Организации, которые умеют считать деньги, пытаются разумно минимизировать расходы на печать. Причем именно разумно. Так, по словам Михаила Венедиктова, менеджера по ИТ-инфраструктуре российского филиала фармацевтической компании «Санофи», оценивается несколько параметров печати, измеряемых в деньгах, — не только стоимость отпечатка, но и расходы на аренду оборудования печати, его аутсорсинговую поддержку, на бумагу. Расходы на электроэнергию, затрачиваемую при печати, в «Санофи» отдельно не учитываются — их относят к общей арендной плате.

«Мы ставим во главу угла сервисную модель для наших процессов и качество предоставляемых услуг для бизнеса, — добавляет Венедиктов. — Стоимость печати, конечно, не на последнем месте, но точно не является решающим фактором».

Сергей Кантаржи, директор по корпоративным продажам компании Canon в России, рекомендует обратить внимание на следующие основные элементы затрат на печать: затраты на закупку расходных материалов (картриджи к принтерам, тонеры, барабаны для МФУ и т. п.), на вызов инженеров (если они внешние) или оплату труда собственных специалистов, на закупку запасных частей для ремонта устройств, а также на закупку бумаги.

«Для оценки затрат на офисную печать используется такой показатель, как совокупная стоимость владения печатной инфраструктурой (total cost of ownership, TCO), — поясняет Юрий Варганов, менеджер по развитию услуг MPS компании «Xerox Россия». — При его расчете учитываются не только прямые расходы на печать, но и косвенные издержки — например, время, которое тратят сотрудники бухгалтерии на обработку счетов от различных поставщиков печатного оборудования и расходных материалов. Показатель TCO может отражать общий объем затрат либо демонстрировать среднюю совокупную стоимость одного отпечатка, стоимость печати в расчете на одного сотрудника или, скажем, на отдельный офис».

«Целесообразно затраты разделить на две категории: явные и скрытые. К явным относятся затраты на расходные материалы и бумагу, покупку и амортизацию оргтехники. Существенная часть расходов на печать оказывается скрытой, — рассказывает Алексей Михайлов, директор по развитию направлений «ИТ-решения» и «Безопас­ность данных» компании TerraLink. — Среди скрытых затрат — расходы на содержание ИТ-инфраструктуры, участвующей в процессах управления печатью (в том числе на электроэнергию, а также амортизацию и обслуживание ИТ-инфраструктуры), административные расходы (потери рабочего времени из-за неисправностей и отсутствия расходных материалов, обработка счетов, поддержание собственного склада расходных материалов, утилизация бумажных документов), а также потери, связанные с утечкой информации (хищение конфиденциальных документов)».

По мнению Александра Макарова, менеджера по продуктам компании Cactus, наилучшим образом затраты на печать отображает величина стоимости одного отпечатка (cost per page, CPP): «Этот параметр отражает прямые затраты на печать, но не учитывает косвенных, таких, например, как обслуживание печатной техники. При аутсорсинге печати в контракте фиксируется стоимость отпечатка, и в эту стоимость закладывается в том числе сервисная поддержка».

Пути снижения затрат

Основными факторами заметного снижения затрат являются переход от настольных и персональных устройств к МФУ для средних и больших рабочих групп, стандартизация устройств по типам (например, для малой, средней, большой рабочих групп, а также цветные и черно-белые устройства) и введение системы управления печатью, считает Кантаржи.

Макаров полагает, что оптимальный способ снижения затрат на печать основан на использовании совместимых расходных материалов. «Стоимость отпечатка в этом случае может отличаться в пять-шесть раз, — поясняет он. — Вместе с тем самостоятельная заправка оригинальных картриджей при сопоставимой стоимости с совместимыми расходными материалами может повлечь за собой нестабильное качество, а также высокие трудовые и временные затраты».

«Существенно сократить затраты на печать позволит введение конт­роля над печатью пользователей и, как результат, уменьшение объемов лишней печати, — продолжает Варганов. — Для этого потребуются специальные программно-аппаратные решения. Кроме того, следует заменить устройства с недостаточной загрузкой или высокой стоимостью отпечатка на более экономичные. Компания может передать этот процесс на аутсорсинг внешнему подрядчику или осуществить оптимизацию парка своими силами. Также следует внедрять политики печати и их конт­роль».

По мнению Михайлова, оптимизация инфраструктуры печати должна строиться по результатам аудита, охватывающего анализ бизнес-процессов, в которых задействована печать, выявление соответствия используемой оргтехники реальным нагрузкам и оценку рациональности размещения принтеров в рабочем пространстве компании. Среди ключевых мер — отказ от печатных документов в пользу электронных и уменьшение количества экземпляров печатаемых документов, уменьшение разнообразия печатающего оборудования, сведение к минимуму числа персональных настольных принтеров и МФУ, замена дорогой в обслуживании устаревшей техники, расстановка оборудования с учетом реальных объемов печати и удобства пользователей, настройка по умолчанию двусторонней печати в экономичном режиме, ограничение использования цвета и, наконец, внедрение программных решений, которые обеспечат соблюдение правил и политик и заодно исключат печать невостребованных документов.

Эффективность мер

Окупаемость проекта, нацеленного на снижение стоимости печати, должна измеряться применительно к конкретной организации с учетом специфики помещений, культуры печати и других показателей, считает Кантаржи, при этом важным элементом является детальный аудит печатной инфраструктуры с дальнейшим дизайном проекта по оптимизации и изменений политики печати.

«Действенность мер по экономии расходов различается от компании к компании», — соглашается Михайлов. Весьма действенной мерой, по его мнению, может оказаться внедрение программно-аппаратных решений для управления печатью: «Эти решения обеспечивают исполнение простых правил: двусторонняя печать, экономичный режим, разграничение доступа к устройствам, режимам печати и пр. По опыту моих коллег могу сказать, что в результате внедрения решений по управлению печатью расходы снижаются на 20–40%. Практически полностью исключаются «забытые» в прин­терах распечатки, доля которых в некоторых компаниях составляла до 15% от общего объема печати, — а это не только экономия бумаги и тонера, но и информационная безопасность!»

Макаров обращает внимание на то, что расчеты и анализ по замене оборудования, упорядочиванию размещения устройств печати в офисном пространстве, замене системы управления инфраструктурой печати, изменению регламентов печати, аутсорсингу сопровождения печати могут квалифицированно провести, как правило, только сами производители печатающих устройств. «Но нужно понимать, что данный метод потребует больших инвестиций в замену оборудования, — добавляет Макаров. — Менее ресурсоемким может стать аутсорсинг печати, но в пересчете на стоимость отпечатка он выходит дороже, чем использование совместимых расходных материалов».

Рецепты оценки

Какими методиками и оценками следует руководствоваться, чтобы определить, есть ли смысл в усилиях, нацеленных на снижение стоимости печати?

«Чтобы понять, какие пути оптимизации будут наиболее действенными, необходимо начать с анализа текущих затрат на печать. На основе его результатов можно сравнить стоимость реализации различных оптимизационных инициатив, определить, какой подход будет более выгодным, и приступить к реализации проекта», — делится опытом Варганов.

Кантаржи предлагает следующий порядок действий: проведение аудита текущей инфраструктуры, затем выработка рекомендаций и подготовка проекта ее оптимизации с учетом особенностей конкретного предприятия (при этом важно оценить ожидаемый экономический эффект — на его основе можно принять решение о целесо­образности перехода на новую модель), затем тщательная проработка технического задания (разумеется, с учетом результатов аудита и данных измерений) для организации конкурса на выбор поставщика по услуге печати, если речь идет об аутсорсинге, и, наконец, выбор самого поставщика.

«Метод, которым можно руководствоваться, — это количество сэкономленных средств за единицу времени при одинаковом объеме печати и за вычетом инвестиций, — считает Макаров. — Самое выгодное на первый взгляд предложение может оказаться самым невыгодным из-за частоты брака, а также поломки устройств печати. Если мы говорим об использовании совместимых расходных материалов как о наименее ресурсоемком способе снижения затрат на печать, то нужно учитывать репутацию бренда совместимых расходных материалов, его гарантийную и сервисную поддержку, а также его условия гарантии на печатную технику, если причиной ее выхода из строя окажется использование совместимых расходных материалов».

Итак, сократить затраты на печать не очень сложно. Если нет средств на замену оборудования, можно перейти на совместимые «расходники». Если же у руководства компании есть желание серьезно сократить затраты и оно готово в это инвестировать, то верный путь — провести аудит затрат на печать и затем выбрать пути их сокращения. Наибольший эффект, разу­меется, дадут комплексные меры, но они, скорее всего, потребуют и наибольших затрат. Тем не менее они окупаются.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF