Термин «информационный портал предприятия» - это дословный перевод аббревиатуры EIP. Однако это сокращение можно использовать и для обозначения процесса управления информационными ресурсами - Enterprise Information Planning (по аналогии с ERP).

Термин «информационный портал предприятия» — это дословный перевод аббревиатуры EIP. Однако это сокращение можно использовать и для обозначения процесса управления информационными ресурсами — Enterprise Information Planning (по аналогии с ERP). Если портал рассматривать не только как «парадный вход» в информационное пространство компании, а еще и как одну из составляющих системы управления компанией, то у ИТ-специалистов появляются новые возможности для обоснования необходимости инвестиций в это решение

Игорь Александрович Хмельков, руководитель отдела консалтинга отделения Интернет-решений компании IBS. С ним можно связаться по электронной почте igk@ibs.ru
Далеко не для каждого потенциального заказчика очевидно, какой эффект можно получить за счет внедрения в его компании тех или иных технологий. И если такие составляющие информационной инфраструктуры, как локальные сети, являются сегодня непременным атрибутом бизнеса любой современной компании и не вызывают сомнения в необходимости их использования, то с Интернет-решениями дела обстоят далеко не так однозначно.

Несмотря на то что базовой технологии, положенной в основу практически всех Интернет-решений, в нынешнем году исполняется 11 лет (Тим Бернерс Ли сформулировал принципы Web-технологий в 1991 году), сами Интернет-решения по-прежнему вызывают массу вопросов, прежде всего в области аргументации их эффективности. Несмотря на обилие информации и повышенный интерес, наибольшее количество сомнений связано с информационными порталами предприятия. Объясняется это в первую очередь тем, что для обоснования необходимости внедрения портального решения очень сложно подобрать модели из традиционной экономики с понятными факторами эффективности (в отличие, например, от торгово-закупочной площадки).

Безусловно, следует рассказать заказчикам о том, что суммарное время поиска в информационных ресурсах, интегрированных в портал с единым поисковым механизмом, сокращается в десятки раз по сравнению с поиском информации в тех же ресурсах традиционными методами, используя для каждого ресурса собственные поисковые возможности. Однако этот аргумент вряд ли убедителен для акционеров компании, принимающих решение о финансировании портального проекта. Акционера, как и инвестора, не волнует эффективность поиска, его волнует эффективность инвестиций.

Для чего нужен портал?

К настоящему моменту, когда маркетинговые «сражения» вокруг темы портала предприятия в целом закончились, сформировалось два смысловых подхода, которые можно условно назвать «информационным» и «функциональным».

В лексику ИТ-специалистов прочно вошла англоязычная аббревиатура EIP, (Enterprise Information Portal — информационный портал предприятия, или корпоративный портал; последний термин наиболее часто используется в литературе, описывающей различные Интернет-решения). Информационный подход позволяет рассматривать портал как единую точку доступа к информационным ресурсам предприятия, а функциональный — как контейнер для технологических сервисов, объединяющий поиск, новостную рассылку, возможности совместной работы пользователей и т. п.

С терминологической точки зрения эти подходы, несомненно, верны, однако они открывают лишь видимую часть айсберга, не затрагивая более важной — управленческой функции портала. Таким образом, существует третий, управленческий подход к описанию назначения портала. Как будет показано далее, именно он позволяет обосновать эффективность инвестиций в портал предприятия.

Управление информационным обеспечением

Информационные ресурсы для многих компаний так же значимы, как и корпоративные финансы или кадровый состав. Поэтому функции портала должны рассматриваться гораздо шире, чем функции «парадного входа в здание», открывающего прямой путь к нужной информации.

Основная функция портала — это управление информационными ресурсами предприятия. При таком подходе аббревиатура EIP может быть раскрыта несколько по-другому, а именно: Enterprise Information PLANING (по аналогии с ERP-системами).

Процесс планирования информационного обеспечения тесно связан с учетом информационных потребностей сотрудников компании, занятых в том или ином бизнес-процессе, и с организацией соответствующих рабочих мест. Обычно эта обязанность возложена на ИТ-подразделения, которые не всегда обладают детальной информацией о бизнес-процессах компании и о том, какую позицию занимают в этих процессах пользователи. Для того чтобы собрать эту информацию, необходимо провести масштабное системно-аналитическое обследование деятельности компании, а это весьма затратное дело.

Планирование информационного обеспечения — ключевая и вместе с тем наименее очевидная функция управления, реализуемая при помощи портала. Спланировать автоматизированное рабочее место в рамках портальной технологии — значит построить персональный рубрикатор для каждого пользователя (в общем случае для каждого типа пользователя).

Несомненно, это можно сделать, используя материалы системно-аналитического обследования. Но есть и другой подход, опирающийся на контроль доступа и анализ востребованности информационных ресурсов. Отметим, что эти функции практически всегда реализуемы в рамках информационного портала, независимо от его платформы и вендора.

Построение персонального рубрикатора — итеративный процесс. Каждая итерация легко описывается в терминах стандартного управленческого цикла (планирование — контроль — анализ — принятие решений). На этапе планирования строится базовый (плоский) рубрикатор с максимальным набором интегрированных в портал информационных ресурсов. При этом необходимо учесть действующую в компании политику информационной безопасности (главным образом ограничения на доступ пользователей) и провести классификацию информационных ресурсов по принадлежности к той или иной предметной области (финансы, производство, сбыт, закупки и т. п.). Особенно это актуально для крупных компаний.

На этапе контроля собираются данные о работе пользователей с ресурсами портала за некоторый промежуток времени, длительность которого в общем случае зависит от количества пользователей, то есть от размера компании.

Этапы анализа и принятия решений в данном случае можно объединить: собранные данные анализируются, и по результатам анализа строится новый рубрикатор, в котором учитывается как востребованность ресурсов, так и структура предметной области. Переход от плоского рубрикатора к двухуровневому (первый уровень учитывает особенности предметной области и общую востребованность ресурсов по каждому направлению, а второй — только количество пользователей у каждого информационного ресурса) проиллюстрирован схемой на рис. 1.

После нескольких итераций сотрудники ИТ-подразделения имеют возможность построить персональный рубрикатор для каждого пользователя или для каждой группы пользователей. Для этого необходимо обеспечить доступ пользователей ко всем ресурсам соответствующей предметной области, общим ресурсам и отдельным ресурсам из других предметных областей. Так, группе пользователей, связанных с процессами сбыта, может быть открыт доступ не только к рубрике «сбыт» и общим новостям, но и к финансовым новостям (из рубрики «финансы»). Структура персонального рубрикатора, построенного для этой группы пользователей, представлена на рис. 2.

Рис. 2. Пример персонального рубрикатора

Достоинства описанного подхода очевидны: возможность «безболезненного» расширения рубрикатора и низкая себестоимость работ, а основной недостаток — необходимость «привыкать» к новому рубрикатору после каждой итерации. Следует также отметить, что успех описанного подхода во многом зависит от возможностей персональной рубрикации информационных ресурсов у платформы портала.

Реализация стандартного управленческого цикла в отношении информационных ресурсов позволяет рассматривать портал как одну из составляющих системы управления компанией. То обстоятельство, что многие крупнейшие производители информационных систем класса ERP включили в арсенал предлагаемых решений информационный портал (SAP Workplace, Oracle Portal, iBaan Portal), служит еще одним аргументом в пользу такой трактовки роли портала.

Управление инфраструктурой

Управление информационным обеспечением не исчерпывает всей подводной части айсберга — управленческой функциональности портала. Не менее серьезный аргумент эффективности портальных решений — это возможность для компании, используя эти технологии, оптимизировать инвестиции в развитие информационных ресурсов в целом.

Специалистам, анализирующим процессы инвестиций в информационные технологии, хорошо известно, что любая компания в своем развитии переживает два всплеска инвестиций в ИТ. Первый объясняется желанием компании автоматизировать собственную деятельность. После того как основные бизнес-процессы автоматизированы и все необходимые информационные ресурсы сформированы, то есть построена информационная инфраструктура компании, начинается второй приток инвестиций: компания пытается инвестировать в управление информационной инфраструктурой, в обеспечение взаимодействия автоматизированных модулей и, наконец, в развитие информационных ресурсов.

Как правило, в компании, которая рассматривает возможность внедрения портала, уже сделан ряд серьезных инвестиций в информационные технологии и автоматизацию бизнес-процессов. Поэтому, основными инвестиционными целями портального проекта должны стать защита инвестиций в инфраструктуру и оптимизация инвестиций в ее развитие и управление.

Но как сохранить финансовые вложения в информационную инфраструктуру компании и как оптимизировать объем инвестиций?

В результате разработки проекта внедрения портала в компании формируется новая инфраструктура, способная «впитать» в себя все достоинства и положительные эффекты прежней инфраструктуры, наиболее эффективным образом используя существующие информационные ресурсы и программно-технические решения. Как это происходит, можно проиллюстрировать следующим примером.

Предположим, в компании автоматизирован процесс работы с клиентами, но сделано это на основе собственной разработки. В текущем виде система не может решить всех свалившихся на нее задач. Она не способна обмениваться информацией с другими системами компании, имеет неудобный интерфейс, кроме того, ее поддержка на рабочих местах является весьма трудоемкой задачей для соответствующей службы. Наиболее простой вариант для компании, но и самый дорогостоящий — заменить эту систему на какое-либо промышленное решение. Инвестиции в разработку устаревшей системы будут при этом безвозвратно утеряны.

В качестве альтернативы можно предложить интегрировать эту систему в информационный портал. Тогда у системы будет новый интерфейс, пользователи смогут работать с ней через портал, несомненно, упростится и поддержка системы. Но это не решит проблему в полной мере. Максимальный эффект будет достигнут, если наряду с порталом использовать технологию интеграции приложений масштаба предприятия (Enterprise Application Integration, EAI), которая позволит связать систему с другими информационно-технологическими решениями компании. Очевидно, что вслед за системой, обеспечивающей взаимодействие с клиентами, в новую инфраструктуру могут быть интегрированы другие системы и приложения.

Таким образом, прежние инвестиции в информационные ресурсы компании будут сохранены, а новые — оптимизированы по соотношению стоимости решения и эффектов, полученных от его внедрения. Подобный подход можно рассматривать как косвенное управление инвестициями в ИТ.

Управление инвестициями

Технология информационного портала предприятия позволяет не только косвенно управлять инвестициями, но и непосредственно оценивать эффективность вложений. Подтвердить это заключение позволит пример из практики внедрения порталов в некоммерческой сфере.

Допустим, основной задачей некой организации является информационная поддержка ее клиентов, коммерческих компаний, работающих в определенной отрасли экономики. Для выполнения этой задачи организация финансирует разработку и поддержку Интернет-сайтов отраслевой тематики. Эта работа выполняется сторонними компаниями (см. рис. 3).

Рис. 3. Схема управления инвестициями до внедрения портала

Очевидно, организация осуществляет инвестиции в эти компании, однако оценить их эффект в данной схеме практически невозможно. Организация не в состоянии обеспечить нормальную обратную связь со своими клиентами, а компании, создающие и поддерживающие информационные ресурсы, вообще говоря, не заинтересованы в предоставлении достоверных данных о востребованности публикуемой информации.

Информация, публикуемая на сайтах, равнодоступна всем пользователям сети Интернет, в том числе и клиентам организации. Однако, даже если держатели сайтов будут передавать в организацию полную статистику с Web-сервера, это не решит проблему. Персонифицировать клиентов организации, основываясь на данных статистики посещений, будет очень сложно технически. Лишь малая часть компаний-клиентов имеет персональный домен и собственные каналы доступа в Интернет, основная масса пользуется услугами провайдеров и подключается к Интернету через телефонные каналы связи.

Для того чтобы организация могла объективно оценивать эффект от сделанных инвестиций и прогнозировать объем финансирования на перспективу, необходим инструмент, который позволил бы контролировать доступ к информационным ресурсам по каждому клиенту. Это можно сделать, если предоставлять доступ к информации, опубликованной на том или ином сайте, только зарегистрированным пользователям. Но когда количество отраслевых сайтов исчисляется десятками, такая возможность становится чисто теоретической.

Другой вариант, обеспечивающий персонифицированный контроль доступа и единую точку регистрации — создание информационного портала (см. рис. 4).

Рис. 4. Схема управления инвестициями с использованием портала

Отраслевые ресурсы, подготовленные третьей стороной, размещаются не только на сайтах в сети Интернет, но и на портале. Для этого могут быть использованы различные технологические возможности, начиная от системы управления контентом, требующей участия оператора для выбора, подготовки и публикации материалов, и заканчивая автоматизированной службой (сервисом) портала, копирующей информацию с определенных сайтов.

Клиенты организации регистрируются на портале и получают контролируемый доступ к отраслевым ресурсам. В этой схеме организация имеет полную информацию о востребованности ресурсов и может сделать заключение об эффективности инвестиций в эти ресурсы.

Для успеха проекта организации предстоит позаботиться о привлечении клиентов к регистрации и работе через портал. Несомненно, существует ряд факторов, облегчающих решение этой задачи. Во-первых, клиенты организации получат всю необходимую им информацию в концентрированном виде. Во-вторых, организация сможет обеспечить контроль над достоверностью и актуальностью публикуемой информации. В-третьих, на портале можно будет публиковать информацию конфиденциального характера, доступную только клиентам организации (группам клиентов или отдельным представителям).

Вместо заключения

Все представленные в настоящей статье примеры связаны одной общей идеей — информационный портал предприятия следует рассматривать не как контейнер для набора информационных сервисов и служб или всего лишь точку входа в информационное пространство компании, портал следует позиционировать как инструмент управления информационными ресурсами, инфраструктурой, инвестициями в ИТ. Мы искренне надеемся, что именно такой подход позволит обосновать эффективность вложений в решения на основе Интернет-технологий.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями