Смена склада и внедрение новой WMS-системы обеспечили компании «Аллигатор» возможность роста предлагаемого ассортимента продукции, качества предоставляемых услуг, эффективности работы и, как следствие, конкурентоспособности

В сегменте HoReCa (Hotel, Res­taurant, Cafe) присутствует большое количество поставщиков с различными уровнями сервиса и специализацией. Конкуренция достаточно велика, и выигрывает тот, кто сможет корректно выстроить систему отношений с клиентами и производителями, правильно сформировать «продуктовый портфель» или выбрать узкую нишу. Существенную роль играет также качество оказываемых услуг и процессов. Компания «Аллигатор», основанная в 1995 году, на сегодняшний день является одним из крупнейших поставщиков продуктов питания для предприятий сегментов HoReCa оптово-розничной торговли в Москве и регионах. Она уже установила долгосрочные отношения с различными партнерами, в том числе зарубежными, и обслуживает широкий спектр форматов предприятий торговли и общественного питания, общее число которых составляет более двух тысяч в различных регионах России: в Москве, Санкт-Петербурге, Перми, Самаре, Краснодаре, Новосибирске, Иркутске, Екатеринбурге, Воронеже, Ростове-на-Дону. Одно из динамично развивающихся направлений деятельности компании — комплексное снабжение точек быстрого питания (fast food) различными товарами, от пищевых ингредиентов до оборудования.
Компания стремится учитывать запросы клиентов и угадывать настроение рынка, так что ассортимент предлагаемой продукции непрерывно растет: «Аллигатор» предлагает мясо, рыбу и морепродукты, картофель фри и аппетайзеры, грибы, овощи и ягоды, консервы, бакалею, хлебобулочные изделия, молочные продукты, мороженое, десерты. Растут и объемы поставок.
Чтобы обеспечивать конкурентно низкие цены и постоянно высокое качество обслуживания, а также поддерживать быстрый рост  оборота, потребовалось сменить старую WMS-систему, так как она уже не справлялась с поставленными задачами. «Изначально у компании был небольшой склад (около 6 тыс. кв. м), работавший под управлением WMS.  В связи с ростом поставок в рестораны быстрого питания обороты увеличились, и система перестала справляться с обработкой заказов, — поясняет Татьяна Киселева, руководитель отдела информационных технологий компании “Аллигатор”. — Потребовалось заменить ее на более совершенную, обеспечивающую удобный документооборот. Хотелось устранить дублирование документов, когда сначала их вводят в корпоративную систему на платформе “1С:Предприятие”, а затем — в складскую. Это было очень неудобно и занимало много времени». Также было необходимо обеспечить бесперебойную круглосуточную работу склада при увеличении объема продаж, двусторонний автоматический обмен данными с корпоративной информационной системой, возможность переформирования заказа до момента отгрузки и возможность определения поставщика каждой однотипной единицы товара. Важно было гарантировать строгое соблюдение сроков годности товара, а также отбор товара по весу. Кроме того, требовалось внедрить модуль учета товара с нефиксированным весом, реализовать механизм предварительной разморозки товара перед отгрузкой, разработать функционал размещения через буферные ячейки и механизм отслеживания температуры на разных стадиях работы.
Основным критерием при выборе WMS было наличие возможностей простой интеграции с корпоративной информационной системой и самостоятельной доработки. «Мы рассмотрели несколько систем. Система “1С-Логистика:Управление складом” компании AXELOT, которую мы в итоге выбрали, построена на платформе “1С:Предприятие”, что нас особенно устраивало, так как мы могли самостоятельно ее обслуживать и настраивать обмен между WMS и корпоративной системой, которая создана на той же платформе. Это решает многие проблемы, — рассказывает Киселева. —  Кроме того, другие рассмотренные системы имели закрытую архитектуру и не позволяли впоследствии что-либо изменить самостоятельно, а потребности всегда меняются, поэтому возможность доработки своими руками очень важна».

Татьяна Киселева, руководитель отдела информационных технологий компании «Аллигатор»
«Благодаря внедренной системе, мы высвободили время на совершенствование предоставляемых нами услуг, что способствует развитию отношений с клиентами. Сейчас вместо рутинной работы мы можем больше заниматься маркетингом», —  Татьяна Киселева, руководитель отдела информационных технологий компании «Аллигатор»

Особенности внедрения
Подготовка к внедрению системы заняла всего два месяца: специалисты AXELOT проанализировали работу компании, чтобы понять, какие настройки необходимо будет произвести, описали обработку товарных позиций (около восьми тысяч) и адаптировали систему под существовавший небольшой склад. Проект уже находился в стадии реализации, когда было принято решение о переезде в новый складской комплекс площадью 35 тыс. кв. м. Этот распределительный центр позволяет компании «Аллигатор» хранить теперь одновременно более 2 тыс. тонн продукции при полном соблюдении температурных режимов и учете особенностей хранения каждой продуктовой категории. Склад разделен на зоны хранения. Имеются зона глубокой заморозки, зона De-frost, основная зона склада, зона приемки, теплый склад, транзитная зона. Отбор товара осуществляется за три дня до отгрузки в связи с прохождением зоны De-frost. Продукция хранится в набивных и фронтальных стеллажах, используются волновой и кластерный виды отбора, а также отбор продукции с нефиксированным весом упаковки. 90% входящего потока товара уже имеет штрихкод, 10% товара маркируется при приемке.
В результате переезда на новый склад перед командой проекта встали новые задачи. Необходимо было автоматизировать все технологические процессы в рамках той же системы с учетом увеличившегося размера склада и появления дополнительных возможностей, таких как предоставление услуг ответственного хранения для сторонних поклажедателей, кросс-докинг, возможность отбора весового товара и волновой отбор». Кроме новых возможностей появился и ряд новых требований. «Казалось бы, переезд должен был облегчить внедрение. Обычно при запуске склада в работу с WMS проводят полную инвентаризацию, занося остатки в систему. Но наша компания работает круглосуточно, не останавливаясь ни на минуту, и мы не можем потерять несколько дней на полную инвентаризацию. Особенности работы и постоянно растущий оборот существенно осложняли внедрение», — поясняет Киселева. Самым серьезным испытанием стал отказ старой системы. Пока готовились к внедрению WMS на новом складе, старая система «умерла», и у компании было всего несколько дней для перехода на новую. «В этой ситуации специалисты компании-разработчика очень быстро реализовали в системе все нюансы нашей работы, так что нам удалось осуществить форс-мажорную установку WMS в нужные сроки», — говорит Киселева.
После внедрения системы на центральном складе разработчики перешли к автоматизации складов в Санкт-Петербурге и Краснодарском крае. Там этот процесс протекал гораздо легче и безболезненней. Планируется дальнейшее тиражирование системы в других филиалах компании.

Результаты
Благодаря внедрению новой системы время обработки заказов сократилось на 15–20%, существенно повысилась точность складского учета, появилась возможность оперативно сверять остатки товара в реальном времени, в два раза увеличился товарооборот. Эффективное управление сроками годности, в том числе учет транзита до конечного потребителя, обеспечило сокращение издержек по просроченному товару на порядок. Время инвентаризации товаров уменьшилось в несколько раз.
После внедрения новой системы удалось полностью избавиться от двойного ввода документов.
Была реализована столь необходимая функция автоматизированного обмена: заказы поступают в WMS как из корпоративной информационной системы, так и из систем учета поклажедателей (интеграция производится посредством обмена данными XML и EDI-файлами). «Мы сократили время на обработку заказов почти в два раза. Начали внедрять подпитку зоны отбора для ускорения их сборки, — перечисляет результаты Киселева. Система  позволяет нам отслеживать товар как с точки зрения АВС-анализа, так и по срокам годности, предоставлять клиентам более свежий товар, оптимизировать доставку. Кроме того, мы высвободили время на совершенствование предоставляемых нами услуг, что способствует развитию отношений с клиентами. Сейчас вместо рутинной работы мы можем больше заниматься маркетингом».
Внедрение новой WMS существенно облегчило взаимодействие с партнерами. Например, ежегодно KFC, один из ключевых заказчиков «Аллигатора», проводит аудит по многим параметрам, чтобы убедиться в том, что компания соответствует его требованиям к дистрибьютору в России. Новая система позволила предоставить аудиторам максимум необходимой информации.

Поддержка и развитие
Центральный склад компании работает круглосуточно, поддержку системы в режиме реального времени осуществляют всего пять ИТ-сотрудников.
«“1С-Логистика:Управление складом” — достаточно гибкая система, и мы постоянно вносим в нее необходимые изменения — воплощаем новые идеи собственными силами, без участия разработчиков. Например, внедряем новые печатные формы — в частности, недавно разработали новую этикетку для размещения товара, — рассказывает Киселева. — В ситуациях, с которыми мы не сталкивались, привлекаем разработчиков, но таких случаев немного. Обычно нам объясняют, что и как нужно сделать, а мы реализуем изменения собственными силами».
 

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF