На автоматизацию бюджетных учреждений сейчас выделяются немалые средства. Важно при этом не только построить в бюджетном учреждении эффективную информационную систему, которая стала бы удобным инструментом для решения его основных задач, но также обеспечить ее эффективную поддержку и дальнейшее развитие. Законодательство в нашей стране меняется очень часто, особенно в области бухгалтерского и налогового учета. Приходится постоянно вносить изменения в ПО, чтобы они соответствовали законодательной базе, поэтому своевременная и грамотная ИТ-поддержка в бюджетных учреждениях приобретает первостепенное значение, а затраты на нее могут составлять большую долю ИТ-бюджета.

Органы государственной власти

«Информационные системы для органов власти должны быть прежде всего ориентированы на предоставление электронных государственных услуг», Анна Коробова, начальник отдела службы «одного окна» и информатизации префектуры Зеленоградского административного округаПрефектура Зеленоградского административного округа Москвы — это орган государственной власти, в ней работает около 150 сотрудников. Подведомственными организациями являются пять управ районов и два государственных учреждения — «Инженерная служба ЗелАО» и «Озеленение и благоустройство». Таким образом, всего в структуре работает около 500 сотрудников.

В основном ИТ-инфраструктура префектуры централизованная. Финансово-экономическая система и система электронного документооборота развернуты централизованно на серверах префектуры. Это позволяет обеспечить единые требования информационной безопасности, единую учетную политику, минимизировать ошибки. В части электронного документооборота обеспечивается ежедневная репликация баз данных на серверы управ районов, это делается для повышения скорости работы системы.

«Затраты на ИТ составляют менее 5% общего бюджета — около 20 млн руб. в год (с учетом затрат управ и подведомственных госучреждений префектуры), — отмечает Анна Коробова, начальник отдела службы “одного окна” и информатизации префектуры Зеленоградского административного округа. — Затраты на аутсорсинг составляют примерно 95% от этой суммы».

За работу информационной службы ЗелАО отвечает отдел службы «одного окна» и информатизации. В здании префектуры оборудован ЦОД, в котором развернуты серверы IBM и HP, электронная библиотека, инженерная инфраструктура InfraStruXure компании APC. Применяется специализированное серверное ПО для поддержания и мониторинга инфраструктуры, программные решения на базе IBM Lotus, СУБД Oracle, Microsoft SQL Server и др.

«На мой взгляд, вопрос передачи системы на аутсорсинг напрямую зависит от ее масштабов. Если в бюджетной организации с системой работает более 100 сотрудников, уже имеет смысл передавать ее обслуживание на аутсорсинг, — cчитает Коробова. — Большое количество прикладных систем обусловливает сложность сопровождения ИТ в целом, для этого требуются высококвалифицированные специалисты различного профиля, и если в организации имеется более трех информационных систем, уже стоит задуматься об аутсорсинге».

Особенностью в сфере автоматизации органов государственной власти является то, что в соответствии с Федеральным законом № 94 ежегодно проводятся конкурсы или аукционы для размещения государственного заказа на эксплуатацию информационных систем, причем сейчас для обслуживания инфраструктуры возможны только электронные аукционы. Основным критерием выбора победителя при проведении аукциона является цена. Участников довольно много: к примеру, в 2009 году в ЗелАО было семь участников конкурса на обслуживание компьютерной сети и пять — на поддержку системы документооборота. Фирма, предложившая максимально низкую цену, становится победителем. В соответствии с законом подрядчик должен выбираться каждый год, и его специалисты как минимум месяц входят в курс дела.

«У нас даже разработан регламент для перехода от одной обслуживающей организации к другой, — поясняет Коробова, — Мы подтверждаем, что система передается на обслуживание новой организации в работоспособном состоянии. И все равно проблемы нередко возникают, поскольку новым специалистам бывает проще перенастроить систему под себя в соответствии со своими знаниями и возможностями; были случаи, когда система, переданная другому подрядчику, простаивала до недели».

Трудность заключается в том, что закон не защищает госзаказчиков, он ориентирован на защиту участников конкурсов, ведь по закону договор может быть расторгнут только в двух случаях: по взаимному соглашению сторон или через суд. В случае конфликта первое невозможно, а на период долгого судебного разбирательства действие договора приостанавливается, и заключить в это время другой договор уже невозможно. В итоге система остается без обслуживания и услуги не оказываются.

«Информационные системы для органов власти должны быть ориентированы не просто на информатизацию префектуры и автоматизацию ее функций, а в первую очередь на предоставление электронных государственных услуг, — подчеркивает Коробова. — Сейчас внедрена система многоканального доступа: житель города может отправить в систему запрос или сообщение через мобильный телефон (SMS, MMS), Интернет, либо написать письмо и послать его по почте, либо прийти на личный прием. То есть гражданин может выбрать любой, наиболее удобный для него канал обращения». Сейчас более 20% запросов от населения поступает в префектуру по электронным каналам связи (или 46% — без учета телефонных обращений).

Поступление обращения, весь процесс принятия решений по нему и его исполнение прозрачны и ведутся в системе документооборота «Золушка», построенной на основе IBM Lotus. Система генерирует автоматические напоминания о сроках исполнения документов, позволяет накапливать статистику, контролировать исполнительскую дисциплину, оценивать динамику роста обращений по определенным темам.

Современные ИТ-средства позволили более оперативно работать с запросами от населения. Например, в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», установлен срок рассмотрения обращений — один месяц. Для обращений, поступающих через Интернет, в соответствии с регламентом ЗелАО, максимальный срок — три недели, но, как правило, ответы готовятся раньше этого срока. Всего в год обрабатывается почти 11 тыс. обращений от населения. В перспективе в префектуре Зеленоградского АО Москвы планируется внедрить облачные вычисления и типовые программные продукты в рамках городской целевой программы «Электронная Москва» на 2011–2013 годы.

Высшее образование

«Автоматизация позволила исключить необоснованные финансовые расходы, усилить контроль за всеми видами затрат и выйти на новый уровень управления финансами», Татьяна Хролина, главный бухгалтер Тульского филиала РГТЭУТульский филиал Российского государственного торгово-экономического университета (РТГЭУ) существует с 1959 года, он занимается образовательной деятельностью, подготавливает специалистов: экономистов, коммерсантов, менеджеров. Обучается здесь около 1500 студентов, из них 500 — на дневном отделении и 1000 — на заочном. В филиале работает 150 сотрудников, из них 100 — профессорско-преподавательский состав.

«Сейчас на рынке высшего образования приходится работать в довольно непростых условиях — очень много появилось коммерческих структур, негосударственных образовательных учреждений, — отмечает Татьяна Хролина, главный бухгалтер Тульского филиала РГТЭУ. — Естественно, государственные образовательные учреждения ощущают серьезную конкуренцию». В связи с этим вуз постоянно работает над повышением уровня образовательных услуг, выпускники получают диплом государственного образца о высшем образовании. Очень много студентов Тульского филиала университета после его окончания работают в солидных московских компаниях, едут на работу за границу. «У нас достаточно высокий уровень образования, наш диплом котируется на рынке, поэтому мы сейчас чувствуем себя вполне уверенно», — подчеркивает Хролина.

Доля затрат на ИТ в общем бюджете, по оценкам главного бухгалтера, сейчас составляет 14%, то есть порядка 300–400 тыс. руб. в год. Информационная инфраструктура Тульского филиала РТГЭУ распределенная. Имеются две локальные сети, одна из них охватывает бухгалтерию, другая — административно-управленческий и учебновспомогательный персонал. В планах — объединить эти две сети в единое информационное пространство.

«Мы перешли с системы “1С:Бухгалтерия 7.7” на “1С:Бухгалтерию 8”, — рассказывает Хролина. — Главной целью перехода было снизить издержки регламентированных видов учета и отчетности — налогового учета и расчета зарплаты». Наряду с этим используется продукт «1С:ИТС Бюджет Проф». В результате была построена эффективная, недорогая в обслуживании и постоянно обновляемая система. Существенно — почти в два раза — снизились расходы на сопровождение, повысилась эффективность работы бухгалтерии, сократились трудоемкость и затраты времени на получение информации и принятие управленческих решений. «Автоматизация позволила исключить необоснованные финансовые расходы, усилить контроль за всеми видами затрат и выйти на новый уровень управления финансами, — отмечает Хролина. — Кроме того, качество подготовки и достоверность отчетности способствовали повышению доверия к данным со стороны вышестоящей организации».

Основную поддержку ИТ-инфраструктуры осуществляет штатный программист. Он занимается разработкой и поддержкой административно-управленческих и учебно-вспомогательных программ, а также поддержкой и развитием сайта Тульского филиала РТГЭУ. На сайте можно получить оперативную информацию о деятельности филиала, информацию для абитуриентов, студентов и преподавателей.

Дополнительно привлекаются специалисты компании «СистемаСофт», они каждый квартал вносят корректировки и обновления в бухгалтерскую программу. «Благодаря переходу на новую версию мы получили возможность получать более детализированную отчетность, — отмечает Хролина. — Программа содержит довольно широкий набор отчетов, к тому же позволяет выбрать практически любую информацию и проанализировать ее вплоть до выписки из договора».

По мнению Хролиной, решение бюджетного учреждения о передаче на аутсорсинг поддержки ПО небольшой системы (например, такой, какая развернута в ее филиале вуза), зависит в первую очередь от того, есть ли в штате опытный бухгалтер и программист-профессионал. Если такие специалисты есть, отдавать сопровождение информационной системы на аутсорсинг не стоит, вполне можно справиться собственными силами.

«Информационная инфраструктура нашего учебного заведения постоянно развивается, — рассказывает Хролина. — Сейчас внедряется локальная система тестирования знаний студентов, система мгновенного обмена сообщениями, система виртуализации рабочих станций на базе технологий Microsoft Hyper-V».

Музейное дело

«Интеграция ИТ в культуру общества — насущная потребность современности», Татьяна Степанова, координатор инновационных программ Всероссийского музея А. С. ПушкинаВсероссийский музей А. С. Пушкина — один из старейших литературных музеев нашей страны, сейчас он представляет собой музейный комплекс, который включает Мемориальный музей-квартиру на Мойке, 12 в Санкт-Петербурге, Мемориальный музей-лицей и Мемориальный музей-дачу поэта в городе Пушкине, Мемориальный музей-квартиру Н. А. Некрасова на Литейном проспекте, 36 и Музей-усадьбу Г. Р. Державина на Фонтанке, 118. Музей имеет более 200 тыс. единиц хранения, в штате — более 400 сотрудников.

Основными задачами музея являются популяризация и сохранение культурного наследия, связанного с именем А. С. Пушкина. «Для решения этих задач работа ведется в двух направлениях — экспозиционно-выставочном и просветительском, — отмечает Татьяна Степанова, координатор инновационных программ Всероссийского музея А. С. Пушкина. — Мы создаем стационарные экспозиции и временные выставки в музеях комплекса, сопровождаем их образовательными программами». Музей ведет активную выставочную деятельность и за рубежом, в данный момент во Франции, в Версале, проходит выставка, посвященная Императорскому Царскосельскому лицею. В планах музея — целый ряд мероприятий, которые должны пройти в 2011 году в связи с 200-летием со дня основания лицея. Ведь именно в нем был создан первый пушкинский музей, который положил начало Всероссийскому музею А. С. Пушкина. Выйдет в свет двухтомник «Лицейской энциклопедии», позднее будет представлен и ее электронный вариант. В более отдаленных планах — создание виртуальных филиалов как в России, так и за ее пределами.

Информационная система музея помогает осуществлять учет музейных экспонатов, систематизировать научные работы, готовить выставочную документацию: тематические планы, исторические справки, необходимые для построения экспозиционного пространства. Благодаря информационной системе сотрудники музея пользуются электронными каталогами библиотек и архивов. Информационная система используется и для подготовки пакета документов, необходимого для организации зарубежных выставок. Музей имеет собственный сайт (www.museumpushkin.ru). Информация на сайте музея знакомит посетителей с музейными выставками, семинарами, конференциями, различными проектами и программами.

Сложность — в планировании

Галина Фролова, директор группы компаний «Прайм-1С-Екатеринбург», отмечает, что основная сложность работы с бюджетными учреждениями заключается в том, что финансовые средства в бюджете закладывают на год вперед, причем расходы жестко фиксируются, а ведь зачастую объем работ, услуг, потребность в них заранее точно оценить очень сложно. В результате может возникнуть как перерасход средств, так и их недостаток. В обоих случаях — это проблема для бюджетной организации.

Самое главное в ИТ-поддержке бюджетных организаций — требование точно выдерживать все сроки, а сроков по отчетам у них больше, чем у коммерческих структур. Почему бюджетные организации отдают на аутсорсинг свои ИТ? В бюджетных структурах существует жесткое, строго регламентированное штатное расписание, и для каждого сотрудника четко определены обязанности. И если, например, системный администратор в бюджетной организации отвечает за работу серверов, то в случае возникновения каких-то вопросов по бухгалтерской программе он объяснит бухгалтерам, что решение этих вопросов — компетенция обслуживающей компании. Если возникли проблемы с защитой, то их решение — это компетенция компании, которая установила и обслуживает антивирусную программу.

Лицом, влияющим на принятие решения по передаче какого-либо процесса на аутсорсинг, является «хозяин» этого процесса (если это бухгалтерия — то главный бухгалтер, если составление расписания занятий в вузе — то начальник учебной части, и т. д). Окончательное решение принимает руководитель организации, но при этом он, как правило, опирается на мнение владельца процесса. Если последний сможет доказать необходимость передачи процесса на аутсорсинг, то такое решение будет принято.

Изменения вносятся постоянно

Андрей Самченко, генеральный директор компании «Бюро услуг и консультаций по бюджетному учету», партнера корпорации «Парус», считает, что главная особенность автоматизации проектов в бюджетной сфере диктуется необходимостью постоянного учета изменений программ в соответствии с изменением различных инструкций, в первую очередь касающихся бюджетного учета, которые выпускает Министерство финансов РФ. Это связано с реформированием государственных финансов, основная цель которого — переход к управлению бюджетом по целевым программам, то есть к бюджетированию, ориентированному на результат.

В ИТ-поддержке этой сферы основная сложность обусловлена тем, что зачастую данные в федеральных организациях хранятся разрозненно. В то же время запросы от двух министерств (Министерства финансов и Министерства экономического развития), которые стоят во главе регулирования финансов, поступают довольно часто и требуют консолидированной информации по организации в целом. И здесь основная перспектива — в применении и поддержке систем сбора и консолидации всей информации, особенно на уровне министерств или других крупных структур, а также в универсализации и стандартизации отчетов. Это позволит не только работать с массивами данных в единой информационной среде, но и готовить выборку информации и аналитику любого уровня.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF