии программных продуктов, а также сократить расходы на ПО при неблагоприятной экономической ситуации благодаря уменьшению количества лицензий при сокращении реально используемого ПО.

Однако реализованный в рамках SAM Service проект – еще не финальная точка в процессе оптимизации управления лицензиями. В ближайших планах – достижение следующего уровня зрелости по модели SOM – Standardized (инвентаризация оборудования и ПО).

Владимир Лебединский — директор департамента ИТ компании «Росинжиниринг»

 

blog comments powered by Disqus