Андрей Ковалёв — ИТ-директор компании MFC foods; akovalev@megafoods.ru

Часто мы с вами сталкиваемся с ситуацией, когда компания оказывается перед необходимостью внедрять и автоматизировать отдельные бизнес-процессы. Например, бывает так, что потребность срочных изменений назрела только в нескольких ключевых процессах. Однако изменение этой части бизнеса в дальнейшем приведет к реструктуризации большого количества других процессов. Как проводить автоматизацию в такой динамично развивающейся бизнес-среде?

 

Большое внедрение

Обычно полномасштабное внедрение, охватывающее все стороны бизнеса, состоит из ряда стандартных этапов: сбор потребностей, сканирование рынка существующих систем, выбор поставщика и т. д. — вплоть до сдачи системы в промышленную эксплуатацию. И как правило, запуск в промышленную эксплуатацию такой системы означает начало работы всей компании по совершенно новой модели.

Подобный подход, безусловно, оправдывает себя в ситуации, когда изменения назрели, есть их четкое понимание и существует политическая воля для комплексного проведения таких изменений. Но если новая модель бизнес-процессов пока не сформировалась или нет уверенности в ее работоспособности, то возникает большое количество рисков, связанных с тем, что изменения не приживутся и деньги будут потрачены зря.

 

А оно нам надо?

По данным Gartner Group, до 70% внедрений ERP-систем заканчиваются провалом. Процент неудачных внедрений в России еще выше. С чем это связано? Причин, как правило, бывает несколько: недостаточная зрелость процессов в компании, нечеткое представление о необходимых изменениях, невозможность затормозить развитие бизнеса ради внедрения информационной системы.

Последняя причина нуждается в пояснениях. В ходе внедрения бизнес развивается, процессы и требования к автоматизации меняются, а подрядчик настаивает на фиксировании требований в техническом задании.

В этой ситуации мы рискуем либо заморозить развитие бизнеса на срок внедрения, либо не завершить внедрение системы, потому что поток постоянных изменений все время будет увеличивать объем работ для разработчиков.

Существует понятие «готовность компании к внедрению». Как определить ее наличие и на какие грабли может наступить компания, не вполне готовая или не имеющая опыта полномасштабной автоматизации?

 

Архитектура и архитекторы

Основные сложности при выборе конкретной системы автоматизации связаны с архитектурой системы. Даже если вы хорошо разбираетесь в автоматизируемой предметной области, не наступить на грабли архитектурных ограничений выбранной системы будет крайне сложно. Какова структура данных в выбранном решении, какие технологии применяются, как все это сообразуется даже не с вашей текущей ситуацией, а с дальнейшим развитием компании — вопросы далеко не праздные. Ярким примером подобного ограничения может служить такой случай.

Компания B провела автоматизацию своего основного производственного процесса. На момент внедрения и старта системы все работало прекрасно. Поскольку основной процесс не был ранее автоматизирован, прогресс был налицо и не мог не радовать основных бизнес-заказчиков.

Через полгода руководство компании высказало пожелания о дальнейшем развитии в этом направлении. Но это оказалось невозможным в силу как раз архитектурных ограничений. Система не была распределенной, не масштабировалась и не могла расширяться так, как это было необходимо бизнесу. Рывок, который сделал бизнес и на который он рассчитывал, продлился всего полгода. А дальше возможности системы были исчерпаны.

Предъявлять претензии к компании, проводившей внедрение, было бесполезно — техническое задание выполнено в полном объеме. Новые задачи возникли уже после закрытия проекта внедрения.

Проблема в таких случаях состоит в том, что очень сложно заранее предвидеть свои будущие потребности. Для этого нужно обладать стратегическим мышлением и иметь немалый опыт внедрения подобных систем в своей отрасли.

 

К пуговицам претензии есть?

Существует еще один риск, связанный с человеческим фактором. Процессы спроектированы, автоматизированы и внедрены, но наступает день старта системы, и начинается кошмар — все не работает или работает не так, как надо, но не по техническим причинам, а по причине неготовности персонала. А разработчики просто пожимают плечами и показывают подписанное вами техническое задание: «К пуговицам у вас претензии есть? Мы отвечали за пуговицы, а не за ваш бизнес и за ваших сотрудников».

 

Привязка к конкретному исполнителю

Если выбранное вами решение не является стандартным и широко распространенным на рынке, поддержкой и внедрением которого занимается ощутимое количество компаний, то вы сильно рискуете. Конкретное решение конкретной компании, как правило, сажает клиента «на иглу», заставляя работать именно с этими исполнителями и не позволяя в будущем их поменять. Что из этого может следовать?

• Зависимость от возможностей, загрузки и просто настроения именно этих людей.

• Отсутствие возможности поменять их в случае конфликта.

• Отсутствие альтернатив и по стоимости, и по качеству услуг.

• Зависимость от архитектуры и ограничений конкретного решения.

 

Деньги на ветер

Бывает так, что мы оплачиваем какие-то работы, результат которых не будет востребован. Почему так происходит?

• Решение, которое принимали, — устарело.

• Поменялась ситуация на рынке.

• Компания не готова к внедрению.

Могут ли в этой ситуации быть положительные моменты? Оказывается — могут. Подобное обстоятельство может привести к более глубокому пониманию своего текущего положения и часто является платой (иногда слишком дорогой) за собственное развитие на пути к успешной автоматизации.

 

Во всем, кроме лицензий

Если вы покупаете автоматизацию с серьезной суммой в смете напротив строчки «стоимость ПО», то оплата этих лицензий в случае неудачи такой автоматизации станет в чистом виде «выбросом денег на ветер».

При неудаче проекта и автоматизация не удастся, и лицензии вы больше никуда не денете — вернуть их поставщику невозможно.

Как избежать подобных ситуаций? Если вопрос только в корректном выборе продукта, то вам поможет более системный подход к самому процессу выбора. Однако если дело в недостаточной зрелости процессов, отсутствии политической воли или слабом вовлечении руководства в необходимые изменения, то это вряд ли вас спасет. И здесь вы должны использовать другой подход к внедрению изменений, а именно — постепенное движение к цели.

 

Эволюция, а не революция

В отличие от масштабного внедрения конкретного решения, часто навязываемого вам опытными продавцами, иногда целесообразнее другой подход: иметь всегда работающую систему — практически в любой момент времени, с полностью документированными решениями и процессами. Тогда процесс развития становится более непрерывным, а риски — минимальными. Разве такое возможно? Оказывается — да, и в этом нет ничего нового. Как всегда: новое — это хорошо забытое старое.

 

Есть слона по частям

Эволюционный путь развития предполагает осуществление изменений в компании (внедрение информационной системы) по частям. Последовательность этапов в этом случае иная: определение общей структуры бизнес-модели, выделение наиболее критичных фрагментов, определение последовательности реинжиниринга и автоматизации. Реинжиниринг и автоматизация осуществляются последовательно для выделенных фрагментов.

Поскольку пока вы не имеете общего представления о целевом состоянии компании, в этой ситуации и внедрения единой системы у вас может не происходить. Более адекватной будет «лоскутная» автоматизация.

Таким образом, используя эволюционный подход, вы убиваете сразу нескольких зайцев:

• ваши изменения носят локальный характер, менее масштабны и почти наверняка приживутся;

• время внедрения изменения минимально, и бизнес-эффект от него проявляется быстро;

• вам не нужны большие бюджеты на внедрение — каждое изменение несет небольшой, но ощутимый экономический эффект;

• в любой момент вы имеете работающий бизнес-процесс, причем работающий лучше, чем на предыдущем этапе;

• вы включены в постоянный процесс изменений и достаточно хорошо понимаете требования к необходимой вам системе.

Вполне возможно, что спустя какое-то время благодаря подобной эволюции ваша компания по зрелости процессов и зрелости руководителя уже будет вполне готова к внедрению полномасштабной информационной системы. Ваше понимание требований к информационной системе, ее архитектуре станет намного выше. И тогда вы сумеете лучше чувствовать и видеть динамику развития компании. В результате вы будете совершенно четко представлять, что именно вам необходимо не только сейчас, но и в перспективе, а значит, выбирать решение вам станет намного проще.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF