Рынок полиграфических услуг Волгограда сейчас активно развивается. В отличие от аналогичных рынков других городов юга России, таких как Ростов или Краснодар, его характеризует прежде всего то, что число участников — работающих типографий — тут на порядок больше, при этом требования к полиграфистам постоянно растут: выполнять заказы надо с высоким качеством, в сжатые сроки и относительно небольшими тиражами. Впрочем, данная тенденция наблюдается и на мировом рынке полиграфических услуг.

«История нашего предприятия началась с производства бланков по налоговой отчетности по заказу одного из районов. Впоследствии мы заняли весь этот сектор рынка в Волгограде», — вспоминает директор полиграфического комбината Perpetuum Mobile Андрей Лысиков.

В перестроечное время и в первые годы после его окончания бланки для налоговой отчетности менялись раз в квартал. Кроме того, в те времена каждая районная инспекция могла разработать свои формы этих бланков, после чего ни на каких других формах налоговую отчетность у компаний не принимала. Все это привело к тому, что потребовались малые тиражи самых разных видов бланков для налоговых органов, причем их тираж невозможно было оценить заранее. В результате выпускались бланки, проходил отчет, а потом груду неиспользованных листков можно было сдавать в макулатуру.

Работа на этом секторе рынка Волгограда в ту пору строилась следующим образом: одни компании занимались только печатью бланков, другие — только продажей. Типографии назначали цену по 8 копеек за производство одного листа бланка, магазин продавал тот же лист по 30 копеек. Такая разница объяснялась тем, что магазин брал на себя все риски, и его руководители сразу учитывали в цене тот факт, что часть бланков наверняка придется отправить в утиль.

Минимизация отходов

«Я должен оперативно и обоснованно объявить клиенту, сколько будет стоить выполнение его заказа. А для этого необходимо точно знать, во сколько этот заказ обойдется мне», — Андрей Лысиков, директор полиграфического комбината Perpetuum MobileРуководство Perpetuum Mobile решило сыграть на этом рынке сразу по-крупному и организовало собственную торговую сеть. Стремясь минимизировать число невостребованных бланков, оно попробовало использовать возможности ИТ. Специалисты Perpetuum Mobile совместно со специалистами из Волгоградского научно-исследовательского проектного института (НИПИ) «Тяжпромэлектропроект» на основе системы «1C: Торговля 7.5» создали за полгода собственную программу, в которой велся полный учет заказов и реализации продукции по всем наименованиям бланков для сдачи отчетности в налоговую инспекцию, которые существовали тогда на рынке. В ней учитывались заявки от каждой торговой точки по каждому наименованию и генерировались отчеты по торговым точкам в разрезе всех наименований. Это давало возможность в любой момент оперативно ответить на вопрос о том, сколько бланков продано и каков остаток по каждой позиции в каждой торговой точке.

Оперативный учет в системе был реализован следующим образом. Каждый вечер в нее поступали данные о выручке за день в отдельных точках и составлялись заявки на завтрашний день. На основании сформированных в системе заявок кладовщик компании компоновал набор бланков для каждой торговой точки (всего около 100—150 листов различных типов бланков). Затем на основе этой же заявки составлялась внутренняя накладная на перемещение бланков, а утром собранные и укомплектованные заказы доставлялись во все торговые точки. Раз в месяц во всех торговых точках проводилась инвентаризация, ее результаты также заносились в систему.

«Через два-три отчетных периода, после того как система была запущена в эксплуатацию в начале 1999 года, я уже точно знал, сколько и каких бланков в каждой налоговой инспекции города требуется», — вспоминает Лысиков. Руководство Perpetuum Mobile расположило торговые точки компании рядом с 13-ю налоговыми инспекциями во всех районах города (сейчас торговых точек меньше, поскольку некоторые налоговые объединили). В результате потери от невостребованных бланков сократились в 240 раз. Затраты на лицензии «1C: Торговля 7.5», внедрение и настройку системы окупились практически за один квартал.

Анализ статистики позволил выявить оптимальную цену продажи и определить, насколько можно ее снизить, так чтобы конкурентам стало просто невыгодно заниматься этим делом. «Мы печатали бланки быстро, вовремя и в нужном количестве», — отметил Лысиков.

Еще одним очень важным эффектом от постановки точного оперативно учета, который сразу отметили все сотрудники, стало прекращение нервотрепки, авралов и налаживание ритмичной работы. Раньше, когда внезапно заканчивался какой-то тип бланка, начинался аврал, работа велась день и ночь. Нетрудно представить состояние людей, которые печатали, разрезали, подсчитывали и упаковывали бланки, зачастую в авральном режиме, а затем вся их работа сдавалась в макулатуру по цене всего 1 рубль за килограмм. Таким образом, в результате внедрения современных ИТ удалось кардинально снизить не только финансовые, но и моральные потери. Все это и стало главным козырем в игре, который позволил компании успешно работать на рынке Волгограда.

Полный цикл полиграфии

Если в 1998—1999 годы бланки приносили около 80—90% прибыли Perpetuum Mobile, то в настоящее время их доля в доходах сократилась примерно до 30% и, вероятнее всего, будет снижаться в дальнейшем, поскольку все большую долю в производстве компании стали составлять заказы, связанные с более серьезной полиграфией.

В настоящее время средний тираж снизился до 500—1500 листов, а сроки его изготовления сократились до трех-четырех дней. Кроме того, Perpetuum Mobile начала работу с заказами по оперативной печати (когда в течение часа требуется изготовить сто визиток или тридцать приглашений). В результате число заказов выросло до 150—200 в месяц.

В этих условиях особую важность приобрел учет договоров, связанных с ними заказов и выполненных производственных работ, а также анализ рентабельности заказов. У компании имеется около 40 постоянных клиентов, которые размещают свои заказы каждый месяц, еще столько же клиентов обращается с заказами один раз в два-три месяца. Средние и мелкие заказы выполняются параллельно с крупными, и необходим четкий контроль за их прохождением.

Следующая очень важная задача — минимизация себестоимости производства, достигаемая в первую очередь благодаря эффективному планированию загрузки производственных мощностей. «Мне необходимо отслеживать загрузку оборудования по конкретным заказам, — отмечает Лысиков. — Это позволяет перебрасывать заказы с одного оборудования на другое, давая возможность четко выдерживать сроки и оптимально распределять загрузку».

Чтобы производство было рентабельным, офсетная печатная машина должна непрерывно работать круглые сутки, каждый день и без выходных. Час простоя только одной офсетной печатной машины обходится Perpetuum Mobile в 760 руб. Помимо печатного процесса в технологической цепочке полиграфического комбината имеется множество тесно взаимосвязанных допечатных и послепечатных работ, которые также необходимо правильным образом спланировать. Кроме того, все более ужесточаются требования заказчиков, неуклонно возрастает стоимость аренды, электроэнергии, расходных материалов.

Руководителю полиграфического предприятия очень важно иметь возможность своевременно выявлять потери и оценивать себестоимость заказов. «Я должен оперативно и обоснованно объявить клиенту, сколько будет стоить выполнение его заказа. А для этого необходимо точно знать, во сколько этот заказ обойдется мне», — рассказывает Лысиков.

Примечательно, что в компании с момента ее создания принято, чтобы каждый сотрудник (сейчас их около полусотни), выполняя какую-либо работу, заранее знал, сколько он за нее получит. Более того, он может самостоятельно подсчитать, какую зарплату он должен получить в конце месяца. Ранее учет всех этих работ велся вручную. С ростом числа заказов, сокращением сроков их исполнения рассчитывать эти данные вручную становится очень тяжело, а нарушать эту схему оплаты труда не хочется, поскольку она доказала свою эффективность. Желание сохранить существующую систему детального учета всех работ и соответствующей оплаты за них стало еще одним фактором, потребовавшим внедрения в производство современных ИТ.

Первоочередные задачи

Переход к автоматизации новых задач учета и управления производством начался в компании Perpetuum Mobile с января 2006 года. Обновление компьютерного парка для этого не потребовалось, пришлось лишь немного увеличить производительность сервера.

Продукт «1С: Управление производственным предприятием 8.0» компания приобрела у Волгоградского НИПИ «Тяжпромэлектропроект», а отраслевое решение «1С: Полиграфия 8.0» было закуплено
напрямую у ее разработчика — компании «Армекс». Сопровождение, дополнительную настройку и доработки системы поручили специалистам «Тяжпромэлектропроекта», хорошо знакомого со спецификой предприятия.

Руководство Perpetuum Mobile сформулировало основные цели по производственному блоку. Прежде всего требовалось обеспечить оперативное получение информации о загрузке оборудования и расчет фактической себестоимости заказов. Это позволило бы быстро, не тратя времени на опрос начальников подразделений и анализ их данных, оценивать возможность исполнения заказа, его сроки, стоимость и оперативно принимать решения.

С этой задачей непосредственно связана еще одна — автоматизация расчета зарплаты (ее доля в себестоимости заказов около 20%). Чтобы произвести этот расчет, ранее требовалось обработать громадное количество бумажных карточек.

Практическое воплощение

Работа по определению методики расчета себестоимости и учету всех факторов, влияющих на нее, оказалась весьма непростой. «Нам самим надо было четко определить, сколько стоит каждая операция, а для этого детально анализировать состав себестоимости. Ранее о многих ее компонентах мы просто не задумывались», — рассказывает Лысиков.

Реализация расчета себестоимости в системе потребовала не менее четырех месяцев напряженной совместной работы специалистов «Тяжпромэлектроекта» и специально выделенного для этой задачи сотрудника Perpetuum Mobile. Процесс решения этой задачи требовал также проведения регулярных совещаний с руководством предприятия. По ходу внедрения пришлось производить доводку и корректировку системы.

В настоящее время на предприятии реализован расчет себестоимости заказов средствами «1С: Полиграфия 8.0». Чтобы определить, во сколько обойдется предприятию выполнение заказа, достаточно выбрать перечень операций, которые требуются для его выполнения, указать их количество, а также ввести основные параметры заказа (тип бумаги, тираж и т.п.), после чего система автоматически определяет его себестоимость.

При расчете себестоимости учитывается и объем допечатных и послепечатных затрат. При тираже в 50 тыс. экземпляров стоимость изготовления пленок для подготовки печати на машинах «растворяется» в общей стоимости заказа, а при тираже в 1 тыс. экземпляров ее доля весьма заметна.

В процессе первоначальной настойки подсистемы расчета себестоимости потребовалось вводить в систему множество параметров, которые она должна учитывать при определении стоимости заказа. «Приходилось приводить методику расчета в соответствие с нашими требованиями, поскольку структура затрат у нашего предприятия, впрочем и как у любого другого, имеет свои особенности», — рассказывает Лысиков.

Система дала менеджерам предприятия определенную гибкость в принятии решений, позволив, например, быстро провести перерасчет себестоимости при печати тиража на другом оборудовании и определить, на какой печатной машине выгоднее напечатать данный тираж. Появилась также возможность оперативно управлять загрузкой оборудования: если одни печатные машины загружены, а заказ срочный, менеджеры могут сразу сообщить клиенту, насколько повлияет на цену печать заказа на других машинах. Все это позволило эффективнее строить взаимоотношения с клиентами и вести разумную и обоснованную ценовую политику.

«Занимаясь составлением методики расчета себестоимости, мы сами для себя по каждой позиции определили нижнюю ценовую планку, опуститься за которую теперь мы уже не можем», — вспоминает Лысиков. Раньше, особенно при выполнении очень сложных небольших заказов, случалось, что компания делала его себе в убыток. Сейчас благодаря анализу данных, предоставляемых системой, случаи приема и выполнения убыточных заказов практически исключены.

Лысиков отметил еще один очень важный с его точки зрения факт. Теперь в системе консолидируется полная информация не только о выполненных заказах и клиентах, но и об их запросах — о том, что клиенты хотели бы напечатать. Анализ причин, по которым они не вернулись подтвердить заказ, — вопрос, заслуживающий отдельного внимания руководства. Этот анализ помогает спрогнозировать рынок и обоснованно строить производственную политику компании.

Состояние на сегодня

В результате внедрения системы предприятие в значительной мере избавились от бумажного документооборота, переведя его в электронный вид, и наладило компьютерную сеть между цехом и офисом. Сейчас вся информация (например, заявка на производство, составленная диспетчером в центральном офисе) в электронном виде сразу передается в цех, где ее фиксирует технолог. Система облегчила ему работу по управлению загрузкой оборудования, кроме того, повысилась оперативность принятия решений на производстве, исключено дублирование при вводе информации, сократилось число ошибок.

В настоящее время менеджеры Perpetuum Mobile постепенно заполняют в системе «1С: Полиграфия 8.0» базу данных по поставщикам. Система помогает грамотно подбирать материалы, прежде всего бумагу.

В настоящее время автоматизировано планирование выполнения каждого заказа с учетом загрузки оборудования и персонала. При этом отклонения фактического хода выполнения заказа от запланированного автоматически учитываются на следующем этапе планирования. Таким образом, технолог избавлен от значительной части ручной обработки необходимой информации, а оперативность планирования производственных процессов значительно увеличилась.

Мешки, в которые прежде собирались карточки с записями о выполненных сотрудниками работах, канули в прошлое. Информация о выполненных работах фиксируется в виде заявок — по сути упрощенных технологических карт, в которых перечислены все операции, необходимые для выполнения производственного заказа, и нормативы. В результате отпала необходимость просматривать для расчета зарплаты ворох бумажных карт, как было ранее, и исключены потери данных по всем произведенным операциям — если заказ был выполнен, то в системе обязательно появляется полная информация о том, кто, что и сколько сделал.

Учет материалов и планирование закупок

К автоматизации этой задачи на предприятии приступили после реализации расчета себестоимости. В первую очередь средствами системы была реализована работа склада. Объясняется это тем, что ассортимент бумаги, которая хранится на складе, довольно обширный, и раньше руководству постоянно приходилось обзванивать сотрудников и выяснять, хватит ли запасов определенного сорта бумаги на очередной конкретный заказ. Сейчас программа автоматически определяет, сколько и какой бумаги требуется, и если на складе данного вида бумаги недостаточно, выдает предупреждение. Разумеется, программа ведет учет и по всем другим материалам, правда, складской учет не столь детализирован, чтобы учитывать в нем все до последней скрепки — пока в этом нет необходимости. Тем не менее мониторинг по основным позициям на складе ведется постоянно.

Специфика полиграфического производства еще и в том, что опытный печатник умеет сэкономить бумагу, выданную под конкретный заказ, возвращает ее на склад и получает за это премиальное вознаграждение. При ручном учете данные о выданной на заказ бумаге и ее возвратах на склад при большом числе заказов подсчитать было непросто. Система позволила автоматически вести точный учет бумаги вплоть до одного листа.

К реализации в системе учета договоров и расчетов с клиентами сейчас только приступают. Менеджерам предприятия приходится отслеживать выполнение нескольких заказов (каждые сутки в работе находятся обычно от 8 до 12 заказов). Автоматизировать эту задачу непросто, так как необходимо ввести всю старую базу клиентов и заказов, включая скидки и бонусы для постоянных клиентов (их сейчас около 150). Предстоит адекватно отразить в системе уже наработанные схемы взаимодействия с постоянными заказчиками.

Перспективы

Информационная система и дальше будет расти и развиваться вместе с расширением бизнеса компании. В 2007 году на предприятии планируют начать реализацию в системе всего спектра перечисленных выше задач, но уже для широкоформатной печати. В общем объеме производства Perpetuum Mobile этот вид печати пока занимает относительно небольшую долю (15—20%), но решать эту задачу в перспективе тоже необходимо.

Кроме того, на Perpetuum Mobile в настоящее время уже запущено в эксплуатацию упаковочное производство, управление которым также предстоит автоматизировать. Здесь довольно много специфики — свой способ печати, другое оборудование и т.д.


Perpetuum Mobile

Компания основана в июле 1991 года. Специализируется в области дизайна, оперативной полиграфии, широкоформатной и офсетной печати. Печатает периодику — газеты, журналы, этикетки; рекламные журналы-каталоги для сетевых магазинов «Эконом», «Пятерочка», «Радеж». Число сотрудников — 50 чел. Предприятие находится в Волгограде.


Уроки проекта

Рассказывает директор полиграфического комбината Perpetuum Mobile Андрей Лысиков.

Система приобреталась вскоре после ее выхода. В тот момент она распространялась непосредственно разработчиком — «1С», а не через партнерскую сеть фирмы. Видимо, этим объяснялась то, что она была тогда еще «сыроватой». Это привело к необходимости выполнения специалистами «Тяжпромэлектропроекта» (компании, осуществляющей внедрение продукта)  значительных по объему работ по наращиванию функционала  и изменению ряда первоначально заложенных в систему  бизнес-процессов. Наверное, есть смысл объединить усилия разработчика программы с внедренческими организациями для повышения степени готовности программы к вводу ее в эксплуатацию без существенных доработок.

На мой взгляд, есть четыре универсальных фактора успеха внедрения ИТ-системы: достойный продукт; хороший консультант; грамотная ИТ-служба (ИТ-специалисты компании должны хорошо понимать ее бизнес и быть способны грамотно поставить задачу); мощный административный ресурс. В нашем случае все четыре фактора присутствовали, что и определило успех.

Часто проблемой оказывается грамотная постановка задачи. Однако в нашем случае этой проблемы не было, потому что я сам когда-то работал в компьютерной индустрии, благодаря чему было сразу достигнуто взаимопонимание со специалистами проектирующей и внедряющей компании.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями