Директор по информационным технологиям Ричард Дроплет использует технологию SharePoint, чтобы помочь сотрудникам и добровольным помощникам некоммерческой организации координировать свои усилия.

Существование общественного фонда зависит от сохранения и развития базы спонсоров, добровольцев и потребителей. Для Общественного фонда Нью-Хейвена (шт. Коннектикут) SharePoint — технология, которая обеспечивает взаимодействие между штатными сотрудниками фонда, добровольными помощниками и партнерами, среди которых члены совета директоров, а также некоммерческие организации и предприятия. Недавно Ричард Дроплет, директор фонда по информационным технологиям, рассказал об опыте успешного использования SharePoint в качестве основы для совместной работы над множеством проектов и о переходе организации на Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Какие группы и каким образом используют SharePoint в вашей организации?
В организации около 40 внутренних пользователей, штатных сотрудников, и примерно 100 удаленных пользователей, добровольцев-общественников, с которыми мы очень тесно сотрудничаем. У нас около 10 сайтов SharePoint, в том числе внутренняя сеть и девять распределенных сетей. Пользователи большинства сайтов в распределенных сетях представляют как коммерческие, так и некоммерческие добровольные организации.
Одна из сетей — наш сайт Boardnet, который существует уже два года и используется исключительно членами совета директоров. Через этот сайт они обмениваются отчетами, предложениями, календарями и другой информацией. Например, за две недели до ежемесячного заседания совета директоров мы публикуем на сайте Boardnet все документы, которые необходимо рассмотреть, чтобы члены совета могли познакомиться с документами и провести предварительное голосование перед совещанием. При необходимости директора могут назначить дополнительные совещания по этим предложениям.
Другие восемь сайтов выделены для конкретных проектов, инициатив и проектных групп, работу которых мы координируем. Обычно двое штатных сотрудников являются менеджерами проектов и координируют действия добровольцев, работающих над взаимосвязанными проектами. У этих сотрудников есть значительная потребность в совместной работе над документами, общедоступных календарях событий и дискуссионных группах. Вяснилось, что задействовать сайт SharePoint куда эффективнее, чем звонить удаленным сотрудникам по телефону или рассылать сообщения электронной почты с вложенными файлами.

Вероятно, вы предполагали, что благодаря оперативному процессу рассмотрения документов перед совещанием совета директоров эти мероприятия станут гораздо более результативными. Оправдались ли эти надежды?
Конечно, мы ставили перед собой цель сделать совещания и дискуссии максимально эффективными. Предоставляя членам совета конкретные предложения и исследовательские документы за две недели до встречи, мы стремились дать им время обдумать и рассмотреть предложения, сформулировать вопросы и проголосовать по предложениям. И действительно, эффективность встреч возросла.

В настоящее время идет активное внедрение SharePoint Server 2007. Какие новые функции улучшают совместную работу сотрудников и добровольцев?
Возможности поиска для нас — одно из важнейших новшеств. Мы как раз занимаемся их настройкой. Всеобъемлющий механизм поиска позволяет проектировать и настраивать операции и область поиска. Особенно важен поиск на сетевых накопителях компании наряду с сайтами SharePoint. Сохраненная в сети информация иногда связана с другим проектом, потребителем или определенным временным интервалом; упорядочить и хранить эту информацию трудно. Механизм поиска, который просматривает сетевой накопитель, использует индексацию и извлекает сохраненные файлы и сообщения, чрезвычайно полезен. Сейчас мы тестируем поисковый механизм SharePoint и, по моим впечатлениям, индексация стала гораздо эффективнее по сравнению с прежними продуктами Microsoft. Уже выяснилось, что скорость поиска в сетевых накопителях очень велика. Скоро мы приступим к развертыванию поискового механизма.

Вы также планируете интегрировать службы Microsoft Excel Services продукта SharePoint 2007, например применяя панели показателей и ключевые индикаторы производительности Key Performance Indicators (KPI). Насколько успешно идет работа в этом направлении?
Панели показателей — средство графического представления важнейших показателей успеха организации (KPI). Это эффективный способ представить руководству суммарную информацию о ходе проектов или деятельности организации из электронных таблиц Excel через сайт SharePoint. Мы хотим представлять всю необходимую информацию на панелях показателей. Настроить панели показателей для работы довольно сложно, в основном потому, что мы еще не до конца освоили новую функциональность. В настоящее время мы работаем над тем, чтобы определить круг важнейших сведений, которые будут отображаться на панели показателей.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями