Мобильные устройства сегодня прочно заняли свою нишу в корпоративной ИТ-среде и требуют внимания CIO как при планировании развития ИТ-инфраструктуры, так и при решении задачи по оптимизации текущих затрат. Совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO) традиционно служит одним из основных количественных показателей при сравнении и выборе ИТ-решений, в том числе и мобильных. Однако вопрос о ТСО встает не только при покупке ноутбуков и планшетов, но и при анализе эффективности использования мобильных систем на протяжении всего их жизненного цикла. Особенно важен такой анализ для крупного и динамичного бизнеса. «Банк регулярно решает вопросы оптимизации затрат, как и любая коммерческая структура, поэтому вопрос TCO и вариантов его снижения для нас актуален постоянно», — сообщил Алексей Евтушенко, директор по ИТ банка «Хоум Кредит».

Не забывая о косвенных издержках

Прямые расходы, в том числе стоимость закупки и техобслуживания, составляют лишь часть TCO мобильных систем. При выходе их из строя бизнес теряет гораздо больше, чем средства на ремонт или замену. Поэтому в ТСО следует включать не только все затраты, которые несет владелец мобильных устройств за весь период их использования, но и издержки в случае возможного отказа от них.

«За отказом от использования оборудования и программного обеспечения следует не только физическая замена объекта владения, но и возможная потеря времени и информации», — напомнил Александр Красников, технический директор компании «Телфин». Поэтому в расчетах необходимо учитывать не только капитальные и операционные затраты, но и все косвенные издержки. В их числе могут быть: время на самостоятельную настройку, финансовые и временные потери от сбоев в работе оборудования, затраты при прекращении использования, расходы на утилизацию и другие риски. Конечным результатом оценки ТСО является не сумма разовых и периодических затрат как таковая, а рассмотрение комплекса этих расходов в динамике с учетом финансовых ресурсов компании на максимально возможном интервале времени.

В зависимости от типа объекта владения различается структура затрат, их периодичность и величина, а также последствия и вероятные потери в процессе владения.

Обязательная мобильность

На практике к подсчету косвенных издержек и степени их детализации могут быть разные подходы, и необходимость учета косвенных затрат не всегда очевидна. К примеру, в банке «Хоум Кредит» TCO с точки зрения ИТ оценивают по стандартной методике, предусматривающей только расчет разовых и периодических затрат. «Для нашего банка, учитывая его величину и региональную специфику, довольно значима стоимость мобильных устройств и соответствующих лицензий, так как речь идет о тысячах устройств», — отметил Евтушенко. А вот расчеты приведенной стоимости и оценку всех возможных выгод в банке производят в общем расчете бизнес-кейса, включающего множество параметров, и TCO ИТ-решений является одной из частей этого расчета.

Расчет TCO производится на три или пять лет. ИТ-часть TCO учитывает главные параметры, влияющие на разовые и периодические затраты, включая стоимость лицензий и годовой поддержки софта, стоимость аппаратного обеспечения и его обслуживания, стоимость услуг по созданию и сопровождению прикладного ПО, стоимость сопровождения первой, второй и третьей линий поддержки пользователей, а также стоимость аренды оборудования «в облаках» и стоимость сервисов по модели SaaS.

«Надо признать, что для мобильных приложений ИТ-составляющая в затратах имеет весьма существенное, если не решающее, значение. Тем не менее нельзя не учитывать, что переход к мобильным приложениям и использование тех преимуществ, которые они предоставляют (персонификация, геопозиционирование, возможность фотографирования и

т. п.), определяет вектор развития всего ландшафта приложений», — сказал Евтушенко. Оценивая эффект применения мобильных приложений, по его мнению, необходимо также учитывать усложнение в перспективе оперативных процессов по синхронизации информации и управлению мобильными устройствами (Mobile Device Management, MDM). «С другой стороны, наличие мобильных приложений сегодня переходит в разряд must have и надо быть готовым к трансформации традиционных банковских приложений в мобильные версии», — размышляет он.

Примерный порядок оценки ТСО корпоративной телефонии*

Подсчитаем ТСО корпоративной телефонии, чтобы выбрать подходящую корпоративную связь**.

В качестве базового рассмотрим консервативный вариант — стационарные телефоны с собственной АТС.

1. Капитальные затраты включают покупку и подключение своей АТС, оптоволокно дата-центра (лучше несколько, чтобы обеспечить резервирование на случай аварий), дополнительное оборудование (серверы, телефоны, коннекторы, кабель-каналы) и монтажные работы. Кроме того, есть программная часть АТС — лицензии (зачастую продаются пакетами от 500 штук) и плата за настройку всей системы провайдеру либо своему инженеру. Всего потребуется около 400 тыс. руб. только для подключения телефона.

2. Регулярные операционные расходы. Электроэнергия, дополнительные лицензии, модернизация серверов, обновления ПО, техническая поддержка всего «железа» с оплатой персонала

и фиксированной связи по тарифу обойдутся примерно в 50 тыс. руб. в месяц. Если увеличивается штат, потребуются дополнительные средства на модернизацию или докупку оборудования. Даже если доходы будут расти с увеличением штата, то при определенном расширении компания приблизится к порогу числа абонентов — и тогда надо менять серверы (а то и АТС) и нанимать больше людей, которые эти серверы обслуживают, будь то аутсорсинг техподдержки или свои администраторы. В любом случае чем больше станция, тем больше операционные затраты, которые нужно заложить.

3. Риски. Если поставщик продает АТС только трех типов: на 100 номеров, на

1 тыс. номеров и на 5 тыс. — при расширении штата со 100 до 120 сотрудников компания уже не сможет пользоваться АТС на 100 номеров, придется покупать новую АТС на 1 тыс. добавочных, так как сменить вендора сложно. Поскольку покупать и настраивать новую АТС, не успев окупить стоимость предыдущей, не хочется, закладываем покупку номерной емкости с учетом развития бизнеса минимум на пять лет.

Оценим и обратную динамику, если экономическая ситуация в отрасли нестабильная и нужно учесть риски возможного ухудшения дел. В случае с АТС на 1 тыс. номеров: если вдруг произошло сокращение штата, то число линий уже невозможно изменить и придется меньшим количеством человек окупать большее количество линий и оборудования.

«Конечно, затраты и риски сложно сразу предусмотреть и проанализировать, но это необходимо, поскольку в итоге расчеты могут привести к пониманию высокого риска просто не окупить собственную инфраструктуру. Даже если АТС работает много лет в компании и первые затраты на нее окупились или АТС досталась нам в подарок, операционные расходы и потенциальные издержки составляют значительные суммы, и для многих компаний они могут быть решающими», — полагает Красников.

Второй вариант — ТСО корпоративной телефонии по протоколу IP.

1. Капитальные затраты для полноценно работающей IP-телефонии начинаются от 2 тыс. руб. Оборудование может потребоваться, но IP-телефоны и VoIP-шлюзы без проводов, серверов, монтажа стоят десятки, а не сотни тысяч рублей. К тому же сегодня можно обойтись

с помощью программных телефонов, используя, например, только сотовые аппараты. За резервирование системы

и настройку алгоритма принятия вызова отвечает оператор. Таким образом, подключение к сервису облачной АТС обойдется в десятки раз дешевле.

2. Операционные затраты: абонентская плата и расходы на саму связь. Здесь следует хорошенько продумать, в каком количестве и по каким направлениям будут основные телефонные разговоры, чтобы правильно выбрать тариф. Покупка и модернизация дополнительного оборудования не нужны, оплачивать техподдержку тоже не требуется — это часть договора с оператором.

3. Риски. При расширении компании — докупка дополнительных линий не по 500 штук, а поштучно (по пять у «Телфин»). Для обратной ситуации (кризис) — менять АТС или тариф не потребуется, можно отключить лишние линии и не платить за них.

В данном примере услуги облачного провайдера будут выгоднее

и безопаснее, чем свое «железо».

«Иногда то, что сначала кажется сомнительным, может обеспечить не только экономическую выгоду

и надежность, но и новые возможности для бизнеса, — заметил Красников. — Например, возможность принимать звонки на городской номер со своего мобильного в случае облачной корпоративной телефонии».

*Данные предоставлены компанией «Телфин»

**Методика оценки ТСО корпоративной телефонии для среднестатистической организации и для «холдинговых гигантов» кардинально различается. Для транснациональных корпораций с десятками тысяч человек в штате применяется иная методика расчета и экономического обоснования затрат на владение корпоративной телефонией. Другая проблематика требует других решений.

Алексей Евтушенко, директор по ИТ банка «Хоум Кредит»
«Банк регулярно решает вопросы оптимизации затрат, поэтому вопрос TCO и вариантов его снижения для нас актуален постоянно», Алексей Евтушенко, директор по ИТ банка «Хоум Кредит»

Сопоставление и анализ

Сравнение расчетных ТСО с фактическими дает возможность анализировать ИТ-деятельность компании и управлять ею, но особенно актуально — при рассмотрении проекта внедрения новых решений, отметил Красников. В корпоративных коммуникациях примером такого проекта может быть перевод телефонии в облако и уход от стационарных телефонов к мобильным устройствам сотрудников либо гибридное решение (например, телефонная связь по IP-протоколу для нескольких отделов). Тогда методика подсчетов будет учитывать издержки до внедрения решения и после его завершения, а разница покажет выгоду предстоящих изменений. Последующая проверка на практике выявит, насколько верны краткосрочные расчеты, и поможет отредактировать планирование затрат в долгосрочном периоде.

«Мы проводим для наших заказчиков подобные аудиты не только с целью демонстрации выгод облачной телефонии — особенно остро подобный анализ необходим для сложных комплексных телеком-проектов», — рассказал Красников. В таких случаях клиент должен понимать, не только какие изначальные затраты влекут перемены, но и какие могут быть альтернативные решения и как они покажут себя в работе. Поэтому может потребоваться регулярная проверка расчетных ТСО в процессе эксплуатации — ведь что-то могли не учесть в изначальных подсчетах: инфляцию, изменение стоимости аренды или лицензий, увеличение затрат на ремонт и обслуживание. По словам Красникова, зачастую клиент затрудняется дать четкий ответ на простой вопрос «Как часто и куда вы в основном звоните?», а от этого напрямую зависит, в частности, величина ТСО корпоративной телефонии. По­этому инструмент анализа TCO следует применять очень внимательно, исходя из задач конкретного проекта и отслеживая динамику реальных затрат, отметил он.

В банке «Хоум кредит» сопоставляют расчетные показатели ТСО с фактическими для минимизации рисков увеличения расходов по проектам: чем раньше обнаруживаются ошибки, тем быстрее их можно исправить и сделать выводы на будущее. Практика сравнения планового и фактического TCO показывает, что на горизонте до одного-двух лет точность расчетов довольно высока. «На горизонте трех — пяти лет мы еще не сравнивали TCO, так как соответствующие проекты реализовывались не так давно», — пояснил Евтушенко.

Не ТСО единым

Взвешивание ТСО не все компании воспринимают всерьез, многие при закупке мобильных устройств ориентируются на соотношение цена/качество в сочетании с личными и корпоративными критериями. По мнению Константина Соловьева, заместителя председателя правления платежной системы «Лидер», стоимость владения мобильных систем сейчас совсем неактуальный вопрос. «Если ноутбук заменяет десктоп, то никто это не считает, ведь получается дополнительный бенефит: сотрудника можно «грузить» семь дней по 24 часа. А дорогие смартфоны и планшеты — это удел руководства, тут вообще никто не посмеет считать», — сказал он. Выбирая ноутбуки, топ-менеджеры исходят из того, что в компании принято пользоваться определенным брендом, или традиционно закупают их у одних и тех же поставщиков из-за больших корпоративных скидок. Если ноутбук надо будет часто возить с собой, то предпочтение отдается устройствам с меньшим весом и большим временем автономной работы. При покупке планшетов для руководителей, помимо корпоративного стандарта на конкретные торговые марки, решающим становится либо личное пристрастие к используемой ОС (как правило, Android или iOS), либо престижность модели. Если же планшеты закупаются для линейных менеджеров, например для работающих «в поле» продавцов, то берутся модели подешевле, чтобы не было жалко в случае потери. Cмартфоны выбираются по тем же соображениям — либо то, что принято покупать, либо то, что нравится шефу, отметил Соловьев.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF