Любая организация, работающая в современном обществе, постоянно взаимодействует с окружающими ее компаниями, частными лицами и ведомствами. Ее существование требует непрерывного информационного обмена. Задачи обмена электронной документацией между организ
В настоящее время в связи с массовым внедрением систем электронного документооборота и появлением четкого понятия юридически значимого электронного документа проявилась потребность в организации коммерческого юридически значимого документооборота между организациями, а также возможности электронного обмена документами между органами власти.
Именно задачи обмена электронной документацией между организациями и решает электронный обмен данными (Electronic Data Interchange, EDI) — одна из технологий автоматизации, призванная заменить бумажный документооборот между организациями. Фактически возможность качественного обмена электронными документами в России сейчас базируется на отраслевом стандарте «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления», разработанном Гильдией управляющих документацией, а также на механизмах XML, позволяющих хранить документ, его реквизиты и электронно-цифровую подпись.
Установленная на электронном документе ЭЦП гарантирует авторство подписавшего и неизменность электронного документа после подписания. Именно ее применение позволяет организовать обмен документами между организациями, имеющий ту же юридическую силу, что и бумажный.
Таким образом, электронные документы могут быть использованы на одном уровне с бумажными, что обеспечивает немалую экономию времени и средств. С другой стороны, такие механизмы позволяют обеспечить новые возможности при взаимодействии с государственными органами — к примеру, подачу налоговой декларации в электронном виде либо использование электронных счетов-фактур, по юридической силе приравненных к бумажным счетам-фактурам.
В настоящее время существует несколько моделей обмена электронными документами, появление которых потребовало изменения как законодательной базы в стране, так и применяемых программно-аппаратных средств, обеспечивающих этот обмен.
• Обмен электронными документами в рамках единой территориально распределенной организации
Это самый простой вариант применения концепции EDI внутри компании. Причиной является использование единой СЭД, которая подразумевает создание единой транспортной системы для документов организации. Массовым примером таких решений являются финансовые структуры — крупные банки, имеющие распределенную филиальную сеть. Обмен документацией в таких системах осуществляется в проприетарном формате, не требующем стандартных подходов.
• Обмен электронными документами между различными компаниями
Эта реализация концепции EDI подразумевает использование современных стандартов обмена документами, в том числе стандартных протоколов передачи данных, единых алгоритмов шифрования и ЭЦП, а также единых форматов электронных документов, содержащих не только сам контент, но и различные метаданные.
При большом количестве контрагентов (что актуально, например, в сфере торговли) реализация механизмов электронного взаимодействия по схеме «каждый с каждым» требует значительных вложений в технические и организационные решения. В этом случае имеет смысл прибегать к услугам EDI-провайдера, реализующего решение на базе собственного ЦОД. Важным условием эффективности EDI в данных условиях является его общепринятость, что позволяет использовать его любому количеству бизнес-партнеров.
• Обмен электронными документами между государственными и муниципальными структурами с одной стороны и организациями и физическими лицами с другой
Такой обмен документацией является в настоящее время самым простым и достаточно уязвимым. По этой причине данный вид EDI распространен достаточно слабо. Тем не менее, учитывая величину документопотока современных ведомств, в будущем именно этот вариант станет самым массовым.
«В настоящее время концепция EDI в чистом виде практически не применяется, — считает Алексей Назаренко, директор по качеству компании “ИнтерТраст”. — Тем не менее ее наследие — обмен коммерческой документацией между СЭД посредством стандартизованных XML-файлов и концепция межведомственного электронного документооборота, разрабатываемая техническим подкомитетом по стандартизации ПК 6 в рамках проекта “Жизненный цикл электронного документооборота” — находит все более широкое применение».
Наиболее известными провайдерами услуг EDI в России являются «ИнтерТраст», «Корус Консалтинг» и «1С: Сеть».