Исключить дублирование информации, обеспечить единые непротиворечивые данные для решения разнообразных функциональных задач, а также интеграцию с МЭДО и сервисами СМЭВ удалось Минэнерго РФ благодаря внедрению единой ведомственной информационной системы.

Основная деятельность сотрудников государственных органов исполнительной власти связана с обработкой разного рода документов и запросов на предоставление информации, в том числе в рамках межведомственного документооборота и при оказании государственных услуг. Но системы далеко не всех ведомств готовы к такой нагрузке. Министерство энергетики Российской Федерации входит в десятку первых, подключившихся к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), а также активно реализует возможности системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Такое лидерство стало возможным, по мнению специалистов Минэнерго России, только благодаря наличию единой ведомственной информационной системы (ВИС) поддержки деятельности центрального аппарата Минэнерго России. Создавать систему начали в мае 2008 года, после разделения Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации на Министерство промышленности и торговли (Минпромторг России) и Министерство энергетики (Минэнерго России), а также упразднения Российского энергетического агентства. Минэнерго России является федеральным органом исполнительной власти, вырабатывающим и реализующим государственную политику, оказывающим государственные услуги, осуществляющим нормативно-правовое регулирование в сфере топливно-энергетического комплекса, а также управление государственным имуществом в сфере производства и использования топливно-энергетических ресурсов.

ВИС Минэнерго России осуществляет поддержку повседневной интеллектуальной деятельности работников всех категорий Министерства энергетики РФ. Каждый день в системе одновременно работают до 400 сотрудников центрального аппарата Минэнерго России при общей численности пользователей более 600 человек. Внедрение данной системы позволило исключить дублирование информации, обеспечить единые непротиворечивые данные для решения различных функциональных задач, использовать общие справочники и классификаторы.

Основные процессы

Как и в любом государственном учреждении, первым шагом на пути автоматизации процессов стала организация электронного документооборота. «Создавая систему, мы ориентировались на решение внутренних задач министерства — в первую очередь необходимо было обеспечить сотрудникам возможность оперативно обрабатывать потоки документов», — рассказывает Евгений Новиков, начальник отдела информационных технологий Минэнерго России. Система создавалась на базе программных продуктов КБ «Реальные технологии». Функциональная подсистема делопроизводства и документооборота, учета и контроля исполнения поручений Минэнерго России сегодня позволяет регистрировать документы и проекты, контролировать ход исполнения, обеспечивает поиск и обработку информации, формирование графических и статических отчетов и справок по делопроизводству. Это основной рабочий инструмент — практически каждый сотрудник постоянно обращается к тому или иному блоку этой подсистемы. В рамках внутреннего документооборота реализованы функции подписания документов или их проектов средствами электронной подписи для всех лиц, имеющих право переписки (начиная от заместителя директора департамента и выше).

Когда было организовано делопроизводство, потребовались отчетные документы по исполнительской дисциплине. Чтобы постоянно осуществлять контроль за выполнением поручений правительства, создана подсистема «Исполнительская дисциплина». По каждому департаменту министерства ведется статистика — сколько документов на сегодня поступило к исполнению, сколько выполнено и сколько в процессе выполнения. Причем, если по документу не определена дата исполнения, ему автоматически назначается срок в один месяц. Установлены напоминания — провести совещания, назначить исполнителя, сформировать ответ; есть, конечно же, и индикация окончания срока исполнения.

Персонал, безопасность, деньги

Следующая задача, которую необходимо было решить, — обеспечить кадровой службе удобство работы с информацией о персонале министерства. «В продукте компании «1С», использовавшемся на тот момент, нельзя было реализовать отраслевые особенности — в частности, ведение информации о наградах работников всей отрасли, а не только министерства. Награждение, представление к наградам, ведение данных о наградах работников ТЭК всей отрасли — непосредственная функция министерства. Требовалось создать специализированную систему», — рассказывает Новиков. Сначала решение для управления кадрами разрабатывали как отдельную систему, но затем пришли к выводу, что она должна стать частью единой ВИС. Проект был завершен в 2011 году, и сегодня подсистемой «Кадры» охвачены персональные данные всех сотрудников министерства, ведение организационно-штатной структуры и т. п., а также данные о государственных и ведомственных наградах работников ТЭК. «Побочным», но важным для Минэнерго России результатом этой работы явилось автоматическое создание информационного ресурса, описывающего как организации ТЭК, так и их структуру.

Доступ к кадровой подсистеме имеют только отдел кадров и сотрудники департамента финансов, чья работа связана с зарплатами. В подсистему попадает и вся дисциплинарная практика. Поскольку в подсистеме хранятся персональные данные сотрудников и работников ТЭК, проведены работы по ее аттестации и подготовке к сертификации ФСТЭК. Механизм разграничения прав и полномочий пользователей, средства контроля и протоколирования действий сотрудников сегодня позволяют выявлять некорректные действия пользователей, обеспечить сохранность накопленной информации.

«Для нас важно разграничить уровни доступа сотрудников к информации, хранящейся в функциональных подсистемах или идущей через них, так как большинство документов в совокупности становятся категорированными до уровня конфиденциальной информации», — говорит Новиков. Эти процессы реализованы в рамках модуля «Ресурсы системы и управление доступом».

В качестве основы для базы данных была выбрана СУБД Microsoft SQL Server. «Мы долго думали, какую СУБД взять за основу. На момент выбора решения часть существовавших систем работала, да и сегодня работает на базе СУБД Oracle («1С:Бухгалтерия» и «Парус-свод»), но только SQL Server был на тот момент сертифицирован ФСТЭК. А ведомственная информационная система должна четко удовлетворять всем требованиям по безопасности, предъявляемым к автоматизированным системам», — объясняет Новиков.

Особо следует остановиться на функциональной подсистеме «Контракты и договоры». Министерство хотело получить в рамках единой системы инструмент, позволяющий профильным департаментам министерства получать оперативную информацию о ходе торгов по отбору поставщиков, о заключении государственных контрактов и договоров, о ходе их исполнения и об отчетных материалах по контрактам. С помощью этой подсистемы сотрудники имеют возможность не только найти и получить копии любых договорных материалов, но и оперативно контролировать оплату завершенных этапов работ. «Благодаря автоматическому информационному обмену с продуктом «1С» изменилось качество договорной работы, бухгалтерия не только оперативно отслеживает исполнение бюджета в разрезе отдельных направлений и кодов бюджетной классификации, но и регулярно выявляет существенные средства для перераспределения, например экономию в результате торгов», — поясняет результаты Новиков.

Проблема закупки ПО и оборудования сегодня волнует все органы власти. По мнению Новикова, хорошая цель унификации технологий сегодня воплощается не совсем верно. С его точки зрения, было бы целесообразно общее ПО — например, операционные системы, СУБД, офисные и антивирусные программы — поставлять централизованно. Тогда закупка для государства обошлась бы дешевле. Еще одна проблема — это необходимость обновлять технику хотя бы раз в пять лет, ранее Минфином России была установлена цифра 10–12% в год. Современная техника «морально» устаревает гораздо быстрее, но обновлять ее соответствующими темпами сложно — средств у ведомств на это не хватает. Централизованные консолидированные закупки могли бы удешевить процесс. Сегодня же закупки ложатся дополнительной нагрузкой на ИТ-подразделения ведомств.

Евгений Новиков, начальник отдела ИТ Минэнерго России
«Создание ведомственной информационной системы на единой платформе обеспечило целостность информационного пространства, позволило существенно упростить развитие системы и ее модернизацию», Евгений Новиков, начальник отдела ИТ Минэнерго России

Задачи и взаимодействие

В 2011 году завершена автоматизация еще одного блока, в рамках которого отслеживаются научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР), выполняемые по заказу министерства. Блок охватывает сбор заявок на НИОКР из департаментов. Если план по расходам превышает лимиты, его корректируют. При этом система отслеживает содержание тем, чтобы выявлять схожие темы и исключить повторяющиеся, обеспечивает оперативную оценку планируемых результатов и расходов на все работы, конт­роль хода исполнения работ, регистрацию результатов работ в электронном архиве, подготовку отчетности. Попадание утвержденного плана НИОКР в систему является основанием для проведения конкурсных процедур. Заключенные государственные контракты сканируются, их копии попадают в систему и прикрепляются к соответствующей карточке НИОКР.

Блок НИОКР входит в подсистему «Деятельность Мин­энерго», которая включает также блоки планирования, сбора и анализа статистической информации об исполнении поручений и поддержку выставочно-ярмарочной деятельности.

В отличие от схемы планирования коллективной деятельности в Outlook, встроенный в ведомственную информационную систему блок планирования позволяет оперативно и автоматически доводить все изменения в графике руководителя до его подчиненных, планировать не только встречи, но и коллективную подготовку любых мероприятий и документов.

Взаимодействие с органами управления других стран и участие в международных и российских мероприятиях, где затрагиваются вопросы ТЭК, поддерживается блоком «Выставочно-ярмарочная деятельность». В рамках этого блока формируется план мероприятий на год, определяется степень участия министерства в них, контролируется само участие и оценивается его эффективность.

«Главной нашей задачей при автоматизации деятельности министерства было создание ВИС на единой платформе, чтобы вся информация от всех функциональных подсистем поступала в единую базу данных. Это обеспечивает целостность информационного пространства — например, общие словари и справочники, единый список прав и полномочий пользователей, общий массив данных по сторонним организациям. У других учреждений базы данных разрозненны: для одной цели существует одна база, для другой — другая и т. п., что существенно усложняет развитие систем, оказание услуг в электронном виде. Построение ВИС Минэнерго на единой базе позволило решить последнюю задачу без создания новых информационных ресурсов, просто путем расширения существующей базы», — уточняет Новиков.

Государственные услуги в электронном виде в Мин­энерго начали оказыватьтолько в 2012 году, а на сегодня их уже должно быть восемнадцать. «Большинство органов власти готово к СМЭВ, но слишком быстро меняются требования — некоторые ведомства не успевают реализовать предыдущие. Например, были введены дополнительные требования к электронно-цифровой подписи, необходимой для оказания услуг по СМЭВ, и теперь приходится вновь дорабатывать системы под эти требования, — делится проблемами Новиков. — Такие наслоения и изменения правил по ходу игры ни к чему хорошему не приводят. Предоставлять госуслуги было бы проще, просто унифицировав форму электронных писем. Обмен XML-файлами сегодня для некоторых органов власти пока проблематичен из-за отсутствия специалистов требуемой квалификации». Мин­энерго оказалось в числе первых среди ведомств, участвующих в межведомственном электронном документообороте и полностью внедривших соответствующие протоколы обмена. Сегодня Минэнерго обменивается информацией уже с 39 ведомствами (всеми, кто готов к этому), и контрагентов становится все больше. «Документы от них поступают исключительно в электронном виде, кроме «грифованных» и документов формата А3, хотя мы готовы работать и с документами А3. Это действительно резко сокращает время взаимодействия между контрагентами. Сотрудникам становится работать намного удобнее, — говорит Новиков. — Работу МЭДО обеспечивает подсистема «Телекоммуникационный обмен». Сегодня осуществляется полноценный безбумажный электронный документооборот, кроме того, ВИС полностью соответствует требованиям по обмену в рамках системы МЭДО и СМЭВ».

Если еще в 2008 году в ВИС Минэнерго России обрабатывалось 17 800 входящих и 5800 исходящих документов, то к 2011 году эти цифры выросли до 61 000 входящих и 25 000 исходящих. Все документы требуют обработки — принятия к исполнению, формирования ответа, передачи по каналам связи и т. д. И в ближайшее время, по подсчетам Новикова, эта цифра резко возрастет, так как другие госструктуры активно завершают процесс доработки своих систем документооборота с целью интеграции в систему МЭДО.

Архивы. ..

Обязательной для министерства является работа с обращениями граждан, ответ на которые выдается на основании архивных данных. Архив министерства содержит сведения начиная с 30-х годов прошлого века, в нем накоплены данные по всем министерствам, которые существовали с того времени. Количество документов исчисляется миллионами, и приходится отвечать на запросы о том, где, например, в годы войны работал тот или иной человек. Все обращения граждан сегодня могут поступать в ВИС в электронном виде, обрабатываться. При необходимости направляется запрос в архив на поиск необходимой информации. Чтобы облегчить и ускорить эту работу, было решено создать электронный архив документов.

Одно из требований к создаваемому архиву — это обеспечение возможности тесного взаимодействия с ВИС. С начала функционирования системы в 2008 году все документы, прошедшие через нее, автоматически помещаются в архив. Что же касается документов предыдущих лет, то их образы, полученные путем сканирования, постепенно вносятся в архив, начиная с 2007 года в обратном порядке. «Оцифровка идет по темам, а не по годам: нефтяная промышленность, угольная и т. д. По разным темам глубина реализованного сканирования разная — где-то дошли уже до 2001 года, а где-то — только до 2004-го. Это огромный пласт работ, очень трудоемкий рутинный процесс, но он обеспечивает не только сохранность, но и удобство: поиск в электронном архиве несравненно быстрее, чем в бумажном. Результаты поиска по прошлому веку также автоматически заносятся в архив, который управляется из ВИС», — рассказывает Новиков.

... и другие источники информации

Создаваемые государственные информационные системы в области энергосбережения и повышения энергетической эффективности (ГИС «Энергоэффективность») и топливно-энергетического комплекса (ГИС ТЭК) будут интегрированы с ведомственной информационной системой Минэнерго России, которая будет выступать в роли интегрированного пользователя. Эти системы собирают информацию с мест и являются поставщиками аккумулированной информации для министерства. Заказчик этих систем — Департамент энергоэффективности и модернизации ТЭК. «Сегодня ГИС «Энергоэффективность» находится в стадии приема в эксплуатацию, активно идет процесс наполнения данными. ГИС ТЭК пока находится на начальной стадии реализации — объявлен конкурс на формирование технического задания по этой системе, — поясняет Новиков. — Интеграция с государственными информационными системами необходима, чтобы предоставить сотрудникам министерства доступ с их рабочего места в ВИС ко всей необходимой для принятия решения информации, имеющейся в этих системах».

Принимать решение быстро на основе актуальных данных в удаленном режиме (в командировках, на совещаниях, переговорах и т. п.) высшему руководству министерства должен помочь мобильный клиент. Его создание сдерживается из-за проблем с защитой информации. «Доля энергетики в ВВП страны составляет порядка 30%, предприятия ТЭК обеспечивают более половины доходов федерального бюджета, и по совокупности информация о деятельности министерства и подведомственных предприятий как минимум конфиденциальна. Но только сейчас начинают появляться документы, регламентирующие создание мобильного клиента», — сетует Новиков. Для защиты основной базы данных планируется создать специальную базу, содержащую «срезы» данных, относящихся к мобильному клиенту (руководителю). «Выбранная схема облегчит выявление факта несанкционированного доступа к данным и атаки на ведомственную систему в целом, — поясняет Новиков. — А в случае разрушения «мобильная» база будет автоматически восстанавливаться на основании информации, содержащейся в основной базе. В обратном направлении — от мобильного устройства руководителя — планируется получать отметки об ознакомлении с документами, резолюции и поручения».

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF