Процесс сбора и обработки аналитической информации стал управляемым, контролируемы

«Теперь сотрудники отдела финансового анализа практически исключены из процесса согласования отчетных форм и могут сосредоточить свои усилия на более глубоком и всестороннем анализе результатов финансовой и операционной деятельности компании», Наталья Ботова, начальник отдела финансового анализа компании «Новатэк» В 2005 году компания «Новатэк», крупнейший независимый и второй по объемам добычи производитель природного газа в России, стала размещать акции на Лондонской фондовой бирже, что предполагает регулярную подготовку и публикацию консолидированной финансовой отчетности в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности и аналитического приложения к ней — отчета «Анализ и оценка руководством результатов финансовой и операционной деятельности». Менеджмент компании взял курс на улучшение качества публикуемой информации и повышение прозрачности финансовой отчетности.

Для эффективного анализа и оценки результатов деятельности компании необходима единая система сбора, обработки и хранения требуемых данных. Прежде с этой задачей справлялся набор созданных в компании отчетных форм, реализованных в виде многочисленных файлов Excel. Формы заполнялись и утверждались в профильных департаментах и затем отправлялись в отдел финансового анализа. При необходимости корректировок заполнение и утверждение форм повторялось. На основании заполненных форм отдел финансового анализа готовил для руководства компании и инвесторов отчеты и презентации о результатах финансовой и операционной деятельности.

«Конечно же, система на основе Excel нас не вполне устраивала, — вспоминает Наталья Ботова, начальник отдела финансового анализа компании «Новатэк». — Во-первых, процесс сбора и обработки информации был очень длительным. Во-вторых, работа по согласованию и сверке данных в заполненных формах тоже ложилась на наш отдел. Мы же хотели переложить эти задачи на профильные департаменты, а свои усилия направить на углубленный анализ результатов деятельности и подготовку аналитических отчетов. В-третьих, существовали сложности с отслеживанием статуса заполнения отчетных форм. Оценить степень готовности форм на текущий момент можно было лишь только после звонка по телефону исполнителям. Кроме того, не было единого хранилища данных, к которому имели бы доступ все заинтересованные пользователи. Данные хранились только в отделе финансового анализа в виде набора Excel-таблиц и в распечатанном виде за подписями ответственных руководителей».

По словам Виктора Савунова, начальника отдела прикладных информационных систем компании «Новатэк», организовать одновременный доступ нескольким десяткам пользователей к системе из многих файлов Excel было весьма проблематично. Еще один существенный недостаток электронных таблиц состоял в том, что при достаточно больших размерах файлы открываются очень медленно из-за сложных связей между таблицами. Кроме того, добавление новых показателей требовало пересмотра и перестройки готовых форм, а это задача трудоемкая и требует большой аккуратности. Также хотелось обеспечить четкое разделение прав и ролей среди пользователей при заполнении отчетных форм.

«Фактически ручная обработка данных увеличивала время поиска и устранения ошибок в предоставляемой руководству и инвесторам аналитической информации, что не устраивало руководство компании», — добавляет Алексей Муров, начальник управления информационных технологий и связи компании «Новатэк». Была поставлена задача сократить сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности и отчета «Анализ и оценка руководством результатов финансовой и операционной деятельности» (Management Discussion and Analysis, MD&A), а также улучшить качество публикуемой информации. На первом этапе было решено автоматизировать трудоемкий процесс сбора и обработки аналитической информации для подготовки отчета MD&A.

Критерии и выбор средств автоматизации

«Мы создали систему оповещений: каждое событие предваряется и фиксируется путем рассылки сообщений заинтересованным лицам по электронной почте», Виктор Савунов, начальник отдела прикладных информационных систем компании «Новатэк» «Перед началом проекта были сформулированы три основные задачи: обеспечение своевременного сбора данных от профильных департаментов в унифицированном виде; автоматизация рутинного и трудоемкого процесса согласования и утверждения форм; автоматическое построение презентаций о результатах деятельности на основании представленной в формах информации», — рассказывает Ботова.

По словам Савунова, требования к решению были понятными: обеспечить контролируемый процесс сбора исходных данных в единой системе сбора и хранения информации с разграничением прав доступа пользователей в соответствии с их ролями. Контроль за своевременностью заполнения форм предполагалось осуществить путем настройки системы уведомлений и оповещений о прохождении тех или иных контрольных точек. Выдвигались жесткие требования к визуализации данных в системе и возможностям для анализа; по своим характеристикам внедряемая система не должна была уступать аналогичным средствам Excel. Кроме того, предполагалось организовать доступ к системе через Web-интерфейс, интуитивно понятный и требующий от пользователя минимальной подготовки. И, наконец, решение должно быть таким, чтобы поддержка работы системы и внесения изменений в отчетные формы и модели могла быть выполнена силами собственных специалистов.

«Готового решения мы не нашли. Теоретически можно было бы выбрать стандартные средства разработки (например, продукты Oracle или Microsoft), у которых есть набор подобных средств, и своими силами запрограммировать экранные формы по аналогии с Excel. Отображение данных можно было реализовать с помощью портальных технологий. Такой вариант мы тоже анализировали. Но он был весьма трудоемким и потребовал бы значительных сил на сопровождение системы. Поэтому мы решили остановиться на специализированных системах класса BI», — вспоминает Муров.

