Одной из технологий, внедрение которых может принести компании реальный экономический эффект, является видеоконференцсвязь. До недавних пор стоимость этих решений была настолько велика, что их основным потребителем был только крупный бизнес. Теперь «видео

Принцип работы систем видеоконференцсвязи достаточно прост. У каждого пользователя есть аппаратная или программно-аппаратная точка доступа. Она оборудована видеокамерой и микрофоном, которые обеспечивают формирование видео- и аудиосигналов. Эти потоки кодируются с помощью кодека, через Internet, локальную или любую другую IP-сеть передаются точке доступа другого абонента и воспроизводятся на экране (телевизоре или мониторе компьютера) и колонках (или наушниках). Таким образом, реализуется полноценный «видеотелефон», который позволяет не только слышать, но и видеть собеседника.

На первый взгляд все очень просто. Но на самом деле это не так. В организации видеоконференцсвязи существует немало как технических, так и организационных проблем: коммутация звонков, общая производительность решения, требования к каналам связи и т.п.

На сегодняшний день существуют два класса систем видеоконференцсвязи, в каждом из которых перечисленные вопросы решаются по-своему. К первому классу относятся так называемые традиционные системы. Именно они до недавнего времени формировали весь рынок видеосвязи. Для коммутации звонков в них обычно используется принцип «точка-точка» (это значит, что абоненты обращаются непосредственно друг к другу), при этом адресация осуществляется по IP-адресам. С одной стороны, это достаточно удобно, поскольку не требуются никакие дополнительные сервисы. Однако нередко возникают ситуации, которые приводят к смене IP-адреса: произошли изменения у провайдера, компания сменила поставщика услуг Internet, пришлось временно использовать резервную линию связи и т.п. Зачастую пользователь даже сам не знает об этом, поэтому использование IP-адреса в коммутации звонков может привести к определенным проблемам.

В качестве клиентов в большинстве традиционных систем видеоконференцсвязи используются аппаратные комплексы, в которых интегрировано все необходимое: видеокамера, микрофон, экран и динамики. Такой подход, безусловно, хорош, поскольку обеспечивает высокое качество видео и звука (например, когда поддерживается технология высокой четкости изображения) и позволяет легко переносить точку доступа с места на место, однако аппаратная точка жестко привязывает систему к реализованному в ней кодеку, требует дополнительного места в кабинете и серьезных первоначальных затрат.

На рынке представлено довольно много систем этого класса. Ведущую роль играют решения от Polycom, Tandberg, Sony и т.д. Их продажей, внедрением в эксплуатацию и обслуживанием занимаются компании-интеграторы, специализирующиеся на системах видеоконференцсвязи.

К другому классу систем организации видеоконференций относятся продукты нового поколения. Они появились недавно и позиционируются как решения для организации повседневной видеосвязи менеджеров среднего и высшего звена. Для коммутации звонков в них используется специальный сервер. Он может быть как публичным (доступным через Internet), так и корпоративным, работающим только в пределах локальной сети. При использовании первого варианта можно делать видеозвонки в любую точку мира. Второй вариант обеспечивает организацию корпоративной среды общения. При необходимости локальный сервер может быть настроен так, чтобы «видеть» другие серверы и, соответственно, позволять абонентам разных локальных сетей общаться друг с другом. При этом коммутация звонков осуществляется по адресу электронной почты. Такой подход удобен тем, что не привязывает пользователя к провайдеру и своему рабочему месту. Принимать и отправлять вызовы он может из любого места и по любым каналам доступа в Internet.

В качестве точек доступа в решениях рассматриваемого класса используются обычные персональные компьютеры, дооборудованные некоторым аппаратным обеспечением (Web-камерой и микрофоном), с установленным на них клиентским программным обеспечением. Такой подход прямо противоположен тому, что используется в традиционных решениях. С одной стороны, он привязывает пользователя к компьютеру. С другой — позволяет осуществлять звонки с любого ПК, в том числе и из Internet-кафе и других общественных точек доступа из любой точки мира. Кроме того, использование программных клиентов позволяет легко обновлять систему (просто устанавливая новую версию ПО) и использующиеся кодеки, не требует дополнительного места в рабочем кабинете и минимизирует первоначальные затраты.

Сегодня данный сегмент рынка видеоконференцсвязи в России нельзя назвать насыщенным. На нем присутствуют всего несколько игроков: VideoPort, Polycom PVX, Radvision. Публичный сервер вообще только один — VideoPort.RU. Вероятнее всего, ситуация изменится. Низкая стоимость систем видеоконференцсвязи нового поколения и их высокая эффективность способствует увеличению спроса, а это наверняка приведет к появлению на рынке новых игроков.

Структура затрат

Расходы компании на видеоконференцсвязь можно разделить на две части: затраты на внедрение и затраты на эксплуатацию.

Основная часть затрат на внедрение приходится на приобретение точек доступа. Если речь идет о традиционных системах видеоконференцсвязи, то стоимость каждого клиентского места измеряется десятками или даже сотнями тысяч рублей.

Впрочем, у некоторых вендоров есть и программные решения. Их стоимость не превышает нескольких тысяч рублей на каждый ПК. Естественно, в этом случае программный клиент обладает урезанной функциональностью. Такие клиенты в отличие от «традиционных» очень требовательны к вычислительной мощности ПК и требуют комплектации клиентских компьютеров Web-камерами и микрофонами или гарнитурой.

У систем видеоконференцсвязи нового поколения нет чисто аппаратных решений. Клиентская программа часто доступна совершенно бесплатно. В данном случае расходы нередко ограничиваются дополнительной комплектацией компьютеров конечных пользователей. Клиентские программы систем видеоконференцсвязи очень нетребовательны к системным ресурсам, а поэтому могут использоваться на любых офисных компьютерах.

При необходимости организовать собственный сервер видеоконференцсвязи первоначальные расходы компании возрастают. Стоимость такого оборудования в традиционных системах колеблется в очень широких пределах: от нескольких сотен тысяч до нескольких миллионов рублей. В системах нового поколения используются чисто программные или программно-аппаратные серверы. Их стоимость составляет от нескольких десятков тысяч до полутора миллионов рублей.

Следующей частью затрат на внедрение являются затраты на организацию доступа к Internet. В подавляющем большинстве случаев офисы компаний и так имеют подключение к глобальной сети. Поэтому достаточно только привести канал в соответствие с требованиями выбранного решения: от гарантированных 512 Кбит/с на каждого пользователя для традиционных систем видеоконференцсвязи и от 64 Кбит/с для решений нового поколения.

Расходы на эксплуатацию традиционных систем видеоконференцсвязи складываются из аренды канала связи постоянной пропускной способности (минимум 300 Кбит/сек, а для комфортной работы и возможности групповых конференций — хотя бы 1 Мбит/сек) и необходимости их постоянного обслуживания системным администратором (настройка групповых конференций, настройка IP-адресов, поддержание актуальности адресных книг и т.п.).

При использовании систем нового поколения затраты состоят в единовременной настройке сервера видеоконференций и организации корпоративной адресной книги. Все остальные настройки пользователь с легкостью осуществляет сам. Для работы продуктов данного класса подходят любые каналы связи, вплоть до мобильных, поэтому отпадают расходы на аренду каналов гарантированной пропускной способности.

Наибольшие эксплуатационные расходы для решений нового поколения возникают в связи с использованием публичного сервера. За услуги компании, предоставляющей видеоконференцсвязь, необходимо платить абонентскую плату. На сегодняшний день в России есть только один публичный сервер — VideoPort.RU. Его использование обходится примерно в 900 рублей в месяц на одного сотрудника вне зависимости от количества и продолжительности звонков.

Теоретические преимущества

Какую выгоду от видеоконференцсвязи может получить компания? Наиболее очевидный ответ на этот вопрос — сокращение расходов на командировки сотрудников. Деловые поездки занимают важное место в общении как внутри крупной географически распределенной компании, так и в переговорах с партнерами: поставщиками и заказчиками. Их нельзя полностью заменить общением по телефону или, тем более, по электронной почте.

Практика и различные исследования показывают, что при визуальном общении теме разговора уделяется больше внимания. Психологи говорят также о влиянии внешности и личного обаяния на итоги переговоров. Все это свидетельствует о том, что визуальный контакт очень важен.

Видеоконференцсвязь является удачным компромиссом между телефоном и личным общением, которое вобрало в себя преимущества каждого варианта. С одной стороны видеозвонок обеспечивает полноценное визуальное общение, а с другой — оперативность и достаточно низкие расходы. Таким образом, использование видеоконференцсвязи позволяет не только сократить затраты компании, но и улучшить качество взаимодействия с филиалами и партнерами.

Использование видеоконференцсвязи уменьшает не только прямые, но и косвенные расходы компании на командировки. В первую очередь это касается времени, которое проводят работники компании в дороге. Ведь оно тоже оплачивается (в командировки обычно ездят ведущие специалисты, менеджеры среднего и высшего звена и другие высокооплачиваемые сотрудники). Кроме того, командировки существенно снижают производительность труда. Например, в одном из опросов, посвященных влиянию деловых поездок на состояние человека, 73% респондента отметили командировку как источник стресса, который отрицательно влияет на самочувствие и сон. Интересно в этом плане и статистическое исследование Мирового Банка. В нем говорится, что сотрудники, регулярно выезжающие в командировки, чаще используют медицинскую страховку. Все это говорит о том, что снижение количества деловых поездок до минимально необходимого увеличивает производительность труда и улучшает качество жизни работников предприятия.

Существуют компании, у которых есть несколько подразделений в одном городе. В этом случае имеется целый ряд сотрудников, которые вынуждены перемещаться из одного филиала в другой для решения различных вопросов. Такие разъезды также связаны с затратами — прямыми (бензин и амортизация автомобиля) и косвенными (время сотрудника на перемещение, ухудшение его самочувствия и производительности). В этом случае внедрение видеоконференцсвязи тоже принесет ощутимую пользу.

Следующим преимуществом видеоконференцсвязи является уменьшение времени на принятие решений. Современный рынок очень динамичен. Зачастую от скорости реакции компании на те или иные события зависит ее успешность. Между тем, в большинстве случаев важные решения принимаются не в одиночку, а несколькими людьми, причем после консультации с компетентными специалистами. Все это может отнять немало времени, ведь далеко не всегда люди сидят в одном офисе и могут в любой момент собраться на совещание. Чтобы собрать всех вместе, необходимо время. В результате либо снижается оперативность принятия решений, либо увеличивается вероятность ошибки (когда для ускорения процесса отказываются от некоторых консультаций). С системой видеоконференций провести встречу и обсуждение какой-то ситуации можно в любой момент, вне зависимости от физического местонахождения ответственных сотрудников.

Еще одной очень полезной функцией видеоконференцсвязи является возможность дистанционного обучения. Особенную актуальность она имеет для крупных, территориально распределенных организаций: банков, страховых компаний и т.п. В них периодически возникает необходимость обучать или повышать квалификацию некоторых региональных сотрудников: руководителей филиалов, ведущих специалистов и др. Традиционно эта задача решается путем проведения семинаров и различных курсов в городе, где размещен центральный офис. Использование многоточечной видеоконференцсвязи позволяет проводить дистанционное обучение, при этом преподаватель может находиться в головном офисе, а региональные сотрудники — прямо на своих рабочих местах.

Видеоконференции способны улучшить работу кадровой службы компании. Наиболее очевидно это для географически распределенных организаций. Принятие людей на руководящие должности в региональные филиалы без собеседования с топ-менеджерами невозможно, это означает, что необходим либо выезд кандидатов в центральный офис, либо отправка в командировку кого-либо из руководства компании. И тот и другой вариант связан с немалыми расходами и очевидными неудобствами. Видеосвязь позволяет проводить собеседования с соискателями целой комиссией, каждый участник которой не покидает своего рабочего кабинета.

В последнее время многие компании ищут сотрудников в регионах, где есть очень хорошие специалисты, готовые работать за относительно небольшую оплату. Главным недостатком такого решения является невозможность провести личное собеседование. Видеоконференции позволяют легко преодолеть эту проблему. То же можно сказать и об аутсорсинге: региональные компании предоставляют услуги аутсорсинга, не уступающие по качеству столичным, но при этом готовы выполнять их гораздо дешевле. Главным препятствием в данном случае является невозможность личного общения.

И это еще не все. Бизнес-процессы в разных компаниях значительно отличаются друг от друга, поэтому практически невозможно описать все сферы применения видеоконференцсвязи. Фактически она может использоваться почти везде, где требуется личное общение, причем это касается не только коммерческих компаний. Современную видеоконференцсвязь могут использовать больницы (для удаленных консультаций), образовательные учреждения (для дистанционного обучения), суды (для проведения слушаний) и многие другие организации.

Практика использования

В теории преимущества видеоконференцсвязи выглядят очень убедительно. Но на самом деле все не так просто. Дело в том, что для их реализации необходимо выполнить несколько важных условий. Начать нужно с самого отношения к видеоконференцсвязи. Достаточно долго в нашей стране на эту технологию смотрели исключительно как на дорогую игрушку для топ-менеджеров крупных корпораций. Этому способствовали и высокая цена традиционных систем, и постоянное внедрение ненужных для бизнеса функций, например поддержки высокой четкости. Смотреть на огромный ЖК-дисплей и видеть изображение с высокой четкостью приятно, но так ли уж необходимо для работы?

Обычного телевизионного качества вполне достаточно для комфортного общения, стоимость же системы при этом снижается настолько, что она может использоваться не только генеральными директорами, но и менеджерами среднего звена в качестве средства повседневного общения. Таким образом, уменьшение расходов на внедрение и эксплуатацию системы видеоконференцсвязи позволяет использовать ее во многих бизнес-процессах и получить максимальную выгоду.

На первый взгляд, все это достаточно очевидно. Однако руководители компаний не спешат изменить свою точкузрения. Вполне возможно, что основная причина этого — недостаток информации о текущем состоянии рынка видеоконференцсвязи и о появлении на нем систем нового поколения. Да и стереотипы о том, что «видеоконференцсвязь — это дорого и недоступно» еще
сильны.

Другим условием, от выполнения которого зависит, будет или нет видеоконференцсвязь приносить пользу компании, является экономическое обоснование внедрения этой технологии. Выбирая конкретный вариант системы видеоконференцсвязи, необходимо четко определить все задачи, которая она будет решать, и список изменяемых бизнес-процессов. Иначе может случиться так, что внедренная система не позволяет решить все необходимые задачи. Впрочем, бывает и наоборот: внедренная система обладает излишним функционалом, позволяет решить все поставленные задачи, но стоит дороже из-за неиспользуемых возможностей. А это приводит к уменьшению ее экономической эффективности.

Для примера рассмотрим несколько типовых случаев. Допустим, компания хочет организовать эффективное общение руководства с удаленными филиалами. Тогда можно воспользоваться публичным сервисом видеоконференцсвязи. Для внедрения такого решения достаточно только немного дооборудовать компьютеры нужных сотрудников и обеспечить их подключение к Internet. Ну а если в компании уже создана единая информационная система (например, с помощью VPN), объединяющая удаленные офисы, то вместо публичного сервера можно приобрести и использовать локальный. Это увеличивает затраты на внедрение системы, зато позволяет кардинально уменьшить эксплуатационные расходы.

Чтобы видеоконференцсвязь принесла реальный экономический эффект, необходимо относиться к ней как к еще одному бизнес-инструменту, не бояться использовать ее для решения различных задач и подбирать конкретные решения с учетом их функциональных возможностей и времени окупаемости, то есть действительно важных для практического применения аспектов.

Сегодня видеоконференцсвязь вышла на тот уровень, когда она может использоваться для оптимизации многих бизнес-процессов компании. Этот способ общения способствует созданию единого корпоративного информационного поля, ускоряет процессы принятие решений, уменьшает прямые и косвенные расходы.

Современный российский рынок видеоконференцсвязи готов предложить компаниям системы на любой вкус и кошелек. Среди них есть как дорогие решения класса hi-end, так и бюджетные варианты. Все это позволяет внедрить видеоконференцсвязь в компаниях любой величины. Поэтому неудивительно, что данный рынок переживает бурный рост. Эксперты полагают, что число компаний, внедривших видеоконференцсвязь, будет неуклонно расти.

Марат Давлетханов — независимый эксперт, marat@maratd.ru

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF