Портал дистрибуции маркетингового контента: реализация с помощью решений WoodWing

По  прогнозам аналитиков из IDC (The Expanding Digital Universe), прирост объема хранимых данных каждые 5 лет составляет 1000%, из них 40% являются новой информацией. Согласно той же статистике, до 50% всех маркетинговых материалов никогда не используются, так как их трудно найти, когда они необходимы, а через некоторое время устаревают и становятся неактуальными.

В своей работе мы все чаще стали сталкиваться с запросами от крупных производителей и торговых сетей, которые хотят создать не просто архив для маркетинговых и рекламных материалов. Компаниям, которые активно занимаются продвижением своей продукции, имеют широкую филиальную или дилерскую сеть, необходимо решение, которое даст возможность искать изображения и макеты по разным тегам и датам, обязательно с разграничением прав доступа для партнеров по уровням авторизации и по их географическомурасположению.

И главное — решение должно быть максимально простым и интуитивно понятным, чтобы не требовалось дополнительного обучения партнеров.

В качестве примера мы предлагаем рассмотреть довольно интересное решение по созданию веб-портала всего маркетингового контента. Оно реализовано в компаниях Yamaha Motor Europe и Renault-Nissan Russia. Цифровой архив этих компаний содержит не только изображения и макеты, но и большое количество видео- и аудиороликов для широкой сети партнеров и дилеров.

Решение состоит из двух интегрированных программных решений: 2imagine и ElvisDAM. Оно выглядит как единый веб-сайт со всей дилерской информацией и предоставляет пользователю две взаимосвязанные функции:

• хранениевсех маркетинговых материалов;
• создание и кастомизация маркетингового контента по запросу пользователя.

По сути, дилер получает доступ на портал маркетинговой информации, где может быстро найти и получить нужный ему файл, при необходимости создать его или кастомизировать в соответствии со всеми корпоративными стандартами и правилами.

Как правило, если не использовать специализированную систему, то обслуживание дилерской сети в части маркетинговой поддержки требует значительных затрат на содержание штата сотрудников: художников, дизайнеров, специалистов по продуктам, клиентских менеджеров и т. д. Внедрение специализированной системы управления и дистрибуции цифрового контента позволяет значительно снизить такие затраты.

Портал является центральным хранилищем маркетинговой информации и данных, необходимых дилерам для работы. На портале могут храниться любые маркетинговые материалы: пресс-релизы, брошюры, описания и документация по продуктам, рекламные модули, публикации и другие материалы. Кроме того, портал предоставляет дилеру доступ к шаблонам стандартных материалов (например, рекламных модулей по продукту) с возможностью выбрать необходимый макет и изменить (кастомизировать) его в соответствии с брендбуком производителя.

Основные функции портала:

• доступ к общей информации для дилеров (новости, объявления, анонсы, контакты и пр.);
• Web-to-Print—дилерский инструмент для подготовки и утверждения рекламных макетов;
• медиатека— центральное хранилище файлов, необходимых для работы дилеров.

Два интегрированных в составе решения продукта (2imagine и ElvisDAM) реализуют две основные функции портала.

ElvisDAM в составе решения представляет мощную систему управления цифровыми активами широкого профиля, позволяющую реализовать хранение, каталогизацию и распространение любых файлов. В этомрешении ElvisDAM является платформой хранения и поставляет контент как для потребностей пользователя портала (найти, просмотреть, скачать файл), так и для интегрированных функций портала (сегментированное представление контента согласно настройкам фильтров по продуктам, проектам, правам пользователя, предоставление предопределенных для использования в шаблоне макета составляющих и т. д.).

Особенностью продукта является уникальная система построения взаимосвязей контента, что позволяет использовать Elvis DAM в качестве базы данных ссылок использования активов. Например, в системе автоматически могут быть построены внутренние ссылки показывающие:

• конечный макет рекламного модуля, сгенерированный для дилера (файл PDF), включая дату генерации, пользователя заказчика и менеджера, подтвердившего использование;
• шаблон макета рекламного модуля, соответствие текущей рекламной кампании, дизайнера, создавшего и утвердившего макет (файл InDesign);
• отдельные детали контента, использованные в составе рекламного модуля (фотографии/изображения, тексты и т. д.).

Короче говоря, можно по контексту (по тексту материала) найти все связанные с ним файлы (макет, иллюстрации, тексты) и метаданные.

Также интересна сервисная функция распространения (дистрибуции) контента —sharing. Из системы можно отправить подборку файлов человеку, не являющемуся пользователем системы, для просмотра, утверждения/отказа, скачивания (если необходимо). При этом контрагент получает ограниченный управляемый доступ непосредственно в систему без предоставления ему лицензии и логина/пароля для входа.

Другой продукт, интегрированный в решение, —2imagine организует клиент-серверную работу с многопользовательской системой по созданию, редактированию и распространению паблишинговых материалов через веб-клиент. Макеты создаются на основе шаблонов Adobe и редактируются в веб-редакторе WYSIWYG.

Конечные пользователи не работают с программным обеспечением Adobe, и им не требуются навыки работы с издательскими программами. При этом, благодаря используемой системе ограничения прав доступа, соблюдается целостность фирменного стиля, сертифицированных шрифтов, цветового оформления и т. д.

Командная работа над макетами осуществляется с использованием настраиваемых рабочих процессов создания, редактирования и утверждения макетов. Пользователь всегда видит в списке своих задач назначенные ему макеты.

Несмотря на то что пользователь не работает с издательским программным обеспечением, встроенный веб-редактор предоставляет гибкие средства редактирования и просмотра макетов. С учетом предоставленных прав пользователь может изменять содержание текста, делать замену изображений, изменять стилевое оформление текста, менять геометрию и расположение объектов макета. При ограничении на изменение геометрии текстового блока система контролирует выход текста за границы текстового блока.

Как на финальной стадии создания макета, так и в процессе работы система предоставляет возможность выгрузить PDF-версию макета в высоком и низком разрешении, а также JPEG-версию, файл макета формата Adobe или полный архив макета.

Общий вид портала

Портал (главная страница сайта дистрибуции маркетингового контента) представляет собой веб-страницу, на которой может быть размещена любая необходимая для дилеров информация.

После входа в закрытую часть портала (личный кабинет) дилер получаетдоступ кспециализированным разделам работы с маркетинговыми материалами.

Инструментарий Web-to-Print

Web-to-Print— специальное решение, позволяющее дилеру создать свой рекламный макет (для печати или для размещения в Интернете), используя только утвержденные элементы в соответствии с брендбуком.Дилер работает с инструментом удаленно через Интернет. Никакого специального ПО не требуется.Инструментарий Web-To-Print позволяет выбрать любой доступный из утвержденных макетов рекламного модуля и на его основе сделать свой собственный, персонализированный (адаптированный) макет.

Меню выбора шаблона рекламного макета

После выбора макета дилер создает в системе свою собственную копию и в этой копии может изменить отдельные элементы — например, вставить свой логотип, указать свои реквизиты.

Все заменяемые элементы контролируются системой. Заменить изображение можно только на одно из утвержденных для этого макета (либо это вообще может быть запрещено). Заменяемый текст может быть оформлен только утвержденным шрифтом определенного размера. Для каждого элемента макета, доступного дилеру для изменения, могут быть установлены специальные ограничения, контролируемые системой,— размер, расположение, оформление и т. п.

Если в соответствии с внутренним рабочим процессомтребуется согласование макета, то настройки системы позволяют организовать обязательную передачу проекта макета другому пользователю-супервайзеру. В таком случае дилер получает возможность скачать из системы полноразмерный макеттолько после его утверждения.

Редактирование макета

Инструментарий медиатеки

Медиатека является централизованным хранилищем (электронным каталогом), позволяющим упорядоченно хранить любые файлы, необходимые дилерам в работе.

Это могут быть маркетинговые материалы, документация, видео- и аудиоролики и многое другое.

Поиск файлов в медиатеке

Использование инструментария медиатеки позволяет централизовано управлять доступом дилеров к необходимой информации и файлам. Базовый функционал позволяет пользователю:

• проводить поиск файлов путем выбора каталога (поиск по каталогу);
• выполнять поиск файла по строке поиска, аналогично поиску в Google или «Яндексе»;
• использовать при поиске и отборе ключевые слова и описание файлов;
• просматривать результаты поиска в виде миниатюр или более детально — в отдельном окне;
• получать всю сопровождающую файл информацию: название, описание, ключевые слова, технические параметры файла и другие метаданные, включая и специальные пользовательские поля;
• скачивать превью или оригинал файла в зависимости от предоставленных прав.

Возможно получение доступа к системе черезспециализированные мобильные клиенты для планшетов/смартфонов. Права пользователя настраиваются в широком диапазоне с применением ролевой модели.

Система имеет возможность организации совместной работы, взаимодействия пользователей (collaboration).Для этого в системе предусмотрены возможности настройки статусов, подборок документов, проектов, предоставление управляемого доступа к файлам и т. д.

В части модуля Web-to-Print система обеспечивает выполнение следующих функций:

• загрузка шаблонов дизайнерских материалов (файлов InDesign) любой сложности в систему;
• разметка шаблонов для указания зон и объектов, доступных для редактирования неподготовленным пользователем через веб-интерфейс;
• назначение прав пользователей для работы с отдельными объектами макета;
• назначение детальных правил работы пользователей на разных уровнях, от отдельных объектов макета до целых шаблонов;
• доступ пользователей к системе через веб-интерфейс;
• предоставление пользователям в рамках их полномочий и сконфигурированных правил возможности создать собственный макет из шаблона, сохранить макет и выгрузить макет из системы в нужном формате.

Основными особенностями системы являются:

• возможность предоставления пользователю работать с объектами макета (текстами и изображениями) на любом уровне функционала InDesign, начиная от простого редактирования текста и заканчивая любыми сложными функциями дизайна и макетирования (редактирование размеров фреймов, поворот, стилевое форматирование текста и пр.);
• возможность объединения шаблонов в темы и управление доступом пользователейна уровне тем;
• выгрузка итоговых материалов в различных форматах;
• широкие возможности кастомизации приложения с точки зрения как брендирования интерфейса, так и настройки функциональности, прав пользователей и т. д.;
• работа под управлением операционной системы Windows, в том числе и в виртуальной среде.

Программный комплекс является мощным масштабируемым решением и позволяет наладить эффективную совместную работу как внутри компании, так и с внешними пользователями, заметно сокращая время на поиск информации и обмен данными, повышает продуктивность всего процесса взаимодействия с контрагентами.

Решение может быть поставлено и развернуто как на условиях постоянной лицензии On-Premises, так и в облачной среде на условиях SaaS.

С помощью рассмотренного решения можно эффективно взаимодействовать с сотнями дилеров и подрядчиков, вовлекая со своей стороны в процесс создания, управления и распространения маркетинговой информации ограниченный минимально необходимый штат специалистов.

Можно отметить следующие основные плюсы внедрения:

• уменьшение затрат на маркетинговое сопровождение дилеров и партнеров;
• четкое управление маркетинговыми кампаниями с соблюдением всех правил и особенностей распространения материалов и данных;
• ускорение взаимодействия с контрагентами с повышением прозрачности коммуникаций и принятия решений;
• построение единого хранилища маркетинговой информации с возможностью работы как внутренних, так и внешних пользователей с полным управлением правами и сбором статистики использования.

Система используется заказчиками по всему миру. Есть опыт использования и в России. Решение получило положительные отзывы как от технических специалистов, так и от сотрудников маркетинговых служб и менеджмента.

Узнать подробнее о представленной в этой статье системе можно у специалистов комапнии АБИТ (группа NBZ),  которая является сертифицированным поставщиком и интегратором решения в России.