В качестве решения рассматривалось несколько BI-платформ, в том числе Hyperion и BusinessObjects. При выборе учитывался опыт аналогичных проектов, наличие сети партнеров, стоимость лицензий и работ. Окончательный выбор остановили на двух продуктах: Cognos Planning и Cognos BI, а партнером по внедрению была выбрана компания «АйТи».

Начало работ

«Со временем требования к системе корректировались в связи с выявленными платформенными ограничениями, а изменение некоторых бизнес-процессов компании потребовало доработать отчетные формы уже в ходе реализации проекта», Алексей Муров, начальник управления информационных технологий и связи компании «Новатэк» Проект был начат в сентябре 2007 года. «Отчетные формы для сбора и обработки аналитической информации в компании уже существовали, однако на первом этапе проекта нам пришлось доработать и унифицировать эти формы в соответствии с требованиями и ограничениями внедряемой системы», — рассказывает Ботова.

Описание процессов и ролей пользователей, форматы отчетных форм и слайдов презентации, требования к функциям системы нашли свое отражение в техническом задании. «Со временем требования к системе корректировались в связи с выявленными платформенными ограничениями, а изменение некоторых бизнес-процессов компании потребовало доработать отчетные формы уже в ходе реализации проекта. Несмотря на это, сроки окончания проекта были сдвинуты незначительно», — замечает Алексей Муров.

Как поясняет Савунов, в первую очередь ограничения были обусловлены графической визуализацией результатов: «Графические средства, которые использует Excel, — более мощные, чем те, что были представлены в Cognos. Приблизительно 5% выдвигаемых требований к визуализации нам не удалось реализовать стандартными средствами Cognos, что было связано, прежде всего, с ограничением использования Web-интерфейса. Все выявленные в ходе проекта проблемы и ограничения направлялись в службу поддержки Cognos. Многие ограничения затем были устранены в новой версии Cognos BI 8.4».

Кроме того, пришлось решать проблему быстродействия системы при формировании презентации, состоящей из более чем 20 слайдов. «Оказалось, что при использовании стандартных средств Cognos на формирование слайдов уходило несколько часов при полной загрузке сервера, в это время другие задачи на нем не могли выполняться. Для решения проблемы мы приобрели библиотеку разработчика (Software Development Kit, SDK) для Cognos и написали свое приложение, которое формирует весь пакет отчетов и делает разметку слайдов в виде структурированного PDF-файла за 15 минут», — вспоминает Муров.

Освобождение от рутины

«Мы сократили время на сбор и обработку аналитической информации с 25 до 15 дней и видим, что можно еще больше сократить эти сроки, даже при увеличении объемов данных, — делится результатами Ботова. — Мы автоматизировали трудоемкий процесс согласования и утверждения отчетных форм. Теперь сотрудники отдела финансового анализа практически исключены из процесса согласования отчетных форм и могут сосредоточить свои усилия на более глубоком и всестороннем анализе результатов финансовой и операционной деятельности компании. Кроме того, мы обеспечили непрерывный доступ к отчетным формам и презентациям всех заинтересованных пользователей, а их число по мере реализации проекта увеличивалось. Мы автоматизировали около 60 унифицированных отчетных форм и более 40 графических, к которым сегодня имеют доступ более 50 пользователей».

Процесс сбора и обработки аналитической информации стал управляемым, контролируемым и прозрачным. «Мы создали систему оповещений: каждое событие предваряется и фиксируется путем рассылки сообщений заинтересованным лицам по электронной почте. Например, это может быть напоминание о том, что до окончания срока утверждения формы осталось три дня», — поясняет Савунов.

После завершения проекта система продолжала развиваться и была во многом доработана специалистами «Новатэка» самостоятельно. «Интеграция BI-системы с базой «1С: Предприятие» упростила процесс сверки учетных данных о фонде скважин с оперативными данными. Кроме того, интеграция Cognos с недавно внедренной в компании системой Cognos Controller позволила автоматизировать часть трансформационных поправок, необходимых для подготовки и выпуска консолидированной финансовой отчетности в соответствии с МСФО», — разъясняет Ботова.

Проект длился восемь месяцев и закончился в апреле 2008 года, до начала мирового финансового кризиса. Внедренная система сбора сыграла не последнюю роль в анализе финансовой ситуации и выработке решений: она избавила сотрудников компании от рутинной работы, а руководство компании имело возможность направить все силы на решение первоочередных задач.

«Правильные вложения в ИТ всегда выгодны, даже в кризис, — считает Муров. — Поставленные задачи были выполнены. Сократились сроки подготовки отчета MD&A и повысилось качество публикуемых данных. Мы смогли более взвешенно и осмысленно подойти ко второму этапу автоматизации подготовки финансовой отчетности — автоматизации процесса финансовой консолидации на базе продукта IBM Cognos Controller. Сейчас и этот проект завершен».

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF